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Gestão de Materiais, Patrimônio e Logística Aula 3: Compras e Suprimentos Apresentação Nesta aula, compreenderemos que a função Compras é um segmento essencial da Gestão de Materiais, Patrimônio e Logística, cuja finalidade é suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar armazenamento. Para isto, os seus processos têm objetivos gerais a serem alcançados. Em sua evolução e em seu desenvolvimento a função Compras também adotou novas práticas de gerenciamento para o setor, emergindo como participante na construção de vantagens competitivas para as empresas e instituições. Também iremos compreender que a necessidade de comprar cada vez melhor é enfatizada juntamente com as necessidades de manter os materiais em níveis adequados e de racionalizar todo o processo por meio da organização de Compras. Por fim, vamos reconhecer que um dos pontos primordiais de Compras é o ciclo de relacionamento com o fornecedor quando, então, há condições de escolher o fornecedor ou prováveis fornecedores de determinado material. Por meio desse ciclo se realizará cada etapa: ciclo de classificação, seleção, avaliação e relacionamento com fornecedores, assim como as medidas de desempenho em Compras. Objetivos Reconhecer as funções e os objetivos de Compras, assim como as etapas de sua evolução e desenvolvimento; Compreender a organização de um sistema de Compras; Reconhecer o ciclo de classificação, seleção, avaliação e relacionamento com fornecedores, assim como as medidas de desempenho em Compras. Uma visão ampla da função de Compras e Suprimentos O pensamento de Baily e outros (2014) Define que a função Compras é um segmento essencial do departamento de Materiais ou Suprimentos, cuja finalidade é suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar armazenamento. Compras é, portanto, uma operação da área de Materiais muito essencial entre as que compõem o processo de suprimento. (Fonte: Sasils / Shutterstock) Quais são os objetivos de Compras? Segundo Dias (2014), a função Compras é de primordial importância para um correto gerenciamento da área de Materiais. Pode-se dizer que os objetivos gerais seriam: 1 Suprir a organização com um fluxo seguro de materiais e serviços para atender às suas necessidades. 2 Assegurar continuidade de suprimentos para manter relações efetivas com fontes existentes, desenvolvendo outras origens alternativas ou para atender a necessidades emergentes ou planejadas. 3 Comprar eficiente e sabiamente, obtendo por meios éticos o melhor valor por centavo gasto. 4 Administrar estoques para proporcionar o melhor serviço possível aos usuários e ao menor custo. 5 Manter relacionamentos cooperativos sólidos com outros departamentos, fornecendo informações e aconselhamentos necessários para assegurar a operação eficaz de toda a organização. 6 Desenvolver funcionários, políticas, procedimentos e organização para assegurar o alcance dos objetivos previstos. Além disso, podemos acrescentar alguns objetivos mais específicos, como: Selecionar os melhores fornecedores do mercado; Ajudar a gerar o desenvolvimento eficaz de novos produtos; Ajudar a gerar o desenvolvimento eficaz de novos produtos; Manter o equilíbrio correto de qualidade/valor; Monitorar as tendências do mercado de suprimentos; Negociar eficazmente para trabalhar com fornecedores que buscarão benefício mútuo por meio de desempenho economicamente superior. Evolução de Compras A aquisição de bens e serviços a serem utilizados na produção e na revenda de produtos pode ser considerada a atividade responsável por um dos maiores componentes do custo de produção e das mercadorias vendidas. Alguns autores chegam a dimensionar a amplitude desse impacto, observando que entre 50% e 60% do custo de produção ou revenda são representados pela compra de componentes, materiais e serviços, adquiridos dos fornecedores externos. O Ponto de Mutação foi a crise do petróleo de 1973-1974 para mudança do desempenho de Compras ou Suprimentos, porque a redução de matéria-prima no cenário mundial demandou uma atitude mais proativa e estratégica para o suprimento das necessidades internas das empresas. A sua atuação, durante aquele período de escassez, trouxe uma signi�cativa cautela