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Vamos conhecer as organizações, as formas como elas se estruturam, seus fluxos operacionais e, principalmente, o papel do técnico de RH dentro delas. Geralmente, quando falamos em “administrar”, pensamos em empresas, mas, analisando nosso dia a dia, verificamos que o ato de “administrar” nos acompanha, mesmo que estejamos fora das organizações, afinal quem nunca teve que planejar uma viagem ou uma rota a seguir? Quem nunca organizou algo que estava em desordem ou fora de fluxo? 18/06/2024, 10:10 Introdução às funções da administração: planejamento, organização, direção e controle https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11250864-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conteu… 1/17 A partir da análise do cotidiano e das primeiras funções desempenhadas pelo homem, que os estudiosos desenvolveram a base teórica da administração e seus princípios. Inicialmente, conforme descreveu Henri Fayol, os princípios administrativos contemplavam cinco funções voltadas às demandas pertinentes ao dia a dia operacional, eram elas: prever, organizar, comandar, coordenar e controlar demandas. Com o desenvolvimento dos estudos em administração, ao longo do século XX, as cinco ações administrativas foram sintetizadas em quatro, organizadas como: planejamento, organização, direção e controle. Quem nunca precisou se posicionar frente uma situação, indicando o melhor caminho a seguir ou quem nunca se viu controlando estoques domésticos ou reservas financeiras? Todos já passamos por pelo menos uma das situações citadas, não é mesmo? 18/06/2024, 10:10 Introdução às funções da administração: planejamento, organização, direção e controle https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11250864-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conteu… 2/17 As funções desempenhadas em cada uma delas são apresentadas no quadro a seguir: FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO PLANEJAR Analisar quais são as possíveis ações que poderão garantir o futuro da empresa. Verificar quais caminhos a empresa seguirá e de que forma esses caminhos serão trilhados. Traçar objetivos e decidir a melhor forma de alcançá-los. ORGANIZAR Avaliar os recursos disponíveis e organizá-los de forma a obter os melhores resultados. DIRIGIR Liderar, conduzir a empresa, administrar os recursos e as pessoas para que os planos sejam cumpridos e os objetivos alcançados. CONTROLAR Verificar se os objetivos estão sendo alcançados e traçar plano alternativo, caso as metas não sejam atingidas. 18/06/2024, 10:10 Introdução às funções da administração: planejamento, organização, direção e controle https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11250864-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conteu… 3/17 Como podemos perceber, o planejamento, a organização, a direção e o controle formam os processos administrativos das organizações. Isso significa que essas funções resumem as principais tarefas dos administradores na organização. O foco principal está centrado em alcançar o equilíbrio entre elas, tendo em vista que a principal função da administração é saber e compreender os objetivos desejados pela empresa, a fim de transformá-los em ações que tornem possível alcançá-los, isso por meio do planejamento, da organização, da direção e do controle em todas as áreas e em todos os níveis da empresa. Tendo em vista que, posteriormente à tomada de decisão, o administrador deverá gerenciar e controlar o resultado de suas intervenções, de modo que os objetivos da organização, os quais caracterizam o ponto de partida, sejam atingidos, é oportuno verificar cada uma das funções da administração detalhadamente, a fim de mapear os impactos na organização. Agora que você conheceu a forma como se desenvolvem as ações e compreendeu, inicialmente, o conceito da administração, é chegado o momento de aprofundar os conhecimentos. 18/06/2024, 10:10 Introdução às funções da administração: planejamento, organização, direção e controle https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11250864-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conteu… 4/17 PLANEJAMENTO Intimamente ligado à missão da organização, o planejamento é o ponto de partida para qualquer ação voltada a resultados. Por meio dele, a empresa vislumbra o que pretende fazer e de que forma a ação será realizada. No planejamento, são definidos os objetivos para o futuro desempenho organizacional e identificados os recursos e as tarefas necessárias para alcançá-los adequadamente. O primeiro passo para a formulação do planejamento é responder às seguintes questões: 18/06/2024, 10:10 Introdução às funções da administração: planejamento, organização, direção e controle https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11250864-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conteu… 5/17 Exemplo: 18/06/2024, 10:10 Introdução às funções da administração: planejamento, organização, direção