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Organização, sistemas e métodos Estrutura Organizacional e Departamentização Material Teórico Responsável pelo Conteúdo: Prof. Dr. João Luiz de Souza Lima Revisão Textual: Profª. Ms. Selma Aparecida Cesarin 5 Para que os objetivos da Unidade sejam alcançados, é fundamental que você leia cuidadosamente todo o material e realize com atenção todas as atividades propostas. Nesta Unidade, é importante que, durante as leituras e realização das atividades, você conheça os conceitos elementares referentes ao assunto Estrutura Organizacional e Departamentalização. Sugiro que você acesse e leia cuidadosamente o material teórico. Depois, você poderá acompanhar a videoaula e a apresentação narrada, pois elas ajudarão a compreender melhor os principais assuntos da Unidade. Outro recurso fundamental é a atividade de sistematização, já que com ela você poderá perceber o quanto aprendeu sobre o tema. Realize a atividade de aprofundamento, que associa os assuntos que estudamos à atividade profissional por meio de reflexão e produção de sua própria autoria. Além disso, você contará com textos e/ou vídeos indicados no material complementar. Desta maneira, desejo a você bons estudos! · Nesta Unidade, desenvolveremos conceitos e estudos relativos à estrutura organizacional, relações de autoridade e responsabilidade, processo decisório e fluxos de comunicação. · Estudaremos, também, os conceitos de delegação, centralização e descentralização e seus impactos para o funcionamento das organizações. Estrutura Organizacional e Departamentização • Introdução • Estrutura Organizacional • Estrutura Formal e Estrutura Informal • Autoridade/Responsabilidade/Comunicação/Decisão • Delegação/ Descentralização e Centralização • Departamentalização • Organograma • Considerações Finais 6 Unidade: Estrutura Organizacional e Departamentização Contextualização Nesta Unidade, você aprenderá que é de extrema importância o conhecimento da função organização da Empresa, a qual é representada pela Estrutura Organizacional e pela Departamentalização. Também será necessária a compreensão de como usar o Organograma na montagem da estrutura e da departamentalização. 7 Introdução Depois ter concluído o conteúdo da Unidade 1, começaremos com alguns conceitos importantes sobre estrutura organizacional. Como já havíamos conversado na unidade anterior, para que possamos entender o que ela representa, foi necessário estudarmos as áreas funcionais fim e as áreas funcionais meio. Nossos estudos trouxeram uma nova percepção sobre as principais funções e atividades desenvolvidas nas organizações. Estas funções quando são distribuídas por meio da divisão do trabalho configuram arranjos organizacionais que caracterizam de forma peculiar as organizações e sua forma de funcionamento. O conteúdo que apresentaremos a seguir foi dividido em tópicos para facilitar a compreensão: • Estrutura Formal e Informal; • Autoridade/Responsabilidade/Comunicação/Decisão; • Sistemas de Autoridade e Responsabilidade; • Sistemas de Comunicação e Decisão; • Delegação/Descentralização e Centralização. Estrutura Organizacional A estrutura organizacional reflete a forma como a empresa estabeleceu o seu arranjo organizacional. Essa estrutura representa a proposta de funcionamento da empresa. Se a estrutura é muito hierarquizada ou quando possui na empresa muitas unidades organizacionais, ou se a estrutura é mais plana, e a organização se configura com poucas unidades organizacionais, ou se a estrutura é mais controladora ou mais centralizadora, ou se a empresa é mais flexível e proporciona autonomia para os colaboradores no âmbito do seu trabalho, teremos estruturas organizacionais diferentes, moldadas de forma que possa atender aos objetivos institucionais, às condições tecnológicas e de pessoal, além das influências do ambiente externo dessa organização, que pode ser mais ou menos competitivo. Todos esses fatores podem resultar em diferentes configurações de estruturas. Essas diferentes configurações retratam propostas de funcionamento que diferenciam de forma peculiar algumas empresas de outras. O arranjo organizacional acaba por ser um fator determinante para uma gestão por processos. Não há como se implantar uma gestão por processos em uma organização na qual a estrutura privilegia unidades organizacionais compartimentadas e fragmentadas. 8 Unidade: Estrutura Organizacional e Departamentização A gestão de processos requer estruturas que apoiem a visão sistêmica ao mesmo tempo em que estabeleçam papéis e competências de forma a garantir o fortalecimento da percepção de um ambiente de integração e de interdependência entre os diversos subsistemas componentes desta estrutura. O desafio é de se estabelecer a visão sistêmica, garantindo capacidade de conexão e articulação entre os colaboradores da organização, que a partir da visão integrada do funcionamento da empresa podem cumprir suas tarefas e atuar de forma efetiva no contexto de uma estrutura organizacional. Esse desafio requer que todos os colaboradores de uma organização possam se situar no contexto da estrutura da empresa e saber o que fazer de forma comprometida e integrada aos objetivos institucionais. Para tanto, é necessário que a estrutura organizacional da empresa não seja definida apenas pelas normas ou regulamentos, mas também pela participação ativa dos seus colaboradores, participantes ativos para o sucesso da instituição de que fazem parte. Os conceitos que estudaremos nesta Unidade buscam trazer reflexões que irão estimular o desenvolvimento profissional de gestores integrais que percebem e vivenciam a organização na qual atuam de forma sistêmica e que conseguem estabelecer o equilíbrio necessário entre a estrutura formal e informal para que a empresa possa se beneficiar com os resultados de esforços coordenados de uma equipe bem articulada e ciente de suas tarefas e, ao mesmo tempo, flexível e inovadora, sem perder o foco nos objetivos institucionais. Estrutura Formal e Estrutura Informal Quando nos referimos à estrutura organizacional, não estamos apenas falando da estrutura hierárquica das empresas. Essa