TÉCNICAS SECRETARIAIS

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CONCEITOS DE SECRETARIADO
HISTÓRIA DA PROFISSÃO
ORIGEM
Os primeiros registros da profissão de secretária datam dos tempos dos faraós,
sendo exercida pelo sexo masculino, na figura dos escribas.
Com a Revolução Industrial, volta a aparecer a função e após as duas guerras
mundiais, por falta de mão-de-obra masculina, observou-se o surgimento da figura
feminina bastante atuante na Europa e nos Estados Unidos. No Brasil, a mulher surge como
secretária na década de 50. Nessa mesma época houve a implantação de cursos voltados
para a área como, por exemplo, datilografia e técnico em secretariado.
Nas décadas de 60 e 70 tivemos a expansão da profissão, mas somente a partir dos
anos 80 a categoria conseguiu, por meio de muita luta, a regulamentação da profissão,
com a assinatura da Lei Federal nº 7.3771, de 30/09/1985, pelo Presidente José Sarney.
Em 07/07/89 foi publicado, no Diário Oficial da União, o Código de Ética para o profissional
de Secretariado.
Esta lei dividiu a profissão em duas categorias: Secretário Executivo (3º grau) e
Técnico em Secretariado (2º grau). Em 10 de janeiro de 1996, o então Presidente da
República, Fernando Henrique Cardoso assinou a Lei 9.261, que alterou a Lei 7.377/85.
Com a regulamentação, a classe ganha força, e cria a FENASSEC – Federação
Nacional dos (as) secretários (as) em Curitiba, Paraná. Na maioria dos estados brasileiros
existe um sindicato dos (as) secretários (as) e Secretarias para defender os direitos da
categoria no âmbito regional.
A PROFISSÃO NO BRASIL
Em meados da década de 60 surgia o "Clube das Secretárias", que em mais alguns
anos se transformaria na "Associação das Secretárias do Rio de Janeiro", exatamente a 15
de dezembro de 1970. Foi a primeira Associação civil surgida com o objetivo de reunir e
agrupar a classe, visando à conscientização e ao aprimoramento profissional. Em 7 de
setembro de 1976, foi criada, então, a ABES — Associação Brasileira de Entidades de
Secretárias, participando do ato as associações dos seguintes Estados: Bahia, Ceará,
Espírito Santo, Maranhão e Pará. Paraná, Rio de Janeiro e Sergipe. Mais tarde se uniram a
essas as Associações dos demais Estados brasileiros, à exceção do Acre e Goiás, que até
hoje ainda não têm a sua Associação, como não tem Fernando de Noronha, por suas
peculiaridades.
O movimento secretarial fortalecia-se cada vez mais, e em 20 de setembro de 1977
obtinha a Lei n° 1421/77, que instituiu a data de 30 de Setembro como o DIA NACIONAL
DA SECRETÁRIA. A data possui fundamento histórico, significando o aniversário de Lilliam
Scholles, filha do inventor da máquina de escrever, Charles Scholles, e primeira mulher a
datilografar em público, em 1873, numa demonstração do invento do pai.
A evolução da profissão, com as transformações que isto acarretou, é um fato, como
é também para as alterações que ocorreram em todas as profissões. Muitas atividades que
faziam parte do cotidiano das empresas simplesmente desapareceram, em virtude,
sobretudo, da introdução, em larga escala, dos computadores; outras atividades evoluíram,
ganhando novas características. Como por exemplo: a máquina de datilografia foi
literalmente substituída pelo computador, palmtop; os documentos deixaram de ser simples
e se tornaram mais técnicos, como o ofício, a circular, etc.
Hoje, o profissional deve se preparar para exercer diversas tarefas numa empresa,
pois se não o fizer poderá perder o seu espaço no mercado de trabalho. Palavras como
atualização, conhecimento, pesquisa, trabalho em equipe, autonomia, criatividade,
dinamismo e iniciativa passam a fazer parte da bagagem do profissional, que cada vez mais
deve buscar o seu aprimoramento.
No Brasil, são antigos os cursos de formação de técnicos em secretariado. Com a
chegada, principalmente das multinacionais e a modernização da tecnologia, foi necessário
dar um treinamento mais profundo e específico. As secretárias conquistaram, a partir da
década de 70, os primeiros cursos de 3º grau de secretariado.
A partir de agora, nenhum profissional de secretariado poderá prescindir de seu
Registro Profissional; quer nas DRTs (Delegacias Regionais do Trabalho), enquanto vigorar
a Lei 7.377/85 quer através dos Conselhos, quando for aprovado o Anteprojeto que já foi
encaminhado ao Congresso. Secretário sem Registro será um profissional sem amparo da
Lei e de um Sindicato.
PERFIL DO PROFISSIONAL - COMPETÊNCIAS
Para os (as) secretários (as) exercerem melhor suas atividades, é importante saber a
exata aplicabilidade das técnicas adequadas e, para isso, é necessário construir sua própria
base de força; reorganizar suas múltiplas prioridades; ganhar credibilidade incorporando
novas culturas e interpretar e lidar com diversas situações.
Existem técnicas de organização, utilizadas pelos (as) secretários (as), que geram
vantagens aos executivos. São elas:
a) definição dos objetivos a alcançar;
b) coordenação das várias partes envolvidas no processo produtivo;
c) supervisão;
d) assessoria.
Em geral, as empresas esperam de seus (suas) secretários (as): consciência de seus
deveres, dedicação ao trabalho, equilíbrio emocional, que possam depositar total confiança
nelas, que saibam delegar tarefas quando necessário, que saibam resolver conflitos entre
colegas de trabalho e de trâmites administrativos e burocráticos.
Para o profissional é muito importante que ele saiba quais são as técnicas
secretariais que devem ser aplicadas no exercício de suas funções, como: atendimento e
uso do telefone, recepção, reuniões, follow-up, arquivo, agenda, ditados/redação,
digitação, comunicação escrita.
Além das técnicas são necessárias, ainda, habilidades de relacionamento, discrição,
excelência nos trabalhos, intuição, saber lidar com o imprevisível, administração de tempo,
check-list das tarefas do dia, de reunião, de evento e até do mês.
LIDERANÇA
Liderar é guiar, dirigir, ter capacidade para obter resultados, comandar, persuadir, ser
capaz de estabelecer metas-objetivos e fazer um grupo esforçar-se para atingi-los, ter
capacidade de motivar.
A liderança é mais uma das técnicas gerenciais. O (A) secretário (a) precisa
conhecê-la para poder auxiliar o executivo, porque eventualmente, poderá exercer função
de líder. O líder é alguém que sabe o que precisa ser feito e como conseguir que seu
pessoal execute as tarefas, permanecendo motivado.
Existem doze qualidades que todos os líderes ideais possuem. Essas qualidades são
características presentes em todos nós, em diferentes graus. Podemos aprender a
desenvolvê-las, sem precisar de complicadas teorias psicológicas. São ideias e atitudes
básicas, e de bom senso, que podem fazer de você um líder mais dinâmico.
Um líder motiva inspirando confiança, sendo persistente, comunicando com eficácia,
ouvindo com atenção, compreendendo as pessoas e suas reações, agindo com
objetividade, demonstrando firmeza.
Características básicas da liderança:
● Caráter: é algo que se cultiva e impõe respeito.
● Personalidade: é desenvolvida e estimula a cooperação.
● Responsabilidade: é implícita e deve ser assumida.
● Competência: é adquirida e inspira confiança.
As observações citadas sobre liderança permitem ao profissional ter uma visão
básica do assunto, podendo adequá-la à sua realidade.
EMPREENDEDORISMO
O (A) secretário (a) empreendedor é uma pessoa que trabalha muito, porém criando
o seu trabalho e a sua rotina. Está sempre atualizando, modificando, aceitando opiniões,
sugestões e crescendo; tomam iniciativa no seu dia-a-dia e assume responsabilidades sobre
a mesma e elabora sua rotina independentemente de receber ordens para tanto. Um perfil
empreendedor é: ser polivalente e atualizado, produtor de lucros e resultados.
Ao analisar as várias definições existentes para o termo, alguns aspectos sempre
estarão presentes em todas elas, principalmente no que diz respeito ao comportamento
empreendedor, como:
● Iniciativa para criar um novo negócio e paixão pelo que faz.
● Utilização de recursos disponíveis de forma criativa transformando o ambiente social
e econômico.
●Saber os riscos calculados e a possibilidade de fracassar.
Ou seja, o empreendedor é aquele que faz as coisas acontecerem, se antecipa aos
fatos e tem uma visão futura da organização. A pessoa empreendedora é coerente com
aquilo que teoriza e o que pratica. O empreendedor é um profissional:
● Oportunista: percebe as oportunidades e as aproveita.
● Polivalente: executa diversas etapas de uma mesma tarefa. É capaz de assessorar as
mais diferentes áreas com a mesma competência.
● Entusiasta: vibra com aquilo que realiza, tem orgulho do seu trabalho, ama a
profissão, comemora as pequenas vitórias.
● Informado: domina as informações com relação à empresa, ao mercado em que
atua; à sua categoria profissional; é integrado aos acontecimentos da sociedade em
geral.
● Experimenta: arrisca novas formas de fazer as coisas, reinventa o que faz.
● Dá ênfase ao positivo.
● Trabalha com bom humor, usa de gentilezas no dia-a-dia.
● Eficaz (trabalha com eficiência e eficácia, ou seja, preocupado com tempo, custo e
qualidade).
● Sobrevive criando, surpreendendo continuamente.
● Tem tempo para pesquisar o futuro.
● É capaz de orquestrar grupos.
● Tem clareza de metas e padrões de desempenho.
● Tem capacidade para: educar, desenvolver pessoas e gerar aprendizagem coletiva;
energizar as pessoas e os ambientes; comunicar, sensibilizar e disseminar ideias.
● É perseverante.
