Livro_ITB_Conhecendo_a_Carreira_Técnica_em_Secretaria_Escolar_WEB_v2_SG

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Conhecendo a 
Carreira Técnica em 
Secretaria Escolar
 Márcia de Paula Brilhante Portela Sbrussi
Conhecendo a 
Carreira Técnica em 
Secretaria Escolar
 Márcia de Paula Brilhante Portela Sbrussi
Conhecendo a 
Carreira Técnica em 
Secretaria Escolar
Natal/RN
2015
Catalogação da Publicação na Fonte (CIP). 
Ficha Catalográfica elaborada por Luís Cavalcante Fonseca Júnior - CRB 15/726.
S276s Sbrussi, Márcia de Paula Brilhante Portela.
Carreira técnica em secretaria escolar / Márcia de
Paula Brilhante Portela Sbrussi ; edição e revisão do
Instituto Tecnológico Brasileiro (ITB). – Natal, RN : 2015.
46 p. : il.
ISBN 978-85-68100-66-0
Inclui referências
 
1. Educação. 2. Secretaria escolar. 3. Atividades de
secretaria. I. Instituto Tecnológico Brasileiro. II.Título.
RN/ITB/LCFJ CDU 370
presidente 
PROF. PAULO DE PAULA
diretor geral 
PROF. EDUARDO BENEVIDES
diretora acadêmica 
PROFA. LEIDEANA BACURAU
diretora de produção de projeto
PROFA. JUREMA DANTAS
FICHA TÉCNICA
gestão de produção de materiais didáticos 
PROFA. LEIDEANA BACURAU
coordenação de design instrucional 
ANDRÉA CÉSAR PEDROSA
projeto gráfico 
ADAUTO HARLEY SILVA
diagramação 
MAURIFRAN GALVÃO
designer instrucional 
ÍRIS NUNES
revisão de língua portuguesa 
FERNANDO PAULO DE FARIAS NETO
revisão das normas da ABNT
LUÍS CAVALCANTE FONSECA JÚNIOR
ilustração
RAFAEL EUFRÁSIO DE OLIVEIRA
“A secretaria escolar é a porta de entrada da escola 
para a comunidade externa.” 
(Governo do Paraná, 2006)
Índice iconográfico
Diálogos
Importante
Querendo mais
Internet
Curiosidade
Vocabulário
Você conhece?
Mídias
Atividade
O material didático do Sistema de Aprendizado itb propõe ao aluno uma linguagem objetiva, sim-
ples e interativa. Deseja “conversar” diretamente, dialogar e interagir, garantir o suporte para o es-
tudante percorrer os passos necessários a sua aprendizagem. Os ícones são disponibilizados como 
ferramentas de apoio que direcionam o foco, identificando o tipo de atividade ou material de estudo. 
Observe-os na descrição a seguir:
Curiosidade – Texto para além da aula, explorando um assunto abordado. São pitadas de conheci-
mento a mais que o professor pode proporcionar ao aluno.
Importante! – Destaque dado a uma parte do conteúdo ou a um conceito estudado, que seja con-
siderado muito relevante.
Querendo mais – Indicação de uma leitura fora do material de estudo. Vem ao final da competência, 
antes do resumo.
Vocabulário – Texto explicativo, normalmente curto, sobre novos termos que são apresentados no 
decorrer do estudo. 
Você conhece? – Foto e biografia de uma personalidade conhecida pelas suas obras relacionadas 
ao objeto de estudo.
Atividade – Resumo do conteúdo praticado na competência em forma de exercício. Pode ser apre-
sentado ao final ou ao longo do texto.
Mídias – Contém material de estudo auxiliar e sugestões de filmes, entrevistas, artigos, podcast e 
outros, podendo ser de diversas mídias: vídeo, áudio, texto, nuvem. 
Internet – Citação de conteúdo exibido na Internet: sites, blogs, redes sociais.
Diálogos – Convite para discussão de assunto pelo chat do ambiente virtual ou redes sociais.
Apresentação institucional .................................................................................................. 09
Palavra do professor autor .....................................................................................................11
Apresentação das competências ......................................................................................... 13
Competência 01
Conhecer a história da profissão: conflitos, regulamentação e atribuições do Secretário 
Escolar ......................................................................................................................................17
Breve história da profissão de Secretário Escolar ........................................................ 18
Direitos e deveres do profissional Secretário Escolar ................................................... 23
As possibilidades de atuação no mercado de trabalho ................................................ 25
Resumo ............................................................................................................................ 28
Autoavaliação ................................................................................................................... 28
Competência 02
Identificar os aspectos favoráveis à carreira profissional e as possibilidades no mercado de 
trabalho ................................................................................................................................... 33
O Secretário Escolar: um profissional competente ....................................................... 36
O Secretário Escolar e as relações humanas ................................................................ 38
Relacionamento com o público ...................................................................................... 39
A importância da comunicação ...................................................................................... 40
O Secretário Escolar nos dias de hoje ............................................................................41
Resumo ............................................................................................................................ 43
Autoavaliação ................................................................................................................... 43
Referências ............................................................................................................................. 45
Conheça o autor ..................................................................................................................... 46
Sumário
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Apresentação institucional
O Instituto Tecnológico Brasileiro (itb) foi construído a partir do sonho de educadores e 
empreendedores reconhecidos no cenário educacional pelas suas contribuições no desen-
volvimento econômico e social dos Estados em que atuaram, em prol de uma educação de 
qualidade nos níveis básico e superior, nas modalidades presencial e a distância.
Esta experiência volta-se para a educação profissional, sensível ao cenário de desen-
volvimento econômico nacional, que necessita de pessoas devidamente qualificadas para 
ocuparem vagas de trabalho e garantirem suporte ao contínuo crescimento do setor pro-
dutivo da nação.
O Sistema itb de Aprendizado Profissional privilegia o desenvolvimento do estudante a 
partir de competências profissionais requeridas pelo mundo do trabalho. Está direcionado 
a você, interessado na construção de uma formação técnica que lhe proporcione rapida-
mente concorrer aos crescentes postos de trabalho.
No Sistema itb de Aprendizado Profissional o estudante encontra uma linguagem clara 
e objetiva, presente no livro didático, nos slides de aula, no Ambiente Virtual de Aprendiza-
gem e nas videoaulas. Neste material didático, um verdadeiro diálogo estimula a leitura, o 
projeto gráfico permite um estudo com leveza e a iconografia utilizada lembra as modernas 
comunicações das redes sociais, tão acessadas nos dias atuais.
O itb pretende estar com você neste novo percurso de qualificação profissional, con-
tribuindo decisivamente para a ampliação de sua empregabilidade. Por fim, navegue no 
Sistema itb: um estudo prazeroso, prático, interativo e eficiente o conduzirá a um posicio-
namento profissional diferenciado, permitindo-lhe uma atuação cidadã que contribua para 
o seu desenvolvimento pessoal e do seu país.
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Olá! 
O curso de Carreira Técnica em Secretaria Escolar trata de uma área de conhecimento 
profissional específica e muito importante à organização de qualquer escola ou instituição 
de ensino.Sobre o papel deste profissional, as possibilidades no mundo do trabalho e a 
importância desta atividade para o bom funcionamento da vida escolar dos estudantes 
serão assuntos dialogados nas próximas páginas. Para isso, é muito importante que você 
leia com atenção os textos e interaja com eles fazendo os exercícios propostos. 
Conto com você para juntos construirmos novos e importantes conhecimentos iniciais 
da Carreira Técnica em Secretaria Escolar. Vamos lá?
