Relatório Final - Diagnóstico Organizacional

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UNIVERSIDADE ANHEMBI MORUMBI
ESCOLA DE NEGÓCIOS E HOSPITALIDADE
CURSO DE TECNOLOGIA EM GESTÃO COMERCIAL
Diagnóstico organizacional – Colégio Nippo Ensino Médio
SOROCABA
2020
Diagnóstico organizacional – Colégio Nippo Ensino Médio
Trabalho apresentado no Curso de Tecnologia em Gestão Comercial na instituição de ensino superior Anhembi Morumbi de São Paulo, como requisito para a realização da disciplina de prática profissional: Diagnóstico organizacional.
Orientador(es): Prof. Marco Antonio Costa Soares Junior.
	 
 SOROCABA
2020
RESUMO
Este trabalho tem como objetivo elaborar um diagnóstico organizacional do Colégio Nippo Ensino Médio. Empresa do ramo educacional privado que atua em Sorocaba desde 2010. Na tentativa de identificar e auxiliar na criação e reformulação de ações e protocolos já realizadas pelo corpo de colabores, excluindo professores e focando principalmente nos departamentos de Marketing e Eventos, utilizou-se com referencial teórico pensamentos relacionados ao planejamento, administração, e análise de ambientes externo/interno. Por se tratar de um ramo de alta demanda, de grande concorrência, fez-se necessário a otimização dos seus custos e das atividades praticadas dentro do ambiente organizacional, principalmente por seus colaboradores. O resultado do trabalho apontou que o colégio está organizacionalmente caminhando dentro do planejado, a tempo de evitar que se perca esse crescente da concretização da efetividade do trabalho da equipe e de sua administração. Com base na análise SWOT, foi possível identificar as ameaças, oportunidades, pontos fracos e fortes, principalmente se tratando do ambiente interno, a ponto de propor mudanças à equipe de trabalho.
Palavras-chave: Diagnóstico Organizacional, Análise SWOT, Colégio Nippo.
LISTA DE FIGURAS 
Figura 1 – Organograma da empresa Colégio Nippo ........................................................	10
Figura 2 – Novo fluxograma – Núcleo de Comunicação ..................................................	16
LISTA DE ABREVEATURAS E SIGLAS 
KPI- Key performance Indicator 
CPD – Centro de Processamento de Dados
	
SUMÁRIO
1.	INTRODUÇÃO	8
1.1	Objetivos do trabalho	8
1.2 Objetivo específico	8
2.	DADOS DA EMPRESA	9
3.	MISSÃO, VISÃO E VALORES DA EMPRESA	9
4.	ORGANOGRAMA ORGANIZACIONAL	10
5.	DEPARTAMENTOS DA EMPRESAS E SUAS FUNÇÕES	11
6.	ANÁLISE SWOT	13
7.	PROPONDO MELHORIAS E SOLUÇÕES	15
8.	INDICADORES DE QUALIDADE	18
9.	CONCLUSÃO	19
REFERÊNCIAS	20
1. INTRODUÇÃO
Quando se trata do ambiente organizacional de uma empresa, ainda que de pequeno porte, considera-se de grande complexidade a sua organização. Além disso, com as constantes transformações no mundo das organizações nos dias atuais, faz-se necessário que as empresas adotem diferentes ferramentas de gerenciamento que adequem o seu cotidiano. Por sua vez, com o auxílio dessas ferramentas e métodos para conhecer essas possíveis variáveis, é possível traçar planos de ação que interferem efetivamente no alcance dos objetivos e na melhoria da organização. Por se tratar de uma dessas ferramentas fundamentais, o Diagnóstico Organizacional também será a base do nosso estudo. 
O Diagnóstico Organizacional ajuda a desenvolver análises dos ambientes internos e externos das organizações, diagnosticando problemas e oportunidades mediantes o uso de ferramentas específicas, auxiliando na estruturação de processos e responsabilidades.
A estrutura deste trabalho inicia pela apresentação dos objetivos, geral e específicos. Os tópicos seguintes tratam respectivamente dos temas: diagnóstico organizacional da empresa, da identificação da missão, visão e valores, da identificação do organograma organizacional atual, seus departamentos e suas respectivas funções. O tópico seguinte é a análise SWOT, a metodologia que traz os métodos e instrumentos utilizados no estudo, seguida pelos resultados e discussão que contém os dados obtidos e sua análise focadas nos departamentos de Marketing e Eventos e Viagens. Por fim é apresentada as considerações finais incluindo as limitações, sugestões e aplicações.