COMPORTAMENTO EMPREENDEDOR
É a característica que difere os profissionais do novo século daqueles que pararam
no tempo. O contrário do comportamento empreendedor é o comportamento burocrático,
aquele que valoriza o presente, que se ressente de assumir riscos, que olha a empresa
apenas da porta para dentro e se esquece de examinar todos os fatores de mercado
capazes de interferir no seu negócio.
O comportamento empreendedor, por sua vez, faz com que o profissional esteja
sempre atento às novas oportunidades que estão lá fora e que podem ser aproveitadas
pelo seu negócio. E não é preciso ter negócios próprios para colocar em prática o
comportamento empreendedor. Ele pode se manifestar no dia-a-dia do seu trabalho. É um
componente que caracteriza o profissional bem-sucedido do novo século, pois faz com que
ele esteja preparado para enfrentar riscos calculados, vislumbrar oportunidades, ler e
interpretar cenários, entender o seu mercado de atuação. Tudo isso vai colocá-lo em
contato direto com os clientes, com as novas oportunidades e com novos resultados.
INTELIGÊNCIA EMOCIONAL
Sabe-se que a inteligência não é um bloco único nem se reduz à capacidade de
estabelecer relações adequadas: envolve uma multiplicidade de habilidades, algumas mais
específicas, como os talentos musicais ou dons para o desenho, e outras mais genéricas,
como as habilidades linguísticas, a lógico-matemática, todas inter-relacionadas entre si, de
modo que uma ajude a outra.
Assim como cada vez mais não se pode separar corpo e mente, já não se distingue
tanto a razão de sentimento, como antigamente se fazia. Aderindo à terminologia da moda,
estamos falando da abordagem holística (do grego, completo, total, inteiro) do ser humano.
Inteligência Emocional quer dizer que, embora a emoção exista em nós no estado
bruto (no famoso inconsciente da Psicanálise), ela interfere de forma mais ou menos
favorável no nosso desempenho como um todo, facilitando ou dificultando nossas
percepções e relações, das mais concretas às mais abstratas.
A interferência das emoções nos leva a atuar de forma inteligente, a nosso favor ou
contra nós. A questão a ser respondida é "Por que fulano, tão inteligente, é tão mal
sucedido?".
A profissão de secretariado vem sofrendo mudanças ao longo do tempo, deixando
um pouco de lado os trabalhos puramente burocráticos. Estas novas responsabilidades
pedem melhor qualificação e busca por conhecimento em outras áreas que não somente a
sua, como Administração e Marketing, e a busca por novas competências, que inclui a
habilidade de liderança. Nenhum profissional atualmente sobrevive em sua atividade
somente com conhecimentos técnicos adquiridos em anos de estudos. Apenas ser o mais
competente do mercado, tecnicamente, não garante trabalho. Caso não tenha controle
sobre suas emoções e capacidade adequada nas relações interpessoais, provavelmente seu
sucesso não perdurará, ou, dependendo do contexto, poderá perdurar por algum tempo
considerável. Em resumo, somente QI (Quociente de Inteligência) não basta; é preciso
saber se relacionar e lidar com as emoções.
As relações interpessoais no ambiente profissional são reconhecidas como
essenciais; após anos de estudos concluiu-se que o fato de saber lidar com as
emoções, aliado ao conhecimento técnico, é o passo fundamental para o sucesso
profissional. O estudo da Inteligência Emocional e sua aplicação nas organizações é
fundamental para que os profissionais tomem consciência de que suas emoções estão
interligadas às suas atitudes, pois mesmo não tendo consciência, a Inteligência Emocional
atua sobre as ações tomadas.
Estudando a Inteligência Emocional e sabendo como controlar suas emoções, as
relações interpessoais provavelmente melhorarão e os resultados obtidos tomarão rumo
crescente dentro da organização. Para o secretário ou secretária, a Inteligência Emocional
pode servir para impulsionar sua carreira de assessoria ao executivo, ganhando
credibilidade e confiança através do desenvolvimento das habilidades e competências de
controle de emoções, gestão de equipes, motivação e liderança, entre outras.
Então, sabendo que a inteligência emocional age de forma tão importante na vida
das pessoas, pode-se chegar à conclusão de que devemos saber mais quais são suas
interferências em nossa vida e aprender a usar essa inteligência eficazmente. Entender a
Inteligência Emocional é o primeiro passo rumo ao sucesso em nossa vida no trabalho.
Segundo Goleman (1998, p. 337), a “inteligência emocional refere-se à
capacidade de identificar nossos próprios sentimentos e dos outros, de motivar
a nós mesmos e de gerenciar bem as emoções dentro de nós e em nossos
relacionamentos”.
Percebe-se que esta última definição visualiza o uso da inteligência emocional a fim
de trabalhar no cérebro as informações com o intelecto, buscando melhores resultados. A
contribuição da emoção, considerando o relacionamento interpessoal e as relações de
grupo, é um fator capaz de alterar os resultados da produção.
O que tem chamado a atenção para este novo conceito, tido como revolucionário
pela maioria dos autores que escrevem a respeito, é a afirmação de que somente um alto
QI não basta para o sucesso no trabalho. O conhecimento especializado é uma
competência básica para se conseguir um emprego e executar o trabalho.
As diferentes formas de competência interpessoal e de liderança devem ser
desenvolvidas sob a Inteligência Emocional por aqueles profissionais de secretariado que
desejam assumir este novo papel dentro das organizações. Não se trata de técnica ou
treinamento, e sim de desenvolvimento conforme consciência contextual. São novas
atitudes a tomar.
Para que o (a) secretário (a) seja capaz de desempenhar um bom trabalho na
empresa, é imprescindível que compreenda o que o faz agir como age, antes de começar a
alterar seu comportamento em busca de melhores resultados.
Precisa compreender aquilo que é importante para si mesmo, a maneira como
experimenta as coisas, o que quer, como se sente e como se dirige aos outros. Esse
conhecimento subjetivo a respeito da natureza de sua personalidade não apenas orienta
sua conduta em cada situação, mas também lhe fornece uma estrutura sólida para fazer
escolhas melhores. Essas escolhas podem ser triviais (“que telefonema de recusa devo dar
primeiro?”) ou cruciais (“se aceitar este novo emprego estarei trabalhando com 50 pessoas,
e sei que esse tipo de situação me faz sentir tímido e inseguro; se continuar aqui, vou
ganhar menos, porém vou me sentir seguro e confortável, e é disso que estou precisando
agora”).
Apesar de já ter sido constatado em várias empresas que o secretário não reconhecenem sabe utilizar sua inteligência emocional, observou-se também que existem soluções
para que o profissional continue competindo no mercado, como reconhecendo que deve
mudar a sua postura diante dos problemas, não os resolvendo no ímpeto; não
prendendo-se somente ao lado operacional do trabalho, e sim envolvendo-se
emocionalmente também; manter o equilíbrio entre a vida profissional e a pessoal; dispor
de tempo para conversar com pessoas de outras áreas; falar de assuntos diversos.
Na relação executivo/secretário, tem que existir o agente de mudanças, pois é ele
quem abre as possibilidades de integração ao trabalho, tendo em mente que cada um
dentro da empresa precisa saber a dimensão da importância do seu desempenho.
Se não houver melhora no uso da inteligência emocional por parte dos (as)
secretários (as), o quadro vai continuar o mesmo, ou seja, profissionais cada vez mais
insatisfeitos, ineficazes e perdendo mercado de trabalho para aqueles que usam
inteligentemente seu emocional em prol do seu desempenho profissional.
EFICIÊNCIA E EFICÁCIA
A eficiência é o modo correto, ético, de executar as tarefas. A eficácia é o resultado
da busca contínua de conhecimentos, técnicas, observações e métodos de trabalho. Há
normas cuja observância aumenta a produtividade: organizar o escritório de modo que
tudo esteja à mão, fixar um horário para todas as tarefas, dedicar as primeiras horas do dia
para obrigações inadiáveis e para as tarefas mais árduas, evitar amontoar assuntos
pendentes.
Para obter eficácia máxima, é necessário interrogar-se sempre sobre o próprio
procedimento quanto à realização de tarefas. Todos os movimentos realizados são
absolutamente indispensáveis? Tenho tudo à mão para evitar interromper o
desenvolvimento de meu trabalho?
Outro elemento importante que favorece a eficácia é um planejamento da rotina de
trabalho. Qual será a primeira tarefa do dia? Quando redigirei as cartas? O rendimento do
trabalho de uma secretária depende de um planejamento metódico. Planejar é programar,
é fazer planos, é estabelecer um conjunto de medidas para a execução de um
empreendimento. Faça sempre um planejamento a curto, médio e longo prazo.
Lei que Regulamenta a Profissão
Lei 7.377, de 30/09/85, e Lei 9.261, de 10/01/96.
Dispõe sobre o exercício da profissão de secretário e dá outras providências.
O Presidente da República
Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
Art. 1º. O exercício da profissão de secretário é regulado pela presente Lei.
Art. 2º. Para os efeitos desta Lei, é considerado:
I. Secretário Executivo
a) o profissional diplomado no Brasil por curso superior de Secretariado, reconhecido na
forma de Lei, ou diplomado no exterior por curso de Secretariado, cujo diploma seja
revalidado no Brasil, na forma de Lei.
b) o portador de qualquer diploma de nível superior que, na data de vigência desta Lei,
houver comprovado, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo, durante
pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionadas no Art. 4º desta Lei.
II. Técnico em Secretariado
a) o profissional portador de certificado de conclusão de curso de Secretariado em nível de
2º grau.
b) portador de certificado de conclusão do 2º grau que, na data de início da vigência desta
Lei, houver comprovado, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo,
durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionadas no Art. 5º desta Lei.
Art. 3º. É assegurado o direito ao exercício da profissão aos que, embora não habilitados
nos termos do artigo anterior, contém pelo menos cinco anos ininterruptos ou dez anos
intercalados de exercício de atividades próprias de secretaria na data de vigência desta Lei.