Palavra do professor autor
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Apresentação das competências
O estudo que você está se propondo ao ingressar neste curso lhe proporcionará um voo 
panorâmico sobre a Carreira Técnica do Secretário Escolar. Como tal, vai lhe dar algumas 
ideias sobre o seu papel pessoal e profissional diante dos desafios presentes nesta ativi-
dade. 
Na primeira competência, você irá conhecer a história da profissão, seus conflitos, re-
gulamentação e atribuições que competem ao profissional de secretaria escolar. Mostrará 
quais são os seus direitos e deveres. 
E a partir da segunda competência deste estudo, você será capaz de identificar os 
aspectos favoráveis à carreira profissional, avaliando suas possibilidades no mercado de 
trabalho. 
Vamos iniciar?!
Conhecer a história da profissão: 
conflitos, regulamentação e atribuições 
do Secretário Escolar
Competência
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Conhecer a história da 
profissão: 
conflitos, regulamentação e atribuições do 
Secretário Escolar
Vamos iniciar nossos estudos com uma história que retrata o que muitos de nós já 
vivenciamos na escola. Essa história aborda situações cotidianas do âmbito escolar, para 
que você identifique aspectos da carreira que está iniciando e relembre, também, os pon-
tos comuns de sua vivência como estudante!
Voltando à escola... 
Marcos precisava ir ao seu antigo colégio para buscar seu histórico esco-
lar. Pensar em entrar de novo na escola lhe trazia lembranças boas, mas ter 
que falar com dona Mariquinha causava arrepios. Aquela secretária estava 
sempre de mau humor e só sabia falar em leis. Nunca atendia bem, nem aos 
alunos, nem aos professores e ele já sabia que teria que voltar lá uma ou duas 
vezes para pegar o documento, porque ela jamais lhe me entregaria na hora.
— Bom dia! Sou Marcos Duarte, disse, dirigindo-se a um jovem que estava 
na secretaria. — Estudei aqui todo o meu 2º grau e estou precisando do histó-
rico escolar. Vou fazer um curso superior.
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De 1971 até 1996 
a terceira parte da 
Educação Básica 
era chamada de 2º 
Grau. A partir de 
1997 com a Lei de 
Diretrizes e Bases 
da Educação 
Nacional (LDB 
9.394/96) passou 
a se chamar Ensi-
no Médio. (BRASIL, 
1996).
modus operandi: 
expressão em latim 
que significa "modo 
de operação", uma 
maneira de agir, 
operar ou executar 
uma atividade 
seguindo sempre 
os mesmos 
procedimentos. 
Fonte: adaptado 
de: <http://www.
dicionarioinformal.
com.br/modus%20
operandi/>.
Essa breve história demonstra que o regresso de Marcos àquela escola revela duas 
faces do profissional — nosso objeto de estudo: o Secretário Escolar. Nas escolas que você 
frequentou talvez tenha conhecido algumas donas “Mariquinhas” e infelizmente ainda 
existem muitas delas até hoje, pessoas que, por problemas de saúde ou outros motivos, 
foram realocadas de função e pararam nas secretarias. Despreparadas para o trabalho, 
elas foram se adaptando e criando o seu próprio modus operandi de organização da do-
cumentação e atendimento ao público. Essas pessoas pouco se atualizaram acerca de 
suas atividades de trabalho e quase nunca encontraram na informática uma aliada, pelo 
contrário, em geral a vê como uma inimiga.
Felizmente, profissionais como o personagem Rui já estão presentes em muitas esco-
las. São pessoas de espírito jovem, que buscam atualizar-se sobre novos conhecimentos, 
gostam de informática e atendem com mais cordialidade e eficiência. 
Como futuro Secretário Escolar, que profissional você deseja ser? Uma “dona Mariqui-
nha” ou um “Rui”? Eu convido você a fazer uma breve reflexão sobre algumas caracte-
rísticas que esse profissional precisa ter para atuar em secretaria escolar e a partir daí, 
descobrir quem será você. Vamos começar?!
Breve história da profissão de Secretário Escolar
— Oi, tudo bem? Assim o jovem o cumprimentou. — Me informe o número 
do seu CPF. 
E, diante do computador, o rapaz realizou alguns comandos rápidos e sor-
riu enquanto esperava a tela acender.
Marcos lembrou-se de D. Mariquinha e não a viu por perto. Observou que o 
ambiente estava mais espaçoso, iluminado e organizado. A impressora emitiu 
um ruído e algumas folhas foram impressas, enquanto o rapaz, que já des-
cobrira chamar-se Rui, sorriu e pediu que conferisse se tudo estava certinho 
antes de levar o documento para a diretora assinar.
Em menos de 20 minutos estava na calçada da escola com um envelope 
na mão. Marcos olhou para o prédio em que viveu momentos importantes da 
sua adolescência e recordou dos amigos, das brincadeiras, dos professores e, 
principalmente, das aulas. Saiu dali convencido de que alguma coisa mudara 
e que a secretaria escolar pode e deve ser um local que oferece um bom aten-
dimento com eficiência.
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Quer conhecer um pouco mais sobre esses personagens históricos? Nos 
links disponíveis a seguir você tem algumas sugestões de pesquisa. Aces-
se e saiba mais! 
<http://www.infoescola.com/religiao/adao-e-eva/>
<http://www.suapesquisa.com/biografias/napoleao.htm> 
<http://www.e-biografias.net/rainha_vitoria/>
Querendo mais 
Figura 1 – Escriba egípcio
Fonte: <https://tijdgeest.files.wordpress.com/2013/01/img_1281.jpg>. Acesso em: 04 ago. 2015.
A origem do secretário não é muito conhecida, dizem que a primeira secretária foi Eva, 
a mulher de Adão! Conta-se também que uma secretária assessorou Napoleão Bonaparte, 
mas outros dizem que quem teve a primeira secretária foi a Rainha Vitória. 
Cada um desses personagens teve a sua importância para a educação e, ao longo 
dos tempos, até os dias atuais, suas ideias e exemplos são inspiradores para muitos 
estudiosos.
Se voltarmos ainda mais no tempo, perceberemos que o "antepassado" do secretá-
rio foi o “escriba”, profissional de atuação destacada em toda a Idade Antiga, junto aos 
povos que desenvolveram a escrita e o comércio. No trabalho do escriba existia muita 
semelhança com o trabalho do secretário, considerando, é claro, as características de 
cada época, pois o escriba oriental era o homem que dominava a escrita, classificava os 
arquivos, redigia as ordens, era capaz de recebê-las por escrito e encarregava-se da sua 
execução.
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A palavra secretário tem origem no latim, em que encontramos, a princípio, as palavras: 
secretarium/secretum, que significam “lugar retirado”, “conselho privado” e “secreta”: par-
ticular, segredo, mistério. Com o passar dos tempos, a grafia e o significado da palavra so-
freu alterações, surgindo os dois gêneros: secretária e secretário. O comércio na moderni-
dade gerou a necessidade da função do secretário, que se integrou, mais tarde, à estrutura 
organizacional das empresas e permanece em evolução até os nossos dias. 
A mulher passou a atuar como secretária de forma expressiva na Europa e nos Es-
tados Unidos a partir das duas Guerras Mundiais, graças à escassez de mão de obra 
masculina desviada aos campos de batalha. Já no Brasil, vamos perceber a atuação das 
secretárias a partir da década dos anos 1950 com a chegada das multinacionais, cuja 
cultura organizacional já estava habituada com a presença da mulher.
Hoje, a necessidade do profissional secretária ou secretário não distinguegênero e 
suas funções se estendem a todas as organizações. Como é o caso da escola, uma insti-
tuição que precisa de profissionais qualificados para organizar documentos e atender ao 
público, entre outras funções que veremos a seguir. 
