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A Abordagem Contingencial da Administração Erica Sarraf Fernandes Biondo A Abordagem Contingencial da Administração 2 Introdução Neste conteúdo, estudaremos a origem e os principais conceitos relacionados à abordagem contingencial das organizações. Por meio de uma perspectiva teórica, veremos que não existe uma única e melhor maneira de administrar e de organizar. Conheceremos também que fatores como o ambiente externo e a tecnologia influenciam fortemente uma organização, bem como as pessoas que nela trabalham e sua estrutura. Bons estudos! Objetivos da Aprendizagem • analisar as origens da teoria contingencial, considerando o ambiente, o am- biente geral e o ambiente tarefa; • analisar a importância da competitividade para as organizações; • compreender a relevância das tecnologias de informação e das estratégias e processos organizacionais para a obtenção de vantagem competitiva no âmbito da administração das organizações. 3 Teoria contingencial Chiavenato (2014) destaca que a teoria contingencial enfatiza que não há nada de absoluto nas organizações ou na abordagem administrativa. Tudo é relativo, tudo depende. A teoria contingencial explica que existe relação funcional entre as condições do ambiente e as técnicas administrativas apropriadas para o alcance eficaz dos objetivos das organizações. Nesse estudo, Chiavenato (2014) nos apresenta o teórico Alfred Chandler, que pesquisou como as estruturas das empresas se adaptam e se ajustam continuamente às suas estratégias organizacionais. Esse processo envolve quatro fases, a saber: • Acumulação de recursos. • Racionalização do uso de recursos. • Continuação do crescimento. • Racionalização do uso de recursos em expansão. Depois de Alfred Chandler e de suas contribuições para a teoria contingencial, surgiram os pesquisadores Tom Burns e George Stalker, dois sociólogos que investigaram indústrias inglesas, a fim de verificar a relação entre as práticas administrativas e o ambiente externo, chegando à conclusão de que existem dois tipos de organização: a mecanicista e a orgânica. Figura 1: Mecanicista e orgânica Fonte: Plataforma Deduca (2018). 4 Estudo realizado por Alfred Chandler, concluiu que grandes empresas da época passaram por ajustes nas áreas de acumulação de recursos, racionalização do uso de recursos, continuação do crescimento e racionalização do uso de recursos em expansão. Atenção Ações administrativas Características situacionais Resultados organizacionais São continentes das: Para obter: Figura 2: Abordagem contingencial Fonte: Chiavenato (2014). Na sequência, Chiavenato (2014) dá ênfase à pesquisa de Paul Lawrence e de Jay Lorsch sobre organização e ambiente. Esses teóricos concluíram que os problemas organizacionais básicos são a diferenciação e a integração. Diferenciação A organização é fragmentada em subsistemas ou departamentos, cada um realizando uma tarefa especializada para um determinado contexto. Caso haja diferenciação nos ambientes de tarefa, consequentemente aparecerão diferenciações na estrutura e na abordagem dos departamentos. Integração É um processo oposto à diferenciação, gerado por pressões oriundas do ambiente da organização, no sentido de adquirir esforços e coordenação entre vários subsistemas da organização. As empresas que mais se aproximam das características que o ambiente impõe terão mais chances de sucesso em relação às organizações que se afastam dessas características. Joan Woodward, pesquisadora e socióloga industrial, realizou um estudo para avaliar as práticas em cem empresas de ramos e tamanhos diversos. Essa autora classificou as organizações pesquisadas em três grupos de tecnologia de produção, conforme quadro a seguir. 