Gestão de RH 9

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Rotinas de Administração de Recursos Humanos 
(Brasil) 
A área de recursos humanos é responsável pela administração de pessoal, sendo 
responsável por grande parte das atividades operacionais de gestão de pessoas, e é 
responsável por todo o histórico do funcionário dentro da organização. 
A administração de pessoal cuida dos documentos dos funcionários: documentos de 
admissão, documentos demissionais, férias, etc, e tem como responsabilidades também 
fazer os cálculos trabalhistas, manter atualizado as informações no Sistema de 
Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas (e-
Social)[20], fazer o pagamento das obrigações legais, acompanhar processos trabalhistas, 
fazer o pagamento de salários etc, obedecendo a legislação em vigor da Consolidação das 
Leis Trabalhistas (CLT). [21] [22] [23] [24] [25] 
A correta gestão da área pode causar alto impacto em outras áreas da organização e 
trazer vantagens competitivas, sendo tão importante quanto a área de desenvolvimento 
organizacional estratégico. Enfim, são diversas as responsabilidades na área de 
administração de pessoal. Otimizar cada responsabilidade com eficiência, transforma 
processos minuciosos em processos eficientes, ágeis e mais estratégicos. 
Admissão de pessoal 
A área de recrutamento e seleção do Departamento Pessoal da empresa escolhe o 
candidato cujo Curriculo Vitae e experiência profissional melhor se encaixa para assumir 
determinada vaga de trabalho na empresa, e o encaminha para entrevista com o chefe do 
setor que solicitou, o candidato uma vez aprovado na entrevista, recebe autorização que 
dê seguimento ao processo de contratação. 
É solicitado ao candidato a entrega de todos os documentos necessários para que se faça 
o cadastro do novo funcionário: carteira de identidade, CPF, carteira de trabalho (CTPS), 
fotografia, comprovante de endereço e telefone residencial, etc. 
A parte de cadastramento é um item importante, pois informações que serão utilizadas 
durante toda a jornada do indivíduo dentro da empresa estarão ali registradas: dados 
pessoais, documentos, dependentes no Imposto de Renda, benefícios corporativos, 
salário, turno de trabalho, cargo, entre outros. Essas informações são cadastradas dentro 
de um sistema de Folha de Pagamento. 
Feito o cadastro, é imprimido o contrato de trabalho contendo todos os dados informados 
nos documentos e que deve ser assinado pelo recém-contratado, e depois assinar no livro 
a ficha de registro do empregado. Depois, é preciso registrar a carteira de trabalho (CTPS) 
para que tudo esteja conforme a legislação em vigor da Consolidação das Leis 
Trabalhistas (CLT). 
A contratação se torna mais fácil quando um bom sistema é utilizado, de maneira que 
possa contribuir na otimização dos processos. Quanto mais automatizado, menores os 
riscos de erro em informações, erro em cálculos e mais ágil fica a rotina de cálculos 
trabalhistas. 
Onboarding 
Esse termo não possui tradução literal para o português. Mas trata-se do processo de 
integração do novo colaborador ao seu ambiente de trabalho. 
Além disso, o onboarding é parte fundamental também para contribuir com o Employee 
Experience. Tendo em vista que é nesse momento que o colaborador começa a criar seus 
primeiros laços com sua função e com o restante da equipe. 