Os conflitos que envolvem a profissão
Assim como em qualquer outra profissão, os conflitos do dia a dia também estão pre-
Figura 2 – Secretária dos anos de 1950
Fonte: <http://1.bp.blogspot.com/-u4G457CMsk0/UJme3l1x0XI/
AAAAAAAAHqo/5UDr4sOZh50/s1600/secretaria+3.jpg>. Acesso em: 04 ago. 2015.
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sentes na vida profissional do Secretário Escolar. Muitas vezes, esses embates são resul-
tado de escolas despreparadas, que tratam inadequadamente os papéis e as responsa-
bilidades de suas equipes de trabalho, apresentando um clima organizacional instável ou 
muito liberal. 
As demandas, tanto do público interno quanto do externo, na solicitação de documen-
tos, por exemplo, é um dos principais motivos desses conflitos. O estabelecimento de pra-
zos ou o não cumprimento destes na entrega de documentação muitas vezes gera impa-
ciência nos clientes, principalmente quando eles precisam retornar diversas vezes para 
buscá-la, gerando até mesmo ofensas aos profissionais. 
O assédio moral também é outro problema que pode surgir na vida desse profissional, 
e que muitas vezes não recebe tratamento e atenção adequados. Para saber como lidar 
com esse tipo de situação, é importante conhecer o seu conceito e, para isso, escolhemos 
o da Comissão de Ética do Ministério do Trabalho e Emprego (2013, extraído da internet). 
Confira:
[...]. Trata-se da exposição de trabalhadoras e trabalhadores a situa-
ções vexatórias, constrangedoras e humilhantes durante o exercício de 
sua função. É o que chamamos de violência moral. 
Ao se sentir assediado ou perceber a presença desse tipo de ameaça, algumas atitu-
des são fundamentais como resposta, principalmente manter calma e serenidade antes 
de tomar qualquer decisão. Porém, também é importante ter firmeza e não deixar que 
esse tipo de situação seja habitual. Caso confirmação de assédio moral, principalmente 
se quem está cometendo for um superior ou colega de trabalho, será necessário acionar, 
primeiramente, o setor de RH da instituição e, posteriormente, se for o caso, instâncias 
maiores como, o Ministério do Trabalho — através do Centro de Referência do Trabalhador, 
da comissão de direitos humanos da OAB ou do sindicato da categoria.
A regulamentação da profissão
A Lei 7.377 de 30 de setembro de 1985 regulamenta a profissão de secretário e a defi-
ne em atribuições de competência do secretariado executivo e do técnico em secretariado. 
Conheça esta lei acessando a página da internet a seguir:
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A Lei nº 7.377 “dispõe sobre o exercício da profissão de secretário e dá 
outras providências”. Saiba mais acessando o link:
<http://www.trtsp.jus.br/geral/tribunal2/LEGIS/CLT/Profis_regul/
L7377_85.html>.
Querendo mais 
Você vai perceber que essa lei expressa a atividade profissional de Secretário Executivo 
e Técnico em Secretariado. Entretanto, suas funções são muito próximas do que você vai 
desempenhar como Secretário Escolar. Note também que a profissão está regulamentada, 
fato importante na hora de decidir por uma formação profissional. 
Atribuições que competem ao profissional de secretaria escolar
O Secretário Escolar de qualquer instituição de ensino ocupa uma função importante 
tanto para a escola como para a comunidade da qual faz parte. Será responsável por uma 
diversidade de documentos que lhe exige muita organização na operacionalização das ati-
vidades do dia a dia, na sistematização dos registros que dizem respeito à escola e à vida 
escolar de cada estudante que nela estiver matriculado. Portanto, compete ao Secretário 
Escolar:
• Atualizar-se e implementar as diretrizes estabelecidas pelo órgão a que está vinculado, 
seja na rede privada, federal, estadual ou municipal de educação, visando a evolução e 
a modernidade dos processos pedagógicos e administrativos;
• Organizar e manter em perfeito estado os arquivos da secretaria;
• Redigir e digitar correspondências e documentos de rotina, inclusive em idioma estran-
geiro;
• Arquivar, separar e distribuir documentos; 
• Preparar, calcular, lançar, conferir e atualizar dados; 
• Elaborar e emitir relatórios e expedientes administrativos em geral;
• Classificar, registrar e distribuir correspondências; 
• Assessorar, gerenciando informações, auxiliando na execução de tarefas administrati-
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vas e em reuniões; 
• Marcar e cancelar compromissos;
• Coordenar e controlar equipes e atividades; 
• Controlar documentos e correspondências; 
• Atender usuários externos e internos presencialmente, por telefone e virtualmente; 
• Auxiliar na organização de eventos e viagens;
• Assessorar nas atividades de ensino, pesquisa e eventos;
• Enfrentar os deveres e os dilemas éticos da profissão;
• Administrar a própria formação continuada; 
• Executar atribuições correlatas para o bom desempenho do cargo.
Nossa colega secretária na imagem parece bem atarefada, mas está sorridente. Sabe 
por quê? Ela é organizada e tem tudo sob controle!
Direitos e deveres do profissional Secretário 
Escolar
Algumas palavras definem a rotina diária de um profissional de secretaria escolar: co-
nhecimento, postura profissional, participação, comprometimento, elegância, discernimen-
to e ética. Vamos agora entender o contexto de cada uma dessas palavras:
Fonte: Oliveira (2015).
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• Conhecimento: conhecer a legislação, as regras pré-estabelecidas pela rede de ensino 
da qual faz parte e os procedimentos de organização do setor é fundamental para o 
bom desenvolvimento profissional;
• Postura profissional: diz respeito à educação que você demonstra diante das pessoas 
com quem trabalha e a quem atende. Mantenha seu bom humor, evite brincar nos ho-
rários de trabalho, respeite os limites e espaços dos colegas. Ouça opiniões diferentes 
das suas e lembre-se que todos têm o direito de opinar e que discordar da sua ideia não 
é discordar da pessoa que você é;
• Participação: participação nas ações da escola pressupõe interesse e demonstra que 
você faz parte da equipe. Portanto opine, escute, colabore no que for possível, frequen-
te com alegria as festividades da escola ajudando seus colegas. Evite atitudes do tipo: 
“isso não é minha função nem do meu setor”;
• Comprometimento: talvez seja um dos valores mais importantes que um profissional 
deve possuir. É por meio do compromisso que a pessoa se dispõe a aprender mais, cola-
borar mais e se disponibilizar para novos desafios. É também um valor muito observado 
pelos líderes e não raro determinante para gerar promoções;
• Elegância: nos leva a pensar em vestuário fino e caro? Na verdade, na Carreira Técnica 
em Secretaria Escolar o profissional não precisa gastar muito para vestir-se bem, mas 
precisa ter bom senso ao escolher suas roupas de trabalho, evitando cores extravagan-
tes, decotes, saias curtas, bermudas, camisetas com frases de sentido duplo, calçados 
inadequados, bijuterias exageradas, entre outras coisas. Mas elegância também é vis-
ta na forma de andar, comer, cumprimentar e despedir-se das pessoas;
• Discernimento tem aquele que possui a capacidade de entender certas circunstâncias 
que ocorrem no ambiente escolar e que consegue compreender algo com sensatez e 
clareza, distinguindo o certo do errado. Exige muita sensibilidade e doses de intuição, 
principalmente nos momentos em que é testada sua capacidade de observação para 
julgar, apreciar e decidir sobre documentos com fraude ou declarações contraditórias.
• Ética profissional: um conjunto de valores moraisque rege o comportamento humano 
dentro da organização. As escolas seguem os padrões éticos sociais, porém, criam suas 
próprias regras para o bom andamento dos processos de trabalho. O Secretário Escolar 
deve seguir tanto os padrões éticos da sociedade quanto as normas e regimentos inter-
nos da escola, por ser uma pessoa de confiança da direção. Um exemplo são as infor-
mações sigilosas em que este deve guardar para si os dados que lhe foram confiados.
