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23 MBA em Contabilidade Gerencial e Controladoria - Gisele Alves Soares Rocha - UNIGRAN | 2017 Processo e Procedimentos de Auditoria Olá, estamos agora na aula número 03, nesta terceira aula serão apresentados os principais aspectos dos processos e procedimentos de auditoria. Este material foi elaborado para suporte em nossos estudos, referente aos procedimentos de auditoria, a avaliação do controle interno e os testes de procedimento e finalmente, sobre as ferramentas usadas pela auditoria É muito importante que leia e posicione se criticamente em relação aos objetivos de aprendizagem e as seções de estudo da aula 03. Vamos lá! Bons estudos!!! 3Aula Auditoria - Gestão de Riscos 24 Ao termino desta aula, vocês serão capazes de: • Compreender os procedimentos de Auditoria • Identificar as ferramentas usadas pela auditoria • Definir os testes de procedimentos e as formas de avaliação dos controles internos. Seção 1 - Testes E Procedimentos De Auditoria; Avaliação Do Controle Interno Seção 2 - Ferramentas Usadas Pela Auditoria Seção 1 - Procedimentos de auditoria Disponivel em https://acad-medic1.s3.amazonaws.com/wp-content/ uploads/2014/10/nnt.jpg acesso em Agos 2016 De acordo com Lins (2012) os procedimentos de auditoria são o conjunto de técnicas que permitem ao auditor obter evidências ou provas suficientes e adequadas para fundamentar sua opinião sobre as demonstrações contábeis auditadas. Para o autor os procedimentos de auditoria, compreendem: Quadro: Procedimentos de auditoria Testes de observância: que visam à obtenção de uma razoável segurança de que os controles internos estabelecidos pela administração estão em efetivo funcionamento, inclusive quanto ao seu cumprimento pelos funcionários da entidade. Testes substantivos: visam à obtenção de evidências quanto à suficiência, exatidão e validade dos dados produzidos pelos sistemas de informações da entidade. Fonte: Elaborado pela autora com base em Lins (2012) 1.1 Teste de Observância Disponível em: http://st.depositphotos.com/1495079/2241/i/450/ depositphotos_22415471-3d-people-with-check-mark.jpg Acesso em Agos. 2016 Atie (2010) afirma que a aplicação dos testes de observância justifica-se pelo fato de que os registros contábeis e por consequência os saldos apresentados nas demonstrações contábeis, originam-se dos controles internos. Assim, o auditor independente ao analisar o sistema contábil e de controles internos, tem condições de definir quais os procedimentos de auditoria devem ser utilizados nos testes de observância. Nesse sentido, o Quadro abaixo, expõe como são realizados os testes de observância Quadro Teste de Observância Teste de assi- naturas Consiste na verificação e confrontação das assinaturas dos responsáveis em do- cumentos da empresa Teste de aprovações Verificação de que a transação e a do- cumentação suporte foram efetivamente aprovadas por pessoas em níveis adequa- dos e responsáveis. Exame docu- mental Compreende avaliação dos procedimen- tos de controles e monitoramentos repre- sentados pelos documentos. É a técnica que consome mais horas da auditoria Teste de se- gregação de função Consiste em verificar se uma mesma pes- soa tem acesso aos ativos e aos registros contábeis, devido ao fato dessas funções serem incompatíveis dentro do sistema de controle interno. Teste de sal- vaguarda Verificação da forma de controle, arma- zenamento e proteção de ativos. Integridade da sequência numérica Consiste na observação da sequência nu- mérica dos documentos e sua coerência entre data de emissão ou cancelamento dos documentos. Verificação da autenticidade do cance- lamento de documentos, bem como dos motivos do cancelamento, principalmen- te quando utilizados em demasia. I n q u é r i - to Consiste na formulação de perguntas e na obtenção de respostas satisfatórias. Pode ser utilizado por meio de declarações formais, conversações normais ou sem compromisso. As respostas obtidas de- vem ser examinadas para a confirmação das informações recebidas. Objetivos de aprendizagem Seções de estudo 25 MBA em Contabilidade Gerencial e Controladoria - Gisele Alves Soares Rocha - UNIGRAN | 2017 Conferência de cálculos É a constatação da adequação das ope- rações aritméticas. Esta técnica é