estrutura hierárquica retrata a estrutura formal da organização. No entanto, em toda organização coexistem a estrutura formal e a estrutura informal. Apesar de as pessoas, muitas vezes, se referirem à estrutura organizacional formal como sendo a relação hierárquica das unidades organizacionais das empresas, esta forma de estrutura não se restringe à hierarquia. A estrutura formal resulta de todas as normas, regulamentos e regras gerais que definem os objetivos, papéis, atribuições, fluxos de comunicação, procedimentos padronizados, documentos internos, rotinas, formulários e demais configurações de códigos, siglas etc. A estrutura formal é aquela estabelecida de forma intencional e pré-definida por meio de documentos tais como: Estatuto, Regimento Interno, Normas Internas, Regulamentos, Manuais, Rotinas, Instruções de Serviços e outros. A estrutura formal determina o ponto de partida para a organização do funcionamento da empresa e é fundamental, pois norteia o trabalho e garante mecanismos de organização, planejamento e controle, contribuindo para os resultados institucionais. 9 Já a estrutura informal nasce espontaneamente, naturalmente, a partir do relacionamento social das pessoas no ambiente de trabalho, pois, no contexto do seu trabalho, dentro da empresa, as pessoas estabelecem laços de amizade e criam uma rede de conexões pessoais que se forma como uma estrutura informal. Essa forma de organização informal é inerente a todas as estruturas e se dá pela própria existência de pessoas que trabalham juntas com objetivos comuns. Você Sabia ? A estruturainformal é tão importante quanto à estrutura formal. As empresas acabam por precisar de ambas as formas de estrutura. Não se pode pensar em uma empresa na qual não exista uma das formas de estruturas. Esta organização hipotética não sobreviveria não possuindo ou a estrutura formal ou a estrutura informal. Mas você poderia estar se perguntando: de que forma a estrutura informal pode ser benéfica para uma empresa? Ora, a estrutura informal proporciona agilidade no fluxo informacional. “Se você está em sua sala de trabalho e precisa de uma informação de outro setor, como você iria solicitar essa informação?” Bom, se você não conhece ninguém dentro da empresa, você teria de utilizar a comunicação formal, direcionada ao chefe da área que detém a informação que você precisa. No entanto, se você possui uma rede de relacionamentos no âmbito da empresa e conhece as pessoas dos outros setores, não seria difícil para você fazer uma ligação telefônica e pedir a informação que necessita. Neste caso, você estará utilizando a estrutura informal para obter a informação que ajudará você no encaminhamento do seu trabalho. Perceba que a estrutura informal trouxe para você agilidade na execução de sua tarefa. Por isso mesmo, muitas empresas promovem encontros ou eventos nos quais os colaboradores podem se conhecer e interagir, fortalecendo a estrutura informal da empresa. Contudo, tanto a estrutura formal quanto a estrutura informal também trazem desvantagens e dificuldades para a organização. Se a estrutura FORMAL pode inibir a capacidade de iniciativa ou inovação em virtude das normas e rotinas muito padronizadas, a estrutura informal pode acirrar conflitos entre os colaboradores de uma empresa, a partir de informações incorretas ou mesmo boatos que possam transitar na instituição. Apesar de tudo, sabemos que toda a organização vai conviver com a estrutura formal e a estrutura informal. Vale encontrar o ponto de equilíbrio de cada uma com relação ao grau de formalidade ou de informalidade adequado para o contexto de trabalho da empresa. Cada empresa terá seu ponto de equilíbrio, determinado por suas características, como a natureza de suas atividades, seu nível tecnológico, ou mesmo o perfil de seus colaboradores. De agora em diante, dentro das peculiaridades de cada organização, você deve estar atento sobre as ações e reações que definem o equilíbrio entre a estrutura formal e a estrutura informal. 10 Unidade: Estrutura Organizacional e Departamentização Autoridade/Responsabilidade/Comunicação/Decisão Para que possamos entender a relação entre a estrutura formal e a estrutura informal das organizações, temos de discutir alguns aspectos componentes da estrutura organizacional. Tais aspectos definem a organização hierárquica, os papéis e atribuições das unidades organizacionais instituídas, além da relação de autoridade e responsabilidade, bem como dos níveis de decisão e da abrangência e da configuração do sistema de decisão institucional. Os canais de comunicação presentes no cenário organizacional também se integram a esses aspectos, que se apresentam tanto no âmbito da estrutura formal quanto da estrutura informal. Segundo Oliveira (2011), estamos falando do sistema de autoridade, do sistema de responsabilidade, do sistema de decisão e do sistema de comunicação, partes integrantes da estrutura organizacional. Sistemas de Autoridade e de Responsabilidade As estruturas organizacionais são delineadas de forma a configurarem a organização hierárquica estabelecida no âmbito da estrutura formal. No entanto, no âmbito da estrutura informal, também são configuradas relações que podem se caracterizar a partir do conceito de autoridade informal. Para Pensar O que é Autoridade? – O que é Responsabilidade? – Será que todos os colaboradores de uma empresa têm autoridade no âmbito das organizações? E a responsabilidade? – Podemos ter responsabilidade sem autoridade? – Como podemos resolver essas questões? A autoridade é o direito de se fazer ou de se mandar fazer determinado trabalho ou tarefa no contexto de uma organização. Já a responsabilidade é a obrigação pela execução do trabalho ou tarefa devida a um colaborador no contexto de uma organização (JUCIUS; SCHELENDER apud OLIVEIRA, 2011). Essa autoridade se estabelece no âmbito da estrutura formal e também no âmbito da estrutura informal. Na estrutura formal, a autoridade é definida pela organização hierárquica e o cargo que a pessoa ocupa dentro da empresa. Essa autoridade estabelece direitos e define a abrangência de atuação e de decisão de uma pessoa no cenário da estrutura hierárquica da empresa. 