da organização para o setor. Os estágios de desenvolvimento de Compras e suas características De acordo com Baily e outros (2014) foram identificadas as características de quatro estágios de desenvolvimento da função de Compras: Estágio 01 Não tem direção estratégica e, principalmente, atende as solicitações de outras funções. Voltada para operações rotineiras, com pouca comunicação interfuncional e seleção de fornecedores orientada para preço e disponibilidade. Estágio 02 Adota as técnicas e práticas mais recentes, mas a sua orientação estratégica não está alinhada com a estratégia empresarial. Orientação voltada para redução de custos e aumento da eficiência. A alta administração reconhece a importância de Compras e Suprimentos e sua contribuição para a rentabilidade das empresas. Estágio 03 Apoia a estratégia competitiva da empresa ao adotar técnicas e práticas que fortalecem a estratégia competitiva da empresa. Agora os compradores são incluídos nas reuniões sobre estudos da demanda. Mercados, produtos e fornecedores são continuamente monitorados e analisados. Os fornecedores são considerados recursos importantes para as empresas. Estágio 04 Está plenamente integrada na estratégia competitiva das empresas. Linhas permanentes de comunicação são estabelecidas entre as outras áreas funcionais. O desempenho da função Compras e Suprimentos está relacionado com o sucesso da empresa. Atividade Estudo de Caso da Tigre A Tigre foi adquirida em 1941 pelo então jovem empresário João Hansen Júnior, mas só depois de alguns anos iniciou a fabricação de tubos e conexões, acessórios hidráulicos. Atualmente, exporta para 35 países, conta com 5.200 funcionários e fatura cerca de US$1 bilhão. Além de líder da América Latina, lidera a fabricação de pincéis e de esquadrias em PVC no Brasil. Tem unidades fabris em Joinville (SC), Rio Claro (SP), Camaçari (BA), Castro (PR), Indaiatuba (SP) e centros de distribuição em Recife (PE) e no Uruguai. Possui ainda unidades na Argentina, no Chile, no Paraguai, nos Estados Unidos, no Equador, no Peru, na Colômbia e na Bolívia. A Tigre enxerga a inovação sob a ótica de quem está comprando, o que se reflete na participação de 60% no mercado brasileiro de tubos e conexões. Mas a inovação também é vista como muito importante sob a ótica dos funcionários, o que, para ela, significa uma melhor empresa para trabalhar. Em 2002, foi eleita a segunda melhor empresa para se trabalhar no Brasil, e há dez anos está no ranking das 150 melhores. O gerente de P&D da Tigre afirma que “Inovar, fazer acontecer e acreditar que é possível”, é a grande bandeira desfraldada pela companhia. O que a empresa quer transmitir por meio desses conceitos é que a inovação deve ser vista como valor, ou seja, com a inovação é possível manter-se na liderança. Conforme os entrevistados, a meta de crescimento está pautada em três pilares: novos produtos, novos negócios e novos mercados. Fonte: COSTA, Daniela Dutra da. NASCIMENTO, Paulo Tromboni de Souza. A gestão do desenvolvimento de produtos na indústria de materiais de construção. In: RAC, Curitiba, v. 15, n. 1, art. 1, p. 1-24, Jan./Fev. 2011 Os objetivos de inovação na Tigre são duradouros e se propagam por toda a empresa. Nesse ambiente estratégico quais os requisitos de atuação de Compras segundo o seu estágio de desenvolvimento? Organização de Compras Como diz Dias e Baily (2014), a necessidade de comprar cada vez melhor é enfatizadapor todos os empresários juntamente com as necessidades de estocar em níveis adequados e de racionalizar o processo produtivo. Comprar bem é um dos meios que devem usar para reduzir custos. Independentemente do porte da empresa, os princípios básicos de organização constituem-se em normas fundamentais, assim consideradas: 1 Autoridade para compra 2 Registro de compra 3 Registro de preços 4 Registro de estoques e consumo 5 Registro de fornecedores 6 Arquivos e especi�cações 7 Arquivos de catálogos Atividades Típicas São citadas como atividades típicas da Seção de Compras: Pesquisa estudo de mercado; estudo de materiais; análise de custos; investigação das fontes de fornecimento; inspeção das fábricas dos fornecedores; desenvolvimento de fontes de fornecimento; desenvolvimento de fontes de materiais