ampla- mente utilizada em virtude de a quase to- talidade das operações dentro da empresa estar voltada para este processo contábil. Exame e con- tagem física Verificação in loco que proporcionará a existência física do objeto ou do item examinado. Nesse teste observa-se a quantidade, a constatação visual, identi- ficação, autenticidade e qualidade. Aplicação de questionário Compreende o meio de obtenção de evi- dência por correio ou à distância. Este procedimento é mais utilizado quando se necessita obter informações limitadas e específicas dentre um universo de pes- soas. Fonte: Elaborado pela autora com base em Atie (2010) 1.2 Testes Substantivos Disponível em: https://thumbs.dreamstime.com/x/vetor-dos-desenhos- animados-de-sherlock-holmes-14725610.jpg Acesso em Agos. 2016 No que se refere aos testes substantivos, Crepaldi (2012) afirma que são procedimentos de auditoria realizados para testar erros materiais numa classe de transações e nas demonstrações financeiras. O autor complementa que os testes substantivos objetivam assegurar ao auditor a suficiência, a exatidão e o devido suporte documental para os saldos dotados de relevância, apresentados nas demonstrações contábeis”. Do exposto, verifica-se que os testes substantivos são aplicados para identificar a ocorrência ou não de erros na contabilização das transações contábeis e consequentemente suas implicações nos saldos das contas das demonstrações contábeis. Atie (2010) complementa que de maneira mais ampla, a aplicação dos testes substantivos visa atender aos seguintes objetivos: Quadro Objetivos dos testes substantivos Objetivo Descrição Existência Se o componente patrimonial exis- te em certa data Direitos e obriga- ções Se efetivamente existentes em cer- ta data Ocorrência Se a transação de fato ocorreu Abrangência Se todas as transações estão regis- tradas Mensuração, apre- sentação e divul- gação Se os itens estão avaliados, divul- gados, classificados e descritos de acordo com os Princípios Funda- mentais de Contabilidade e as Nor- mas Brasileiras de Contabilidade Fonte: Elaborado pela autora com base em Atie ,(2010) No intento de atender ao objetivo proposto, os testes substantivos são aplicados da seguinte forma: Disponivel em: http://www.sapri.com.br/img-contabil/conciliacao- bancaria.jpg acesso em Agos 2016. Quadro: Forma de aplicação dos testes substantivos Teste Descrição Exame e contagem física Verificação in loco que propor- cionará a existência física do ob- jeto ou do item examinado. Nesse teste observa-se a quantidade, a constatação visual, identificação, autenticidade e qualidade Confirmação ex- terna É o procedimento pelo qual o auditor procura obter uma infor- mação externa, comumente de- signado de circularização ou con- firmação de terceiros e referente a determinados fatos que esse “terceiro” possa atestar por meio de documento formal. Conciliações São reconciliações entre o saldo contábil e o saldo de determinado documento, como extrato bancá- rio, planilha de empréstimo, ou outros documentos internos ou externos à empresa. Exame dos docu- mentos originais É o procedimento de audito- ria voltado para o exame de documentos que comprovem transações comerciais ou de controle. Conferência de cálculos Técnica igual aplicada ao teste de observância que visa a constata- ção da adequação das operações aritméticas. Auditoria - Gestão de Riscos 26 Exame de escritu- ração É a técnica utilizada para a constatação da veracidade das informações contábeis. Este é o procedimento de auditoria usado para o levantamentode análises, composições de saldo, conciliações etc Exame de registros auxiliares É utilizada como suporte de au- tenticidade dos registros princi- pais examinados. O uso dessa téc- nica deve sempre ser conjugado com o uso de outras que possam comprovar a fidedignidade do registro principal. Inquérito Da mesma forma que nos testes de observância, consiste na for- mulação de perguntas e na ob- tenção de respostas satisfatórias, por meio de declarações formais, conversações normais ou sem compromisso. Investigação minu- ciosa É o exame em profundidade da matéria auditada, que pode ser um documento, uma análise, uma informação obtida, entre outras. Correlação das in- formações obtidas É o relacionamento harmônico do sistema contábil