• evite usar o telefone para ligações pessoais durante o horário de trabalho. Tome cuida-
do com a altura da sua voz e nunca use palavrões. Seja pontual. Planeje o seu dia e os 
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seus horários. Se atrasar, ligue ou peça para alguém avisar seus superiores. Sempre 
cumprimente a todos, e quando for atender alguém olhe nos olhos;
• Seja cuidadoso com as publicações nas redes sociais e evite comentários, principal-
mente, se envolver alguém e/ou o lugar em que trabalha. As redes sociais se tornaram 
uma extensão de nós mesmos. Evite expor opiniões sobre assuntos que fogem ao in-
teresse da escola, lembrando que o ambiente escolar é muito profissional e exige uma 
postura mais séria, diferente da que temos com amigos e familiares;
Todo profissional tem direitos e deveres trabalhistas assegurados pela legislação brasi-
leira. Normalmente a carga horária do Secretário Escolar é de 40 ou 44 horas semanais. 
No caso das escolas particulares, a lei que normaliza os direitos e deveres do trabalhador 
é a Consolidação das Leis do Trabalho – CLT.
Já na rede pública de ensino, cada ente (federal, estadual ou municipal) elabora seus 
planos de carreiras ou plano de cargos e salários que garantam os direitos dos funcioná-
rios efetivos, como gratificações e quinquênios. Em ambos os casos, todos têm direito a 
férias de 30 dias remuneradas, 13º salário e 1/3 de férias.
As possibilidades de atuação no mercado de 
trabalho
Você está fazendo um curso que irá impulsionar sua vida profissional e pessoal lhe tra-
zendo possibilidades de sucesso em uma profissão que é muito importante para a escola. 
Entretanto, é fundamental que você continue estudando e evoluindo profissionalmente. 
Conheça o Decreto-Lei nº 5.452 de 1º de maio de 1943, que aprova a 
CLT, acessando o link: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/
del5452.htm>.
Querendo mais 
Quinquênio: é uma 
gratificação que 
o servidor público 
recebe quando 
comemora cinco 
anos de serviço. 
É cumulativo, ou 
seja, cinco anos = 
1 quinquênio, 10 
anos = 2 quinqu-
ênios.
Mas por quê? Assim como nas escolas da rede privada, a sua atuação na rede pública 
de ensino também será bastante exigida! 
Muitos pais procuram a escola pública porque elas não lhe custarão nada e porque lá 
seus filhos terão direito a merenda escolar, ao fardamento e acesso ao mundo letrado atra-
vés de seus professores e livros didáticos. Ao contrário do que se pode pensar, com esses 
pais o diálogo talvez seja mais exigido, pois muitos possuem dificuldades para compreen-
der algumas normas técnicas. 
Da mesma forma, seu atendimento deverá primar pela qualidade, pela cordialidade e 
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A carreira técnica irá lhe preparar para ingressar em um campo específico do trabalho 
escolar, que tanto pode ser na secretaria de uma escola de ensino fundamental e/ou mé-
dio, como em secretarias de instituição de outros níveis de ensino. 
Normalmente é na secretaria que os pais dos alunos procuram as informações para 
matricular seus filhos e depois de matriculados é lá que buscam informações sobre o ca-
lendário escolar, o fardamento, a listagem de livros e materiais, e também sobre aspectos 
financeiros no caso das escolas da rede privada. 
Ao receber esse público, você deverá dominar esses aspectos e encaminhá-los também 
ao setor pedagógico, para que seja esclarecida a proposta pedagógica da escola e a sua 
metodologia de trabalho. Informações administrativas são essenciais, mas não bastam 
aos pais exigentes, pois saber recebê-los com cordialidade é fundamental para a efetiva-
ção da matrícula.
Para ingressar em uma escola da rede particular de ensino como Secretário Escolar, 
você deve estar com o seu currículo atualizado, se possível entregá-lo pessoalmente e na 
entrevista demonstrar interesse em trabalhar naquela escola. É importante pesquisar so-
bre a instituição, conhecer mais sobre a sua história, sua reputação e consultar alunos e 
pais — pois, caso lhe seja perguntado algo sobre essas questões, você demonstrará algum 
conhecimento prévio. Também é fundamental demonstrar que você está disposto a apren-
der e a buscar novos conhecimentos para desempenhar bem suas tarefas. No caso das 
escolas públicas, a epígrafe do nosso livro diz tanto quanto para as escolas particulares. 
Vamos recordá-la?
“A secretaria escolar é a porta de entrada da escola para a comunidade externa.”
Epígrafe: é uma 
frase ou citação 
colocada no início 
de um livro e que 
norteia o assunto 
abordado ou serve 
de resumo ou moti-
vação da obra.
pelo afeto. Saber encaminhar os pais para o setor pedagógico é fundamental, afinal, famí-
lia e escola devem ser parceiras na formação das crianças e dos jovens.
O ingresso em instituições públicas de ensino como Secretário Escolar geralmente ocor-
re através de concurso público e são exigidos o diploma de conclusão do ensino médio e 
certificado de curso básico em informática. Na maioria das vezes os concursos são com-
postos por prova de Língua Portuguesa, conhecimentos técnicos, redação, conhecimentos 
básicos de informática, prova de títulos e avaliação médica. E se você tem um curso como 
este que estamos estudando, já ganha pontos extras na prova de títulos!
Além do aprendizado sobre este componente de Carreira Técnica em Secretaria Esco-
lar, o curso completo de Técnico em Secretaria Escolar lhe proporcionará outros importan-
tes conhecimentos que abrirão novos horizontes de atuação profissional, tais como: Pro-
cessos de Aprendizagem; Carreira Técnica em Secretariado; Marketing Pessoal; Gestão de 
Carreira; Informática Básica e Mobilidade; Português Instrumental; Ética e Cidadania; Res-
ponsabilidade Socioambiental; Gestão da Qualidade; Empreendorismo; Direito do Consu-
midor; Estatística; Matemática Financeira; Administração de Materiais; Planilha Eletrônica 
Avançada; Gestão e Administração Escolar; Educação, Sociedade e Trabalho: abordagem 
sociológica; Psicologia do Trabalho; Comunicação e Informação; Técnicas de Atendimento; 
Linguagem Brasileira de Sinais-Libras; Aspectos Históricos da Educação Brasileira; Orga-
nização e Funcionamento do Sistema Educacional Brasileiro; Secretarias Acadêmicas Di-
gitais; Legislação Educacional; Secretaria Escolar: Técnicas e Estratégias de Organização; 
Técnicas de Arquivamento; Recursos Financeiros na Instituição Educacional; e, por fim, 
Práticas de Secretaria Escolar.
A construção da uma formação com base nesse alicerce de conhecimentos lhe habilitará 
a desempenhar bem o seu trabalho na Secretaria Escolar de quaisquer instituições de ensino.
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Você está entrando no mundo do trabalho e nesta competência eu lhe con-
videi a conhecer o Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943, que aprova 
a CLT. Acessando o link <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/
del5452.htm> peço-lhe que, resumidamente, destaque pelo menos 5 pontos 
que, para você, são relevantes e que considera fundamentais para garantir 
seus direitos trabalhistas. Analise os itens apontados e relacione-os com os 
conhecimentos que você tem sobre o fazer profissional do Secretário Escolar.