Art. 4º. São atribuições do Secretário Executivo:
I. planejamento, organização e direção de serviços de secretaria;
II. assistência e assessoramento direto a executivos;
III. coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas;
IV. redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro;
V. interpretação e sintetização de textos e documentos;
VI. taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclusive em
idioma estrangeiro;
VII. versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de
comunicação da empresa;
VIII. registro e distribuição de expediente e outras tarefas correlatas;
IX. orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento à
chefia;
X. conhecimentos protocolares.
Art. 5º. São atribuições do Técnico em Secretariado:
I. organização e manutenção dos arquivos da secretaria;
II. classificação, registro e distribuição de correspondência;
III. redação e datilografia de correspondência ou documentos de rotina, inclusive em
idioma estrangeiro;
IV. execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de
compromissos, informações e atendimento telefônico.
Art. 6º. O exercício da profissão de Secretário requer prévio registro na Delegacia Regional
do Trabalho do Ministério do Trabalho e far-se-á mediante a apresentação de documento
comprobatório de conclusão dos cursos previstos nos incisos I e II do Art. 2º desta Lei e da
Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS.
Parágrafo Único. No caso dos profissionais incluídos no Art. 3º, a prova da atuação será
feita por meio de anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social e através de
declarações das empresas nas quais os profissionais tenham desenvolvido suas respectivas
atividades, discriminando as atribuições a serem confrontadas com os elencos especificados
nos Arts. 4º e 5º.
Art. 7º. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 8º. Revogam-se as disposições em contrário.
José Sarney
Almir Pazzianotto
Fernando Henrique Cardoso
Paulo Paiva
QUESTÕES
1. Um indicador de controle do atendimento secretarial que se relaciona com o uso dos
recursos disponíveis para atingir os objetivos é denominado:
A) Excelência.
B) Eficiência.
C) Efetividade.
D) Eficácia.
E) Melhoria.
2. As exigências do mercado globalizado pedem um novo posicionamento do profissional de
secretariado, que busque o desenvolvimento de novas habilidades e competências e o
conhecimento de novas técnicas. Fazem parte desta lista de competências/habilidades,
EXCETO:
A) Ser polivalente.
B) Falar uma língua fluentemente.
C) Superar os próprios preconceitos.
D) Preocupar-se com o meio ambiente.
E) Preocupar-se com a melhora socioeconômica das pessoas.
3. As atividades secretariais vêm sendo modificadas, visando atender as transformações da
sociedade, das organizações e do mercado de trabalho. O perfil do secretário, antes restrito
a técnicas e operações simplificadas, agora engloba atribuições, competências e
responsabilidades em nível gerencial, ampliando as possibilidades de atuação nas
diferentes estruturas organizacionais. (TAGLIARI, M.F.C.; DURANTE, D. G. Gestão
Secretarial: semelhanças entre competências gerenciais e secretariais. IN Secretariado
Executivo em Revist@, v.05, 2009.) Com base no exposto acima, em relação ao histórico e
transformações das atividades do profissional de Secretariado Executivo, assinale a
afirmativa INCORRETA.
A) No Brasil, a visibilidade do profissional de secretariado ocorreu a partir da década de
1950, período em que se destacavam apenas as técnicas secretariais de servilidade, sem
participação no processo decisório institucional.
B) No Brasil, a partir da década de 1970, inicia-se o treinamento para secretárias e o
surgimento das primeiras associações de classe e na década de 1980, há a regulamentação
da profissão, o fortalecimento do movimento da classe e a criação da FENASSEC –
Federação Nacional das Secretárias e Secretários.
C) A partir da década de 1990, o Secretário Executivo obteve um avanço significativo no
que diz respeito às atribuições da sua profissão. Passou a desempenhar papéis
fundamentados na gestão e na assessoria organizacional, participando ativamente dos
processos administrativos e decisórios.
D) Desde a IdadeMédia, a função da secretária é restrita às mulheres, sendo que as
primeiras secretárias da história foram as escribas, que desenvolveram um sistema de
anotação rápida: a taquigrafia.
4. O secretário representa a imagem da empresa e atua como relações públicas. Por meio
do seu trabalho de intermediação público/empresa, pode consolidar a imagem de
seriedade, segurança e competência da organização.
Certo
Errado
GABARITO:
1. B
2. B
3. D
4. CERTO
TÉCNICAS SECRETARIAIS
Técnicas Secretariais e suas Aplicações
“[...] a conquista do cargo de secretária se dá com ações, atitudes, postura assertiva
e proativa, qualidade no assessoramento à empresa e a toda equipe gerencial. A ponte
para galgar o posto é formada por capacitação específica, aprendizagem permanente e
ações de iniciativa, que se tornam visíveis através de resultados no Assessoramento diário”
(PIRES e GRISSON, 2002, p. 473).
As chamadas Técnicas Secretariais e sua aplicabilidade vêm justamente para auxiliar
os profissionais secretários, no bom assessoramento diário aos diferentes níveis de
atendimento aos executivos e ao desenvolvimento colaborativo nos processos
administrativos, entre os setores de uma empresa. Na prática, essas técnicas são as
aplicações de todo o conhecimento laboral das atividades do dia-a-dia de um escritório,
adquiridos de forma empírica ou por intermédio de fundamentação teórica em cursos de
qualificação ou atualização.
Com a internacionalização comercial (globalização) e a inovação na gestão
empresarial/ administrativa (em seus diferentes níveis de gerenciamento), o profissional de
Secretariado teve de assumir não só nova postura, no que tange ao perfil que já foi
estudado, mas também novas responsabilidades, puxando para si e dividindo com as
chefias assuntos que antes eram destinados apenas às hierarquias mais altas. A partir
desse momento na história trabalhista dos secretários, o profissional, para “dar conta do
recado” com tantos afazeres do quotidiano, passou a delegar e compartilhar as tarefas
operacionais que lhe eram atribuições exclusivas e restritas à sua função, para seus
colaboradores diretos, como estagiários e menores aprendizes, sobrando-lhe tempo para
ajudar na gestão administrativa e secretarial.
Dentro dos afazeres de um escritório, são consideradas atribuições técnicas básicas
de domínio do secretário:
● Administrar o planejamento e a organização do espaço físico, de seu ambiente de
trabalho (manutenção de equipamento, mobiliário, decoração, etc.).
● Manter a sala do executivo em ordem, deixando sua mesa organizada ao final do
expediente, evitando o excesso de papéis sobre ela.
● Criar um ambiente harmonioso (seja por meio de atitudes pessoais como: bom
humor e bom-senso, seja no ambiente físico do escritório com plantas, espaço
reservado para café, etc.).
● Saber recepcionar clientes, prestando-lhes bom atendimento, em tudo o que esse
procedimento envolve.
● Dominar e controlar o planejamento e a organização do uso correto da agenda.
● Usar corretamente o telefone (saber explorar todos os recursos do aparelho, como
também todas as técnicas que envolvem bom atendimento).
● Saber aplicar as técnicas de organização de arquivos.
● Saber redigir os diferentes tipos de correspondência que envolvem o mundo
empresarial, seguindo normas do uso correto da língua portuguesa e outros idiomas
(quando for o caso).
● Saber comunicar-se eficazmente, fazendo uso correto da língua portuguesa.
● Ter empatia - saber lidar com todas as situações no trato com as pessoas.
● Mostrar senso de responsabilidade e comprometimento com a empresa.
● Repassar com responsabilidade as rotinas do escritório em caso de substituição
temporária, como férias, por exemplo.
● Saber operar os equipamentos tecnológicos, como microcomputadores, máquinas
copiadoras, fac-símile, scanner, recursos audiovisuais.
● Saber planejar e organizar reuniões.
● Saber planejar e organizar viagens de negócios, com todos os itens necessários,
como roteiro de viagens, reservas em hotéis, tipos de transporte, etc.
● Receber, fazer triagem e distribuir correspondências.
● Controlar material e suplemento de uso no dia-a-dia de trabalho.
● Criar e aplicar facilitadores no fluxo de comunicação interna, como formulários para
anotação de recados, entrega de material, etc.
Para que os afazeres técnicos de um escritório sejam completos e eficazes, é
necessário o somatório das atribuições técnicas do profissional em Secretariado aos
aplicativos de recursos tecnológicos, material de escritório e mobiliário. Só a partir daí, tudo
funcionará a contento.
Aplicativos de Informática e Material de Escritório
É da responsabilidade do profissional em Secretariado, pelo menos no âmbito de seu
local de trabalho, a escolha e aquisição de todo e qualquer suplemento de material de
escritório, necessário ao bom desempenho de suas atividades, e também de sua chefia.
Para tanto, é necessário conhecer e diferenciar material considerado de consumo e
permanente. Vejamos, abaixo, como essas “ferramentas” podem nos auxiliar no dia-a-dia
de trabalho.
O mercado de vendas, locação e assistência técnica de equipamentos e soluções
para escritório cresce a cada dia, e a diversidade de produtos cresce na mesma proporção.
Manter-se informado sobre essas inovações requer tempo de pesquisa, na busca por
produtos de necessidade de um escritório. Dentre as inúmeras atribuições do secretário,
está sob sua responsabilidade controlar a relação e a reposição de suprimentos de material
de escritório, estabelecendo normas para solicitação de retirada desses suprimentos,
visando a uma maior economia em relação a gastos com esse material.
Toda vez que se entra em uma empresa especializada em material e suprimento
para escritórios, leva-se um susto, tamanha é a diversidade de produtos. Vejamos, a seguir,
uma lista de material que deve compor um escritório moderno, para facilitar e agilizar o
trabalho dos funcionários, divididos em material simples e suprimento de informática.
Material simples: Suprimento de informática:
● Marcadores (canetas) permanentes para escrita,
elásticos, acrílicos e vidros;
● Lapiseiras;
● Canetas esferográficas;
● Pincéis atômicos;
● Cartuchos para impressora;
● Disquetes, CDs;
● Agendas eletrônicas;
● Calculadoras;
● Estabilizadores;
● Pincéis para quadro branco;
● Pincéis para lâmina de retroprojetor;
● Apagador para quadro branco;
● Grampeador e grampos;
● Extrator de grampos (utensílio utilizado para retirar
o grampo);
● Clipes de vários tamanhos;
● Corretivo líquido, borracha;
● Envelopes de diferentes formatos, tamanhos e
cores.