https://pt.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_Escritura%C3%A7%C3%A3o_Fiscal_Digital_das_Obriga%C3%A7%C3%B5es_Fiscais_Previdenci%C3%A1rias_e_Trabalhistas
https://pt.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_Escritura%C3%A7%C3%A3o_Fiscal_Digital_das_Obriga%C3%A7%C3%B5es_Fiscais_Previdenci%C3%A1rias_e_Trabalhistas
https://pt.wikipedia.org/wiki/Gest%C3%A3o_de_Recursos_Humanos#cite_note-20
https://pt.wikipedia.org/wiki/Consolida%C3%A7%C3%A3o_das_Leis_Trabalhistas
https://pt.wikipedia.org/wiki/Consolida%C3%A7%C3%A3o_das_Leis_Trabalhistas
https://pt.wikipedia.org/wiki/Gest%C3%A3o_de_Recursos_Humanos#cite_note-21
https://pt.wikipedia.org/wiki/Gest%C3%A3o_de_Recursos_Humanos#cite_note-22
https://pt.wikipedia.org/wiki/Gest%C3%A3o_de_Recursos_Humanos#cite_note-23
https://pt.wikipedia.org/wiki/Gest%C3%A3o_de_Recursos_Humanos#cite_note-24
https://pt.wikipedia.org/wiki/Gest%C3%A3o_de_Recursos_Humanos#cite_note-25
https://pt.wikipedia.org/wiki/Carteira_de_trabalho
https://pt.wikipedia.org/wiki/Imposto_de_Renda
https://pt.wikipedia.org/wiki/Consolida%C3%A7%C3%A3o_das_Leis_Trabalhistas
https://pt.wikipedia.org/wiki/Consolida%C3%A7%C3%A3o_das_Leis_Trabalhistas
Atualização cadastral 
Os dados cadastrados na contratação do funcionário não devem se tornar obsoletos, 
sendo recomendável sempre realizar uma atualização cadastral todos os anos com o 
intuito de manter os registros sempre corretos e atualizados, dentro do sistema de Folha 
de Pagamento. 
Manter sempre as informações cadastrais confiáveis contribuem para a emissão de 
relatórios e a geração de indicadores, otimizando a gestão de recursos humanos. 
Gerenciamento de arquivo 
O prontuário funcional é um item de grande importância nas organizações. Cada 
funcionário gera, em média, 50 tipos diferentes de documentos durante sua jornada na 
organização, e esses documentos devem estar muito bem organizados, pois podem 
inclusive fazer parte de uma auditoria. 
Então dependendo do porte da empresa, fica inviável gerenciar arquivos manuais. A perda 
de tempo é grande e, com o passar dos anos, os documentos físicos vão amarelando, 
rasgando e ficando com aspecto antigo. A melhor solução para a otimização esse 
processo de prontuário funcional da área de administração de pessoal é aderir ao relógio 
de prontuário eletrônico em rede. 
Com todos os documentos digitalizados, esse sistema pode auxiliar no gerenciamento e 
controle, permitindo, inclusive, avisar quando o funcionário faltar ao trabalho, por exemplo, 
ou solicitar um atestado de saúde ocupacional de exame periódico. Nestes casos, você 
consegue ir atrás do documento antes de uma auditoria. 
Por legislação em vigor no Brasil, os documentos físicos devem ser mantidos guardados 
pela empresa por até 20 anos, e esses documentos se forem manuseados poucas vezes e 
ficarão mais conservados. 
Cálculos Trabalhistas 
 Proventos: Tipos de salários, adicionais, pagamento dos salários, 13º salário, férias. 
 Descontos legais: INSS, IRRF, contribuição sindical, optativos, faltas, prejuízos 
causados por dolo ou culpa. 
 Benefícios convencionais legais: FGTS, salário maternidade, salário família. 
 Encargos sociais: INSS, IRRF, FGTS. 
 Relatórios anuais: relatório financeiro completo com todas as despesas com folha de 
pagamento para arquivo na empresa durante 20 anos. 
 Rescisão de contrato de trabalho: cálculo das verbas legais de rescisão do contrato de 
trabalho. 
 Previdência social: cálculo do salário maternidade, cálculo do salário família, cálculo 
do auxílio doença, etc 
Previdência Social 
A área de administração de pessoal é responsável por acompanhar as rotinas de 
Previdência Social: salário maternidade, salário família, auxílio doença, acidente do 
trabalho, pensão por morte, aposentadoria e tipos de aposentadorias, reabilitação 
profissional, etc, dos funcionários da empresa. 