de partidas dobradas. Durante os trabalhos, ao auditor executará serviços que terão relações com outras áreas do balanço da demonstração do resultado do exercício. À medida que for observado o relaciona- mento entre estas, o auditor esta- rá efetuando o teste de correlação das informações Observação Compreende o acompanhamento dos procedimentos que o audita- do efetua para comprovação dos fatos colhidos em outros proce- dimentos de auditoria aplicados. Fonte: Elaborado pela autora com base em Atie (2010) Deste modo, os testes têm por finalidade, colher suficientes e competentes evidências para fundamentar a formulação e manifestação de opinião profissional do auditor sobre o objeto auditado e são aplicados da seguinte forma: Disponível em: http://escolakids.uol.com.br/public/upload/image/ prova-real-da-adicao.jpg Acesso em Agos 2016 Importante: Os testes de observância relacionam-se inversamente aos testes substantivos. Quanto maior a confiança constatada nos controles internos, menor a extensão e profundidade na aplicação dos testes substantivos. 1.3 Testes de procedimento A aplicação dos testes de procedimento, segundo Atie (2010), deve ser realizada, em razão da complexidade e volume das operações, por meio de provas seletivas, testes e amostragens, cabendo ao auditor, com base na análise de riscos de auditoria e outros elementos de que dispuser, determinar a amplitude dos exames necessários à obtenção dos elementos de convicção que sejam válidos para o todo. Na aplicação dos testes de observância e substantivos, o auditor deve considerar os seguintes procedimentos técnicos básicos: Testes de transações Testes de saldos 1.3.1 Testes de transações Consistem basicamente no exame da documentação que, em conjunto, suportam os lançamentos e saldos contábeis. Os testes de transações podem ser divididos nas seguintes fases: Disponível em: https://www.dreamstime.com/stock-photo- businessman-examining-document-magnifying-glass-midsection-desk- image53174581 Quadro: Fases dos testes de transação a. Obtenção do universo de documentos que compõe o saldo da conta. b. de posse da listagem de todos os documentos, o passo seguinte é selecionar aqueles que serão objeto de verificação. c. de posse dos documentos selecionados (amostragem), o auditor procede às analises e evidencia nos WPs os procedimentos de auditoria executados e suas constatações. Fonte: Elaborado pela autora com base em Atie (2010) 1.3.2 Testes de saldos São procedimentos de confirmação dos saldos das contas através de exames extra contábeis, como por exemplo inventario físico que consiste na contagem e 27 MBA em Contabilidade Gerencial e Controladoria - Gisele Alves Soares Rocha - UNIGRAN | 2017 verificação do estado de conservação e uso dos ativos da empresa. Disponível em http://www.accontabilidade.com.br/informativoint. php?idNoticia=25 Acesso em Agos. 2016 O saldo de uma conta do balanço patrimonial ou da demonstração de resultado do exercício pode estar errado para mais (superavaliado) ou para menos (subavaliado). Devido a esse risco, toda as contas da contabilidade devem ser testadas para superavaliação e para subavaliação. 1.3.2.1 Teste Para Superavaliação Dispo0nivel em: http://d2f17dr7ourrh3.cloudfront.net/wp-content/ uploads/2016/06/stock-exchange-1222518_1280-338x218.jpg Acesso em Agos 2016 Na realização do teste para superavaliação, o auditor deve partir do valor registrado na razão geral para o documento-suporte da transação. Exemplo: Razão geral - Registro final - Registro intermediário - Registro inicial – Documento Os procedimentos básicos de auditoria do teste para superavaliação são os seguintes: Disponível em https://thumbs.dreamstime.com/x/recibos-de-exame-do- empresrio-54984201.jpg Quadro: Teste para Superavaliação • Conferir a soma da conta do razão geral; • Selecionar debito e conferir seu valor com o valor total do registro geral; • Conferir a soma do registro final; • Selecionar parcela do registro final e conferir seu valor com o valor total do registro intermediário; • Conferir a soma do registro intermediário; • Selecionar parcela no registro intermediário e conferir seu valor com o valor total do registro inicial; • Conferir a soma do registro inicial; • Selecionar parcela no registro inicial e conferir seu valor com a documentação comprobatória. Fonte: Elaborado pela autora com base em Atie (2010) O objetivo desses procedimentos é detectar superavaliação de débitos, que pode ser feita verificando-se o seguinte: Disponível em http://www.publicidadeimobiliaria.com/wp-content/ uploads/2014/01/Im-C3-B3vel-com-documenta-C3-A7-C3-A3o-enrolada-ou- irregular-como-resolver.jpg • Falta de documento ou documento inválido; • Soma a maior dos registros ou razão geral; • Transporte a maior do valor do documento para o registro inicial e do valor de um registro para outro ou para o razão geral. 