● Fita crepe, fita adesiva simples e de dupla face;
● Papéis para impressão tipo “A4”, tamanho ofício e
“A3”;
● Aplicativos de Informática e Material de Escritório;
● Pastas suspensas para arquivo;
● Pasta follow-up (pasta sanfonada com 12, 16 ou 31
repartições);
● Caixa (box) para arquivo inativo;
● Tesoura e estilete;
● Rotulador (utensílio utilizado para fazer etiqueta);
● Caixa para entrada e saída de documentos; entre
outros.
● Filmadoras e câmeras
digitais;
● Fragmentadoras (máquinas
de triturar papéis);
● Pen drive (espécie de
disquete digital, com
grande capacidade de
armazenamento);
● Aparelhos de fax, telefones,
escâneres, etc.
● Softwares específicos, como
agenda eletrônica para
setores de recepção para
identificação de visitantes,
entre outros.
Principais Atribuições Diárias do Secretário
Para Vera Mattos (1999), “o secretário é a ponte que faz as várias ligações entre
todas as pessoas e seus diversos e, muitas vezes, conflitantes interesses. Não é sem
motivos que uma secretária eficiente possui e preza várias qualidades”.
O termo “atribuição” se refere ao uso das técnicas laborais nas tarefas inerentes ao
cargo ou função de qualquer profissional. Na área secretarial, isso não é diferente; para a
execução dessas atribuições secretariais com eficiência e profissionalismo suficientes, para
se chegar à eficácia em suas atividades, é imprescindível ao profissional planejamento,
organização, disciplina,controle, iniciativa, discernimento e uma boa dose de liderança.
Nominar as atribuições inerentes à função gerencial do secretário é uma difícil
tarefa, pois, com o perfil inovador das empresas, essas atribuições sofrem alterações.
Vejamos, a seguir, algumas atividades para o bom desempenho profissional:
● Atender e dar suporte aos executivos para tomada de decisão.
● Executar serviços inerentes ao cargo, classificando e dando soluções aos mais
diversos assuntos.
● Organizar agendas, assessorando os executivos na organização empresarial.
● Elaborar e redigir correspondência e documentos de toda espécie, adotando
gramática correta.
● Preparar a pauta de compromissos do dia: visitas, nome das pessoas que serão
contatadas e o assunto a ser discutido.
● Zelar pelos equipamentos de trabalho, mantendo-os em condições de uso e em seus
respectivos lugares.
● Selecionar assuntos e pessoas que serão atendidas pelo executivo.
● Pesquisar e recortar artigos de jornais e revistas de interesse da empresa.
● Estabelecer contatos com outros departamentos/setores da empresa.
● Prestar informações (usando todo conhecimento acumulado para tanto).
● Transmitir recados (usando todas as técnicas para esse processo).
● Preparar a agenda de reuniões.
● Secretariar reuniões, elaborando atas e cobrando decisões, entre outros.
Portanto, podemos destacar como atividades essenciais:
● Gerenciamento do fluxo de informações – manual ou informatizado;
● Gerenciamento do tempo do executivo e equipes – manual ou informatizado;
● Atendimento às solicitações;
● Gerenciamento e organização do sistema de comunicação interna e externa;
● Coordenação e participação em equipes de trabalho;
● Coordenação de compras, cotação de preços, administração de custos do
departamento.
Agenda: Ferramenta Importante
Um objeto que pode ser associado ao perfil do profissional secretarial é, sem dúvida,
a agenda. Tanto é verdade que um dos símbolos ligados ao bacharelado em Secretariado
Executivo ou Tecnólogo em Secretariado é uma agenda aberta, com a figura de uma
“caneta-pena” sobre ela. Daí, é tão importante que reservamos uma parte deste material
só para ela.
A agenda é um instrumento fundamental na vida de todo profissional. Para o
secretário, ela é um misto de memória auxiliar e instrumento para planejar, organizar e
controlar os próprios compromissos e os da chefia.
No mercado (papelarias), existe grande variedade de agendas, uma para cada fim,
como de compromissos, de endereços, de mesa (caderno de registro), eletrônica e de
números telefônicos. Para o dia-a-dia de trabalho, as mais usadas são a de compromisso e
a de números de telefones. Caso o executivo queira adotar a agenda informatizada, um
conselho: não descarte a agenda convencional, pois, se os recursos eletrônicos falharem,
ela será de vital importância.
Tipos de Agendas e Outras Ferramentas Correlatas
Agenda de Compromissos
É aquela convencional, utilizada no dia-a-dia, mas que possui algumas pequenas
diferenças entre si, que vão ao encontro das necessidades de sua utilização.
Agenda com folhas de anotações diárias
São aquelas cujas anotações são feitas em uma única folha para cada dia da
semana. Esta agenda merece atenção, pois necessita de manuseio das folhas para
consultar os compromissos registrados no dia anterior e posterior, de maneira a não
esquecer nenhum assunto pendente e futuro.
Agenda com folhas de anotações com panorama/visualização semanal
São aquelas cujas anotações são feitas em pequenas colunas, pois, ao abrir a
agenda, é possível visualizar todos os dias da semana divididos nas duas folhas (agenda na
posição aberta). Este modelo proporciona maior agilidade e planejamento, já que torna
clara a visualização dos compromissos assumidos durante a semana toda.
Agenda de Endereços
É nela que são armazenadas as informações cadastrais de pessoas físicas ou
jurídicas. Elas já vêem com “campos” estabelecidos para o registro das seguintes
informações:
● Números dos telefones: empresa, residencial, celular.
● Endereços completos: residencial e da empresa.
● Documentos, como RG, CPF, título de eleitor – todos com número, local e data de
expedição –, passaporte (validade e data de emissão), etc.
● Nome, especialidade, endereço e telefone dos médicos e dentistas do executivo.
● Se necessário, nome dos remédios de uso contínuo do executivo.
● Nome, telefone, data de aniversário dos familiares com os quais o executivo fala
com mais frequência.
● Número do telefone, endereço e nome da pessoa de contato, em restaurantes,
livrarias, floriculturas, agências de viagens, etc.
● Endereço das empresas com as quais seu executivo se comunica, bem como
telefone e cargo do executivo contatado, e o nome de seu secretário.
● Número de telefone das companhias aéreas.
● Telefones úteis: pronto-socorro, companhia de fornecimento de água, companhia de
fornecimento de energia elétrica, polícia e demais números que julgar necessário.
Agenda Eletrônica
No mercado de eletrônicos, é possível encontrar uma grande variedade de modelos
com multifunções, em que é possível o planejamento, a organização e o controle dos
compromissos de mais de um executivo, com muita agilidade e eficácia. A agenda
informatizada possibilita aos usuários, no mínimo, os mesmos recursos das agendas
convencionais. Ela possui recursos como: a sua visualização por mais de um usuário;
sistema de alarme, que avisa conforme programação, antecipa os compromissos
assumidos. Contudo, tem uma grande desvantagem: se algo vier a ocorrer, como falta de
bateria ou algum dano acidental com água, por exemplo, corre-se o risco de perder todos
os dados armazenados. Mesmo assim, é uma grande aliada na inovação dos implementos
em escritórios modernos.
Caderno “Risque-rabisque” ou Caderno de Anotações
Considerado um tipo de agenda (não precisa ser, necessariamente, uma agenda,
pode ser um caderno grande, conhecido também como caderno universitário), o
“risque-rabisque” possibilita o registro e anotações de todos os compromissos do dia-a-dia,
tais como ligações recebidas, ligações solicitadas, delegações do executivo, visitas
inesperadas, inclusive com o horário do atendimento. Enfim, tudo o que acontece no
transcorrer do dia, pode e deve ser anotado nesse “caderno-agenda”, que serve como se
fosse um diário de bordo do escritório.
Uma dica importante: deixe uma folha do caderno para cada dia de uso, escrevendo
no topo da folha, em letras manuscritas e grandes, o dia, mês e ano. Assim, facilita a
procura por algum tipo de informação.
Follow-up
É uma técnica de acompanhamento que complementa a agenda (sendo um método
eficaz para programação de tarefas a serem executadas, para daqui a 2, 15, 30 dias,
próximo mês ou ano).
Pasta tipo “sanfonada”, podendo ser encontrada em lojas de material escolar e para
escritório, normalmente subdividida em 12, 16 ou 31 divisórias. Há uma divisão
correspondente a cada dia do mês (na versão de 31 separações), onde serão colocados os
assuntos que você deverá resolver naquela data. Essa ferramenta permite o agendamento
de compromissos, correspondências, pagamentos e demais serviços.
O que manter no follow-up?
● Lembretes, faturas, contas a pagar/receber;
● Requisições que estão pendentes de aprovação/prestação de contas;
● Documentos a serem assinados;
● O ideal é utilizar pastas sanfonadas ou pastas A-Z;
Utilização Eficaz da Agenda
Agora, iremos aprender as diferentes formas de fazer agendamentos. Bem assim,
saber quais itens adicionais poderão ser anotados nessa ferramenta, fundamental a uma
adequada organização e controle dos compromissos de um executivo e até mesmo de seus
próprios compromissos.
Como otimizar o uso de diferentes agendas
Em sua agenda convencional, além dos compromissos assumidos pelo executivo, é
possível registrar informações referentes à empresa e informações de cunho particular do
executivo (que devem ser de conhecimento do profissional secretarial), como:
● Endereço completo da empresa e de suas filiais.
● CNPJ e inscrição estadual da empresa e filiais.● Cópia do organograma da empresa.
● Assuntos pendentes se houver.