11 A autoridade formal está atrelada à responsabilidade. Quanto mais autoridade se tem, mais responsabilidade. Portanto, todos os colaboradores de uma empresa têm autoridade na medida em que estão vinculados para exercer atribuições conferidas pelo cargo que ocupam. O que muda é a amplitude da autoridade. Por exemplo, quando se detém um cargo de direção dentro da empresa, você tem muita autoridade com a correspondente responsabilidade. Quando se é presidente de uma organização, sua autoridade é maior e sua responsabilidade também. No entanto, se você executa uma atividade operacional, em um setor específico de uma empresa, você detém autoridade dentro dos limites de sua função e dentro da abrangência de seu cargo. Ou seja, quanto mais autoridade, mais responsabilidade. Já autoridade informal é espontaneamente criada. Algumas pessoas possuem um carisma, uma “forma de ser” que cativa seus colegas de trabalho e torna essa pessoa referência no grupo. Quando precisam de um representante, essa pessoa sempre é chamada. Quando ela solicita algum “favor”, ela “sempre” tem prioridade. Essas pessoas são identificadas como líderes de opinião e exercem naturalmente autoridade informal em seu ambiente de trabalho. A autoridade informal pode ser criada também pela experiência ou conhecimento especializado de determinadas pessoas nas organizações. Às vezes, falamos: -“Fulano é uma autoridade nesse assunto”. Nesse caso, estamos atribuindo a essa pessoa uma referência, uma relação de autoridade informal. Ela não precisa estar munida de um cargo. Mesmo assim, ela será ouvida, quando necessário, pelo seu conhecimento adquirido ou sua experiência profissional. A autoridade formal, estabelecida no âmbito das empresas, reflete a responsabilidade equivalente à sua abrangência. Já a autoridade informal, como não foi estabelecida a partir de normas e regras de funcionamento, mas legitimada pelas pessoas a partir da aceitação dessa relação de autoridade, não está lastreada pela responsabilidade formal, mas sim pela consciência dos envolvidos, dentro de propósitos comuns. Nas empresas, estas duas formas de autoridade convivem, às vezes em harmonia, às vezes de forma conflituosa e competitiva. Cabe aos dirigentes instituídos por meio da estrutura formal construir um ambiente de trabalho para o qual ele possa fazer convergir os objetivos individuais para os objetivos institucionais, a fim de que os resultados da empresa possam ser atingidos. Em organizações nas quais existem conflitos entre a estrutura formal e a estrutura informal, pode haver uma relação de competição entre a autoridade formal e a autoridade informal. Não basta possuir o cargo de chefia, é necessário que a equipe legitime e aceite a autoridade formal. Nesse sentido, o chefe deve ser, antes de tudo, um líder capaz de organizar e dirigir o trabalho da equipe direcionando os esforços em prol dos objetivos institucionais. A autoridade informal deve contribuir com a autoridade formal, auxiliando a equipe no direcionamento dos seus objetivos para os objetivos institucionais. O líder formal precisa estabelecer um canal de comunicação direta, de forma a evitar que a comunicação informalinfluencie a interpretação dos fatos. 12 Unidade: Estrutura Organizacional e Departamentização Sistemas de Comunicação e Decisão A comunicação nas empresas também pode assumir uma classificação formal ou informal. A comunicação formal é estabelecida a partir das normas e regras de funcionamento, definida para transmissão de dados e informações que possam ser documentadas, registradas, controladas e até padronizadas. Essa comunicação é configurada tanto por meios físicos, como Comunicações Internas (CIs) ou mesmo formulários internos, até sistemas de informações informatizados. Toda a comunicação formal contribui para o registro e o controle do fluxo informacional dentro da empresa. A comunicação informal é estabelecida a partir das interações sociais das pessoas na empresa. Essa comunicação pode ser bastante benéfica para as empresas, ou não. Por intermédio da estrutura informal de comunicação, podemos “agilizar” o fluxo informacional dentro da empresa. No entanto, se, por um lado, a comunicação informal traz um fluxo de informações mais rápido, por outro, pode trazer também distorções na mensagem, tornando o trabalho falho. De um lado se ganha em agilidade, de outro se perde em confiabilidade e também em controle. As informações disseminadas no âmbito da estrutura informal não podem ser conferidas e não permitem nenhum tipo de controle ou mesmo garantia de confiabilidade. Para que possamos utilizar bem a estrutura informal de comunicação, é necessário que se tenha uma equipe comprometida e integrada internamente, além de motivada e alinhada com os objetivos da organização. Esse ambiente maduro e conectado de profissionais pode favorecer o fluxo de informações a partir da estrutura informal de uma empresa de forma a contribuir para os resultados da organização, sem grandes equívocos ou distorções. De outro lado, a estrutura organizacional reflete também no sistema de decisão da empresa. Hoje em dia, as organizações têm buscado um ambiente de maior envolvimento e participação nos processos decisórios das empresas. Essa preocupação retrata um contexto de trabalho no qual as organizações ganham em agilidade nas decisões operacionais. No entanto, perdem em controle, pois distribuem o processo decisório nos diversos níveis da organização, proporcionando mais autonomia para as áreas e garantindo um tempo de resposta menor às questões de curto e médio prazo. Por exemplo, uma empresa que possui diversos pontos de venda distribuídos em diferentes localidades, caso ocorra um problema em um dos pontos de venda, o gerente dessa unidade de vendas poderá solucionar a questão sem que tenha de levar o caso à sua chefia ou à direção da empresa. Essa autonomia pressupõe a capacidade de inovação e a iniciativa das pessoas que estão vivendo o problema. Para tanto, é necessário que esse gerente de vendas também tenha autoridade formal para esse tipo de decisão. Certamente, ele terá também maior responsabilidade em sua área de atuação. Você Sabia ? As decisões locais, quando são tomadas no nível local, permitem soluções mais rápidas e mais ajustadas ao cenário dos fatos. Quem mais sabe sobre o problema senão aquelas pessoas que o vivenciaram? 