1.3.2.2 Teste Para Subavaliação No teste para subavaliação, o auditor parte do documento para a razão geral, agindo de forma contraria ao do teste de superavaliação. Exemplo: Documento - Registro inicial - Registro intermediário - Registro final - Razão geral Auditoria - Gestão de Riscos 28 Os procedimentos básicos de auditoria do teste para subavaliação são os seguintes: Quadro: Testes de Subavaliação • Selecionar e inspecionar o documento suporte; • Verificar a inclusão do valor do documento no registro inicial; • Conferir a soma do registro inicial; • Verificar a inclusão do valor total do registro inicial no registro intermediário; • Conferir a soma do registro intermediário; • Verificar a inclusão do valor total do registro final no razão geral; • Conferir a soma do razão geral. Fonte: Elaborado pela autora com base em Atie (2010) O objetivo dos procedimentos relatados é identificar subavaliação de créditos. Os créditos poderiam ser subavaliados das seguintes formas: • Não – inclusão do documento no registro inicial; • Soma a menor dos registros ou do razão geral; • Transporte a menor do valor do documento para o registro inicial e do valor de um registro para outro ou para o razão geral. 1.4 Avaliação dos controles internos Disponível em: http://www.galloro.com.br/uploads/banner-revisao- controles-internos.jpg Acesso em Agos 2016 Segundo Almeida (2012) o método mais simples de se obter informações sobre como funciona o sistema de controle interno da empresa consiste na indagação, observação, a revisão dos manuais de contabilidade e de procedimentos internos, bem como conversas com executivos de determinadas áreas da organização. Disponivel em http://static.wixsta tic.com/media/ f917f0_4ab14796c93643a98dae1025c9f343e5.png_256 Acesso em Agos 2016 http://engoverno.com.br/site/wp-content/uploads/2015/12/a3.jpg Disponivel em Agos 2016 Ainda de acordo com o autor, as formas mais comuns existentes para documentar o método de avaliação utilizada são: a) O questionário de controle interno (“Check List”), consistente numa enquete sistemática apresentada sob a forma de perguntas referentes a aspectos básicos do sistema, e na qual de modo geral, as respostas negativas podem evidenciar ausência de controle, como por exemplo todosos pagamentos são devidamente autorizados pelo responsável – se a resposta for não, então existem indícios da ausência de controle no tocante ao princípio da autorização. b) Método descritivo, também chamado de “narrativa”, implica em detalhamento descritivo dos sistemas de controle interno e dos diferentes procedimentos de cada área. c) Método de “flowcharts” ou fluxogramas, que se utiliza da técnica de diagramas administrativos na descrição dos procedimentos e do movimento das transações; apresenta como principais vantagens o fato de ilustrar todos os procedimentos, passo a passo facilitando a sua compreensão, esquematiza toda a documentação existente, e identifica os controles estabelecidos e suas eventuais deficiências. As técnicas de revisão e avaliação do controle podem ser diferentes entre os auditores, Crepaldi (2012) afirma que pode ser apontado um modelo considerado por muitos, como geral: 29 MBA em Contabilidade Gerencial e Controladoria - Gisele Alves Soares Rocha - UNIGRAN | 2017 Quadro modelo Geral de avaliação de controles internos 1. documentação e exame do sistema, etapa consistente em se obter ou confirmar (no caso de revisão) o conhecimento da forma como funciona os sistema; nesta etapa são utilizados as técnicas de documentação comentados acima, isto é, descrições dos sistemas, fluxogramas, questionários de controle interno, indagações verbais, etc. 2. avaliação preliminar do sistema, etapa consistente em avaliar os pontos fortes e fracos dos sistema e as principais áreas de interesse; nesta etapa é formada uma opinião previa de se pode ou não confiar nos controles, e serve como base para eventuais modificações nos programas de provas substantivas; 3. provas de cumprimento, são provas que, basicamente, estabelecem se os controles estão realmente funcionando como esperado de acordo com o detalhamento anterior; 4. reavaliação do sistema, nova avaliação, após a validação efetuada pelas provas de cumprimento, tal que possa estabelecer eventuais mudanças referentes à avaliação previa. 