alternativos. Aquisição conferência de requisições; análise de cotações; decisão de comprar por meio de contratos ou no mercado aberto; entrevista de vendedores; negociação de contratos; efetuação das encomendas de compras; supervisão do recebimento de materiais. Administração manutenção de estoques mínimos; transferências de materiais; contenção de excessos e obsolescência de estoque; padronização do que for possível. Diversos estimativa de custo; disposição de materiais desnecessários, obsoletos ou excedentes; cuidado nas relações comerciais recíprocas. Atividades compartilhadas Além das atividades típicas dentro da organização de compras, outras responsabilidades poderão ser compartilhadas com distintos setores: determinação do que fabricar ou comprar; padronização e simplificação; especificações e substituições de materiais; testes comparativos; controle de estoques; seleção de equipamentos de produção; programas de produção dependentes da disponibilidade de materiais. (Fonte: Syda Productions / Shutterstock) Centralização de Compras A tomada de decisão pode ser centralizada ou descentralizada, depende da análise das vantagens e desvantagens de cada caso. Vantagens Centralizar o processo de Compras é uma alternativa que pode prover algumas vantagens: a. A estratégia de compras está baseada em uma perspectiva global de mercado, em fontes de fornecimento únicas ou número reduzido de fontes. b. Intensifica uma cooperação com o fornecedor, que deve ser orientada para a melhoria contínua da qualidade, embasada nas filosofias do Just-in-Time e no conceito de custo ótimo. c. A centralização de compras envolve menores custos no processamento de pedidos, d. Possibilita a compra de maiores quantidades, oferecendo ganhos de escala nas negociações. e. Decisões são tomadas por gestores que possuem uma visão global da empresa. f. Estas escolhas são mais consistentes com os objetivos empresariais globais, eliminando esforços duplicados e reduzindo os custos operacionais. g. A intenção é promover uma maior especialização e o aumento das habilidades com a centralização das atividades/operações. Desvantagens Após a discussão da problemática de centralização, ou desvantagens, considerações sobre a descentralização das compras, suas vantagens e desvantagens inerentes ao processo. a. Uma das grandes desvantagens desta alternativa para comprar decorre em razão das decisões serem tomadas por gestores distanciados dos fatos. b. Não há contato com as pessoas e conhecimento acurado das situações envolvidas. c. As linhas de comunicação mais distanciadas provocam demoras e maior custo operacional. d. Pelo envolvimento de muitas pessoas, cresce a possibilidade de distorções e erros pessoais no processo. Descentralização das Compras Ocorre quando cada unidade toma suas próprias decisões em termos do que, quando e quanto comprar. Vantagens da Descentralização de Compras A descentralização do processo de compras agrega algumas vantagens. a. O atendimento rápido e mais adequado às necessidades dos clientes b. Mais motivação dos gestores, e o desenvolvimento da capacidade de gestão. c. Decisões tomadas mais rapidamente pelos próprios executores da ação, pois são eles que têm mais informações sobre a conjuntura. d. Mais controle dos processos. e. Maior participação no processo essencial da tomada de decisão. f. Promove-se a motivação e a moral, o que proporciona novas oportunidades de desenvolvimento. g. O conhecimento mais profundo dos fornecedores locais pode constituir outra importante faceta. Desvantagens da Descentralização nas Compras Também existem problemas nesta alternativa de decisão para efetividade das compras empresariais. a. Pode ocorrer falta de informação e falhas na coordenação entre os departamentos envolvidos com o processo. b. Maior custo pela exigência de melhor seleção e treinamento dos gestores também é uma possibilidade que não pode ser descartada. c. A compra em linhas gerais tende a ser em menor volume. d. Geração dos melhores condicionantes referentes ao preço (limitação no tamanho dos lotes de compra, gerando a perda da economia de escala, viável em compras de maior quantidade). e. A especialização do comprador, que é uma vantagem por um lado, mas uma grande perda quando este colaborador deixa