e controle https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11250864-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conteu… 6/17 Planejamento para redução do absenteísmo (faltas/ausências ao trabalho) O que fazer? Identificar os setores com o maior percentual nesse indicador. Desenvolver ações e campanhas para reverter a situação. Promover a divulgação da situação atual desse índice, das práticas que serão adotadas para reverter o quadro e dos benefícios que serão concedidos para motivar o comprometimento de todos. Como fazer? Mapear todas as áreas da empresa. Gerar relatórios do índice das faltas de cada setor. Desenvolver ações relevantes a cada departamento para reverter o alto índice. Onde fazer? Ações corretivas: em todos os setores em que o índice estiver acima de 50%. Ações preventivas: em todos os setores em que o índice estiver acima de 30%. 18/06/2024, 10:10 Introdução às funções da administração: planejamento, organização, direção e controle https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11250864-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conteu… 7/17 Planejamento para redução do absenteísmo (faltas/ausências ao trabalho) Com que meios? Por meio de incentivos financeiros e benefícios mensais. Como é possível verificar, esses questionamentos poderão oferecer os parâmetros iniciais para que as ações sejam praticadas. Respondendo a essas questões, é possível projetar um cenário futuro e elaborar um plano de ação. O plano de ação deve conter, minuciosamente, todos os procedimentos para alcançar os objetivos, apontando os recursos necessários (financeiros, materiais, tecnológicos e humanos), ou seja, é necessário que, a partir desse planejamento inicial, se tenha condições de discutir e prever todas as demais ações necessárias para que tudo funcione adequadamente, gerando o resultado esperado. 18/06/2024, 10:10 Introdução às funções da administração: planejamento, organização, direção e controle https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11250864-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conteu… 8/17 Além disso, é importante que o planejamento tenha certo nível de flexibilidade, podendo ser alterado ou adaptado no decorrer do processo. Essa flexibilidade visa ações voltadas a possíveis imprevistos, tanto relacionados a fatores internos quanto externos. Como forma de previsão, possíveis cenários podem ser construídos, com a finalidade de simular situações adversas, criando condições de desenvolvimento de ações preventivas. Vale ressaltar que o planejamento não diz respeito a decisões futuras, mas ao impacto futuro das decisões do presente. A ausência de planejamento ou um planejamento realizado de maneira precária podem trazer consequências frustrantes para as organizações. Com o planejamento, o administrador tem as orientações necessárias para alcançar objetivos de curto, médio e de longo prazo, com base em métodos, planos,meios ou lógicas e não ao acaso, baseando-se apenas na intuição e em experiências vividas. 18/06/2024, 10:10 Introdução às funções da administração: planejamento, organização, direção e controle https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11250864-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conteu… 9/17 O PLANEJAMENTO DE ACORDO COM OS NÍVEIS ORGANIZACIONAIS O planejamento organizacional é estruturado em etapas que visam contemplar a empresa, o cenário em que ela está inserida, seu ramo de atuação, seus objetivos e o público que pretende atingir, por este motivo, tal etapa é elaborada nos três níveis gerenciais da organização, ou seja, no nível estratégico, tático e operacional, tendo cada um deles determinadas especificidades e diferentes importâncias no contexto do planejamento geral da empresa. Planejamento estratégico Estabelece os objetivos da organização em todos os níveis. Ele é projetado para longo prazo, ou seja, seus efeitos e suas consequências se estendem por vários anos. Atuam neste planejamento os diretores, os presidentes e até mesmo os proprietários das empresas. Planejamento tático Estabelece os objetivos a serem alcançados por cada departamento. Ele é projetado para médio prazo; geralmente refere-se ao período de um ano. Trabalham neste planejamento, além dos diretores, os gerentes e os supervisores da empresa. É por meio do planejamento tático que se definem as estruturas de cada área da empresa, os processos, os recursos humanos que vão trabalhar em cada função e os mecanismos de controle de desempenho. Planejamento operacional 18/06/2024, 10:10 Introdução às funções da administração: planejamento, organização, direção e controle https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11250864-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 10/17 Estabelece as metas específicas que contribuirão para atingir os objetivos definidos nos níveis estratégico e tático. Este planejamento é projetado para curto prazo (imediato) e envolve cada uma das