1.1 Objetivos do trabalho
Realizar o diagnóstico organizacional da empresa Colégio Nippo Ensino Médio, com intuito de identificar os pontos fortes e fracos, na tentativa de sugerir uma otimização de suas funções e reduzir o retrabalho diante das atividades.
1.2 Objetivo específico 
Os objetivos específicos do trabalho:
· Realizar diagnóstico organizacional da empresa
· Utilizar análise SWOT para identificação das forças e fraquezas
· Identificar departamentos que necessitem de reorganização organizacional
· Apresentar soluções práticas
2. DADOS DA EMPRESA 
Colégio Nippo Ensino Médio está localizado na cidade de Sorocaba - São Paulo, no endereço: Rua Padre Luiz, 568 - Centro, CEP: 18035-011. Conta com uma estrutura física de: 12 salas de aula, 1 laboratório sendo de biologia e química, uma biblioteca, uma sala de estudos. Atualmente a sua capacidade máxima é de 200 alunos de 1º, 2º e 3º ano do ensino médio e 40 funcionários, dentre os colaboradores administrativos e professores.
3. MISSÃO, VISÃO E VALORES DA EMPRESA
Missão: Prover soluções educacionais confiáveis, eficazes e eficientes, que maximizem as potencialidades das pessoas, permitindo que possam impactar positivamente a sociedade
Visão: Ser a referência em educação privada, sistema de ensino e pré-vestibular.
Valores: Liderança pelo exemplo, Transparência e honestidade, Inovação em Educação, Respeito com todos dentro e fora da organização.
4. ORGANOGRAMA ORGANIZACIONAL 
Figura 1: Organograma do Colégio Nippo
5. DEPARTAMENTOS DA EMPRESAS E SUAS FUNÇÕES
A departamentalização é um tipo de estrutura, na qual a empresa é dividida em setores que responderão pela entrega dos produtos e serviços por ela propostos. Basicamente, a definição dessa estrutura é feita diante da gestão dos recursos, das atividades e o fluxo de comunicação dentro da instituição.
Com base no estudo realizado, e após análise do organograma organizacional apresentado no tópico anterior, pode-se identificar a presença de uma estrutura organizacional funcional, no qual, dentro do corpo colaborativo, são as funções que definem a hierarquia, e cada setor contribui com seu maior conhecimento para o funcionamento da engrenagem da organização.
Para Cury (2010), as principais características dessa estrutura funcional, são: valorização da especialização; multiplicidade de contatos entre supervisores e executores; e aplicação da divisão do trabalho às tarefas de execução e às de supervisão. Reforçando esse conceito, Urdan (2010) diz que nessa modalidade de estrutura organizacional da qual o colégio estudado está inserido, as pessoas são agrupadas em unidades pela similaridade do trabalho que executam. A base é um tipo de atividade ou entrada para processos empresariais.
A seguir, veremos como atualmente está estruturada a organização e como se divide de acordo com as funções, além da diretoria, os departamentos de finanças, coordenação pedagógica, secretaria, recepção, no qual se encontra uma chefia para cada função.
O Colégio Nippo é constituído por um conselho diretor formado por três sócios e também professores, divididos por um diretor pedagógico e dois diretores administrativo/financeiro.  A equipe é composta por 40 funcionários formais sendo 12 na área administrativa e 28 professores. A área administrativa conta com um coordenador pedagógico e dois coordenadores auxiliares, um secretário, uma auxiliar de secretaria. No departamento financeiro, uma gerente financeira e uma auxiliar administrativa financeira. A recepção conta com uma recepcionista, e uma analista de recursos humanos, que responde pela organização dos funcionários dos departamentos de portaria, três funcionários e biblioteca com uma bibliotecária. Já o departamento de CPD, conta com gerentede T.I e auxiliar de CPD. Além do quadro de coordenadores pedagógicos, o Colégio Nippo distribui a organização dos alunos com departamento de orientação pedagógica que possui 3 orientadores disciplinares, uma coordenadora de provas para o departamento de coordenação de provas e uma psicóloga educacional para o Núcleo de Apoio Pedagógico. Para os departamentos de Marketing, um funcionário de designer gráfico e para o departamento Eventos e Viagens, um funcionário com formação em turismo que é responsável pela organização de todos os eventos extra pedagógicos e viagens com os alunos e diretores. Esses dois últimos departamentos, analisaremos logo mais a seguir.
