Aula 4 - Sistemas ERP

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O que é um sistema ERP? 
Com o crescimento constante de micro e pequenas empresas, a necessidade de um sistema 
ERP também cresce, aumentando a quantidade de empresas que investem nesse negócio 
Um ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais) é 
um sistema de gestão que integra diferentes operações do negócio em um único lugar, 
centralizando as informações. Um sistema ERP é composto por diversos módulos (como 
Financeiro, Vendas, Compras, Recursos Humanos, Estoque, Contabilidade, Controladoria, 
Fiscal, Logística e Produção), que compartilham a mesma base de dados, portanto, são 
capazes de “conversar” entre si e automatizar os processos. 
 
Um ERP é dividido em várias “camadas”, que podemos resumir em: 
• Interface: parte do sistema visível aos usuários, onde são realizados os comandos que 
transmitem informações; 
• Processamento: consiste na utilização de dados para responder a um determinado 
comando realizado pelo usuário; 
• Armazenamento: local em que os dados são guardados com segurança, possibilitando 
a exportação. 
 
Trocando em miúdos, um ERP é a tecnologia que possibilita que você troque milhões de 
planilhas espalhadas aos quatro cantos por um sistema centralizador, que te mostre de forma 
organizada e coesa aquilo que você precisa, após um simples comando. 
Então, por exemplo, se você tem um e-commerce, precisa de visibilidade sobre os produtos 
que saem e a quantidade de produtos disponíveis em determinado momento. Afinal, apenas 
assim você conseguirá saber quando precisa renovar o estoque, certo? Há fornecedores de 
ERP, inclusive, que permitem configurar um lembrete automático disso. 
7 benefícios de ter um ERP na sua empresa 
1. Facilita a tomada de decisão 
Com um ERP na sua empresa, você poderá ter acesso a informações em tempo real. Como 
todos os módulos compartilharão a mesma base de dados, não haverá duplicidade ou conflito 
entre os dados. Assim, ficará muito mais fácil ter visibilidade dos números e saber a hora 
certa de agir! Além disso, será possível eliminar controles paralelos que só geram retrabalho. 
Exemplo disso é quando uma empresa possui várias planilhas para monitorar a mesma coisa, 
porém, utilizando diferentes metodologias que chegam a diferentes resultados. 
2. Melhora a comunicação 
Uma vez que você tenha um ERP implementado, com o tempo vai perceber que a comunicação 
entre as pessoas passará a fluir muito melhor! Afinal, todas elas estarão na mesma página 
porque terão acesso às mesmas informações no momento certo. Ou seja, trata-se do fim das 
chamadas “conversas de louco”, que pouco agregam para o negócio e só tendem a confundir 
e atrapalhar o andamento das atividades. 
3. Aumenta a produtividade 
O ERP é poderoso em automatizar tarefas repetitivas. Isso facilita a manutenção da 
padronização do processo, que passa a ser desempenhado com o mínimo de erros. Dessa 
forma, as pessoas terão mais tempo para se dedicar a atividades estratégicas, que 
realmente agreguem valor ao cliente e aumentem a competitividade do negócio. 
4. Reduz os custos 
A longo prazo, a implantação de um ERP tem se mostrado bastante satisfatória na redução 
de custos. Essa redução vem de vários lados: aumento do desempenho do processo, rapidez 
na resposta às mudanças de mercado, foco em atividades estratégicas e por aí vai. 
5. Maximiza o controle 
Funcionalidades como controle de estoque e faturamento, fluxo de caixa, contas a pagar, 
contas a receber, emissão de notas fiscais, boletos e relatórios, cadastro de clientes, 
fornecedores e serviços etc. ajudam a montar um panorama da operação e facilitam o 
gerenciamento dos processos primários da empresa. Também é natural que você consiga 
ter mais clareza sobre os pontos fortes e os pontos que podem ser otimizados nos 
processos. 
6. Proporciona segurança da informação 
Atualmente, os sistemas ERP têm melhorado de forma significativa sua tecnologia, tornando 
esse ambiente mais seguro e confiável para armazenar informações preciosas para o 
negócio. Por isso, não há motivos para ficar preocupado! Há diversos mecanismos de proteção 
que acompanham o ERP. Você pode tanto escolher uma solução na nuvem ou, se você se 
sentir mais confortável, instalar o ERP no servidor da sua empresa. 
7. Eleva o compliance 
Uma das características de um bom fornecedor de ERP é a adaptação contínua à legislação. 
Isso significa que, a cada nova mudança na lei, será gerada uma atualização para o ERP. 
Dessa forma, garantimos o compliance, ou seja, o cumprimento das obrigações legais. 
Isso não é pouca coisa, afinal, vale lembrar que uma empresa fora da lei é uma empresa 
exposta a riscos! 
Para obter esses e outros benefícios você precisa, antes de mais nada, conhecer quais os tipos 
de ERP existentes. Afinal, não dá para escolher um fornecedor sem o mínimo de conhecimento, 
certo? A seguir, entenda as diferenças entre o ERP local, o ERP na nuvem e o ERP híbrido. 
 