atividades ou tarefas isoladamente. Na construção do planejamento operacional, estão envolvidos, junto com os gerentes e os supervisores, os funcionários que executam atividades operacionais de fato (os operadores de máquinas de uma indústria, as secretárias de um escritório, os recepcionistas de um hotel etc.). PENSANDO NA PRÁTICA Como podemos perceber, nessa etapa do processo administrativo, o Técnico de RH poderá ter uma atuação mais expressiva, uma vez que, este é o momento de estruturação da empresa no que se refere à autoridade, responsabilidade e divisão do trabalho, ou seja, é o momento em que o profissional de RH poderá apresentar alternativas para reunir as pessoas, os equipamentos e a estrutura para atender o planejamento efetuado. Além disso, cabe ressaltar sobre a importância de manter o registro de tudo que foi estruturado, assim como de todas as alterações que foram necessárias ao longo do desenvolvimento da empresa. DIREÇÃO Dirigir é o ato de acompanhar o processo, de modo a verificar se tudo aquilo que foi previamente planejado e organizado pelos gestores está sendo praticado. Para fazer isso, o administrador deve influenciar seus 18/06/2024, 10:10 Introdução às funções da administração: planejamento, organização, direção e controle https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11250864-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 11/17 PENSANDO NA PRÁTICA A função do técnico de RH, dentro desse contexto, é basicamente de apuração e verificação de dados e informações, a fim de alimentar o administrador com informações idôneas e atuais, necessárias a sua tomada de decisão. Portanto, percebe-se que ter uma visão sistêmica inter- colaboradores de modo que eles se sintam motivados a alcançar os objetivos organizacionais com base nos processos pré-estabelecidos. Dentro deste contexto, podemos perceber que o ato de dirigir envolve relacionamento, interação, influência, liderança e comunicação, bem como manter a equipe motivada, para que desempenhem as tarefas essenciais do negócio. Em linhas gerais, a etapa do processo administrativo voltada a “dirigir” nada mais é do que ter em mente tudo o que foi planejado, acompanhar os processos organizacionais e verificar se tudo está ocorrendo em conformidade. Em caso positivo, o administrador deverá medir a eficácia das operações (etapa relacionada ao controle que veremos em seguida), e em caso negativo, verificar o impacto da alteração no processo, pois, como dito anteriormente, o planejamento deverá comportar certa flexibilidade; caso a alteração traga ganhos para o alcance dos objetivos, é de responsabilidade do administrador atuar imediatamente para ajustar o planejamento, para que essa nova prática, mediante a verificação sua eficácia, seja admitida como padrão pela empresa. Porém, se alteração não tiver representatividade positiva, deverá o administrador atuar imediatamente para corrigi-la, fazendo com que o que foi planejado se cumpra. 18/06/2024, 10:10 Introdução às funções da administração: planejamento, organização, direção e controle https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11250864-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 12/17 relacionando os processos, os setores e as funções com o que foi planejado anteriormente, assim como, interagir com as equipes e saber pesquisar e coletar dados e informações referentes ao processo organizacional, de modo geral, são premissas básicas para o bom desempenho da função de técnico de Recursos Humanos. Por exemplo Ao verificar que a ausência dos colaboradores da empresa está elevada, seu gestor planejou algumas ações para reverter esse quadro. Tais ações, já estão sendo colocadas em prática há alguns meses. Deste modo, o administrador necessita verificar se os resultados esperados estão sendo alcançados, ou seja, ele precisa fazer o acompanhamento, o direcionamento de suas ações. Nessas circunstâncias, ele solicita que você realize o levantamento do índice de absenteísmo atual de cada setor e, consequentemente, o comparativo com a situação anterior, para que ele analise os resultados. Nesse caso, se você não estiver com os documentos dos colaboradores organizados, se o sistema operacional da empresa não estiver alimentado com as informações atualizadas ou se, pelo menos, o acesso a essas informações não ocorrer de forma ágil e confiável, todo o processo de planejamento, organização, direção e, posteriormente, do controle estarão prejudicados, pois a verificação dos dados e dos comparativos não será possível, comprometendo parte do processo de gestão. Mas por outro lado, se você estiver ciente de suas obrigações, percebendo a empresa de forma sistêmica, e cumprir com o seu papel, mantendo atualizado o que é de sua responsabilidade, você contribuirá para que o processo administrativo, dentro da organização em que você trabalha, ocorra de forma adequada, colaborando de forma efetiva para desenvolvimento da empresa. Pense nisso! 