Atividade 01
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Resumo
Nesta primeira competência do estudo sobre a Carreira do Secretário Escolar, você 
teve a oportunidade de observaro quanto essa área do conhecimento é importante para 
a organização das escolas e instituições de ensino. Viu que o Escriba egípcio foi o ante-
passado mais antigo da profissão. Observou que a mulher ganhou um espaço importante 
nessa atividade a partir da segunda metade do século XX. Durante a discussão, percebeu 
que, como toda profissão, esta também passa por conflitos que precisam ser enfrentados, 
como o assédio moral. Dentre as atribuições que são de competência do secretário, você 
percebeu que deverá estar sempre atualizado, organizado, escrever bem, assessorar a di-
reção, coordenar equipes, participar das atividades escolares e administrar sua formação 
continuada. Na sua rotina diária, vai zelar pela postura profissional, comprometimento, 
elegância e ética. Atender bem ao público é uma marca da qualidade do Secretário Escolar 
e determinante para o bem serviço. E, finalmente, adquiriu conhecimentos sobre como ter 
acesso a concursos públicos e/ou acessar escolas particulares.
Autoavaliação
01. Na atualidade, ouve-se falar muito em bulling, um tipo de violência psicológica que 
causa constrangimento e mágoa às pessoas. No ambiente de trabalho, por vezes, pode 
ocorrer ao “assédio moral” outro tipo de violência semelhante ao bulling. Das alternati-
vas abaixo, qual a que melhor define “assédio moral”? 
a) Atitude criativa e comprometedora que acontece nas grandes organizações.
b) Atitude desumana, violenta e antiética nas relações de trabalho.
c) Atitude que considera os aspectos morais e religiosos de cada profissional.
d) Atitude absurda que classifica as pessoas pela cor, religião e poder financeiro.
02. Muitas competências são exigidas ao Secretário Escolar. Das apontadas abaixo, qual 
delas NÃO corresponde à verdade:
a) Atender usuários externos e internos presencialmente, por telefone e virtualmente.
b) Elaborar e emitir relatórios e expedientes administrativos em geral.
c) Contentar-se com a formação técnica. 
d) Atualizar-se e implementar as diretrizes estabelecidas pelo órgão a que se está vincula-
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do, seja ele particular, federal, estadual ou municipal de educação.
03. Postura profissional é uma atitude esperada em qualquer profissional. No ambiente 
escolar não é diferente, pois se imagina que os profissionais que lá trabalham são muito 
educados e bem preparados. Das alternativas a seguir, qual delas é a mais coerente a 
cerca da postura de um Secretário Escolar?
a) É sempre bom manter o bom humor, fazer brincadeiras e enfeitar o ambiente de trabalho 
com porta retratos. 
b) Não aceitar opiniões contrárias às suas, lembrando que você é o secretário e o direito de 
opinar e discordar da sua ideia não é elegante na escola.
c) Expor nas redes sociais opiniões sobre assuntos que dizem respeito à escola.
d) Planejar o seu dia, organizar seus horários e ser pontual.
04. Das alternativas abaixo, qual delas NÃO corresponde aos requisitos de um concurso 
público para Secretário Escolar:
a) Diploma devidamente registrado de conclusão do Ensino Médio e certificado de curso 
básico em Inglês. 
b) Prova de Língua Portuguesa e conhecimentos técnicos.
c) Redação e prova de conhecimentos básicos de informática.
d) Diploma devidamente registrado de conclusão de curso de Ensino Médio, prova de títu-
los e avaliação médica.
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Identificar os aspectos 
favoráveis à carreira profissional e as 
possibilidades no mercado de trabalho
Competência
02
Você está iniciando um curso em Secretaria Escolar, naturalmente deseja ingressar na 
profissão e está se preparando para isso. Baseado em suas experiências escolares, você já 
sabe alguma coisa — é o que chamamos de conhecimento do senso comum. Ao ingressar 
em uma nova formação, você deseja aprender mais — a isso chamamos de conhecimento 
científico e profissional.
O mundo do trabalho, neste início de milênio, está muito instável e sofre mudanças 
contínuas. Todo profissional deve buscar cada vez mais qualificações para enfrentar a 
competitividade do mercado — buscando alternativas para o desenvolvimento pessoal e 
profissional.
O Secretário Escolar evoluiu e se desenvolveu ao longo de sua trajetória profissional em 
meio à globalização e a revolução tecnológica. Seu perfil mudou e, hoje, observa-se que o 
secretário atua como co-gestor e consultor: trabalhando o operacional, mas com foco no 
bom resultado das tarefas de documentação da Escola.
Para atuar em qualquer área profissional, você precisa fazer bem o seu trabalho e dedi-
car-se para atingir seus objetivos. Sua capacidade de adaptação aos novos desafios será 
testada em muitas situações — só aí você entenderá que trabalhar também é seguir regras 
e resolver problemas. Seus horizontes serão ampliados e logo você aprenderá a tomar de-
cisões sobre os caminhos que irá seguir.
Ao iniciar seus trabalhos como Secretário Escolar, novas tarefas lhes serão atribuídas, 
as quais você deve aprender rapidamente. Para isso, é fundamental conhecer o Regimento 
Escolar, o Projeto Político Pedagógico e as leis e diretrizes da educação, pois esse conjunto 
de normas diz muito da política do trabalho que você vai exercer.
Ser curioso, estudar e se atualizar sempre são atitudes que devem estar presentes na 
vida do Secretário Escolar — as quais também lhe serão exigidas. É preciso também esta-
belecer uma boa relação e uma boa comunicação com a equipe, demonstrando interesse 
em aprender, para que as atividades fluam melhor.
Os aspectos favoráveis à carreira profissional do Secretário Escolar são observa-
dos na medida em que você se apropria dos conhecimentos da sua nova profissão, 
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Identificar os aspectos 
favoráveis à carreira profissional e as 
possibilidades no mercado de trabalho
Co-gestor: o gestor 
escolar ou diretor 
é aquele que 
gerencia a escola. 
Sendo você o Se-
cretário Escolar, irá 
participar e ajudar 
em todos os pro-
cessos da gestão, 
portanto, você será 
um co-gestor.
bem como do cotidiano escolar. 
O Secretário Escolar lidera o processo de organização da escola. É um profissional im-
portante que representa a Direção em muitas situações com eficiência e eficácia. Para 
tanto, precisa possuir espírito cooperativo e atualizar-se constantemente. Outros aspectos 
importantes para o bom desempenho da carreira são:
• Usar o bom senso ao avaliar as diversas situações do dia a dia;
• Elaborar um plano de trabalho e criar e/ou seguir uma metodologia de execução do 
trabalho;
• Ter flexibilidade para resolver as tarefas;
• Ter iniciativa e executar atividades que não lhe foram exigidas;
• Utilizar a criatividade para realizar novas tarefas;
• Ser eficiente na execução de suas tarefas;
• Esforçar-se para aprimorar tudo o que faz;
• Ser discreto e respeitar o que deve ser mantido em sigilo;
• Ser capaz de reconhecer o que é importante para a Escola;
• Ser impessoal diante de situações que exigem objetividade;
• Respeitar as autoridades hierárquicas.
A escola é um universo repleto de eventos e é importante participar dele para criar o 
espírito de equipe. Perseguir o progresso profissional demanda uma busca constante de 
novos métodos de realização do trabalho com mais eficácia. Se por um lado você precisa 
ser funcional, responsável, diplomata, organizado, tranquilo, entusiasta, pertence também 
ao bom secretário comportamentos como a ânsia pelo saber, o silêncio diante de qualquer 
fofoca, e a ausência de crítica ao trabalho realizado por outros colegas. 