● Informações pessoais do executivo, como nome completo, RG, CPF, número do título
de eleitor, número do documento de reservista, passaporte (principalmente a data
de vencimento), Bancos que mantêm conta corrente, etc.
● Nome completo dos familiares diretos (esposa, filhos), com os respectivos números
dos documentos pessoais.
● Datas de aniversários de todas as pessoas que convivem diretamente com o
executivo, familiares e aqueles com os quais mantém vínculo profissional.
● Número de telefones diretos, ramais e e-mails.
● Custos de despesas reembolsáveis pela empresa.
● Código internacional para soletrar pelo telefone.
● Listas de códigos: DDD, DDI e CEP.
● Diferenças de fusos horários dos principais países e respectivas moedas.
● Nomes e meios de contatos dos executivos dos setores ligados diretamente com seu
departamento.
Como Organizar e Fazer Agendamentos
Todas as anotações na agenda, independentemente do tipo, o ideal é que sejam
feitas a lápis; assim ficará mais fácil, se necessário, fazer alterações.
As anotações devem ser claras e objetivas, evitando abreviações e caligrafia ilegível.
Ao agendar um compromisso, obtenha o telefone e o endereço das pessoas
correspondentes. Logo, será possível notificar qualquer mudança de programação.
Quando anotar um compromisso, seja detalhista, obtendo as informações possíveis,
como: nome completo; nome da empresa; pauta; local, data e horário da reunião; telefone
para contato e observações, se houver.
Consulte o executivo antes da confirmação definitiva do encontro marcado.
Evite agendar compromissos no início e no fim do dia – períodos que podem ser
destinados a compromissos internos –, às segundas e sextas-feiras, antes e depois das
férias e viagens.
Caso o executivo prefira trabalhar com duas agendas (uma sua e outra dele),
atualize-as simultaneamente.
É dever do secretário antecipar ao executivo os compromissos assumidos,
lembrando-o e informando-o, se necessário, dos detalhes acerca do compromisso.
A agenda deve ser consultada no início do expediente e, várias vezes, ao longo do
dia, examinando compromissos futuros.
Procure arquivar a agenda antiga (por um tempo); ela pode lhe ser útil.
QUESTÕES
1. Organização é a palavra-chave para um profissional de secretariado. Ele organiza o
escritório, a sua mesa, a sua agenda e a agenda do executivo a quem assessora. Na
atualidade, as tecnologias podem ajudar nesse trabalho de gestão de agenda ou complicar,
se todos os dispositivos não estiverem integrados, como desktops, notebooks, celulares e
tablets. Nesse sentido, recomenda-se que o profissional de secretariado
A) tenha as senhas pessoais de acesso do executivo e acesse cada um dos dispositivos pelo
menos quatro vezes ao dia.
B) use um serviço de sincronização de agendas e consulte o executivo sobre como ele
prefere acessar.
C) atenha-se aos compromissos profissionais, já que os pessoais são de responsabilidade
do executivo e ele próprio cancelará se houver choques na agenda.
D) sugira ao executivo o uso de apenas um dispositivo, pois é impossível para qualquer
profissional gerir vários pontos de acesso.
E) informe ao executivo que a responsabilidade do profissional de secretariado se resume
ao uso da agenda de papel, de mais fácil organização
2. É na agenda que são anotados todos os compromissos do executivo e os aspectos
ligados ao seu comprometimento profissional. Nela são registrados os horários relacionados
às atividades do executivo, internas e externas, inclusive a de ordem social, pois a agenda
é um roteiro das atividades diárias, semanais, mensais e anuais.
Com relação à organização da agenda, assinale a alternativa incorreta.
A) Ao marcar um compromisso na agenda, não se deve esquecer de anotar o nome e o
telefone da pessoa / ou empresa relacionados ao acontecimento.
B) É necessário com frequência se certificar, no caso de recepção ou compromisso externo,
do traje a ser usado, da hora, da data e do local do evento.
C) Caso o convite para um compromisso seja realizado por telefone, após anotá-lo, é
necessário repetir os dados para que esses sejam confirmados pela pessoa que passou a
informação.
D) Ao profissional de secretariado não cabe lembrar o executivo dos seus compromissos,
uma vez que esses já foram repassados a ele.
3. As funções do secretário executivo são atualizadas à medida que novas técnicas surgem
no cenário mercadológico. Muitas funções agregam, a bem da verdade, atualizações às
técnicas existentes, valorizando sua prática através da inserção de novas ferramentas que
carregam em si bases conceituais que direcionam ao alcance de resultados.
Dentre as alternativas a seguir, assinale aquela que representa o conjunto principal de
técnicas inerentes à profissão.
A) Gestão do local de trabalho, Atendimento ao Cliente Interno e Externo, Comunicação
telefônica, escrita e digital, Gestão de Agenda, Gestão de Arquivos e Follow-up.
B) Gestão de Processos, Gestão da Informação, Gestão da Agenda de Clientes, Gestão de
Arquivos e Servidores e Follow-up.
C) Gestão do ambiente interno e externo, Organização de Eventos, Atendimento ao Cliente
Nacional e Internacional, Comunicação telefônica, escrita, datilográfica e digital, Gestão de
Agenda Virtual, Gestão de Arquivos e Servidores e Follow-up.
D) Gestão do local de trabalho, Atendimento ao Cliente Interno e Externo, Gestão de
Eventos e Cerimoniais, Gestão de Arquivos, Gestão de Pessoas.
E) Organização de Eventos, Atendimento ao Cliente Interno e Externo, Comunicação
telefônica, escrita e digital, Gestão de Agenda, Gestão de Arquivos e Follow-up.
4. Para o secretário, dominar as técnicas secretariais é fundamental. Para conseguir
planejar e executar as atividades do dia, é preciso adotar algumas técnicas importantes
como o check list e o follow-up. O checklist é uma lista de verificação e o follow-up é
considerado como
A) uma técnica de organização de reuniões e compromissos diários.
B) um canal na intranet da empresa para solicitar documentos pendentes para solução.
C) um formulário para padronizar assuntos e cobranças.
D) o acompanhamento dos compromissos estabelecidos na agenda.
E) um formato de controle de eventos de departamentos.
5. Segundo Azevedo e Costa (2002), agenda e follow-up têm por finalidade organizar todos
os compromissos assumidos pelo gestor e pelo profissional de secretariado. A esse
respeito, relacione a COLUNA I com a COLUNA II, associando as ferramentas de
organização às suas características
COLUNA I 1. Agenda 2. Follow-up
COLUNA II ( ) É uma memória viva. ( ) É um ponto de apoio. ( ) Deve estar sempre à mão.
( ) Acompanha as pendências. ( ) Significa acompanhamento. ( ) Deve ser consultado
diariamente para as respostas a serem dadas ou cobradas no dia.
Assinale a sequência CORRETA.
A) 1 2 1 2 1 2
B) 1 1 1 2 1 2
C) 2 2 2 1 2 1
D) 1 1 1 2 2 2
GABARITO:
1. B
2. D
3. A
4. D
5. D
NOÇÕES DE EMPRESA
Introdução
Toda empresa deve ser constituída devidamente para que seja reconhecida e possa
emitir notas fiscais, pedir empréstimos bancários, entre outros. Para tanto, precisamos
conhecer alguns conceitos, começando pelo que é Administração.
Administrar é analisar uma situação de forma racional. Desenvolver estratégias para
conseguir os objetivos, coordenar recursos, direções e controles precisos, e, finalmente,
motivar e compensar as pessoas que fazem parte deste processo.
Conceito de Empresa
É a unidade produtora através da qual são reunidos e combinados os fatores de
produção, tendo em vista o desenvolvimento de um determinado ramo de atividade
econômica. É a reunião de recursos materiais (instalações, máquinas, utensílios, etc) e
recursos humanos (pessoas) destinadas à execução de uma atividade econômica (indústria,
comércio e serviços) com objetivos definidos.
Entidade que reúne os fatores de produção com a finalidade de desenvolver uma
atividade econômica.
Habilidades Administrativas
● Técnica: utiliza conhecimentos, métodos e técnicas necessárias para realização de
tarefasespecíficas.
● Humana: capacidade de conhecer o trabalho das pessoas, analisando as suas
atitudes e motivações.
● Conceitual: analisa a complexidade da Empresa, ajustando o comportamento das
pessoas com as técnicas implantadas.
Funções do Administrador
● Planejar: traçar o plano de ação, visualizando um estado futuro.
● Organizar: processo de ordenar o fluxo de pessoas e materiais, obtendo o máximo
de resultado com um mínimo de recurso.
● Dirigir: delegar às pessoas responsabilidades na execução do plano de ação.
● Controlar: acompanhar tudo o que ocorre na Empresa analisando se está dentro do
planejado.
Objetivos Básicos da Empresa
● Lucrar: é óbvio que se busca o retorno do investimento efetuado, trazendo
dividendos para os sócios e demais investidores.
● Crescer: empresários éticos e responsáveis almejam que sua criação, seu
empreendimento, se fortaleça e cresça continuamente.
● Perpetuar: empresas, hoje sólidas, trilharam caminhos difíceis, mas sempre
direcionados para um objetivo, visando o futuro, pretendendo e criando condições
para sua permanência no mercado, atravessando gerações.
Objetivos Principais da Empresa
Explorar um ramo de atividade comercial ou industrial, visando lucro, é uma forma
muito sintética de se justificar a formação de uma empresa. Um empreendimento só evolui
verdadeiramente se perseguir os objetivos a que se propõe.
Os objetivos empresariais prevalecem com o passar do tempo. Objetivos secundários
podem ser modificados de acordo com a realidade da empresa, como por exemplo,
alterações na tecnologia, influências de mercado, legislação, etc.