Ao conselho diretor reportam-se a coordenação pedagógica, equipe de professores, secretaria, recepção, CPD, financeiro, marketing, eventos e viagens, núcleo de apoio pedagógico. A cadeia de comando é a linha de autoridade que liga verticalmente todas as pessoas com níveis sucessivamente mais altos de gerência, e representa a amplitude de controle adotado pelo gerente (SCHERMERHORN, 1999). A direção exerce autoridade formal. Informalmente a autoridade é exercida pelas coordenadoras pedagógicas quanto ao controle sobre os professores. Os funcionários possuem formação entre nível médio completo a superior completo. Os funcionários de limpeza e zeladoria possuem um nível de formação escolar inferior em relação demais colaboradores, possivelmente pelo fato de que para a execução de suas tarefas é pré-requisito principal a experiência na função em detrimento da formação escolar.
6. ANÁLISE SWOT
	PONTOS FRACOS
	PONTOS FORTES
	·                  Baixa margem de lucro;
·         Alto custo hora/aula;
·         Falta Treinamento para os funcionários administrativos;
·         Reestruturação da parte elétrica da escola;
·         Preço das mensalidades mais elevado que a concorrência;
·         Grande número de alunos por sala;
·         Falta de um Plano de saúde empresarial;
·         Não possui política de descontos;
·         Falta uma comunicação interna efetiva;
·         Orçamento anual não planejado;
·         Necessidade de ampliação de nova sede para melhor acomodação dos alunos;
·         Organização do organograma organizacional;
·         Investimentos desnecessários e não planejados.
	·         Foco no trabalho educacional;
·         Equipe experiente e motivada;
·         Boa estrutura física;
·         Localização;
·         Climatização das salas
·         Salas equipadas com recursos tecnológicos – multimídia;
·         Boa imagem da escola perante a comunidade;
·   Acessibilidade para os alunos com necessidades especiais;
·         Qualidade dos serviços prestados;
·         Baixa rotatividade dos profissionais;
·         Atividades extracurriculares (esportes, plantões, laboratórios, eventos e viagens);
·         Aulas de apoio oferecidas aos alunos gratuitamente;
·         Alto número de alunos aprovados em várias universidades no Brasil;
·         Disciplina.
	AMEAÇAS
	OPORTUNIDADES
	·         Grande concorrência;
·         Muitas escolas não legalizadas a preços mais baixos;
·         Trânsito intenso na região;
·         Muitas escolas com programas de bolsas e incentivo na região;
·         Transferência de novos alunos.
	·         Número crescente de pessoas interessadas na educação escolar;
·         Muita procura por Ensino Médio na escola;
·         Ampliação do espaço físico para construção de novas salas;
·         Falta de escola com programas extracurriculares;
·         Ruas pavimentadas próximo a escola;
·         Proximidade com shoppings centers, restaurantes e parques.
7. PROPONDO MELHORIAS E SOLUÇÕES
Através da análise SWOT realizada, identificou-se que a falta de uma comunicação interna efetiva é um dos pontos fracos e que merece atenção no que se trata do planejamento estratégico e diagnóstico organizacional do Colégio Nippo. Por isso, a partir desse momento, iremos focar esse trabalho na análise e na criação de propostas que visam a melhoria de dois departamentos diretamente ligados a responsabilidade da dissipação das informações dentro do objeto do nosso estudo: o departamento de Marketing e o departamento de Eventos e Viagens.
Embora a comunicação interna, venha sendo colocada sob a responsabilidade dos profissionais da área de comunicação, por sua vez, deveria ser de competência do setor de Recursos Humanos. Dentro do Colégio Nippo, esse departamento está absorvido por outras funções, o que implica diretamente em uma falha comunicação interna, não só pelo acúmulo de funções, como pela falta de preparo para criação de peças e tratamento editorial, o que faz com que busque diretamente o auxílio dos outros dois departamentos citados acima.
        	A partir da identificação da necessidade de uma comunicação interna efetiva, criou-se um novo plano estratégico de comunicação interna. Esse plano, sugere alterações nos processos de trabalho dos departamentos de Marketing e de Eventos e Viagens, bem como na interação e comunicação com os demais departamentos do Colégio, uma vez que através da comunicação interna é possível motivar os recursos humanos, conhecer sua opinião, e quando necessário, manter um contato pessoal em que se estabeleça uma relação de confiança, que possa transmitir as suas expectativas, ansiedades e interesses entre a organização e o seu público interno. Como solução, sugeriu-se a criação de um Núcleo de Comunicação, deixando de ser o departamento de Marketing o único o responsável pela comunicação, e sim o núcleo composto pelos departamentos de Eventos e Viagens, Coordenação e Marketing.