O secretário auxilia a direção em atividades corriqueiras, como: controle do livro de 
ponto, organização do ambiente e da equipe da secretaria, administração do fluxo de 
documentos, entre outras atividades diárias, para que você possa dedicar-se às respon-
sabilidades específicas do seu trabalho, além de auxiliá-lo a organizar melhor seu tempo, 
cumprir prazos estabelecidos e programadose zelar por um ambiente de trabalho tran-
quilo e agradável.
Qualidades indispensáveis a um Secretário Escolar:
• Segurança profissional;
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Eficiência: qualida-
de ou característi-
ca de alguém (ou 
de algo) compe-
tente, que produz 
com o mínimo de 
erros ou perda de 
recursos. Eficácia: 
é a capacitade 
de produzir algo 
com efeito e com 
resultado.
Entusiasta: carac-
terística da pessoa 
que se entusiasma 
ou causa entusias-
mo; pessoa extre-
mamente dedicada 
a algo.
• Habilidade e intuição para tomar decisões corretas;
• Ponderação diante de situações complicadas;
• Humildade para aceitar críticas construtivas e para reconhecer seus próprios limites;
• Organização;
• Capacidade de planejamento;
• Disponibilidade para executar trabalhos alheios à descrição do seu cargo;
• Discrição;
• Senso de humor.
Continuando nossa conversa, eu gostaria de compartilhar com você uma analogia bem 
interessante feita pela psicóloga e professora Sandra Betti sobre os níveis de motivação 
e desempenho que transformam os funcionários de uma empresa em diferentes “aves” e 
como lidar com cada uma delas. 
Como a escola é uma instituição que envolve diferentes tipos de cargos e funções e o 
trabalho da secretaria está interligado com todos os setores e profissionais que fazem par-
te dela, a analogia feita pela professora Betti nos revela uma interessante percepção sobre 
o comportamento humano no ambiente de trabalho, relacionando os diferentes tipos de 
profissionais existentes e suas características comparadas as das aves. Acessando o link 
abaixo, você irá descobrir como foi estabelecida essa relação.
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Conheça os 4 tipos de profissionais propostos pela professora Sandra Betti 
através do portal: <https://endeavor.org.br/4-tipos-profissionais-e-como-
-gerencia-los/>.
Querendo mais 
Para Betti, essa relação tipológica é interessante porque nos dá parâmetros de reflexão 
e de diagnóstico sobre as equipes de trabalho e sobre nós mesmos: de como somos ou 
podemos nos comportar no ambiente corporativo.
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O Secretário Escolar: um profissional 
competente
Quando é que dizemos que um profissional é competente ou não é competente?
Um exemplo que podemos usar é a dona Mariquinha, lembra-se dela? A personagem 
da historinha que iniciou a primeira parte do nosso estudo. Ela apresentava habilidade 
para datilografar os documentos, para organizar os arquivos e preencher declarações e 
históricos, mas essas habilidades não eram suficientes para qualificar o seu bom desem-
penho como secretária e, provavelmente, nossa antiga secretaria nunca foi orientada para 
atender o cliente. 
Se a ela fosse simpática e tivesse o cuidado de entregar a documentação completa, 
certamente finalizaria bem o atendimento e evitaria que a pessoa voltasse à escola por 
falta de alguma informação. Atender bem o cliente é uma competência, uma característica 
que valoriza a habilidade do bom atendimento e que pode ser associada ao sucesso do 
trabalho do Secretário Escolar.
O que tornaria dona Mariquinha uma profissional competente em sua profissão seriam 
esses elementos que compõem a formação das competências, ou seja, um conjunto fato-
res que fazem toda a diferença.
Conhecimentos, Habilidades e Atitudes (CHA)
No início dos anos 2000, quando eu era professora de um curso de licenciatura, os 
livros mais modernos começaram a trazer discussões sobre competências profissionais. 
Havia certa aproximação com os objetivos educacionais, mas logo foram se estabelecendo 
as diferenças. 
Veja bem, competência não é apenas ter conhecimento sobre que o fazer, nem 
somente a habilidade necessária para o desempenho de alguma tarefa, mas é, 
sobretudo, um conjunto de saberes que envolvem o conhecimento (saber o que 
é), a habilidade (saber fazer) e a atitude (querer fazer).
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Quando o Fundo das Nações Unidas para a Infância – UNESCO promoveu um estudo 
sobre a educação do novo milênio a publicação “Educação: um tesouro a descobrir”, que 
reunia as questões abordadas em diversos congressos e simpósios da época, trouxe um 
capítulo sobre os quatro pilares da educação. São eles: “aprender a conhecer”, “aprender 
a fazer”, “aprender a ser” e “aprender a conviver”. Depois deles, a área educacional não 
mais deixou de considerar as abordagens por competências para a formação profissional. 
Assim, para o conjunto Conhecimentos, Habilidades e Atitudes foi criada a sigla CHA. 
Você, que está se preparando para ser Secretário Escolar, ficará muito feliz quando 
ouvir do seu diretor ou de algum colega da escola o elogio: “Que funcionário competente!” 
Por quê? Ora, são três adjetivos para uma mesma pessoa condensados em uma única 
palavra: competência! O conjunto conhecimento, habilidade e atitude.
Aprender a conhecer envolve sua capacidade de aprender e entender as informações 
que lhe são ofertadas. Aprender a fazer desenvolverá sua capacidade de, a partir dos co-
nhecimentos, transformá-los em ações concretas. Uma habilidade importante que você vai 
desenvolver é a auto-objetividade, pois, utilizando-a, será capaz de fazer uma avaliação de 
si mesmo e do seu trabalho de forma real. A reflexão e a análise são fundamentais, pois, 
lhe ajudará a interpretar e explicar os padrões das informações e dos dados com os quais 
você irá trabalhar. Além disso, você também desenvolverá ao longo da carreira um compor-
tamento flexível e o domínio da comunicação oral e escrita, já que precisará se comunicar 
de forma eficaz, expressando seus conhecimentos. 
Em se tratando de atitudes e do aprendizado sobre convivência, você aprenderá a lidar 
com o estresse e continuará a ter um bom desempenho mesmo diante das dificuldades. 
Deverá ser capaz também de deixar uma boa impressão pessoal, o que é fundamental 
para transmitir confiança.
No ensino superior, os cursos podem ser de bacharelado ou de licenciatu-
ra. O primeiro forma os profissionais de maneira essencialmente técnica, 
já o segundo habilita o profissional a exercer a função de professor de de-
terminada área de conhecimento. No meu caso, atuei como gestora de um 
curso de Pedagogia, que tem por objetivo formar professores para atuarem 
na educação infantil, no ensino fundamental e na gestão escolar.
Curiosidade
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Agora é com você! Pesquise sobre conceitos de competência e elabore, a 
partir do que você aprendeu, o seu próprio conceito. Ele será um dos seus 
guias profissionais, a meta de competência que você buscará atingir ao lon-
go da sua vida profissional e que poderá aperfeiçoá-la sempre que quiser.
Atividade 01
O Secretário Escolar e as relações humanas
Na escola, espera-se do Secretário Escolar algumas qualidades e, dentre elas, pode-
mos destacar a capacidade de se relacionar bem com todos da equipe. Por estar na porta 
de entrada dos serviços escolares, o secretário deve adotar uma rotina harmoniosa ao 
trabalho, a fim de influenciar as pessoas que trabalham consigo. O ambiente de trabalho 
promove o encontro de personalidades diversas que juntas deverão executar suas tarefas 
em harmonia, evitando distinções de qualquer espécie. 
As relações humanas em uma secretaria escolar precisam considerar alguns aspectos:
• Ouvir é tão importante quanto falar;
• Quando alguém estiver falando, não interrompa;
• Seja receptivo, nunca agressivo;
• Suas ideias devem ser compreendidas, não impostas;
• Entenda as pessoas colocando-se no lugar delas, ou seja, a partir da visão que elas têm 
das coisas;
• Exercite a empatia: sinta o que o outro pensa e sente.