5. modificação das provas substantivas, se for necessário estas provas serão modificadas quanto à natureza, momento e abrangência. Fonte: Elaborado pela autora com base em Crepaldi (2012) Disponível em http://engoverno.com.br/site/wp-content/ uploads/2015/12/a2.jpg Acesso em Agos 2016 Na visão de Atie (2010), no estudo e avaliação do sistema de controle interno o primeiro passo para se avaliar preliminarmente um sistema de controle interno é a determinação de como o sistema funciona, e, desta forma determinar a efetividade do mesmo, revisão de organogramas, manuais de procedimentos, conversas informais com os funcionários, confecção de fluxogramas e questionários. Neste contexto, deve também ser levado em conta: a. o entorno do controle interno; b. a probabilidade de erros significativos que tenham efeitos nos demonstrativos contábeis; c. a segregação de funções, e d. o grau de supervisão existente. Assim, os testes dos controles internos ou testes dos procedimentos internos da entidade visam à obtenção de razoável segurança de que os procedimentos de controle interno estabelecidos pela administração estão em efetivo funcionamento e cumprimento. Objetivo: Checam a existência, a efetividade e a continuidade dos controles internos da Entidade. Verificam a “arquitetura” e a aderência dos controles internos da Entidade. Dividem-se em: retrospectiva e flagrante Seção 2 - Ferramentas Usadas Pela Auditoria Disponivel em: http://www.blogdaqualidade.com.br/voce-sabia-que-a- auditoria-e-uma-ferramenta-de-gestao/ Acesso em Agos. 2016 Lins (2012) conceitua as ferramentas de auditoria nos instrumentos que o auditor possui para atingir suas metas, definidas no planejamento de auditoria, independente do tipo de auditoria praticada. Elas podem ser classificadas como generalistas especializadas ou utilidade geral. Quadro: Classificação das ferramentas de auditoria Ferramentas gene- ralistas São softwares que podem proces- sar, simular, analisar amostras, ge- rar dados estatísticos, sumarizar, apontar duplicidade e outras fun- ções que o auditor desejar. Ferramentas espe- cializadas São softwares desenvolvidos espe- cialmente para executar certas tare- fas em uma circunstância definida. O software pode ser desenvolvido pelo próprio auditor, pelos especia- listas da empresa auditada ou por um terceiro contratado pelo auditor. Ferramenta de uti- lidade geral. Ferramentas de utilidade geral são softwares utilitários utilizados para executar algumas funções muito comuns de processamento, como sortear arquivos, sumarizar, conca- tenar, gerar relatórios etc. Fonte: Elaborado pela autora com base em Linz (2012) Tanto as ferramentas generalistas quanto as especializadas são desenvolvidas por profissionais e empresas com grande conhecimento dos processos de auditoria e envolve geralmente profissionais de TI e de outras áreas do conhecimento, como finanças, design etc. Dentre as ferramentas que são utilizadas pela auditoria, o quadro abaixo apresenta os principais softwares que são utilizados: http://auditoriaoperacional.com.br/ferramenta-de-avaliacao-e-controle-de-riscos-empresariais/ http://auditoriaoperacional.com.br/ferramenta-de-avaliacao-e-controle-de-riscos-empresariais/ Auditoria - Gestão de Riscos 30 Disponivel em: http://www.softwareseguridad.com/imagenes/auditoria- seguridad-sistema-software-pc.jpg Acesso em Agos. 2016 Quadro principais softwares utilizados pela auditoria ACL: software de reconhecimento mundial, cuja si- gla significa Audit Command Language ou Liguagem de Auditoria por Comandos. Dentro as diversas funcionali- dades desta ferramenta de auditoria. O ACL tem sido am- plamente difundido entre as equipes de auditores internos no Brasil, tal