Acompanhamento de férias e contratos 
A área de administração de pessoal é responsável por acompanhar os prazos legais a 
serem cumpridos e ajudar os gestores de cada área a gerenciar (em alguns aspectos, 
claro) as suas equipes. 
A área de administração de pessoal tem também a função de acompanhar o vencimento 
do período de experiência, para verificar a efetivação ou não dos funcionários recém-
contratados. Deve acompanhar e sinalizar os gestores de outras áreas a respeito do 
vencimento de contratos de estagiários, funcionários temporários e aqueles com contrato 
por tempo determinado quando for o caso, fazer o controle e acompanhamento dos 
períodos de férias dos funcionários, que devem seguir os prazos legais, como não vencer 
o segundo período de férias, e a assinatura do aviso de férias deve ter pelo menos 30 dias 
de antecedência doinício das férias, dentre outras situações. Muitos desses controles 
servem como um lembrete aos gestores, e as decisões são tomadas em conjunto, como, 
por exemplo, sobre efetivar ou não um recém-contratado. 
Assim, a área de administração de pessoal acaba sendo também um parceiro estratégico 
do negócio, o que com certeza gera muitas vantagens para a empresa. 
Folha de pagamento 
A folha de pagamento é um documento com informações sobre a remuneração dos 
colaboradores de uma organização. Dependendo da estrutura organizacional da empresa, 
o pagamento dos funcionários também é atribuição da área de administração de pessoal. 
A folha de pagamento também cumpre um papel fiscal, contábil e operacional. O cuidado 
com essa atividade deve ser redobrado, porque é o custo mais alto com pessoas dentro de 
uma organização. 
Antigamente a Folha de Pagamento de funcionários era fechada mensalmente com 
cálculos trabalhistas feitos manualmente. Atualmente existem diversos sistemas de folha 
de pagamento muito eficientes, e o investimento sempre vale a pena quando o retorno é a 
otimização de processos e redução de erros em cálculos trabalhistas. O valor que deverá 
constar na folha de pagamento será sempre o salário base acrescido das variáveis de 
remuneração, incluindo os descontos que forem previstos. 
Se faz necessário entender a diferença entre Remuneração e Salário quando nos 
referimos a folha de pagamento. Remuneração é a soma paga pelo empregador direta ou 
indiretamente referente a horas extras, adicionais, insalubridades, gratificações, comissões 
e etc.além do salário referentes a contraprestação do serviço. Salário é o pagamento feito 
pelo trabalhador pelos serviços e tempo prestado a um empregador. 
Ainda falando sobre o pagamento em si, segundo a lei, pode ser feito até o 5º dia útil do 
mês subsequente ao vencido, se o pagamento for mensal, ou até o 5º dia útil quando o 
pagamento for semanal ou quinzenal. 
Demissão e Desligamento 
Depois de uma jornada dentro da organização, chega o momento do desligamento de um 
funcionário na empresa. Dentre tantas responsabilidades da administração de pessoal, 
essa é uma das mais delicadas. Uma equipe preparada para gerenciar as rescissões de 
contratos de trabalho de ex-funcionários junto aos gestores é uma equipe que gera 
sucesso para a organização, e evita conflitos com ex-funcionários no futuro. 
Os desligamentos fazem parte de qualquer rotina organizacional e a equipe de 
administração de pessoal deve ter uma visão analítica. O gestor deve fazer o papel de 
comunicar, e a administração de pessoal deve calcular, fazer provisão dos custos, 
homologar, atentar para cada detalhe a fim de que aquela demissão não retorne como um 
processo trabalhista. Finalmente, é sempre indicada uma entrevista de desligamento para 
que o funcionário dê visibilidade ao Recursos Humanos do que é possível melhorar na 
empresa, auxiliando também na gestão dos talentos que ficam. 
 
FONTE: WIKIPEDIA