Seja por limitações orçamentárias governamentais, seja pelo modelo de regulação adotado para a medicina supletiva, desemboca em uma via final comum...

Seja por limitações orçamentárias governamentais, seja pelo modelo de regulação adotado para a medicina supletiva, desemboca em uma via final comum, a necessidade de reduzir custos para atingir as metas assistenciais das instituições públicas ou de sobrevida para as instituições privadas. Para poder desempenhar este papel, os diversos responsáveis pelas unidades operacionais de um serviço de saúde, tanto unidades assistenciais como unidades de apoio, necessitam cada vez mais se instrumentalizar com conhecimentos e técnicas de avaliação e controle de custos e de gestão dos principais elementos do processo produtivo hospitalar, que são os recursos humanos, os materiais e os medicamentos (CHING, 2001b). GESTÃO DE SUPRIMENTOS O objetivo básico da administração de materiais consiste em colocar os recursos necessários ao processo produtivo com qualidade, em quantidades adequadas, no tempo correto e com o menor custo. O que são materiais? Materiais são produtos que podem ser armazenados ou que serão consumidos imediatamente após a sua chegada, portanto, estão excluídos os materiais considerados permanentes, como equipamentos, mobiliários, etc., e estão incluídos os medicamentos, gêneros alimentícios, materiais de escritório, de limpeza, de informática, de laboratório, materiais médico-hospitalares de consumo, reagentes e produtos químicos, entre outros. Os medicamentos costumam receber um tratamento diferenciado devido à sua importância estratégica para as ações de saúde. Portanto, sabe-se que em um hospital as quantidades dos diversos materiais utilizados diariamente são estimativas de consumo, pois estes valores vão variar em muito, quanto ao tipo de material, época do ano, entre outros fatores. Vários e conflitantes interesses estão envolvidos na administração de materiais: a) O ponto de vista do usuário – deseja o material correto, em condições apropriadas de utilização, entregue no lugar certo e a tempo de evitar a sua falta. O usuário também gostaria de gastar o menor tempo possível no preenchimento de formulários e seu arquivamento. b) O ponto de vista da área econômico-financeira – deseja adquirir o material ao menor custo e maiores prazos de pagamento, busca uma redução do valor do estoque e não quer que ocorrências relacionadas a materiais (como compras erradas, falta de itens críticos, etc.) sejam frequentes. c) O ponto de vista dos fornecedores – desejam fornecer a maior quantidade de material possível, vendê-lo ao maior preço, receber a curto prazo e não ter qualquer responsabilidade futura a respeito da utilização dos itens. A administração de materiais deve conciliar esses interesses tão diversos. Para tanto, utiliza técnicas cujas funções estão agrupadas em quatro subsistemas ou grupos, denominados Subsistema de Normalização, Subsistema de Controle, Subsistema de Aquisição e Subsistema de Armazenamento. Subsistema de Normalização O Grupo 1 ou Subsistema de Normalização é responsável por responder à pergunta: o quê? (comprar, armazenar e distribuir). É composto das funções de normalização, que vão selecionar, padronizar e especificar os materiais, e de classificação/codificação de materiais. O subsistema de normalização se refere aos instrumentos necessários à perfeita especificação dos materiais utilizados. É o laço de união entre a proposta assistencial e o sistema de apoio, pois neste campo ocorre o diálogo técnico entre as áreas meio e fim. Geralmente é nesta área onde ocorrem as maiores falhas. Portanto, para que estas falhas sejam sanadas, é muito importante que cada instituição elabore seu catálogo de materiais. Neste catálogo devem constar as especificações detalhadas dos materiais utilizados pela instituição, classificados e codificados. A especificação de um determinado produto ou serviço é a sua descrição precisa, utilizando-se de critérios objetivos, de fácil compreensão, que possibilitem a sua identificação por parte dos clientes tanto internos quanto externos. Deve-se ressaltar que estas especificações são diariamente revisadas e alteradas, ou seja, é um trabalho contínuo. Poucas são as organizações que elaboraram, de forma adequada, um catálogo de materiais e mais raras ainda as que usam, respeitam e atualizam o catálogo existente. Para a tarefa de