13 As decisões centralizadas podem dificultar o processo decisório no nível operacional de execução do trabalho, já que quem irá decidir pode estar longe do cenário no qual ocorreu o problema. Nesse sentido, no que se refere ao sistema de decisão, existem organizações mais centralizadoras ou mais descentralizadas. Para cada uma delas, a estrutura organizacional pode responder com unidades mais controladoras ou menos controladoras. O formato e proposta de funcionamento das organizações dependem do seu sistema de decisões. O mercado competitivo também pode influenciar na proposta de funcionamento do sistema de decisões da organização. Caso o ambiente seja mais competitivo ou o mercado consumidor mais exigente, a estrutura organizacional deve contribuir para garantir um “tempo de resposta” da empresa frente ao seu ambiente externo de forma a garantir sua sobrevivência no mercado. Aspectos culturais e o próprio perfil das pessoas que compõem o corpo funcional de colaboradores da empresa influenciam de forma a favorecer ou não a descentralização do processo decisório da organização. Hoje em dia, a maior carência de mão de obra está no pessoal qualificado. A qualificação profissional, o treinamento continuado e uma postura de atualização permanente por parte dos seus funcionários ou colaboradores é característica inerente ao contexto de organizações que buscam um sistema de decisão descentralizado. E como estabelecer uma organização com sistema de decisão descentralizado? Veremos a seguir alguns conceitos importantes relacionados a essa temática. Delegação/ Descentralização e Centralização A delegação é um conceito fundamental para que se possa atuar em um sistema de decisões descentralizado. Mas o que é que o conceito de delegação tem a ver com o conceito de descentralização? Conforme Oliveira (2011), delegação é a transferência de determinado nível de autoridade de um chefe ao seu subordinado, criando-se neste (subordinado) a correspondente responsabilidade pela execução da tarefa. Como podemos verificar no conceito acima apresentado, na delegação há uma transferência de autoridade de um chefe ao seu subordinado. Lembrando o que já havíamos conversado na sessão anterior, a autoridade é um direito, portanto, o chefe transfere o seu direito de execução para o seu subordinado. Lembre-se também de que responsabilidade é uma obrigação; portanto, o chefe continua responsável pelo trabalho que seu subordinado fizer. Ou seja, se ele errar, o chefe é responsável, assim como o subordinado também. A responsabilidade do chefe, nesse caso, se confirma, pois seu trabalho envolve o desafio de “saber delegar”. 14 Unidade: Estrutura Organizacional e Departamentização Percebemos, também, que essa autoridade que o chefe transfere pode se referir não apenas ao direito de execução de uma tarefa. O chefe pode estar transferido ao seu subordinado o direito de decisão. Começa aí a distribuição do processo decisório no contexto da organização. Essa prática levará à configuração da descentralização e repercutirá no funcionamento da empresa. Ora, a descentralização só é possível em um contexto organizacional que pratica a delegação de autoridade. Desta forma, a prática da delegação de autoridade leva à descentralização do processo decisório. Na medida em que a equipe é treinada, capacitada e ganha experiência e conhecimento no ambiente de trabalho, ela cria melhores condições para atuar em cenários mais desafiadores. A promoção do contexto de descentralização em uma organização requer equipes bem treinadas e qualificadas, além de outros requisitos. Requisitos para a Descentralização do Processo Decisório: • Equipe treinada e capacitada; • Sistemas de Informações bem estruturados; • Políticas internas definidas. A equipe treinada e capacitada como um requisito necessário à descentralização do processo decisório nas empresas já foi discutida há pouco. Resta, ainda, refletir sobre a necessidade dos sistemas de informações e das políticas internas. Os sistemas de informações em estruturas descentralizadas são fundamentais para suprir as necessidades de informações dos diversos tomadores de decisão distribuídos em diferentes áreas da empresa. As políticas internas são consideradas requisitos na medida em que fornecerem uma orientação norteadora das decisões dos diversos atores em suas áreas de atuação, de tal forma que o comportamento decisório seja delineado de maneira uniforme sem ser, no entanto, padronizado. A descentralização pressupõe uma flexibilidade e a capacidade de inovação e iniciativa dos seus funcionários. Porém, deve-se tero cuidado para que essa autonomia não proporcione desalinhamento em relação aos objetivos institucionais e nem promova um ambiente de conflitos e descontrole interno. Por fim, não há como deixar de falar da centralização. Afinal, apesar da tendência a estruturas mais ágeis, inovadoras e que incentivem a iniciativa das pessoas e possibilitem mais autonomia decisória na organização, a centralização é uma realidade em muitas empresas. E ela também possui suas vantagens. As estruturas centralizadas possuem melhores condições de tomada de decisão em nível estratégico. Como todo o processo decisório está centralizado, a coerência entre as decisões é mais evidenciada, pois apenas uma ou poucas pessoas tomam decisões. Há uma maior coerência entre o planejamento e o controle. E as decisões de nível estratégico são mais facilitadas. Já no nível operacional, essa situação é diferente, pois não há autonomia para a equipe decidir e as decisões operacionais demandam mais tempo para serem encaminhadas. 