        	Esse Núcleo terá como objetivo principal a organização e distribuição das informações internas e externas, além da criação de soluções para comunicação eficiente e objetiva, otimização das ferramentas já utilizadas para finalidade (aplicativos, informativos, murais, mensagens via WhatsApp, e-mail, telefone), bem como a interação direta com Assessoria de Imprensa e Mídias Sociais. Veja o fluxograma a seguir:
Figura 2: Novo fluxograma – Núcleo de Comunicação Colégio Nippo
Outro departamento que passará por transformações será o departamento de Eventos e Viagens, que por sua vez, não só estará responsável pela organização dos eventos e viagens durante o ano letivo, como também será o departamento responsável pela reunião das informações e destruição das mesmas após as tomadas de decisões do Núcleo de Comunicação.
Pensando nessa atribuição, a sugestão é que o departamento de Eventos e Viagens se transforme no departamento de Eventos e Relações Públicas. Esse novo departamento terá como objetivo principal a identificação das demandas, planejamento e execução dos eventos e viagens, criação de cronogramas de eventos e divulgações, gerenciamento e distribuição das informações – internas e externas, criação de relatórios e feedbacks e também criação de protocolos de atendimento. Será o departamento responsável pela reunião de informações necessárias para manutenção e suporte do núcleo e onde se concentram todas as informações caso algum funcionário ou utilizador externo, necessite de maiores informações, diminuindo assim, significativamente o furo previamente relatado da falha de comunicação interna e indiretamente da comunicação externa também.
Para que todas essas atividades funcionem de maneira efetiva, será sugere-se a contratação de um estagiário, de preferência da área de Relações Públicas, Publicidade ou Marketing, já que é importante que o emissor tenha acesso aos conhecimentos do receptor sobre o assunto a ser abordado. O seu nível de linguagem e o seu grau de interesse são itens relevantes para que ocorra a sintonia entre eles.
8. INDICADORES DE QUALIDADE 
No decorrer do estudo da disciplina de Diagnóstico Organizacional, entendeu-se a importância dos indicadores de qualidade de uma organização. São eles os responsáveis pela verificação do alcance dos objetivos determinados pela direção, além de medir o seu desempenho.
Porsua vez, após a realização desse estudo, sugere-se a aplicação de quatro indicadores de qualidade: indicador de eficiência, eficácia, indicador de qualidade e indicador produtividade.
9. CONCLUSÃO 
O Objetivo geral do trabalho foi identificar, através do diagnóstico organizacional,  os pontos fortes e fracos do corpo operacional administrativo do Colégio Nippo e sugerir, por meio dessa ferramenta de administração estratégica para o desenvolvimento e crescimento da empresa neste mundo competitivo, uma otimização de suas funções e reduzir o retrabalho diante das atividades, departamentos e espaços já existentes, focada principalmente no departamento de Marketing e no Eventos e Viagens
Embora o Colégio Nippo, seja uma organização nova e com muitas possibilidades de ampliação e crescimento, com os resultados da Análise SWOT e do atual organograma empresarial, percebeu-se uma robusta organização admirativa que permite que as suas forças e oportunidades sejam ainda maiores que suas fraquezas e ameaças.
 Ainda que limitado, esse estudo pode vir a colaborar para uma melhor organização dos departamentos já estabelecidos, ao propor a criação do Núcleo de Comunicação e uma simples reorganização do Eventos e Viagens, para o departamento de Eventos e Relações Públicas, bem como a contratação de mais um membro colaborativo para equipe, com a estratégia de eliminar e otimizar a comunicação interna e externa da organização.
 No entanto, entende-se que a partir das sinalizações ocorridas, tanto na análise SWOT, quanto nas sugestões, a empresa deverá se ater aos pontos indicados para melhorar a sua desenvoltura empresarial e organizacional/administrativa, além de permitir estudos futuros relacionados aos resultados dessas alterações, caso sejam aplicadas as sugestões por esse estudo apresentadas.
REFERÊNCIAS 
ANDRADE, Arnaldo Rosa de. Planejamento estratégico: formulação, implementação e controle. São Paulo: Atlas: 2012.
DIAS, T. F. Avaliação de indicadores operacionais: estudo de caso de uma empresa do setor ferroviário. Monografia (Graduação em Engenharia de Produção) - Departamento de Engenharia de Produção, Universidade Federal de Juiz de Fora, Juiz de Fora, 2008. 
OLIVEIRA, Luiz carlos da silva. Práticas organizacionais, identidade e desempenho profissional na polícia militar do estado de goiás. Tese (Doutorado em Administração) – Universidade de Brasília, Brasília, 2017. 
SCHERMERHORN, J. R. Administração. 5. ed. Rio de Janeiro: LTC, 1999.
URDAN, André Torres; URDAN, Flávio Torres. Marketing estratégico no Brasil: teoria e aplicações. São Paulo: Atlas, 2010.
WOOD JR., Thomaz. Remuneração estratégica. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2011.