a organização. f. O tempo perdido neste processo deve ser considerado um risco da escolha. Atividade Estudo de caso II O hospital objeto deste estudo existe há mais de 50 anos na cidade de São Paulo. Em 2005 o atual instituidor da fundação assume o hospital com o projeto de torná- lo referência no setor, alinhado a conceito de hospital moderno. Em 2010 o hospital passa a operar em novo prédio já como fundação sem fins lucrativos. No ano de 2011 foi estruturado o centro de pesquisa clínica e no ano seguinte aprovada a criação do comitê de ética em pesquisa e, no mesmo, ano houve ampliação de mais de vinte leitos nas unidades de internação. No ano de 2013 o hospital conquistou o selo de aprovação da Joint Commission International. No mesmo ano, o centro de ensino e pesquisa se torna o Instituto PENSI. A fundação ganha novo desenho organizacional, com dois focos de atuação: o de assistência, representado pelo hospital e o de ensino, pesquisa, projetos sociais e voluntariado exercidos pelo Instituto PENSI. Em 2014 foram inaugurados 19 centros de excelência em especialidades diversas e o hospital passou a ser membro da ANAHP — Associação Nacional de Hospitais Privados. O hospital utiliza o sistema de gestão MV Sistemas desde o primeiro semestre de 2010, mas somente no final de 2011 e início de 2012 passou a usar todos os aplicativos disponíveis para suprimentos no sistema, tais como: classificação dos parâmetros de compras (estoque máximo, estoque mínimo, tempo de entrega, classificações ABC e XYZ). No ano de 2012 iniciou-se o movimento para centralizar todas as compras de materiais e serviços no setor de suprimentos do hospital, e no ano de 2014 a centralização foi consolidada. Fonte: <http:// .administradorhospitalar.com.br/ publicacoes-individual/ Centralizacao- de- compras- em- ambiente- hospitalar#.Wx-CJYonaUk <http://www.administradorhospitalar.com.br/publicacoes- individual/Centralizacao-de-compras-em-ambiente-hospitalar#.Wx-CJYonaUk> >. Acesso em: 11 jun. 2018. A área da Saúde vem apresentando receitas cada vez menores com necessidade de redução de custos. As receitas, normalmente, vêm de planos de saúde e do governo, sempre com prazos longos e incertezas. Nesse cenário, a estratégia de centralização torna-se uma tendência no setor. Quais são os objetivos? A centralização de compras envolve menores custos e possibilita a aquisição de maiores quantidades, oferecendo ganhos de escala nas negociações, redundando em menores custos totais. Estas escolhas são mais consistentes com os objetivos empresariais globais, eliminando esforços duplicados e reduzindo os custos operacionais. O poder de negociação aumenta com a agregação da demanda reduzindo os preços unitários. Conceitos e características das etapas de Classi�cação, Seleção, Avaliação e Relacionamento com Fornecedores Essas etapas foram bem descritas nas obrasde Baily e outros (2014), Martins e Alt (2014), Dias (2014) e Gonçalves (2013). Selecionar fornecedores é reunir um grupo, do maior tamanho possível, que preencha todos os requisitos básicos e su�cientes, dentro das normas e dos padrões preestabelecidos como adequados. O objetivo principal é encontrar fornecedores que possuam condições de fornecer os materiais necessários dentro das quantidades, dos padrões de qualidade requeridos e con�abilidade, no tempo determinado, com menores preços e/ou competitivos e nas melhores condições de pagamento. Normalmente, nas empresas e instituições, a aprovação de um novo fornecedor não é responsabilidade da área de Compras e sim compartilhada com os demais setores, quanto: Ao preço À qualidade Às condições de pagamento Às condições de embalagem e transporte Após a aprovação e o preenchimento de todos os quesitos, dá-se início ao fornecimento normal. Deve-se, então, fazer a análise inicial das entregas para avaliar se há: 1 Cumprimento dos prazos de entrega estabelecidos. 2 Manutenção dos padrões de qualidade estabelecidos. 3 Política de preços determinada. 