15 Outra vantagem é o melhor aproveitamento de recursos, pois não são necessários tantos equipamentos, já que alguns processos ficam centralizados. Além disso, essa estrutura não requer pessoal muito qualificado, pois atuam mais como executores do que como decisores. Contudo, diversas empresas possuem essa configuração. Principalmente, empresas pequenas ou microempresas que, a partir da atuação de um empreendedor, que idealizou a implantação da empresa, detém todo o conhecimento sobre o seu funcionamento. Dessa forma, o empreendedor, num primeiro momento, acaba por desempenhar suas funções de forma centralizadora. Na medida em que essas empresas vão se ampliando e se desenvolvendo, tendem a buscar um modelo gerencial mais descentralizado. Portanto, a configuração de centralização tem seu lugar. No processo evolutivo das organizações, a centralização está presente contribuindo com os processos decisórios conforme as vantagens apresentadas anteriormente. Departamentalização Nesta sessão, estudaremos os diferentes arranjos organizacionais, ou seja, as diferentes maneiras de se organizar as atividades dentro das empresas. O conteúdo apresentado a seguir foi dividido em tópicos para facilitar a compreensão: • Departamentalização; • Tipos de departamentalizações; • Organograma. Ao procurarmos compreender as configurações de estruturas que definem os papéis, atribuições e competências das pessoas, precisamos organizar grupos de atividades que fundamentam a existência das unidades organizacionais das empresas. As unidades organizacionais resultam do trabalho das empresas. Essas áreas de trabalho ou unidades organizacionais possuem objetivos específicos, refletindo os diversos subsistemas que integram o funcionamento das empresas. O arranjo da estrutura baseia-se, portanto no agrupamento de atividades desenvolvidas dentro das empresas. Por exemplo, o agrupamento de atividades em áreas ou unidades organizacionais pode refletir a mesma lógica que utilizamos quando estudamos as áreas funcionais fim e meio. A estrutura organizacional, contudo, ao contrário da classificação estabelecida pelas áreas funcionais, pode assumir diferentes configurações que determinam propostas de funcionamento específicas para cada empresa. Verificamos, pois, que as estruturas das empresas são diferentes. Por que isso acontece? Apesar de as funções serem semelhantes, por que em algumas organizações existem áreas que não existem em outras? Como podem acontecer tantas diferenças já que as funções existentes nas organizações são as mesmas? Quais são essas diferenças? Como podemos compreender as influências dessas diferenças nas características de funcionamento das empresas? 16 Unidade: Estrutura Organizacional e Departamentização Estudaremos, portanto, os diferentes arranjos organizacionais, ou seja, as diferentes maneiras de se organizar as atividades dentro das empresas. A proposta de funcionamento da organização está refletida na forma como foi definida sua estrutura organizacional. Se a estrutura é mais ou menos compartimentada, verticalizada ou horizontalizada, controladora ou flexível, ela terá diferentes formatos organizacionais e seu funcionamento refletirá a configuração proposta para sua estrutura. As áreas funcionais fim e meio, estudadas na unidade sobre os sistemas administrativos, podem assumir um dos critérios de agrupamento das atividades da empresa, contribuindo para a construção de estruturas funcionais facilmente encontradas nas organizações atualmente. Vale a pena lembrar também que a gestão de processos sofre influência do arranjo organizacional estabelecido pela empresa. A visão fragmentada que a divisão do trabalho pode proporcionar não deve interferir na perspectiva sistêmica e processual proposta para as organizações do século XXI. Para tanto, o estudo do arranjo organizacional é fundamental para o estabelecimento da gestão de processos, de forma que possibilitará o desenvolvimento de estruturas mais integradas na busca dos objetivos institucionais. Definição de Departamentalização Departamentalização, segundo Oliveira (2011), trata-se do agrupamento das atividades e correspondente recursos (humanos, financeiros, materiais e equipamentos) em unidades organizacionais, segundo algum critério de homogeneidade. Departamentalização não se trata de uma designação hierárquica, ou seja, departamentalização não significa o nível hierárquico de “departamento”. Departamentalização é um conceito que propõe a divisão do trabalho, ou a especialização horizontal. A especialização do trabalho nas organizações pode ocorrer em dois sentidos: vertical e horizontal. A especialização vertical ocorre quando há a necessidade de se melhorar a capacidade de supervisão e de controle. A especialização vertical decorre do aumento do número de níveis hierárquicos. Quanto mais níveis hierárquicos em uma estrutura, mais verticalizada ela será. Portanto, isso significa que se trata de uma organização com melhor capacidade de supervisão e de controle. Já a especialização horizontal ocorre quando há a necessidade de se aprimorar o domínio de conhecimento ou a habilidade técnica de execução de determinado trabalho proporcionando maior eficiência e perícia para a realização das tarefas. O resultado disso é uma estrutura organizacional horizontalizada com muitas unidades compartimentadas. O desenho departamental refere-se à estrutura organizacional das empresas e representa o grau de diferenciação e de integração existente no contexto organizacional das áreas ou unidades presentes na organização. Cada empresa assumirá uma característica específica de funcionamento de acordo com a sua configuração ou o seu desenho departamental. 17 Cada organização deve procurar estabelecer um desenho departamental que melhor se adeque à sua proposta de funcionamento, lembrando-se que o excesso de verticalização e/ou horizontalização pode contribuir para estruturas pouco favoráveis à gestão por processos. Segundo Cury (2010), para se construir uma estrutura adequada e consistente com os propósitos da organização, é necessário considerar alguns fatores no processo de departamentalização, conforme a seguir: 1) Fatores a se considerar na área formal: • Importância das atividades. Quanto mais importante for a atividade para os objetivos da instituição mais elevado deve ser seu nível hierárquico; • Enfatizar a especialização. As atividades devidamente dosadas podem ser agrupadas em unidades especializadas com equipe de profissionais com formação compatível; • Facilitar o processo de coordenação e controle. Definir as atividades e regulamentar as atribuições e competências por meio de instrumentos normativos; aproximar o supervisor em relação às pessoas e atividades controladas por ele, colocar departamentosequivalentes em termos de suas atividades e abrangência no mesmo nível hierárquico, supervisionada por um único dirigente; • Considerar o custo da montagem final da estrutura. Analisar o impacto do aumento no número de unidades em relação ao custo operacional da empresa. 