18/06/2024, 10:10 Introdução às funções da administração: planejamento, organização, direção e controle https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11250864-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 13/17 CONTROLE O controle é a última etapa do processo administrativo. Por meio dele, acompanha-se, monitora-se e avalia-se o desempenho organizacional para conferir se tudo está ocorrendo de acordo com o que foi planejado, organizado e dirigido. O ato de controlar possibilita realizar as correções necessárias para reduzir ou corrigir desvios. O processo de controle, portanto, assegura que as atividades estejam em conformidade com o que foi planejado. Resumidamente, as atividades de controle podem ser sistematizadas da seguinte forma: 1. Definição dos padrões de desempenho. 2. Monitoramento do desempenho. 3. Comparação do desempenhocom os padrões previamente definidos. 4. Tomadas de ação corretiva para assegurar o alcance dos objetivos traçados. Por exemplo Após realizar a análise do comparativo dos índices de absenteísmo nos setores - tarefa desempenhada por você - o administrador verifica que as ações estão surtindo o resultado esperado, pois os índices estão reduzindo chegando bem próximo ao padrão que ele havia definido previamente. 18/06/2024, 10:10 Introdução às funções da administração: planejamento, organização, direção e controle https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11250864-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 14/17 Neste caso, ele apenas incentiva que as ações continuem sendo praticadas, de modo que o padrão aceitável para este indicador seja atingido. Caso as ações não estivessem gerando resultado positivo, seria preciso planejar e praticar ações corretivas, a fim de assegurar o alcance das metas. Fica evidenciado que cada função administrativa depende do nível de atuação do administrador. Em cada nível, as atividades são diferentes. Na medida em que ascende na hierarquia, o administrador tem uma função mais ampla e abrangente, ou seja, seu poder de atuação profissional vai se ampliando. 18/06/2024, 10:10 Introdução às funções da administração: planejamento, organização, direção e controle https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11250864-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 15/17 RESUMINDO No nível operacional, o administrador elabora planos focados no cotidiano da empresa; desenha cargos e tarefas, por meio de métodos e processos de operação; dirige com a supervisão de pessoas e aplica controles operacionais para avaliar o desempenho individual dos colaboradores. No nível tático ou intermediário, o administrador elabora o planejamento e decide sobre a alocação de recursos (financeiros, materiais e humanos), desenha o perfil departamental, estrutura órgãos e equipes, define regras e procedimentos de trabalho, dirige as pessoas por meio de liderança e motivação e utiliza controles para avaliar o desempenho departamental. Já no nível estratégico ou institucional, o administrador elabora o planejamento estratégico para alcançar objetivos da empresa, define a estrutura organizacional e cuida da direção e das políticas gerais do negócio, definindo os controles e a avaliação do desempenho da empresa. PENSANDO NA PRÁTICA O profissional técnico de recursos humanos deverá auxiliar o administrador, nos diversos níveis operacionais, dando suporte e fornecendo todos os subsídios necessários para tomada de decisão em relação à Gestão de Pessoas. É função do técnico de RH manter as informações pertinentes às pessoas e aos processos de RH atualizados e organizados. Além disso, deve ter postura pró-ativa e positiva em relação às demandas voltadas às práticas e políticas necessárias para conduzir o gerenciamento das pessoas e do trabalho, estabelecendo um elo de apoio aos colaboradores e aos gestores da empresa. 18/06/2024, 10:10 Introdução às funções da administração: planejamento, organização, direção e controle https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11250864-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 16/17 Encerramos este tópico com uma visão mais ampla sobre a atuação do gestor dentro das organizações, assim como, sobre as etapas que compõem a função administrativa e sobre o papel e postura do técnico de RH nas empresas. Percebemos que manter as atividades e processos de Recursos Humanos organizados colaboram de forma efetiva para o desenvolvimento da função de técnico, uma vez que, desse modo, efetivam o vínculo entre os colaboradores, os resultados operacionais e os gestores da organização, garantindo assim que a tomada de decisão seja baseada em informações atualizadas e idôneas. Sabendo disso, siga em frente nos estudos e torne-se o melhor profissional que você pode ser! 18/06/2024, 10:10 Introdução às funções da administração: planejamento, organização, direção e controle https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11250864-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 17/17