4 Assistência técnica. As principais avaliações podem ser divididas em duas etapas: – AVALIAÇÃO TÉCNICA – Composição do corpo técnico em relação às necessidades da empresa; recursos técnicos disponíveis e utilizados; disponibilidade de operadores, máquinas ferramentas e instrumentos adequados às exigências técnicas. – AVALIAÇÃO ADMINISTRATIVA – Composição do staff responsável pela administração da empresa; procedimentos usuais e conceituação no mercado; grau de interesse em participar do corpo de fornecedores. Pode-se classificar um bom fornecedor se ele tem: bons relacionamentos com os clientes; estrutura e know-how suficiente; condições de satisfazer às especificações do comprador, nas quantidades desejadas e nos prazos necessários; sólida posição financeira; preços competitivos; constante necessidade de desenvolvimento de seus produtos, e seus interesses alcançados e melhor atendimento a seus clientes. Um dos instrumentos mais eficazes no relacionamento do comprador e seus fornecedores é a confiança mútua. Quanto mais aberta e clara a negociação, maiores são as chances de boa compra. Da mesma forma que o comprador quer estar seguro de receber seus produtos pelo melhor preço e da melhor qualidade no prazo determinado, o fornecedor quer ter garantia de clientes fiéis e satisfeitos. Medidas de desempenho empregadas em Compras e Suprimentos Dias (2014) e Baily e outros (2014) contemplaram a importância das medidas de desempenho em Compras. Os indicadores têm sido utilizados para mensurar o desempenho de inúmeras atividades produtivas e devem apresentar algumas características básicas: Expressarem a avaliação feita de forma simples, direta e atual; Serem bem compreendidos por todos e representativos; Serem representados por dispositivos, gráficos, figuras etc. de rápida visualização e compreensão quase instantânea; Garantirem perfeita adequação do indicador à situação, ao contexto da organização. Principais tipos de indicadores em Compras & Suprimentos: Nível de atendimento por pedidos, setores, departamentos. Valor das compras por pedidos, setores, departamentos. Nível de qualidade por especificação e padrões de qualidade esperados. Desempenho na entrega em termos de quantidade e prazos. Níveis de preços, estimado e real evolução dos preços. Conclusão Ter um bom processo de seleção de fornecedores é imprescindível. O sucesso de Compras começa por aí. O objetivo da função Compras é conseguir tudo ao mesmo tempo: qualidade, quantidade, prazo de entrega e preço. Uma vez tomada a decisão sobre o que comprar, a segunda decisão mais importante refere-se ao fornecedor certo. Ao se avaliar corretamente um fornecedor, pode-se escolher melhor com quais se relacionar. Quando escolhidos corretamente, os benefícios, avanços e ganhos no bom andamento do projeto são inúmeros, tais como: produtividade e redução de custos, garantia de prazo de fornecimento, mais confiabilidade entre as partes interessadas, garantia de prazo na execução do projeto, atendimento aos requisitos de certificação e, por fim, satisfação do cliente. Atividade 1. Reunir um grupo, do maior tamanho possível, que preencha todos os requisitos básicos e suficientes, dentro das normas e dos padrões preestabelecidos como adequados. O objetivo principal é encontrar fornecedores que possuam condições de municiar os materiais necessários dentro das quantidades, dos padrões de qualidade requeridos, no tempo determinado, com menores preços e/ou competitivos e nas melhores condições de pagamento. Qual das atividades abaixo está relacionada com a descrição acima? a) Seleção de fornecedores b) Classificação de fornecedores c) Avaliação de fornecedores d) Contratação de fornecedores e) Cadastramento de fornecedores 2. Listamos abaixo alguns itens relacionados à área de Compras. Qual deles não faz parte dos processos específicos de Compras? a) Suprir a organização com um fluxo seguro de materiais e serviços para atender às suas necessidades. b) Assegurar continuidade de suprimentos para manter relações efetivas com fontes existentes, desenvolvendo outras origens de suprimentos alternativos ou para atender a necessidades emergentes ou planejadas. c) Comprar eficiente e sabiamente, obtendo por meios éticos o melhor valor por centavo gasto. d) Manter relacionamentos cooperativos sólidos com outros departamentos, fornecendo informações e aconselhamentos necessários para assegurar a operação eficaz de toda a organização. e) Efetuar o desenvolvimento de novos produtos e processos. 