2) Fatores a se considerar na área informal, segundo o autor: • Considerar aspectos políticos. Que devem ser devidamente dosados com argumentos de natureza técnica; • Preparar a equipe. Informar o público interno da organização, bem como incluí-lo no processo; • Treinar a força de trabalho. Capacitar a equipe para as mudanças na estrutura; • Diferenciação e integração. Buscar a melhor configuração de estrutura considerando as diferentes condições do ambiente. Tipos de Departamentalizações A Departamentalização consiste no agrupamento, de acordo com um critério específico de homogeneidade, das atividades e correspondentes recursos em unidades organizacionais. A seguir, os tipos de departamentalizações mais utilizadas pelas empresas. 18 Unidade: Estrutura Organizacional e Departamentização Departamentalização Funcional Segundo Oliveira (2011), a departamentalização funcional trata-se do agrupamento de funções de acordo com as funções desenvolvidas pela empresa. As atividades semelhantes são agrupadas e identificadas de acordo com alguma classificação funcional (finanças, recursos humanos etc.). Principais vantagens, segundo Oliveira (2011): • Proporciona maior estabilidade da estrutura organizacional; • Permite uma distinção clara e lógica das funções; • Maximiza a utilização das habilidades técnicas das pessoas; • Permite economia de escala pela utilização integrada de pessoas, máquinas e produção em massa; • Maximiza a especialização, simplificando Principais Desvantagens, segundo Oliveira (2011): • Reduz a cooperação interdepartamental; • Gera inflexibilidade, pois há um engessamento da organização; • Estimula a visão departamental ao invés da visão organizacional; • Reduz a coordenação entre as funções da empresa; • Comunicação deficiente. Segundo Oliveira (2011), esse tipo de departamentalização pode ser utilizado em empresas ou áreas cujas atividades sejam: • Estáveis e não exijam mudanças; • Repetitivas ou com muitas atividades rotineiras. A figura 1 a seguir apresenta um exemplo clássico de Departamentalização Funcional. Figura 1. Departamentalização Funcional. Diretoria geral Gerência de produção Gerência financeira Gerência de marketing Gerência de recursos humanos Fonte: Oliveira, 2011. 19 Departamentalização por Localização Geográfica É o agrupamento de atividades de acordo com a localização na qual são realizadas as operações de trabalho. As vantagens deste tipo de agrupamento de atividades permitem que a unidade organizacional regionalizada enfoque seu trabalho às necessidades singulares de sua área, pela maior facilidade de se conhecer questões locais. Esta departamentalização favorece também a descentralização do processo decisório, que ocorre mais direcionado ao local em questão, resultando em ações mais imediatas e com tempo de resposta mais rápido para problemas locais. O treinamento de pessoal também é mais objetivo no cenário de atuação da equipe. Por outro lado, as desvantagens que se apresentam nesse tipo de departamentalização envolvem a duplicação de instalações e de pessoal. Além disso, exige alguns cuidados quanto à coordenação e controle da administração estratégica em relação a cada região. A figura 2 a seguir apresenta um exemplo de Departamentalização Por Localização Geográfica. Figura 2. Departamentalização Por Localização Geográfica. Departamento de tráfego aéreo Região Norte Região Centro-Oeste Região Sul Fonte: Oliveira, 2011. Departamentalização por Produtos ou Serviços O agrupamento de atividades é feito de acordo com as atividades inerentes a cada um dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa. Segundo Oliveira (2011), para a Departamentalização por Produtos ou Serviços, observam- se algumas vantagens: • Pode-se dirigir atenção para linhas específicas de produtos ou serviços; • Permite maior flexibilidade do funcionamento das atividades das unidades de trabalho, sem interferir na estrutura organizacional; • Potencializa a utilização máxima da capacitação de pessoal, por meio de seu conhecimento especializado; 20 Unidade: Estrutura Organizacional e Departamentização • Facilita a coordenação de resultados para cada grupo de produtos ou serviços e favorece a coordenação interdepartamental, pois o objetivo principal é o produto ou serviço; • Propicia a alocação de capital especializado para cada grupo de produtos ou serviços; • Propicia condições favoráveis para a inovação e criatividade por meio da maior integração de vários grupos contribuintes para o desenvolvimento do produto ou para a prestação do serviço. De acordo com Oliveira (2005), para a Departamentalização por Produtos ou Serviços, observam-se também algumas desvantagens: • Pode dificultar a coordenação estratégica, quanto ao estabelecimento das políticas gerais da empresa; • Pode propiciar o aumento dos custos pelas duplicidades de atividade nos vários grupos de produtos; • Pode criar uma situação em que os gerentes de produtos se tornam muito poderosos, o que pode desestabilizar a estrutura da empresa. A figura 3 a seguir apresenta um exemplo de Departamentalização Por Produtos ou Serviços. Figura 3. Departamentalização Por Produtos ou Serviços. Diretoria Geral Gerência de produtos têxteis Gerência de produtos farmacêuticos Gerência de produtos químicos Fonte: Oliveira, 2011. Departamentalização por Clientes A Departamentalização por Clientes resulta do agrupamento de atividades segundo as características dos clientes da empresa. As principais vantagens desse tipo de departamentalização, segundo Oliveira (2011) são: • Garantir condições para que a empresa favoreça sua capacidade de adaptação aos diferentes perfis de clientes e/ou segmentos de mercado para os quais direciona seus produtos; • Assegurar melhores condições de atendimento contínuo e eficiente ao diferentes tipos e classes de clientes; • Proporcionar ganho de competitividade da empresa no mercado por meio do atendimento diferenciado aos diferentes perfis de clientes. 