Curso VOA: Gestão e Rotina

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O VOA é um curso criado pelos colaboradores 
Ambev para compartilhar estratégias e ferramentas 
de gestão com parceiros que queiram reciclar seus 
conhecimentos, promovendo maior eficiência e 
melhores resultados na rotina de trabalho.
Prontos para voar mais alto?
ESTAMOS AQUI!
gestão
de rotina
Toda empresa nasce com uma missão e alguns princípios, que nos levam a um grande sonho: o nosso é unir as 
pessoas por um mundo melhor. Para criar um negócio sólido, construímos estratégias e traçamos rotas de como 
chegar lá – e, de tempos em tempos, as revisitamos para ver o que ainda faz sentido e o que precisa ser ajustado. 
Para tornar o sonho realidade, juntamos pessoas com o mesmo DNA e espírito de dono. Pessoas que tomam o 
negócio para si e trabalham para fazer acontecer. 
Criamos rotinas que garantem um olhar único e alinhado, em 
que todos falam a mesma língua. 
Decidir quando, como e quanto investir a cada momento é o ponto-chave para um negócio financeiramente rentável e 
sustentável. Mostramos, então, a cara para o mundo, construindo ideias e marcas, nos posicionando da porta para 
fora, com clientes e stakeholders. Muitas vezes, juntamos forças e recursos com quem pensa como nós e também 
acredita no mesmo mundo melhor. Claro que enfrentamos problemas, diariamente. Mas resolvemos e seguimos de 
forma estruturada e focada, como deve ser. Cuidamos de cada projeto, grande ou pequeno, com o mesmo olhar e a 
mesma atenção aos detalhes, entendendo seu impacto para os negócios. 
Quais são as expectativas de aprendizagem 
deste módulo?
1) Compreender a importância da gestão de rotinas e como 
aplicá-la na gestão da organização. 
2) Conhecer ferramentas que podem ajudar a otimizar os 
processos da organização. 
3) Aprender a padronizar processos.
4) Reconhecer e eliminar processos não condizentes com os 
objetivos da organização.
Objetos
Tragam para a frente:
• 3 cadernos, ou blocos de anotação;
• 4 celulares; 
• 4 canetas; 
• 4 chaves;
• 2 documentos de identificação.
Entendidos os potenciais ganhos, iniciamos a 
estrutura de padronização dos processos. 
Gestão de Rotina
GESTÃO DE ROTINA
PARA QUÊ?
Os dois grandes benefícios da gestão de rotina são:
Gestão de Rotina
Gestão de Rotina
Discussão em duplas – conhecendo sua organização: 
• Há alguma atividade da sua(s) organização(ões) que lhe pareça fora do objetivo?
• Por que essa atividade foi incorporada à rotina da ONG?
• O resultado dela se destina ao público-alvo previsto, implícita ou explicitamente, no 
objetivo?
• O resultado da atividade faz diferença para nossos clientes, ou seja, para as pessoas 
que atendemos?
• O resultado da atividade impacta outros processos, que fazem diferença para as 
pessoas que atendemos?
• Ela nos aproxima, de alguma forma, de nossos objetivos?
• Se ela parasse de existir, quais seriam nossas perdas? E nossos ganhos?
Antes de começar, é importante reconhecer os 
benefícios das ferramentas de gestão e 
padronização de processos.
Gestão de Rotina
GESTÃO DE ROTINA
COMO?
PADRONIZAÇÃO
Gestão de Rotina
Receita de bolo = bolo fofinho e gostoso
Nem sempre!
MAPEAMENTO E 
PADRONIZAÇÃO DE 
PROCESSOS
Gestão de Rotina
MAPEAMENTO DE PROCESSOS
Gestão de Rotina
Cite algo trivial que você gostaria de melhorar em sua ONG.
Gestão de Rotina
Escreva metas
claras para sua
padronização
PLANEJAMENTO DO 
PROCESSO DE 
PADRONIZAÇÃO
Gestão de Rotina
Faça uma lista
de todos os
processos da 
organização
LISTAGEM DOS PROCESSOS
• O processo é necessário? 
• Por que fazemos todas essas etapas? 
• Como podemos melhorar?
• Há alguma solução tecnológica que nos ajude a otimizá-lo?
CONCEITOS CLAROS? 
MÃOS NA MASSA!
ATIVIDADE
PRÁTICA
Atividade prática
O que faremos?
A diversidade é o 
melhor critério para 
formação de grupos 
que produzem 
soluções mais 
inteligentes. Portanto, 
nos agruparemos 
preferencialmente com 
pessoas de diferentes 
organizações ou 
diferentes áreas da 
mesma organização.
Criaremos o mapeamento do processo de captação de 
recursos para uma ONG fictícia.
Como faremos?
1. Dividam-se em grupos de no máximo 5 pessoas.
2. Imaginem uma organização fictícia – é necessário apenas 
um nome e objetivo geral.
3. Em sulfites e post-its, simulem o mapeamento do processo 
de captação de recursos baseados em suas experiências.