fato deve-se aos aspectos de segurança e confiabilidade mundial conquistado em seu desenvolvi- mento. IDEA: O Interactive Data Extraction and Analysis trata-se de software voltado a duas grandes funções na auditoria: a extração e análise de dados. SAS: Pode ser definido como uma ferramenta de au- ditoria que rastreia dados e registra acontecimentos em sistemas integrados ao processo da empresa . Trata-se de um software de trilha de auditoria e, por isso, denomi- na-se Segurança e Auditoria de Sistemas. Este software possibilita ao auditor o acompanhamento de rotinas exe- cutadas em sistemas por funcionários ou usuários exter- nos à empresa. EASYTRIVE: Esta ferramenta é mais elaborada no sentido de trabalhar com a linguagem de sistemas de grande porte, ou seja, main frame. A utilização dos diver- sos softwares de auditoria, a fim de descobrir fraude num ambiente altamente informatizado, exigirá do auditor um alto grau de conhecimento a respeito das possibilidades e dos conceitos envolvendo bancos de dados, trilhas de au- ditoria, correlação de informações e outros aspectos que serão considerados vitais no cumprimento dos trabalhos de auditoria. Elaborado pela Autora com base em Crepaldi (2012) Neste contexto pode se afirmar que a auditoria utiliza se de vários modelos de instrumentos de coleta de dados, conforme o tipo de auditoria e os objetos verificados. Chegamos assim, ao final de nossa aula número 3, antes de encerrar é importante que retomemos os conteúdos estudados, vamos agora as principais abordagens da aula 3. Retomando a aula SEÇÃO 1 - TESTES E PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA; AVALIAÇÃO DO CONTROLE INTERNO Vimos nesta seção que os procedimentos de auditoria são o conjunto de técnicas que permitem ao auditor obter evidências ou provas suficientes e adequadas para fundamentar sua opinião sobre as demonstrações contábeis auditadas. Estes procedimentos são constituídos por: a. Testes de Observância: também conhecidos como os testes de aderência, eles visam testar os controles internos da entidade que têm como objetivo a verificação e avaliação dos controles internos, se estes estão de acordo comos processos requeridos pela administração e se são suficientemente seguros e confiáveis para a devida salvaguarda do patrimônio. b. Testes Substantivos: focam em verificar se os saldos contábeis estão corretos, se o reconhecimento e a mensuração dos elementos patrimoniais atendem as normas contábeis vigentes. Vimos ainda que a avaliação dos controles internos ou testes dos procedimentos internos da entidade visam à obtenção de razoável segurança de que os procedimentos de controle interno estabelecidos pela administração estão em efetivo funcionamento e cumprimento. SEÇÃO 2 - FERRAMENTAS USADAS PELA AUDITORIA Vimos nesta seção que a auditoria lança mão de vários modelos de instrumentos de coleta de dados, conforme o tipo de auditoria e os objetos verificados, destacam se os formulários ou questionários impressos, alguns com suporte de software especializado ou planilhas eletrônicas customizadas; essas ferramentas, são definidas no planejamento de auditoria darão origem aos papéis de trabalho do auditor. Se ocorrerem algumas dúvidas sobre a aula, vocês poderão saná-las através das ferramentas “fórum” ou “quadro de avisos”. Vale a pena AC Contabilidade Gestão empresarial – Inventário Orientações http://www.accontabilidade.com.br/ informativoint.php?idNoticia=25 Vale a pena ler http://www.accontabilidade.com.br/informativoint.php?idNoticia=25 http://www.accontabilidade.com.br/informativoint.php?idNoticia=25 31 MBA em Contabilidade Gerencial e Controladoria - Gisele Alves Soares Rocha - UNIGRAN | 2017 Controles Internos - Ferramentas para Prevenção e Gestão de Riscos https://www.youtube.com/ watch?v=BdHhVfMlTGg Vale a pena assistir Auditoria em Foco – Procedimentos de Auditoria http:// auditoriaemfoco.blogspot.com.br/2011/05/ procedimentos-de-auditoria_11.html Vale a pena acessar Minhas anotações http://auditoriaemfoco.blogspot.com.br/2011/05/procedimentos-de-auditoria_11.html http://auditoriaemfoco.blogspot.com.br/2011/05/procedimentos-de-auditoria_11.html http://auditoriaemfoco.blogspot.com.br/2011/05/procedimentos-de-auditoria_11.html Auditoria - Gestão de Riscos 32 Minhas anotações