As empresas possuem três objetivos principais:
● satisfação plena do cliente com relação ao produto e/ou serviço;
● lucro obtido na comercialização do produto e/ou serviço e
● remuneração do material humano (funcionários, empregados, colaboradores)
Constituição, Legalização e Forma Jurídica
● Pessoa Física é a pessoa natural, isto é, todo indivíduo (homem ou mulher), desde o
nascimento até a morte, que possui direitos e deveres próprios. A personalidade civil
da pessoa começa do nascimento com vida. Para efeito de exercer atividade
econômica, a pessoa física pode atuar como autônomo ou como sócio de empresa
ou sociedade simples, conforme o caso.
● Pessoa Jurídica é a entidade abstrata com existência e responsabilidade jurídicas
como por exemplo, uma associação, empresa, companhia, legalmente autorizadas.
Podem ser de direito público (União, Unidades Federativas, Autarquias etc.), ou de
direito privado (empresas, sociedades simples, associações, etc.). Chama-se Pessoa
Jurídica porque a empresa possui direitos e deveres próprios, distintos daqueles
atribuídos às pessoas físicas que a compõem.
● Empresário: Considera-se empresário quem exerce profissionalmente atividade
econômica organizada para a produção ou circulação de bens ou de serviços. O
empresário é a pessoa física, individualmente considerada. Exemplos: costureira,
eletricista, encanador, comerciante ambulante. O empresário engloba as atividades
comerciais, industriais e de serviços comuns, exercidas com um mínimo de
organização básica e de forma individual.
Classificação das Empresas
- Quanto à Propriedade
a) Empresas Públicas: a empresa é proveniente de órgãos governamentais, podendo ser
municipais, estaduais e federais. Ex.: Caixa Econômica Federal.
b) Empresas Privadas: provinda de uma empresa individual ou de sociedade, onde o capital
social é de origem particular. Ex.: Votorantim, Cia. Vale do Rio Doce.
c) Empresas de Economia Mista: é a junção das empresas públicas com as empresas
privadas. Neste caso, a empresa pública detém a maior parte das ações, assumindo o
controle administrativo, cabendo à empresa privada os serviços de utilidades. Ex.: Banco do
Brasil, Petrobrás.
Podemos afirmar que, toda e qualquer Empresa, seja ela, Pública, Privada ou Mista,
sofre problemas. Dentre os principais, citamos:
● Falta de comunicação;
● Falta de coordenação entre os departamentos;
● Falta de redefinição de Áreas e responsabilidades;
● Excesso de burocracia;
● Falta de iniciativa e criatividade;
● Falta de liderança.
Quanto à nacionalidade
a) Nacionais: seus proprietários ou acionistas são do país em que elas se localizam.
b) Multinacionais: localizadas em dois ou mais países e constituídas por acionistas desses
países.
Em função ao porte
a) Micro: possui de 1 a 9 funcionários.
b) Pequena: possui de 10 a 99 funcionários.
c) Média: de 100 a 500 funcionários.
d) Grande: acima de 500 funcionários.
Organização e seus resultados
A importância de se organizar bem tem extrema relação com a produtividade. Muitas
vezes os projetos não saem do lugar ou não se realizam justamente pela falta de ordem e,
consequentemente, de clareza para entender o que é prioridade, quanto tempo investir em
cada tarefa e até evitar conflitos de compromissos e interesses.
A criação de um plano de ação com foco em alcançar um objetivo desejado é o que
melhor configura o processo de planejamento. Combinado com previsão, preparação e
ação, o planejamento é uma das ferramentas, adotadas por grandes e pequenas empresas,
mais importantes para o gerenciamento de projetos e a viabilidade deles. A empresa que
planeja bem, ganha também no tempo, e tempo hoje é dinheiro!
Se o planejamento envolve uma sequência de etapas, de ações para atingir o
objetivo desejado, se uma pessoa ou empresa seguir o passo a passo conforme planejou, é
fato que reduzirá, e muito, seu tempo e esforço para isso. Um plano bem traçado dá
condições de visualizar melhor o quanto progrediu em relação ao início do projeto e
precisar com mais eficiência quando chegará ao seu destino.
Não existe previsão sem planejamento, pessoal ou organizacional. Para uma
empresa se manter saudável, é salutar e imprescindível que haja previsões.
Planejamento Organizacional: Qual o seu papel dentro de uma gestão?
O planejamento organizacional é um contínuo e sistemático processo de planejar o
futuro, organizando as atividades necessárias para a execução dos planos e monitorando os
resultados dos planos, através do que chamamos em marketing de feedback. Este processo
tem que ser contínuo pois, permitirá a qualquer organização a visão para qual direção ela
está indo, de que forma ela caminha para esta direção e o que fazer se houver qualquer
mudança de planos durante o caminho, que estratégia tomar.
Através do planejamento organizacional a empresa fará um melhor uso de seus
capitais e assim, será capaz de alcançar os resultados que deseja.
A sociedade como um todo é organizada e funciona a partir de um planejamento. Da
mesma forma, uma empresa também precisa ser regida a partir de tal ótica, quando isso
não ocorre, ela não possui metas e objetivos definidos e assim, acaba perdendo o foco,
produtividade e os resultados não são alcançados.
Nesse sentido, é fundamental que a empresa desenvolva um Planejamento
Organizacional eficaz. Para que isso ocorra, ela deve conhecer bem o seu negócio e
mercado de atuação, ter missão, visão e valores bem definidos, além de ter metas e
objetivos congruentes. Com tais informações em mãos, a organização fará um melhor uso
de seus capitais e assim, será capaz de alcançar os resultados que deseja.
Tipos de Planejamentos e suas características:
● Planejamento Estratégico: com base na análise dos fatores internos e externos da
empresa, bem como sua missão, visão e valores, os profissionais de nível hierárquico
mais elevado definem objetivos e ações a longo prazo, auxiliando a empresa a reagir
positivamente às alterações internas e externas explorando melhor o mercado.
Contempla também implantações de novas técnicas dentro da empresa;
● Planejamento Tático: esse tipo de planejamento transforma os objetivos definidos
em ações mais específicas, por área da empresa. O propósito aqui, é o de otimizar
as tarefas e promover melhorias nos diferentes setores da organização;
● Planejamento Operacional: a partir das ações definidas do planejamento anterior,
são implementadas estratégias de menor abrangência juntoaos colaboradores da
empresa. Nesse momento, são estipulados os recursos necessários para a realização
das atividades, prazos e entregas, qualidade esperada do produto e/ou serviço
oferecido, etc.
● Planejamento Organizacional: Ele é integrado. Envolve hierarquia. Facilita e unifica
as tomadas de decisão da empresa.
● Planejamento de Marketing: Esse é de geração de resultados, de coordenação de
pessoas, recursos financeiros, comunicação, marketing com o objetivo de observar e
atender com satisfação os desejos dos consumidores. Captar leads e transformá-los
em clientes satisfeitos, gerando resultados positivos para a empresa.
● Planejamento de Campanha: Organizar as estratégias com criatividade, detectar e
solucionar dores e problemas. Neste planejamento é onde se define o público-alvo e
qual a estratégia para alcançá-lo, quais os meios de comunicação serão usados para
transmitir a mensagem e quais as métricas serão usadas para os resultados.
● Planejamento de produtos e Serviços: O objetivo é criar um mix de produtos ou
serviços mais atraente em relação ao da concorrência. Esta função é do
departamento de marketing, finanças e operações.
Como desenvolver um Planejamento Organizacional
A seguir, as etapas para o desenvolvimento do Planejamento Organizacional:
Análise de mercado
A empresa analisa a sua atuação no mercado, ou seja, os fatores internos e externos
que impactam no negócio, a trajetória da organização até o momento, sua gestão, sua
estrutura, o que ela alcançou desde então, etc. Com esses dados, a empresa é capaz de
identificar seus pontos fortes a serem explorados e os pontos de melhoria a serem
trabalhados.
Definição das metas e objetivos
De acordo com as informações adquiridas na etapa anterior, a organização define metas e
objetivos desafiadores, mas que condizem com a sua realidade e suas limitações.
Definição das estratégias
Com base na análise de mercado e nas metas e objetivos que foram definidos, a
empresa estabelece estratégias de acordo com a sua necessidade. Para que elas ocorram
de forma eficaz, todos os departamentos devem trabalhar de forma holística.
Plano de ações
Com as estratégias traçadas, essa fase diz respeito à definição de quem será
responsável por determinada ação, do recurso financeiro necessário para que elas
aconteçam, quais serão os equipamentos e tecnologias necessárias, quais serão os prazos
de entrega, etc.
Monitoramento e controle
Através de mecanismos de controle, a empresa deve monitorar a execução e a
viabilidade do Planejamento Organizacional. Através dessa análise, ela consegue verificar o
desempenho dos colaboradores para que as ações sejam concretizadas e se o cronograma
está funcionando de forma eficaz. Caso algo não esteja acontecendo como planejado, a
organização pode mudar de estratégia caso necessário.
Benefícios do Planejamento Organizacional
O Planejamento Organizacional, quando desenvolvido e implementado da maneira
correta, traz benefícios para a organização e seus profissionais. Saiba mais:
- Estabelece metas e objetivos condizentes com a realidade da empresa;
- Utiliza de forma correta os recursos;
- Reduz os custos operacionais;
- Identifica fatores internos e externos que impactam na organização;
- Define as responsabilidades de cada colaborador;
- Desenvolve a comunicação entre os departamentos;
- Promove rapidez nos processos;
- Aumenta o foco, a motivação e o comprometimento dos profissionais;
- Gera flexibilidade quanto a realização das ações;
- Evidencia as oportunidades e riscos;
- Estipula prazos de entrega;
- Gera otimização do tempo;
- Reduz discrepâncias na estrutura da empresa;
- Maximiza os lucros da organização.
As organizações operam em ambientes distintos, com produtos e estratégias
diferentes. Por isso, em uma estrutura organizacional, vários fatores são levados em
consideração.
Dicas úteis para um Planejamento Organizacional Eficaz:
● Analise os pontos fortes e fracos da sua empresa
● Estabeleça metas e objetivos desejados.
● Analise os relatórios, em vigor, constantemente.