21 As desvantagens, segundo Oliveira (2005) são: • Dificuldade de coordenação pelas exigências de tratamento especial a determinados Grupos de clientes; • Subutilização de recursos e concorrência entre os gerentes para concessões especiais em benefício de seus próprios clientes; • Pode provocar a utilização inadequada de pessoal e de equipamentos em termos de grupos de clientes. A figura 4 a seguir apresenta um exemplo de Departamentalização Por Clientes. Figura 4. Departamentalização por Clientes. Diretoria comercial Departamento feminino Departamento infanto-juvenil Departamento masculino Fonte: Oliveira, 2011. Departamentalização por Processo É o agrupamento de atividades de acordo com as etapas de um processo de produção. As unidades organizacionais são estabelecidas de acordo com a sequência do processo produtivo de um produto. Nesse tipo de agrupamento de atividades, há uma fragmentação do processo produtivo em áreas ou unidades de trabalho, configurando uma estrutura mais departamental no desenvolvimento da atividade de produção. Principais vantagens da Departamentalização por Processo, segundo Oliveira (2011): • Maior especialização de recursos alocados; • Atividades idênticas e/ou semelhantes concentradas na mesma área de trabalho; • Melhor coordenação e controle de cada uma das partes de um processo. Principais desvantagens da Departamentalização por Processo,segundo Oliveira (2011): • Possibilidade de perda da visão global do andamento do processo; • Flexibilidade restrita para ajustes no processo. 22 Unidade: Estrutura Organizacional e Departamentização A figura 5 a seguir apresenta um exemplo de Departamentalização por Processos. Figura 5. Departamentalização por Processo. Gerência de produção Seção preparação Seção corte Seção estamparia Seção pré-montagem Seção montagem Fonte: Oliveira, 2011. Departamentalização por Projeto Neste caso, as pessoas recebem atribuições temporárias, vez que o projeto tem data de inicio e término. Terminado o projeto, a equipe se dissolve e as pessoas podem ser deslocadas para outras atividades. Segundo Oliveira (2011), projeto é um trabalho com datas de início e de término estabelecidas, com produto final definido e destinado a um cliente ou a um objetivo único, no qual são alocados e gerenciados os recursos sob a responsabilidade de um coordenador. Para que seja configurada uma estrutura por projetos, é necessário que a empresa que adota esta forma de agrupamento de atividades trabalhe com projetos de longa duração que demandem grandes equipes em tempo integral. Nesse cenário, contribui com o desenvolvimento de trabalhos com equipes, técnicas caracterizadas pela flexibilidade e alto grau de conhecimento em diversas áreas de especialidade. Empresas nas áreas de pesquisa e marketing, consultoria técnica, engenharia, desenvolvimento tecnológico, entre outras, são exemplos de organizações que podem adotar essa forma de departamentalização. Principais vantagens da Departamentalização por Projetos, segundo Oliveira (2011) • Promove alto grau de responsabilidade do grupo de execução do projeto; • Propicia alto grau de versatilidade e adaptabilidade para novas ideias e técnicas durante o desenvolvimento do trabalho; • Possibilita melhor atendimento à demanda do cliente; • Favorece o cumprimento de prazos e orçamentos. Principais desvantagens da Departamentalização por Projetos, segundo Oliveira (2011): • Sobrecarga do coordenador do projeto, que é o responsável pela realização de todo o projeto, incluindo a gestão administrativa do trabalho; • Cada equipe diferenciada cuida do seu projeto, desconhecendo o trabalho de outras equipes de projetos; • O número grande de integrantes do projeto pode dificultar o desenvolvimento do trabalho. 23 A figura 6 a seguir apresenta um exemplo de Departamentalização por Projetos. Figura 6. Departamentalização por Projeto. Diretoria Administração e finanças Comercial e operações Coordenação de projetos Projeto B Projeto C Projeto A Fonte: Oliveira, 2011. Departamentalização Matricial A Departamentalização Matricial resulta de sobreposição de dois ou mais tipos de departamentalizações. Geralmente, esta sobreposição ocorre entre a estrutura funcional ou a estrutura por produtos ou serviços e a estrutura por projetos. Esta estrutura prevê o compartilhamento de equipes no desenvolvimento dos projetos. A empresa integra áreas de especialização na qual possui equipes técnicas que serão integradas aos diversos projetos a serem desenvolvidos de forma a criar equipes multidisciplinares de projetos. A vinculação da equipe ocorre por área de especialidade. No entanto, os profissionais trabalham alocados aos diversos projetos da empresa. Os projetos possuem características temporárias, mas as equipes são permanentes e compartilham diferentes situações por meio dos projetos em que atuam. Principais vantagens da Departamentalização Matricial, segundo Oliveira (2011): • Possibilidade de maior aprimoramento técnico de sua equipe de trabalho; • Coordenação de equipe mais adequada e coerente; • Maior especialização nas atividades desenvolvidas; • Maior desenvolvimento de pessoal; • Melhor atendimento dos clientes do projeto; Principais desvantagens da Departamentalização Matricial, segundo Oliveira (2011): • Dificuldade de definir claramente as atribuições e autoridade de cada integrante da estrutura; • Possibilidade de conflitos nas equipes de trabalho; • Baixo grau de integração entre as áreas cada vez mais especializadas; • Falta de um coordenador geral para o projeto com visão ampla para integrar as várias especializações e relacioná-las com as necessidades dos clientes; • Dificuldade de envolver os especialistas para um esforço integrado de ações 24 Unidade: Estrutura Organizacional e Departamentização A figura 7 a seguir apresenta um exemplo de Departamentalização Matricial. Figura 7. Departamentalização Matricial. Diretoria geral Coordenação de projetos Mecânica Recursos humanos e materiais Recursos humanos e materiais Recursos humanos e materiais Projeto A Projeto B Projeto C Mecânica Eletrônica Fonte: Oliveira, 2011. Departamentalização Mista Este tipo de departamentalização resulta da associação de dois ou mais tipos de departamentalizações na mesma estrutura organizacional. Segundo Oliveira (2011), é o tipo mais frequente, cada parte da empresa deve ter a estrutura que mais se adapte à sua realidade organizacional. A figura 8 a seguir apresenta um exemplo de Departamentalização Mista. Figura 8. Departamentalização Mista. Diretoria Geral Gerência de projetos Gerência financeira Gerência comercial Projeto A Projeto B Projeto C Gerência Regional Norte Gerência Regional Sul Fonte: Oliveira, 2011. 