Segundo Medeiros (2010), em seu livro “Manual da Secretária”, as relações humanas 
consideram aspectos do comportamentohumano que podemos trazer para a nossa vida 
profissional, como: atitudes, motivação, satisfação de necessidades, frustração, comporta-
mento defensivo, estereótipos.
• Atitude: é a predisposição para reagir com pessoas, objetos, conceitos e situações de 
forma positiva ou negativa. Exemplo: “Gostei da atitude do Rui ao me atender.”;
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• Motivação: pode ser comparado ao estado de espírito que desperta e sustenta o desejo 
de avançar para satisfazer necessidades pessoais, desejos e aspirações. Exemplo: “O 
seu desempenho está cada vez melhor, porque você está sempre motivado.”;
• Satisfação de necessidades: é um dos fatores que motiva o profissional e se caracteriza 
pela sensação de falta de alguma coisa, como alimento, repouso, segurança, autoesti-
ma, ar ou calor. Exemplo: “A motivação de Thiago é enorme, pois ele está construindo 
uma casa.”;
• Frustração: bloqueia o profissional, reduz a necessidade e pode convencer você a de-
sistir do seu sonho. Manifesta-se como irritação, agressividade, hostilidade, raiva ou re-
gressão. Exemplo: “Priscila, o que está lhe frustrando? Notei que você cometeu muitos 
erros de digitação, atendeu mal a mãe de Fernando e bateu o telefone com mais força 
que o normal. Esta irritação vai resolver seu problema?”;
• Comportamento defensivo: é o comportamento que se caracteriza pela autoproteção, 
pois normalmente a pessoa tem medo de não se adaptar ao novo. Exemplo: “Se a pre-
feitura colocar em prática essa história de sistema de gestão, eu vou pedir uma licença 
e procurar outro emprego.”;
• Estereótipos: são ideias falsas e críticas sociais arraigadas pelo tempo que são susten-
tadas por preconceitos. Os principais referem-se à classe social, etnia e religião, mas 
podem também relacionar-se ao gênero e/ou às deficiências. Exemplo: “Toda mulher 
dirige mal!”; “Brasileiro não gosta de trabalhar”; “Inglês é frio”; “Americano é ambicio-
so”, “Todo japonês é inteligente e trabalhador”.
Enfim, devemos sempre buscar o bom relacionamento nas relações que construímos na 
escola, a fim de atender bem os colegas da secretaria, professores, alunos, pais, visitantes 
e a direção.
Relacionamento com o público
Costumo dizer que um bom currículo é formado por uma parte objetiva — a que comprova 
o seu preparo profissional, como os certificados de conclusão de cursos — e uma parte subje-
tiva — o dizem de e sobre você. Valorizo muito o primeiro, mas sei da importância do segundo, 
principalmente no que se refere às possibilidades futuras de ascensão profissional.
É no contato com o público que você pode ou não inspirar simpatia, captar boa vontade, 
obter confiança, conseguir que as pessoas apreciem seu trabalho. Sua postura diante das 
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pessoas ao esclarecer dúvidas, buscar o entendimento e elevar a moral do grupo poderá 
ser determinante para uma possível promoção de cargo.
É você quem atende ao público pessoalmente, por telefone e via eletrônica, portanto, 
use sempre de simpatia, cortesia e paciência. As regras de uma escola podem ser bem 
familiares para você, mas nem sempre são para as pessoas que não trabalham na área 
educacional.
Outra coisa a considerar, que é importante para o bom desempenho profissional, bem 
como para a manutenção de relações harmoniosas, é a forma que você utiliza ao se referir 
sobre os colegas. Você pode não ser um profissional de relações públicas, mas na escola 
esse papel lhe caberá muitas vezes!
A importância da comunicação
A escola é por excelência um lugar de comunicação. É nela onde se estabelece as mais 
complexas formas de transmissão do pensamento. E são muitas as formas: oral, escrita, 
visual, gestual, postural.
No Brasil, utilizamos a Língua Portuguesa para nos comunicar. Ela está presente em 
todos os contextos, entretanto, símbolos, imagens e ícones também fazem parte do nosso 
universo comunicativo. Com eles estabelecemos canais de diálogo com as pessoas. A co-
municação, por ser tão corriqueira, talvez não lhe seja dada a devida importância, muitas 
vezes se investe mais em patrimônio e tecnologia do que em comunicação. 
Um bom secretário vai saber escolher canais de comunicação para cada situação e 
observar a linguagem adequada para cada ocasião, seja ela mais contida ou descontraída. 
Vejamos alguns exemplos:
• E-mail exige cuidados com a linguagem, contenção de palavras, respeito às regras gra-
maticais e ortográficas e palavras de fácil compreensão;
• Ofícios e memorandos exigem formalidades de tratamento, disposição gráfica, cuidado 
gramatical, papel timbrado e envelopes adequados.
• Avisos e convites são muito usados pela escola para a comunicação com alunos, pais 
e responsáveis. Eles podem conter alguma solicitação, autorização ou simplesmente 
um convite para uma festinha escolar. Além do aviso, é fundamental que este tipo de 
comunicação tenha um canhoto de resposta para auxiliar no planejamento do que vai 
se realizar;
• O telefonema também exige linguagem apropriada: falar e ouvir de maneira proporcio-
nal; não usar gírias ou palavras inadequadas; evitar palavras estrangeiras; perguntar se 
Canhoto de 
resposta é uma in-
formação colocada 
em destaque na 
parte de baixo de 
um aviso ou convi-
te, com autoriza-
ção e assinatura 
do responsável.
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a outra pessoa entendeu a mensagem; focar no objetivo que deseja atingir com a mes-
ma, evitando outros assuntos; e ter bom senso para perceber se o telefone é realmente 
o canal adequado para emitir a mensagem;
• O mural da escola é também um meio eficiente de comunicação visual. Mantém a noti-
cia exposta por um período e funciona como lembrete. É muito mais focado no público 
interno, mas o público externo também é atingido. Os locais de fixação são onde há 
maior circulação da comunidade interna e externa, como corredores de acesso a Dire-
ção, a própria secretaria ou na sala dos professores.
Medeiros (2010) faz uma análise interessante sobre a utilização dos canais de comuni-
cação — pontos relevantes que um bom secretário deve observar ao decidir usar um canal 
de comunicação:
• Rapidez na transmissão;
• Volume de informação a ser transmitido;
• Complexidade da informação a ser enviada;
• Flexibilidade da linguagem;
• Número de pessoas que receberão a mensagem;
• Economia de recursos (esforço, tempo, dinheiro);
• Possibilidade de retorno (interatividade);
• Confidencialidade;
• Rastro de informações que possa gerar. 
Por fim o secretário deve sempre buscar obter a resposta do destinatário, pois isso lhe 
dará a real dimensão do atingimento dos objetivos da sua comunicação.
O Secretário Escolar nos dias de hoje
Um Secretário Escolar moderno faz muito mais do que digitar, arquivar e atender telefo-
ne. É um profissional que detém conhecimento sobre a área educacional, conhece a legis-
lação da educação, o regimento escolar, o projeto político pedagógico da escola, bem como 
se interessa pela leitura de artigos, livros, jornais e revistas que tratam desses temas. É 
também o elo entre a direção, a equipe pedagógica e outros setores da escola, sendo ca-
paz de tomar decisões que auxiliem no bom desenvolvimento das atividades. 