normalização ou seleção de materiais é fundamental que todos os setores envolvidos no processo produtivo participem. O grupo multiprofissional deve selecionar os itens que serão incluídos ou excluídos do catálogo de materiais. Cabe ressaltar que a elaboração, a revisão e a atualização do catálogo de materiais não devem ser feitas pela administração de materiais, é uma obrigação de todos. No caso dos medicamentos, uma boa forma de especificação é a utilização dos fármacos. Criar uma comissão de padronização de materiais e medicamentos é nossa sugestão para esta função. Esta comissão deve auxiliar na descrição técnica que levará à formação do catálogo de materiais. Questão fundamental na especificação de materiais e medicamentos é o conhecimento das normas e leis que regem a sua utilização ou produção. Por exemplo, para os medicamentos deve-se solicitar registro do produto na Agência Nacional de Vigilância Sanitária, solicitar também licença de funcionamento da empresa emitida pela Vigilância Sanitária Estadual e Municipal, além do Certificado de Boas Práticas de Fabricação e Controle da linha de produção do medicamento. Para materiais médico-hospitalares de consumo é essencial seu Registro na Agência Nacional de Vigilância Sanitária. Tais documentações permitirão compras seguras. Outro ponto importante neste subsistema são as classificações dos materiais denominadas ABC de valor e ABC de popularidade (ou XYZ de importância). A primeira classifica os materiais conforme o comprometimento de recursos financeiros para cada item. A segunda utiliza como parâmetro a frequência de solicitação do item e a sua importância para o processo produtivo. Ambas as classificações serão úteis para a definição da política de estoques. Subsistema de Controle O Grupo 2 ou Subsistema de Controle deve responder às questões: quando e quanto? Suas funções são gestão e valoração dos estoques. O subsistema de controle é de suma importância, pois, através dos controles de estoques, chega-se ao nível de ressuprimento (nível de estoque que indica o momento de solicitação de compra), prazo de abastecimento (período compreendido entre a solicitação e a chegada do pedido), estoque de reserva (quantidade de material para suprir eventuais necessidades do sistema). Para realizar esta função corretamente, o administrador de um sistema de materiais necessita de registros confiáveis, pois os métodos existentes devem levar em conta as previsões dos usuários, o consumo, a média histórica de gasto e outros dados importantes. Através da análise da curva ABC de valor e análise da curva XYZ, com variações devidas à complexidade dos serviços oferecidos, estima-se que a distribuição seja: • 5% do total de itens em estoque consomem cerca de 80% dos recursos financeiros (ITENS A), • 15% do total de itens em estoque consomem aproximadamente 15% dos recursos (ITENS B) e • 80% do total de itens em estoque consomem aproximadamente 5% dos recursos (ITENS C). A definição do momento da compra depende do modelo adotado para a renovação dos estoques. Portanto, é essencial para uma boa gestão de materiais que o sistema seja informatizado. Como a política de estoque nas instituições de saúde, particularmente em hospitais privados, é ter estoques pequenos, geralmente para os itens A têm-se estoques mínimos em 7 e 15 dias, para os itens B, estoques de no máximo 1 mês, e para os itens C aceitam-se estoques de até 60 dias, nunca mais que isto. Subsistema de Aquisição O Grupo 3 ou Subsistema de Aquisição possui duas funções – a aquisição, que responde pela compra dos materiais, e a alienação, que cuida da venda de materiais não utilizados ou inservíveis. Comprar é buscar o atendimento às necessidades de produtos (ou serviços), conforme os requisitos de qualidade estabelecidos pelo processo produtivo, no tempo correto, com os melhores preços e condições de pagamento. Cada organização, seja pública, seja privada, realiza essa função segundo as normas internas, quase sempre controlada pela administração superior. Nas empresas particulares, dependendo de sua complexidade, existem diferentes graus de controle do processo de compra, diversos graus de complexidade e instâncias do processo. A Aquisição em Empresas Públicas Em empresas públicas, as normas estão estabelecidas em dispositivos legais. Denomina-se licitação o processo formal de aquisição executado por órgãos públicos, desenvolvido