25 Organograma Organograma é uma representação gráfica da estrutura formal de uma instituição ou empresa, que demonstra as relações de autoridade e responsabilidade formais por meio da estrutura hierárquica das organizações, bem como possibilita a visualização das diferentes formas de agrupamentos de atividades (tipos de departamentalizações) adotados pelas organizações, possibilitando esclarecimento sobre o arranjo estrutural e indicando a proposta de funcionamento estabelecida pela empresa. Além disso, permite identificar a existência de unidades de assessoramento e unidades colegiadas na estrutura das instituições. As áreas de assessoramento constituem unidades organizacionais que não têm a função executiva. Sua atuação se direciona ao desenvolvimento de atividades técnicas especializadas de apoio aos tomadores de decisão das organizações. Essas unidades produzem pareceres técnicos de diversas áreas de forma a auxiliar os dirigentes das empresas no processo decisório, subsidiando de dados e informações técnicas que possam fundamentar sua decisão. Como por exemplo, podemos citar as assessorias jurídicas que oferecem estudos e pareceres para as decisões a partir da perspectiva jurídica. As unidades colegiadas refletem áreas de decisão coletiva, nas quais os envolvidos no processo de decisão estratégica da empresa participam para deliberarem sobre os assuntos estratégicos da organização. Nesse caso, podemos exemplificar com as assembleias de acionistas e os conselhos de administração. O organograma identifica claramente o número de níveis hierárquicos da empresa e as unidades executivas, de assessoramento e colegiadas, que compõem o funcionamento das organizações, além de possibilitar a visualização dos tipos de departamentalizações utilizados e a configuração geral de funcionamento da empresa, que pode assumir características mais verticalizadas ou horizontalizadas. Ao longo desta unidade, exemplificamos diversos organogramas nos exemplos dos tipos de departamentalizações descritos na sessão anterior. Considerações Finais A estrutura organizacional é composta da estrutura formal e da estrutura informal que coexistem no contexto das organizações. A estrutura formal é pré-estabelecida por meio das normas e das regras de funcionamento da empresa. A estrutura informalsurge naturalmente pelo relacionamento social das pessoas em seu ambiente de trabalho. A estrutura organizacional pode ser entendida como composta pelo sistema de autoridade, responsabilidade, decisão e comunicação. A autoridade refere-se ao direito e a responsabilidade refere-se à obrigação pela execução do trabalho. 26 Unidade: Estrutura Organizacional e Departamentização A delegação corresponde à transferência de determinado nível de autoridade de um chefe ao seu subordinado, criando-se, neste correspondente, responsabilidades pelo trabalho delegado. Quanto mais autoridade formal, mais responsabilidade. O sistema de comunicação formal estabelece o fluxo de informações com maior nível de controle e confiabilidade. A comunicação informal possibilita maior integração da equipe e agilidade no fluxo informacional. A descentralização garante maior autonomia de decisão aos níveis intermediários das empresas. A centralização caracteriza-se pela máxima concentração dos processos decisórios na alta direção da empresa. A Departamentalização consiste no agrupamento de atividades/tarefas segundo algum critério de homogeneidade. Tipos de departamentalizações: funcional, cliente, por produtos ou serviços, processo, regional ou por localização geográfica, por projeto, matricial e mista. Na próxima Unidade, veremos conceitos voltados aos métodos e processos empresariais. Vamos em frente!!!!! 27 Material Complementar Para aprofundar seus conhecimentos, consulte: Explore Sites 1) <http://www.knoow.net/cienceconempr/gestao/estruturaorganizacional.htm>. A enciclopédia knoow.net é uma enciclopédia livre de gestão. 2) <http://dgi.unifesp.br/seplan/templates/docs/seplan-modelos_de_estruturas_ organizacionais_material.pdf>. Manual em PDF da Universidade Federal de São Paulo (UNIFESP) contendo os modelos de estrutura organizacional. Explore Livro OLIVEIRA, D. P. R. Estrutura Organizacional – Uma abordagem para resultados e competitividade. São Paulo: Atlas, 2014. 28 Unidade: Estrutura Organizacional e Departamentização Referências ARAÚJO, Luís César G. Organização, sistemas e métodos e as tecnologias de gestão organizacional. São Paulo: Atlas, 2011. BALLESTERO-ALVAREZ, María Esmeralda. Manual de organização, sistemas e métodos: abordagem teórica e prática da engenharia da informação. São Paulo: Atlas, 1997. CARAVANTES, Geraldo R.; CARAVANTES, Cláudia B.; KLOECKNER, Mônica C. Administração: teorias e processo. São Paulo: Pearson, 2005. CRUZ. Tadeu. Sistemas, Organização e Métodos: estudo integrado das novas tecnologias de informação. São Paulo: Atlas, 2011. CURY, Antônio. Organização e métodos: uma visão holística. São Paulo: Atlas, 2010. HALL, Richard H. Organizações: estruturas, processos e resultados. São Paulo: Pearson, 2004. MINTZBERG, Henry. Criando organizações eficazes. São Paulo: Atlas, 2011. REBOUÇAS, Djalma de Pinho Oliveira. Sistemas, organização e métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2011. 29 Anotações