5 Tecnologia de pro- dução Tecnologia utilizada Resultado da produ- ção Produção unitária ou oficina • Habilidade manual ou operação de ferramentas. • Artesanato. • Pouca padronização e pouca automatização. • Mão de obra intensiva e não especializada. • Produção em unidaes. • Pouca previsibilidade dos resultados e imprevisibilidade quanto à incerteza das operações. Produção em massa • Máquinas agrupadas em baterias do mesmo tipo (seções ou departamentos). • Mão de obra intensiva e barata, utilizada com regularidade. • Produção em lotes e em quantidade regular conforme cada lote. • Razoável previsibilidade dos resultados. • Certeza quanto à sequência das operações. Produção contínua • Processamento contínuo por meio de máquinas especializadas e padronizadas, dispostas lineamente. • Tecnologia intensiva. • Pessoal especializado. • Produção contínua e em grande quantidade. • Fonte previsibilidade dos resultados. • Certeza quanto à sequência das operações. Quadro 1: Os três grupos de tecnologia de produção Fonte: Chiavenato (2014, p. 510). A partir dos tipos de tecnologia de produção, os pesquisadores identificaram as consequências de cada tecnologia apresentada. Observe no quadro a seguir. 6 Tecnologia de produ- ção Previsibili- dade Níveis hie- rárquicos Padroni- zação e automo- ção Áreas pre- dominantes Produção unitária ou oficina Baixa previsibilidade dos resultados. Poucos níveis hierárquicos. Pouca padronização e automação. Engenharia (pesquisa e desenvolvimento) Produção em massa Média previsibilidade dos resultados. Médio número de níveis hierárquicos. Média padronização e automação. Produção (operações). Produção contínua Elevada previsibilidade dos resultados. Muitos níveis hierárquico. Muita padronização e automação. Marketing (vendas). Quadro 2: Tecnologia e suas consequências Fonte: Chiavenato (2014, p. 510). Lacombe e Heilborn (2015, p. 114) enfatizam que a essência dos estudos de Woodward, principal autora da teoria contingencial, é que não existe uma maneira certa e única de montar uma estrutura organizacional: há sempre várias alternativas, e a melhor depende de cada caso, sendo que um aspecto importante é a conclusão de que as condições do ambiente é que causam as transformações no interior das organizações. Além disso, não há como conseguir um alto nível de sofisticação organizacional por meio da aplicação de um único modelo, isto é, o melhor estilo gerencial e as melhores decisões dependem, em cada caso, de fatores que estimulem os administradores a diagnosticar cuidadosamente as situações antes de tomar decisões. Os três tipos de tecnologia (produção unitária, mecanizada e automatizada) envolvem diferentes abordagens de manufatura de produtos, pois a tecnologia perpassa toda a produção, influenciando a empresa inteiramente. As conclusões de Woodward foram as seguintes: • o desenho organizacional é afetado pela tecnologia utilizada pela organização; • há forte correlação entre estrutura organizacional e previsibilidade das técni- cas de produção; • as empresas com operações estáveis necessitam de estruturas diferentes das organizações que possuem tecnologia mutável; • sempre há predomínio de alguma função na empresa. 7 Chiavenato (2014) define o ambiente como o contexto que envolve externamente a organização (ou o sistema), isto é, a situação dentro da qual está inserida. Como a organização é um sistema aberto, ela mantém transações e intercâmbios com o ambiente externo. Isso permite que tudo que ocorra externamente no ambiente passe a influenciar internamente a organização. As medidas apresentadas por Chandler, Burns, Stalker, Lawrence, Lorsch e Woodward revelaram como as organizações dependem da relação de seus ambientes com as tecnologias adotadas. Ou seja, as características de uma organização não depende dela própria, e sim de sua interação com o ambiente e a tecnologia que utiliza. Observe que os resultados desses estudos produziram uma nova concepção de organização: a estrutura de uma organização e o seu funcionamento são dependentes da interface com o ambiente externo. Então, segundo Chiavenato (2014), ficou provado que não há uma única e melhorforma de organizar (the best way), conforme preconizava Frederick Taylor, idealizador da abordagem científica da administração. Os estudos dos autores da escola contingencial sugerem que duas variáveis principais determinam a organização da empresa e os relacionamentos entre suas partes. São elas: • o ambiente; • a tecnologia. Figura 3: O ambiente e a tecnologia Fonte: Plataforma Deduca (2018). O mapeamento ambiental Chiavenato (2014) discrimina como ambiente aquilo que é extremamente vasto e complexo. As organizações não podem absorvê-lo, conhecê-lo e compreendê-lo em sua totalidade e complexidade, o que seria inimaginável. Nesse sentido, o ambiente é um 8 contexto externo que apresenta diversas condições variáveis e complexas, difíceis de serem abordadas