Seu papel hoje é de um gestor administrativo, podendo também ter subordinados em que 
será gestor de uma equipe que lhe auxiliará em diversas atividades. Tendo como tarefa principal 
É importante perceber que, com a modernidade, o trabalho de secretariado me-
lhorou muito, a organização dos dados aumentou, o gasto de papel e de tempo 
diminuiu e a execução das tarefas tornou-se mais ágil e dinâmica.
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assessorar a direção da escola, o secretário apoia na organização de reuniões, no estabeleci-
mento de horários, na preparação da sala, envio da pauta, verificaçãodo material necessário etc. 
O Secretário Escolar atende ao público objetivando oferecer qualidade nas informações, 
mas para que isso ocorra deve se preparar continuamente, e isso vai desde a sua postura 
aos conhecimentos administrativos, financeiros, passando também pela organização do 
espaço da secretaria, o encaminhamento de tarefas e o atendimento ao público.
O desenvolvimento tecnológico, desde os anos de 1990 se instalou mundialmente, trouxe 
para o profissional Secretário Escolar o desafio da constante atualização e capacidade de apren-
dizagem e organização de dados. Com a informática, a rotina diária de uma secretaria mudou 
muito e com a chegada da internet às escolas, os antigos arquivos impressos estão sendo subs-
tituídas por pastas digitais e, mais recentemente, em servidores virtuais chamados de “nuvens”. 
Localizar uma ficha de um aluno ou professor, buscar notas ou frequência tornou-se muito mais 
fácil e rápido, e com a utilização do e-mail, passou-se a ter respostas também mais rápidas.
No entanto, apesar de testemunharmos o crescimento da profissão, alguns profissio-
nais ainda se sentem desvalorizados dentro das escolas, visto que alguns gestores não 
acompanharam a evolução dos profissionais ou são avessas à tecnologia, delegando ao 
Secretário Escolar somente tarefas operacionais e sem complexidade, gerando uma postu-
ra comodista e a desvalorização do seu potencial.
Esse não será o seu caso, certamente. Pois, cabe a você se apropriar das mudanças 
ocorridas na área de secretariado, assumindo uma postura diferenciada e comprometida 
com os resultados da escola. A partir da construção profissional a que você se propõe, terá 
uma visão global da escola em que trabalha, mantendo um relacionamento produtivo com 
a comunidade escolar interna e externa.
Quanto mais consciência profissional você tiver, mais investirá no seu desenvolvimento, 
buscando, assim, um plano de carreira compatível com seu desejo de evolução. 
Para encerrar este estudo, deixo para você uma reflexão sobre o que dizem ser uma 
lenda criada pelos professores de administração. Observe:
Napoleão Bonaparte foi um general francês extremamente estratégico que teria proposto 
um modelo de organização das suas tropas. Ele classificava seus soldados em quatro tipos:
1. Inteligentes com iniciativa: a quem ele dava as funções de comandantes gerais e 
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estrategistas;
2. Inteligentes sem iniciativa: ele deixava como oficiais para receberem ordens superiores;
3. Ignorantes sem iniciativa: os colocava em frente de batalha; e 
4. Ignorantes com iniciativa: ele não queria em seus exércitos.
Tomando por referência a analogia do general Napoleão Bonaparte e com 
base no estudo desta competência sobre os conhecimentos, habilidades e 
atitudes que deve obter para ser um profissional competente, qual desses 
“soldados” você poderá ser como Secretário Escolar? Justifique sua respos-
ta com base no conjunto CHA.
Atividade 02
Resumo
Nesta competência do estudo sobre a Carreira Técnica do Secretário Escolar, você teve 
a oportunidade de identificar os aspectos favoráveis à carreira profissional, avaliando suas 
possibilidades no mercado de trabalho, bem como refletiu sobre a importância da qualifi-
cação profissional para o seu desenvolvimento. Reconheceu que precisa ser dedicado ao 
trabalho, ter capacidade de enfrentar desafios e resolver problemas. Terá que ter domínio 
sobre o Regimento Escolar, o Projeto Político Pedagógico da escola e a Legislação da Edu-
cação. Para ter um bom desempenho na carreira, você viu que precisa ser cooperativo, 
seguir uma metodologia de trabalho, ser flexível para administrar problemas, ser criativo, 
esforçado, discreto e eficiente. Você reconheceu também que o ambiente de trabalho é 
composto por diferentes pessoas e que é sua tarefa saber ouvir, recepcionar bem, buscar 
o entendimento e a empatia da equipe, tudo para manter um clima de harmonia e confia-
bilidade. Você estudou, ainda, que a comunicação na escola se dá de várias formas: no 
contato direto, por escrito ou via eletrônica e, para que ocorra de fato, a linguagem precisa 
ser bem escolhida. E, por fim, você aprendeu que o seu desempenho depende diretamente 
da sua vontade de investir em si mesmo e no seu desejo de evoluir.
Autoavaliação
01. Qual destes aspectos é importante para o bom desempenho da carreira do Secretá-
rio Escolar?
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a) Respeitar, em parte, a autoridade hierárquica. 
b) Ser impessoal diante de situações que exigem objetividade.
c) Não executar ações que não lhe foram exigidas.
d) Esforçar-se para aprimorar somente o que faz.
02. Das atitudes que lhes serão exigidas como Secretário Escolar, quais delas podem ser 
consideradas mais relevantes:
a) Ser curioso, estudar e se atualizar sempre. 
b) Conhecer toda a legislação educacional.
c) Organizar apenas sua mesa de trabalho.
d) Obedecer sem restrição as ordens do diretor.
03. Dona Maria da Conceição chegou à escola como combinado, às 9h, para falar com o di-
retor, o professor Fernando. No entanto, este saiu para atender a um chamado urgente 
da Secretaria Municipal e esqueceu-se da conversa que havia marcado com a mãe do 
aluno Paulo. Você, como secretário, ao receber dona Conceição, dirá:
a) O professor Fernando não se encontra. 
b) O professor Fernando teve que ir urgente à Secretaria Municipal e não conseguiu cance-
lar a sua vinda. Em que posso ajudá-la?
c) O professor Fernando saiu e esqueceu que havia marcado com a senhora.
d) O professor Fernando foi à Secretaria Municipal. A senhora quer esperar?
 
04. Quando você NÃO demonstra uma postura diferenciada e comprometida com a profis-
são de Secretário Escolar?
a) Tendo uma visão global da escola em que trabalha. 
b) Investindo no seu desenvolvimento profissional.
c) Mantendo um relacionamento produtivo com a comunidade escolar interna e externa.
d) Seguindo um plano de trabalho rígido.
GOVERNADOR DO ESTADO DO PARANÁ (Paraná). Secretária de Estado de Educação. Ma-
nual do secretário. Curitiba: SEED,DIE,CDE, 2006. <http://www.gestaoescolar.diaadia.
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Somente il.
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Referências
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Conheça o autor
Márcia de Paula Brilhante Portela 
Sbrussi
Sou Márcia de Paula Brilhante Portela Sbrussi. Nasci na capital de São Paulo e lá cons-
truí minha primeira formação escolar até o Magistério. Resido em Natal/RN desde 1983, 
cursei Pedagogia, fiz duas Especializações (Educação Infantil e Gestão do Ensino Superior), 
Mestrado e Doutorado em Educação. Trabalhei em escolas em todos os níveis: Infantil, Fun-
damental, Médio, Coordenação e Secretaria. No Ensino Superior fui professora da Gradua-
ção, da Pós Graduação, diretora de um curso de Pedagogia, tutora a distância e avaliadora 
do MEC para cursos presenciais e a distância. Desde janeirode 2013 exerço a função de 
Secretária de Educação do Município de Macaíba/RN. Gosto de ser professora e de fazer 
de forma organizada e bem planejada um trabalho que possa transformar a vida e a prática 
profissional das pessoas.
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