● Fique atento aos padrões de crescimento da sua empresa
● Faça uma análise do ambiente interno e externo
● Conceda autonomia adequada aos seus colaboradores, em vários níveis da empresa
● Avalie os resultados finais de sua empresa
● Leia tudo sobre formas e estruturas organizacionais.
O mercado passa por inúmeras mudanças, como, o surgimento de novas empresas,
a criação de produtos e serviços inéditos, alterações no perfil de consumo dos clientes, a
chegada de novas tecnologias, entre outras mudanças. Nesse sentido, é fundamental que a
organização desenvolva um Planejamento Organizacional coerente, e assim, trace metas e
objetivos, examinados e combinados em uma estrutura organizacional eficaz, utilize de
forma correta seus recursos, se mantenha atuante no mercado e alcance resultados
extraordinários com uma probabilidade muito maior de sucesso.
Organização de tarefas
De acordo com Magalhães e Souza (2001), é chamado de “técnicas secretariais” o
conhecimento de métodos para o desenvolvimento de atividades administrativas que irão
assegurar a eficácia de resultados. As atividades cotidianas dos Secretários Executivos
requerem amplos conhecimentos técnicos, administrativos e emocionais, que são de
extrema importância no desempenho de suas funções, pois são mais aplicados em soluções
de problemas, que é o grande desafio na atribuição do secretário do novo milênio.
Dentro desse contexto, adotar métodos que facilitem a organização das tarefas se
faz extremamente necessário.
#IMPORTANTE
Segue alguns métodos eficazes para facilitar essa organização:
1. Getting Things Done
O primeiro da lista de métodos de organização de tarefas que vamos apresentar aqui
é o Getting Things Done, ou “A arte de fazer acontecer”, criado por David Allen. Por ser
bastante completo e abrangente, esse método é recomendado principalmente para pessoas
que precisam desempenhar uma grande variedade de tarefas. Isso quer dizer que o Getting
Things Done pode ser usado na busca de maior eficiência, seja nas tarefas de casa, no
trabalho, nos estudos, nas demandas pessoais, entre outras atividades. Dessa forma,
colabora para que a organização de obrigações e projetos não se torne motivo de
ansiedade ou estresse. Como aplicá-lo:
Se você é do tipo que vive preocupado com a quantidade de coisas a serem
realizadas, o Getting Things Done é um dos melhores métodos de organização de tarefas
para você. Veja as etapas!
a) Coleta: sabe aquela lista extensa de tarefas que costuma sondar seus pensamentos
diariamente? Anote absolutamente tudo no papel. Você vai ver que só de registrar o que
precisa fazer já é possível sentir um alívio. Assim, a chance de você se esquecer de alguma
tarefa diminui.
b) Processamento: está com tudo anotado? Agora é hora de separar todas as tarefas em
categorias, definindo prazos, quais são suas prioridades e o que deve ser feito a longo
prazo.
c) Organização: nessa etapa é preciso pensar em um sistema para colocar as tarefas em
prática. Elas podem ser organizadas por contexto, ou seja, separadas de acordo com quais
devem ser feitas em casa, no trabalho ou em outras situações.
d) Revisão: embora não pareça tão relevante em um primeiro momento, revisar como anda
o sistema de organização de tarefas é fundamental. Isso porque só assim você consegue
verificar se o seu planejamento está correndo bem.
e) Execução: por fim, basta seguir o que foi definido até aqui, colocando em prática as
tarefas planejadas, de acordo com a situação e momentos escolhidos.
O Getting Things Done é um dos métodos de organização de tarefas mais
adequados para quem está em busca de mais produtividade nas diferentes áreas da vida.
Porém, fique sabendo que para que a metodologia funcione, todas as etapas devem ser
seguidas. Afinal, o sucesso de uma etapa depende da anterior.
2. KonMari
A segunda sugestão da nossa lista de métodos de organização de tarefas é o
KonMari, criado pela japonesa Marie Kondo. A autora defende a ideia de que um ambiente
organizado é capaz derevolucionar o nosso estilo de vida e até a nossa mente devido ao
seu potencial libertador. Para ela, limpar a casa, por exemplo, é um ato que faz bem para o
nosso físico e a nossa alma.
Além disso, o KonMari também faz as pessoas refletirem sobre a relação que
possuem com os objetos. O objetivo é manter coisas realmente úteis, deixando o excesso
de lado e mantendo apenas o que é importante. Saiba como manter a casa e a vida mais
organizada utilizando essa metodologia:
Mandamentos do KonMari
1. Arrume tudo de uma vez
Diferentemente de outros métodos de organização de tarefas, o KonMari trabalha
com a ideia de que tudo deve ser arrumado de uma só vez. Sua criadora acredita que
realizar tarefas por etapas acaba levando as pessoas a procrastinarem. Portanto, a
organização deve ser total, começando com a revisão do estilo de vida.
2. Não tenha dó de jogar coisas fora
Sabe aqueles objetos que não têm utilidade ou aquelas roupas que você nunca
usou? Descarte tudo sem pensar duas vezes. Guarde apenas os itens que te trazem alguma
sensação positiva e que são usados no dia a dia. De resto, jogue no lixo o que não presta
ou doe o que estiver em bom estado.
3. Organize as coisas por categoria
Você costuma guardar coisas diferentes em um mesmo espaço? O método KonMari
aconselha fazer a ordenação das coisas seguindo categorias que ajudem as pessoas a
saber tudo o que possuem. Assim, fica muito mais fácil identificar também o que pode ser
descartado.
4. Deixe os objetos visíveis
Para não acabar se esquecendo de objetos que têm utilidade, tente deixar suas
coisas visíveis e acessíveis. Dessa maneira, você evita que alguma coisa seja deixada
sabe-se lá por quanto tempo no fundo da gaveta, por exemplo.
5. Crie um ritual cotidiano
Evite gerar mais bagunça no dia a dia. O bom é que não é preciso muito esforço
para isso. Ao invés de chegar em casa e largar a bolsa em qualquer lugar ou jogar as
roupas pelo quarto, mantenha cada coisa em seu devido lugar. Com tudo em ordem, você
pode relaxar.
O método KonMari é diferente da maioria dos métodos de organização de tarefas,
pois leva as pessoas a repensarem seus hábitos, relacionamentos, utilidade de objetos que
possuem, sempre avaliando se eles estão alinhados às suas metas de vida. Trata-se de
evitar excesso, itens desnecessários e concentrar-se no que realmente importa.
6. A boa e velha lista de tarefas
Algumas pessoas lidam melhor com os métodos de organização de tarefas
considerados mais simples, como é o caso da tradicional lista de tarefas. Afinal, só de
conseguir visualizar todas as atividades que é preciso cumprir no dia, a ansiedade diminui e
você pode organizar da sua maneira como realizá-las.
O melhor de tudo é que a lista é um dos métodos de organização de tarefas com o
maior número de recursos tecnológicos disponíveis, o que é ótimo para facilitar a nossa
vida. Abaixo, separamos algumas dicas de aplicativos que você pode utilizar no
computador, tablet e/ou no smartphone:
Google Keep
O Google Keep é mais um dos recursos oferecidos gratuitamente para quem tem
conta no Google. É um aplicativo excelente não apenas para a criação de listas que podem
ser compartilhadas com outras pessoas, mas também para rápidas anotações e até
gravação de áudios.
Todoist
O Todoist é outro aplicativo que você pode utilizar para gerenciar listas de tarefas e
projetos tanto individuais quanto em grupo. A principal vantagem dessa ferramenta é o
controle de produtividade, que te permite acompanhar a quantidade de tarefas cumpridas
por dia, assim como a média semanal.
Trello
O Trello talvez seja uma das ferramentas mais conhecidas para a organização de
tarefas. Ele pode ser aplicado para um projeto no trabalho, planejamento de viagem ou
qualquer tarefa pessoal. O visual ajuda a manter tudo em ordem e a acompanhar se as
metas estão sendo cumpridas.
Estrutura da Organização
Organograma
É a representação gráfica dos níveis hierárquicos e departamentais de um
empreendimento. É um gráfico que apresenta o “esqueleto” da organização, no qual se
procura retratar como se constitui cada uma das partes, as relações de autoridade e de
responsabilidade entre eles, o fluxo das comunicações e a interdependência entre os
departamentos.
Representamos o organograma através da figura geométrica de um retângulo,
interligados entre si por linhas horizontais e verticais. É importante que todo funcionário
conheça a estrutura da empresa. Com este conhecimento poderá prestar informações
sobre a empresa, localizar funcionários e manter a formalidade hierárquica ao dirigir-se aos
postos de chefia.
Objetivos do Organograma
● Proporcionar a visualização da estrutura funcional da empresa e sua hierarquia;
● Delegar autoridades e responsabilidades;
● Trajetória de comunicação.
Como elaborar um organograma?
● Evite siglas e abreviaturas para que qualquer funcionário possa ver e entender a
estrutura da organização;
● A subordinação de um órgão em relação a outro é representada por linha cheia, de
cima para baixo, da esquerda para a direita, porém as mesmas não devem se
cruzar;
● O organograma não deve ser separado em diversas folhas, pois dificulta a
visualização;
● Manter a maior simplicidade possível, isto é, só deve existir estritamente o
necessário. Deve ser funcional e compacto sem ser confuso.
Departamentalização e Departamentos
Departamentalizar é dividir a organização por departamentos e setores, de acordo
com a divisão do trabalho e direção, num mesmo nível de autoridade. O termo
departamentalização é empregado quando do processo de estruturação organizacional,
alocando-se recursos de acordo com as reais necessidades de cada tarefa a ser
desenvolvida na empresa.
Dependendo do tipo de atividade empresarial, variadas formas de
departamentalização são utilizadas. Entende-se por departamento a divisão, setor ou órgão
de uma organização, encarregado de um conjunto específico de atividades, tarefas ou
responsabilidades, conforme aprendemos no ORGANOGRAMA.