4. Criem 2 indicadores para avaliar o processo de captação 
de recursos .
5. Por hora, guardem o trabalho para continuarmos as 
próximas etapas em breve.
Gestão de Rotina
Avalie os
processos e 
estabeleça
prioridades para 
padronização
AVALIAÇÃO E PRIORIZAÇÃO • Qual é o impacto do processo para a organização? 
• O processo costuma dar problema?
• Se houver um erro pequeno, o efeito será grande na 
organização?
Gestão de Rotina
Padronize o 
processo
DESCRIÇÃO DE TAREFAS 
CRÍTICAS
Descreva como e em que ordem 
acontecem junto com a equipe 
que as opera. 
CONCEITOS CLAROS? 
MÃOS NA MASSA!
ATIVIDADE
PRÁTICA
(continuação)
Atividade prática - continuação
O que faremos?
Descreveremos em detalhes um subprocesso ou uma tarefa 
complexa da captação de recursos.
Como faremos?
1. Mantenham o mesmo grupo já formado.
2. Descrevam em detalhes um subprocesso ou uma tarefa 
complexa da captação de recursos baseados em suas 
experiências.
3. Por hora, guardem o trabalho para continuarmos as próximas 
etapas em breve.
Gestão de Rotina
Padronize o 
processo
PADRONIZAÇÃO DE 
TAREFAS CRÍTICAS
Se houver espaço para 
melhorias, faça-as.
Gestão de Rotina
Padronize o 
processo
PADRONIZAÇÃO DE 
PROCESSOS
CONCEITOS CLAROS? 
MÃOS NA MASSA!
ATIVIDADE
PRÁTICA
(continuação)
Atividade prática - continuação
O que faremos?
Usando o processo de captação já mapeado, padronizaremos a tarefa 
descrita anteriormente e preencheremos o manual de processo.
Como faremos?
1. Mantenham o mesmo grupo já formado.
2. Preencham as planilhas de Padronização de Tarefas e Manual de 
Processos, analisando criticamente as atividades e propondo melhorias.
3. Apresentem então o trabalho aos demais grupos, recebendo 
feedbacks.
Gestão de Rotina
Garanta que ele
seja seguido
IMPLEMENTAÇÃO 
(Liderança, educação e 
treinamento)
• Dê o exemplo. 
• Estude e compartilhe seus conhecimentos. 
• Acompanhe sua equipe. Ensine, se for preciso.
• Defina os papéis e as responsabilidades de sua equipe.
• Peça às pessoas que avisem se algo no processo não estiver 
fluindo bem. 
• Agradeça quem comunicar alguma anomalia no padrão. 
• Elogie quem segue o padrão. 
• Crie ferramentas para evitar o “piloto automático” ou a distração.
Gestão de Rotina
Avalie o 
resultado
AVALIAÇÃO
Com os processos estabelecidos, o 
acompanhamento deve ter uma agenda 
definida para melhores resultados.
Gestão de Rotina
REUNIÕES 
DE ROTINA
Tipos de reuniões estratégicas e táticas, de 
curto e médio prazo 
Gestão de Rotina
É importante levar os assuntos organizados para as reuniões
Gestão de Rotina
Por fim, os modelos formatados e as 
informações do dia a dia são compartilhadas 
online entre todos os envolvidos. 
Gestão de Rotina
GESTÃO DE 
CONHECIMENTO
Gestão de Rotina
• Google Drive.
• Diretório na rede da organização. 
• Área do site da organização. 
• Software de e-learning.
Toda empresa nasce com uma missão e alguns princípios, que nos levam a um grande sonho: o nosso é unir as 
pessoas por um mundo melhor. Para criar um negócio sólido, construímos estratégias e traçamos rotas de como 
chegar lá – e, de tempos em tempos, as revisitamos para ver o que ainda faz sentido e o que precisa ser ajustado. 
Para tornar o sonho realidade, juntamos pessoas com o mesmo DNA e espírito de dono. Pessoas que tomam o 
negócio para si e trabalham para fazer acontecer. Criamos rotinas que garantem um olhar único e alinhado, em que 
todos falam a mesma língua. Decidir quando, como e quanto investir a cada momento é o ponto-chave para um 
negócio financeiramente rentável e sustentável. Mostramos então a cara para o mundo, construindo ideias e marcas,nos posicionando da porta para fora, com clientes e stakeholders. Quando necessário, juntamos forças e recursos 
com quem pensa como nós e também acredita no mesmo mundo melhor. Claro que enfrentamos problemas, 
diariamente. Mas enfrentamos, resolvemos e seguimos de forma estruturada e focada, como deve ser. Cuidamos de 
cada projeto, grande ou pequeno, com o mesmo olhar e a mesma atenção aos detalhes, entendendo seu impacto 
para os negócios. 
Aprendendo e nos reinventando a cada dia, nos tornamos mais 
fortes para construir um mundo melhor. Vamos voar juntos?
GESTÃO DE ROTINA
Quarto módulo concluído com sucesso.