em seu conjunto e analisadas com objetividade. Assim, as organizações precisam tatear, explorar e discernir o ambiente para reduzir as incertezas a seu respeito. O mapeamento ambiental não é feito pela organização em si, mas por pessoas – sujeitas ao subjetivismo e às diferenças individuais – que são seus dirigentes. Esse autor destaca, ainda, a seleção ambiental e a percepção ambiental. • Seleção ambiental: as organizações não têm capacidade de compreender as variáveis do ambiente de uma só vez. Sendo assim, selecionam os ambien- tes e passam a visualizar seu mundo exterior apenas nas partes escolhidas e selecionadas desse enorme conjunto. Essa ação das empresas é chamada de seleção ambiental, em que o ambiente significativo para a organização é descrito por meio de informações selecionadas. • Percepção ambiental: as organizações percebem seus ambientes de maneira subjetiva, de acordo com expectativas, experiências, problemas, convicções e motivações, interpretando, de forma própria e peculiar, o contexto ambiental. Com base nessas informações, temos que as teorias da administração apresentam um continuum em relação ao ambiente. Observe a figura a seguir e compreenda melhor essa ideia. Ênfase intraorganizacional Clássica Relações humanas Burocracia Comportamental Estruturalista Sistemas Desenvolvimento organizacional Contingência Ênfase no ambiente Figura 4: Continuum das teorias da administração em relação ao ambiente Fonte: Chiavenato (2014, p. 512). Ambiente geral Podemos entender o ambiente geral como um ambiente genérico e comum a todas as organizações, isto é, o macroambiente. Tudo que acontece nesse ambiente afeta de alguma forma todas as organizações, sendo constituído de um conjunto de condições comuns. Chiavenato (2014) explica essas condições, que são sete. Vamos conhecê-las: 9 Condições gerais: o desenvolvimento que ocorre nas organizações influencia profundamente outras organizações, principalmente quando se trata de tecnologia sujeita a inovações, ou seja, dinâmica e de futuro imprevisível. As organizações precisam incorporar a tecnologia que provém do ambiente geral, a fim de não perderem competitividade. Condições legais: constituem a legislação vigente, que afeta direta ou indiretamente as organizações. Essas leis são de caráter comercial, trabalhista, fiscal, civil etc. São os elementos normativos para a vida das organizações. Condições políticas: são decisões e definições políticas tomadas em nível federal, estadual e municipal que influenciam as organizações e orientam as condições econômicas. Condições econômicas: constituem a conjuntura que determina o desenvolvimento econômico ou a retração econômica. A inflação, a balança de pagamentos do país, a distribuição de renda interna, entre outros, são aspectos que não devem ser ignorados pelas organizações. Condições demográficas: taxas de crescimento, população, raça, religião, distribuição geográfica, distribuição por sexo e idade, entre outros, são aspectos demográficos que determinam as características do mercado atual e futuro das organizações. 10 Condições ecológicas: relacionadas com o quadro demográfico que envolve as organizações. O ecossistema é o intercâmbio entre os seres vivos e o meio ambiente. No caso das organizações, existe a chamada ecologia social: as organizações influenciam e são influenciadas por aspectos como poluição, clima, transportes, comunicações etc. Condições culturais: a cultura de um povo penetra nas organizações por meio das expectativas de seus participantes e de seus consumidores. Ambiente tarefa Chiavenato (2014) entende como sendo o ambiente mais próximo e imediato de cada organização. Constitui o segmento do ambiente geral do qual as organizações extraem suas entradas e depositam suas saídas. É o ambiente de operações de cada organização, constituído por: 11 Fornecedores de entradas: são os fornecedores de todos os tipos de recursos que uma organização necessita para trabalhar: matérias-primas, financeiros, humanos etc. Clientes ou usuários: consumidores das saídas da organização. Concorrentes: empresas concorrentes quanto a recursos e consumidores. Entidades reguladoras: cada entidade tem várias outras organizações que trabalham para regular ou fiscalizar suas atividades. Como exemplo, podemos citar: sindicatos, associações de classe, órgãos