3. A trajetória da evolução da função Compras identifica as características de quatro estágios de desenvolvimento. Qual a descrição relacionada com o estágio inicial desse desenvolvimento? a) Voltada para operações rotineiras, com pouca comunicação interfuncional e seleção de fornecedores orientada para preço e disponibilidade. b) A função Compras & Suprimentos adota as técnicas e práticas mais recentes, mas a sua orientação estratégica não está alinhada com a estratégia empresarial. c) A alta administração reconhece a importância de Compras & Suprimentos e sua contribuição para a rentabilidade das empresas. d) A função Compras & Suprimentos apoia a estratégia competitiva da empresa ao adotar técnicas e práticas que fortalecem a estratégia competitiva da empresa. e) O desempenho da função Compras & Suprimentos está relacionado com o sucesso da empresa. 4. Foram identificadas as características de quatro estágios de desenvolvimento da função de Compras. Identifique a descrição relacionada com o estágio atual desse desenvolvimento. a) A função Compras & Suprimentos não tem direção estratégica e, principalmente, atende às solicitações de outras funções. b) Agora os compradores são incluídos nas reuniões sobre estudos da demanda. Mercados, produtos e fornecedores são continuamente monitorados e analisados. c) Linhas de trocas de informações são estabelecidas entre as outras áreas funcionais. d) O desempenho da função Compras & Suprimentos está relacionado com o sucesso da empresa, dentro de uma perspectiva estratégica. e) Orientação voltada para redução de custos e aumento da eficiência. 5. Nas empresas sempre existe o dilema centralização e descentralização da função Compras. É lógico que esses pontos não são completos, pois variam de empresa para empresa, devendo adaptar-se ao tipo de organização. Qual o item que representa uma desvantagem na centralização? a) Tempo necessário para os processos de aquisição de materiais. b) Oportunidade de negociar maiores quantidades de materiais. c) Homogeneidade da qualidade dos materiais adquiridos. d) Mais controle de materiais e estoques. e) Eliminar esforços duplicados de vários tomadores de decisão e reduzir custos operacionais. Referências ALMEIDA, Anabela. Compras hospitalares centralizadas: repercussões práticas. In: VII EncontroNacional de Economia da Saúde, Torre do Tombo, Lisboa. Associação Portuguesa de Economia da Saúde (APES), 2000. BAILY, Peter. FARMER, David. JESSOP, David. JONES, David. Compras: princípios e administração. São Paulo: Atlas, 2014. DIAS, Marco Aurélio P. Administração de materiais: princípios, conceitos e gestão. São Paulo: Atlas, 2014. CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de materiais – uma abordagem introdutória. Barueri: Manole, 2014. GONÇALVES, Paulo Sergio. Administração de materiais. São Paulo: Elsevier, 2013. 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Vantagens e desvantagens da centralização de compras no varejo. In: INGEPRO – Inovação, Gestão e Produção, Julho de 2010, v. 2, n. 06. VASCONCELLOS, Eduardo. Centralização x descentralização: uma aplicação para laboratórios de instituições de pesquisa e desenvolvimento. In: Revista de Administração IA-USP, São Paulo, v. 14, n. 2, p. 101-121, 1979. Próximos Passos Aquisição de Recursos Materiais, com os itens: Sistemas de Compras; Padrões de Qualidade; Preço-custo; Condições de Compras; Processos de aquisição diferenciados. Explore mais Pesquise na internet sites, vídeos e artigos relacionados ao conteúdo visto. Em caso de dúvidas, converse com seu professor online por meio dos recursos disponíveis no ambiente de aprendizagem. Você pode acessar os endereços abaixo e pesquisar os temas de sua preferência, colocando uma palavra-chave: https://scholar.google.com.br/ <https://scholar.google.com.br/> www.abepro.org.br/publicacoes/ <http://www.abepro.org.br/publicacoes/> www.anpad.org.br/rac <http://www.anpad.org.br/rac> www.fae.edu <http://www.fae.edu> www.scielo.org/php/index.php <http://www.scielo.org/php/index.php> Você também pode efetuar pesquisas no Google em textos adicionais ou muito específicos. Por exemplo, se deseja pesquisar sobre a definição do tema principal da aula, busque por: Cadeia de Suprimentos �letype:pdf Caso não encontre o texto ideal varie a palavra-chave.