Uma departamentalização visa oferecer a uma empresa os seguintes benefícios:
● tornar claras a responsabilidade e autoridade;
● facilitar a comunicação e o controle;
● melhorar a tomada de decisão;
● diferenciar as atividades.
Fluxograma
É um recurso que permite visualizar o caminho e o processo de trabalho a serem
executados por um setor e/ou departamento, indicando o próximo passo a ser seguido. Os
símbolos utilizados na elaboração do Fluxograma, são de caráter internacional, porém, isso
não impede de ser alterado conforme a necessidade.
Para que serve um fluxograma?
O fluxograma é essencial para a melhoria dos métodos de trabalho e serve para:
● Evidenciar o desnecessário;
● Permitir a combinação de tarefas;
● Permitir perceber interrupções de trabalho e as esperas desnecessárias;
● Possibilitar localizar, corrigir e eliminar movimentos desnecessários;
● Possibilitar corrigir os transportes desnecessários;
● Possibilitar estudar, corrigir e obter a melhor sequência de operações;
● Facilitar o treinamento dos funcionários.
Como construir um fluxograma?
● Identificar as fases de um serviço;
● Colocar em cada fase o símbolo respectivo;
● Colocar as fases numa sequência lógica;
● Reduzir os transportes e as esperas;
● Avaliar a necessidade de cada fase.
Cronograma
O cronograma é a disposição gráfica do tempo que será gasto na realização de um
trabalho ou projeto, de acordo com as atividades a serem cumpridas. Serve para auxiliar no
gerenciamento e controle deste trabalho, permitindo de forma rápida a visualização de seu
andamento.
Através da rápida visualização, apresenta qual a fase que está terminando, a que
deve ser iniciada, as que devem ser refeitas e as que permanecem durante todo o
processo. Também é conhecido como GRÁFICO DE GANTT.
Para que serve um cronograma?
Para visualizar, acompanhar e controlar a execução planejada. Fornece elementos para
corrigir desvios e avaliar os resultados. É a base do planejamento. Somente com
acompanhamento metódico das atividades é possível ter sucesso e alcançar as metas nos
prazosconcedidos.
QUESTÕES
1. Um Técnico em Secretariado, ao assessorar na elaboração de um planejamento de cada
tarefa ou atividade específica, de curto prazo, para alcance de metas específicas, trabalhou
em que tipo de planejamento?
A) Estratégico
B) Operacional
C) Tático
D) Institucional
2. De um modo geral, aceita-se hoje o planejamento, a organização, a direção e o controle
como as funções básicas do administrador. Essas quatro funções básicas – planejar,
organizar, dirigir e controlar – constituem o chamado processo administrativo (Introdução à
Teoria Geral da Administração – 9ª Ed. 2014. Chiavenato, Idalberto). Observe as seguintes
ações:
I. Agrupar as atividades em órgãos e cargos.
II. Motivar e liderar o pessoal.
III. Monitorar o desempenho.
IV. Dividir o trabalho.
As ações apresentadas pertencem a quais funções, respectivamente?
A) organização, direção, controle, planejamento.
B) planejamento, direção, controle, organização.
C) organização, direção, controle, organização.
D) planejamento, controle, direção, planejamento.
E) planejamento, controle, direção, organização.
3. O organograma pode ser conceituado como uma representação gráfica da estrutura
hierárquica de uma organização. Normalmente, o organograma apresenta a configuração
global dos cargos e da relação entre as funções, autoridade e subordinação no ambiente
interno da organização. Nesse sentido, assinale a alternativa correta.
A) O organograma deve ser representado em círculos concêntricos para empresas com
estruturas hierárquicas flexíveis e com maior número de colaboradores
B) Alguns organogramas apresentam divisões de cargos com os tipos de
departamentalização em que cada dirigente ou subordinado esteja alocado
C) Uma vantagem do organograma é identificar e comunicar os vínculos e relações de
dependências entre os vários departamentos
D) O organograma é especialmente útil para pessoas que estão fora da organização ou
para colaboradores recém chegados
GABARITO:
1. B
2. C
3. D
ÉTICA DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO
ÉTICA E MORAL
A Ética surge como disciplina filosófica na Grécia, aproximadamente em 500 a.C.
Destacamos Sócrates, que levava o povo a refletir sobre as regulamentações que ele fazia
sobre valores morais. Dessa forma, não aceitava do indivíduo respostas sem reflexão. A
necessidade de reflexão volta a ser muito importante nos dias atuais, pois estamos
observando a valorização e o resgate da ética.
A ética é uma reflexão filosófica sobre a moral. A moral tem a ver com os costumes,
os hábitos, os comportamentos dos seres humanos, as regras de comportamento
adaptadas pelas comunidades.
Segundo o Dicionário Aurélio Buarque de Holanda, a ética é o estudo dos juízos de
apreciação que se referem à conduta humana susceptível de qualificação do ponto de vista
do bem e do mal, seja relativamente a determinada sociedade, seja de modo absoluto.
Moral vem do latim mos ou mores, “costume” ou “costumes”, no sentido de conjunto
de regras adquiridas por hábito. A moral se refere ao comportamento adquirido ou modo
de ser conquistado pelo homem.
A palavra “moral” e as suas cognatas referem-se ao que é bom ou mau; correto ou
incorreto, no caráter ou conduta humana. Mas o bem moral não é o único tipo de bem;
assim, a questão é saber como distinguir entre o moral e o não-moral. Esta questão é
objeto de discussão. Algumas respostas são em termos de conteúdo. Uma opinião é que as
preocupações morais são unicamente as que se relacionam com o sexo. Mais plausível é a
sugestão de que as questões morais são unicamente as que afetam outras pessoas. Mas há
teorias que considerariam que mesmo esta demarcação é excessivamente redutora.
Outras respostas fornecem um critério formal: por exemplo, que as exigências
morais são as que têm origem em Deus, ou que as exigências morais são as que derrotam
quaisquer outros tipos de exigências ou, ainda, que os juízos morais são universalizáveis.
A palavra latina moralis, que é a raiz da palavra portuguesa, foi criada por Cícero a
partir de mos (plural mores), que significa costumes, para corresponder ao termo grego
ethos (costumes). É por isso que em muitos contextos, mas nem sempre, os termos
“moral/ético”, “moralidade/ética”, “filosofia moral/ética” são sinônimos.
Assim, originariamente, ethos e mos, “caráter” e “costume”, assentam-se num modo
de comportamento que não corresponde a uma disposição natural, mas que é algo
adquirido ou conquistado por hábito. É precisamente esse caráter não-natural, mas cultural
da maneira de ser o homem que, na Antiguidade, lhe confere sua dimensão moral.
A função da ética é a mesma de toda a teoria: explicar, esclarecer ou investigar uma
determinada realidade, elaborando os conceitos correspondentes. Ela busca o fundamento
das normas morais sendo que elas devem valer para uma sociedade grega, medieval ou
moderna; portanto, são fundamentos para a moral grega ou moderna. Por exemplo: a
grega é orientada para a virtude de polis, a medieval pressupõe uma essência constante; a
moderna como uma moral individual.
O valor da ética como teoria está naquilo que explica, e não no fato de recomendar
ou prescrever com vistas à ação em situações concretas. Exemplos: ela não diz em que
situação devemos fazer o bem, mas o que é o bem e porque é um valor fundamental para
a pessoa. Da mesma forma em relação à justiça, respeito, liberdade, equidade, distribuição,
prudência, etc.
O problema da essência do ato moral envia a outro problema importantíssimo: o da
responsabilidade. Esta questão está ligada ao problema da vontade, por isso, é inseparável
da responsabilidade. Decidir e agir numa situação concreta é um problema prático-moral,
mas investigar o modo pelo qual a responsabilidade moral se relaciona com a liberdade e o
determinismo ao qual os nossos atos estão sujeitos é um problema teórico, cujo estudo é
competência da ética.
POR QUE SE FALA EM ÉTICA HOJE?
Não é por modismo ou idealismo. Temos que discuti-la por uma questão de
sobrevivência e de anseios que estão em jogo. São estes, os anseios da humanidade:
● Dignidade humana.
● Vida; qualidade; sobrevivência; grito pela dignidade humana. É o tema mais
ecumênico que existe.
● Felicidade; realização humana. Vai além da realização subjetiva: política, social,
cultural, profissional, no âmbito da esperança e da fé.
A realidade moral varia historicamente e, com ela, variam os princípios e suas
normas. Dificilmente alguém sobreviverá num mundo cada vez mais competitivo se não
trabalhar embasado em uma ética voltada para o bem coletivo.
Encontramos no Código de Ética dos (as) secretários (as) os direitos e deveres que
não devem ser apenas observados, mas sim analisados de forma a levar o profissional de
secretariado a uma reflexão da sua atuação profissional. O (A) Secretário (a) deve levar em
consideração a ética, como requisito para executar suas funções, para ser profissional,
respeitar o próximo, manter o sigilo das informações.
A Postura Pessoal e a Ética
A ética gera questões extremamente delicadas e, na maioria das vezes, de foro
íntimo. A decisão sempre varia de pessoa para pessoa, pois cada um tem seus limites,
impostos por suas crenças e conceitos que acredita serem os melhores e, evidentemente,
embasados pelas leis, devendo segui-los. Agir corretamente dentro (ou fora) da empresa
sempre foi e será decisão pessoal.
Além de ser individual, qualquer decisão ética tem, por trás de si, um conjunto de
valores fundamentais. Muitas dessas virtudes são provenientes do mundo antigo e
continuam válidas até hoje, tais como:
● Ser responsável por si, e co-responsável pelos outros;
● Ser honesto em qualquer situação;
● Ter coragem para assumir as decisões e responsabilidades;
● Ser tolerante e flexível;
● Ser íntegro;
● Ser humilde.
O bom desempenho das atividades profissionais de qualquer indivíduo, em qualquer
área de conhecimento, vem das atitudes desse profissional em relação às questões éticas
(como agir dentro e fora da empresa em que trabalha, o convívio com os colegas de
trabalho – chefia e colaboradores