regulamentadores do governo, órgãos protetores do consumidor etc. É por meio do reconhecimento do ambiente tarefa que conseguimos identificar quais elementos podem ser oportunidades ou ameaças para as organizações. Nessa análise, podemos nos perguntar: • Quais são os clientes reais e potenciais para a empresa? • Quais são os fornecedores reais e potenciais? • Quais são os concorrentes? • Quem são os elementos regulamentadores? Chiavenato (2014) afirma que cada um desses elementos ambientais poderá ser uma organização, grupo ou indivíduo. Essa característica de ser uma ameaça ou oportunidade dependerá do papel que cada elemento vai desempenhar no ambiente. A incerteza da organização é a de conseguir identificar quais as oportunidades e ameaças existentes no ambiente e como utilizá-las ou evitá-las. 12 Condições tecnológicas Condições culturais Condições ecológicas Condições demográficas Condições econômicas Condições políticas Condições legais Ambiente tarefa Concorrentes Clientes Entidades reguladoras Fornecedores Empresa Figura 5: Ambiente geral e ambiente tarefa Fonte: Chiavenato (2014, p. 514). Tipologia de ambientes Sabemos que o ambiente é um só, mas cada organização está exposta a apenas uma parte dele. Para facilitar a análise ambiental, o ambiente tarefa foi classificado em tipologias de ambientes. Conheceremos a seguir algumas dessas classificações: • Quanto à estrutura: podem ser classificados em homogêneos e heterogêneos: Ambiente homogêneo: quando há pouca segmentação ou diferenciação nos mercados; composto por fornecedores, clientes e concorrentes semelhantes. Ambiente heterogêneo: quando há muita diferenciação nos mercados, o que provoca uma diversidade de problemas para as organizações. 13 • Quanto à dinâmica: podem ser classificados em estáveis e instáveis: Ambiente estável: caracterizado por pouca ou nenhuma mudança, sendo um ambiente tranquilo e previsível. Ambiente instável: dinâmico e caracterizado por muitas mudanças, o que gera instabilidade e incerteza para as organizações. Construindo vantagens competitivas Chiavenato (2014) explica que o maior influenciador do funcionamento das organizações é a tecnologia, com início a partir da Revolução Industrial. A invenção do computador, que ocorreu na segunda metade do século XX, permitiu as atuais características de automatização e automação de atividades, sem ele, não seria possível administrar grandes organizações. A informática é a disciplina que lida com o tratamento racional e sistemático da informação, segundo Chiavenato (2014). Não devemos confundir informática com computadores, pois a primeira é a parte da cibernética que trata das relações entre as coisas e suas características, de maneira a representá-las por meio de suportes de informação, sendo um dos fundamentosda teoria e dos métodos que fornecem as regras para o tratamento da informação. As consequências da informática na administração Marcando o início da era eletrônica nas organizações, está a cibernética, que, até então, era restrita a máquinas elétricas ou a manuais associados ao conceito de automação. Com a Revolução Industrial, o esforço muscular do homem foi transferido para a máquina. A segunda Revolução Industrial, provocada pela cibernética e pela informática, está substituindo o cérebro humano por softwares cada vez mais complexos, em uma gama crescente de atividades. 14 Chiavenato (2014) afirma que os equipamentos automatizados podem cuidar das funções de observação, memorização e decisão, abrangendo três setores bem distintos: • integração em cadeia contínua de diversas operações realizadas separada- mente, como o processo de fabricação, a automação bancária, a automação no comércio, por exemplo; • utilização de dispositivos de retroação e regulagem automática para que as próprias máquinas corrijam seus erros, como é o caso da indústria petroquí- mica e da robotização; • utilização do computador ou de rede de computadores para acumular volu- mes de dados em bancos de dados; a análise é feita por meio de operações lógicas complexas, com incrível rapidez, inclusive nas tomadas de decisão programadas, como é o caso do cadastro de clientes dos bancos e de contri- buintes da Receita Federal. Na era da informação, a tecnologia passou ser a principal ferramenta a serviço do homem, tendo como função o armazenamento, a recuperação e o processamento de informações. É a informação instantânea, com ela, tudo muda rapidamente. Na sua opinião, essa rapidez é somente benéfica ou temos algo a mudar para melhorar? Reflita Na era digital, o uso de tecnologias gera soluções para e-business e e-commerce, conforme destacamos na figura a seguir. 15 Entradas Fornecedores e parceiros do negócio Organização interna Saída Clientes e consumidores Supply chain Enterprise resource management Customer relationship management e-business Business information management (BIS) Figura 6: Soluções da era digital para e-business e e-commerce Fonte: Chiavenato (2014, p. 431). Chiavenato (2014) lembra que a administração científica enfatizou o homo economicus; a escola das relações humanas enfatizou o homem social; o estruturalismo enfatizou o homem organizacional; e a teoria comportamental enfatizou o homem administrativo. Não é de se estranhar que muitos autores estejam falando atualmente do homem digital, cujas transações são realizadas por intermédio do computador e da internet. Apreciação crítica da tecnologia e administração Desde os tempos da cibernética até os tempos atuais, a tecnologia trouxe muitas contribuições para a administração, facilitando a vida do administrador de maneira geral. Essas contribuições vão desde conceitos básicos de sistemas, como entrada, saída, processamento, retroação, homeostasia, informação, sinergia, entropia e informática, passando por tecnologia da informação, integração do negócio, inteligência competitiva, e-business e organização digital e virtual. Isso tudo é possível graças à área de Tecnologia da Informação (TI). que contribuiu para o mundo todo ficar mais próximo e acessível, gerando a era da informação. 16 A palavra “cibernética” tem origem no grego “kybernytiky”. Segundo a mitologia grega, Teseu, herói ateniense, em viagem à Ilha de Creta, conduzido por dois pilotos de barco pelo mar, glorificou o feito por meio de uma festa aos “cibernéticos”, isto é, aos pilotos. Curiosidade Figura 7: Era da informação Fonte: Plataforma Deduca (2018). Chiavenato (2014) alerta que, hoje em dia, o capital não se acumula mais no dinheiro, mas, sim, na informação. Quem tem informação tem poder. Antes da Revolução Industrial, o moinho de vento representava o mundo agrário e primitivo, enquanto a máquina a vapor e a lâmpada elétrica marcaram a era industrial. O emblema do mundo, atualmente, é o computador. A informática é a responsável pela reestruturação do capitalismo. É ela que dinamiza os processos de produtividade, competitividade, circulação de mercadorias, administração de organizações, respondendo pelo fenômeno da globalização do mercado, fato que não seria possível sem a rede de conexões entre os agentes econômicos e financeiros do mundo todo. O volume crescente de informações que cruzam o planeta na velocidade da luz serve para organizar a vida humana em todos os setores. O sucesso da informática reside no espetacular aumento da eficácia de todas as operações que dependam dela. A informática é um poderoso instrumento de produção e de dinamização das informações. 17 Conclusão Neste conteúdo, vimos que não existe nada absoluto nas organizações ou na teoria administrativa; tudo é relativo, conforme orientação da teoria da contingência. Estudamos sobre a organização e o ambiente de trabalho, bem como conhecemos o ambiente geral que tem na sua constituição as: • condições gerais; • condições legais; • condições políticas; • condições econômicas; • condições demográficas; • condições ecológicas; e • condições culturais. Além disso, vimos que o ambiente tarefa é constituído por fornecedores de entradas, clientes ou usuários, concorrentes e entidades reguladoras. Finalizamos, ainda, com a tipologia de ambientes e as vantagens competitivas após a tecnologia de informação. Apresentamos a gestão do conhecimento como uma vantagem competitiva para as organizações modernas. Essa prática torna- se relevante para a conquista de diferenciais frente à concorrência. Veja o link: http://periodicosfmg.granbery.edu.br/index.php/CAT/ article/view/30/28 Saiba mais 18 Referências CHIAVENATO, I. Introdução à teoria geral da administração. 9. ed. São Paulo: Manole, 2014. LACOMBE, F.; HEILBORN, G. Administração: princípios e tendências. 3. ed. São Paulo: Saraiva, 2015.