Tipos de ERP 
ERP (local) 
É o ERP hospedado no servidor da empresa e baseado na aquisição de licenças, que são 
instaladas em cada computador. O principal benefício desse tipo de ERP é que a empresa 
tem total controle sobre os dados e uma percepção maior de segurança. Contudo, a longo 
prazo, esse modelo pode se tornar mais caro, pois a implantação é demorada e complexa. 
Além disso, após a implantação, é preciso contar com uma equipe para fazer a manutenção do 
software. 
Portanto, ERPs locais são ideais para empresas mais conservadoras em relação ao cloud 
computing e que possuem recursos suficientes para bancar uma instalação local. 
ERP (na nuvem) 
É o ERP hospedado no servidor do fornecedor do sistema de gestão. A grande vantagem 
desse tipo de ERP é que você consegue acessá-lo de onde estiver, em qualquer lugar com 
uma boa conexão à internet. Além disso, ao contratar um ERP na nuvem você paga pelo 
serviço, não pela licença. É claro que cada modelo de assinatura pode ter restrições 
diferentes, como limite máximo de usuários. Aí fica a sua responsabilidade em escolher a 
melhor opção para o seu negócio. 
Apesar de muitas empresas se sentirem inseguras em relação a esse tipo de tecnologia, 
atualmente ela é absolutamente segura. Em muitos casos, até mais segura que um ERP local, 
pois o fornecedor precisa garantir essa segurança! 
Portanto, ERPs na nuvem são mais indicados para empresas que precisam de uma solução 
móvel com implantação rápida e econômica, e possuem acesso a uma boa conexão com a 
internet. 
ERP híbrido 
O ERP híbrido é aquele que mescla características do ERP local e do ERP na nuvem, 
trazendo o melhor dos dois mundos. Assim, é possível contar com o conforto de ter um ERP 
“em casa” e com a flexibilidade da conexão a distância, acompanhando o crescimento do 
negócio. Ideal para a maioria das empresas! 
Manter ou trocar de ERP? 
7 sinais de que o ERP não está adequado às necessidades de negócio 
Na hora de decidir se mantém ou troca o ERP da sua empresa, preste atenção nos sinais que 
a própria organização pode estar dando. Confira sete deles: 
1. Você está tentando encaixar um quadrado dentro de um círculo 
O ERP precisa atender aos processos de uma forma natural, indolor, desburocratizada. Ou 
seja, a empresa não pode se esforçar além do necessário para fazer o sistema caber no 
processo ou vice-versa. Lembre-se: o ERP deve fazer parte do dia a dia e ajudar as 
pessoas nas suas atividades. Caso contrário, não será possível aproveitar todo o potencial 
do sistema. 
2. O sistema está tão customizado que é praticamente impossível atualizá-lo sem 
problemas 
Se você possui um sistema customizado demais, tenho uma má-notícia: é possível que você 
tenha contratado o sistema errado ou não está sabendo aproveitar corretamente todas as 
funcionalidades do sistema de gestão integrada. É claro que um pouco de personalização é 
necessário para adequar o sistema à rotina da empresa. Mas, às vezes, menos é mais! 
3. Vocêentra em pânico quando alguém comenta algo sobre alterações na legislação 
Este é mais um sinal claro de que o seu sistema ERP não está mais dando conta de atender 
às suas necessidades, em razão da falta de um suporte adequado. Outra possibilidade é a 
existência de tanta customização que ficou praticamente impossível realizar qualquer outra 
alteração. Não importa em qual das duas situações você se encaixa: as duas são ruins e 
exigem um estudo imediato! 
4. O ERP funciona razoavelmente, mas a tecnologia está ultrapassada e, em breve, vai 
trazer problemas 
Sabemos que as tecnologias evoluem com uma velocidade impressionante, não é mesmo? Se 
o seu ERP utiliza uma tecnologia que não é ou não será mais suportada pelo 
fornecedor em breve, está na hora de trocar de ERP! Se os seus clientes e fornecedores 
estão utilizando outro padrão de tecnologia — melhor que o seu —, mesma coisa! Se 
você precisa de uma tecnologia mais rápida, idem! É melhor se antecipar do que ficar 
ultrapassado. 
5. Você tem uma estratégia de crescimento e existem novos processos que precisam ser 
implementados para suportá-la 
Se durante a elaboração do planejamento estratégico você percebeu que a sua empresa vai 
seguir novos rumos e será necessário implantar novos processos, fique atento se o ERP vai 
dar conta de tudo! Das duas, uma: ou você terá que rever sua estratégia ou adquirir um novo 
sistema de gestão empresarial. 
6. O tempo de manutenção está subindo dia após dia 
Quanto tempo demorou a última manutenção do seu ERP? A demora na atualização do 
sistema é um sinal claro de que o ERP já não dá mais conta das necessidades da empresa ou, 
então, que a tecnologia utilizada por ele está ficando defasada. Quanto menos tempo levar 
para atualizar o ERP, mais rápido a organização terá as informações que precisa para 
continuar evoluindo o negócio. 
7. O atendimento do seu fornecedor atual não está mais adequado à sua necessidade 
A sua empresa aumentou e o seu fornecedor de ERP continua do mesmo tamanho? Outra 
situação comum quando se trata de implantação de ERP é a organização experimentar um 
amplo crescimento e o sistema não dar conta de acompanhar essa evolução. Que fique bem 
claro: o seu fornecedor precisa dar conta de atender suas necessidades e prestar um suporte 
adequado aos usuários do sistema de gestão. Não dá para separar ERP de fornecedor! 
Se você optou por trocar seu ERP, confira algumas dicas para facilitar a implantação! 
 
Como implantar um ERP em 6 passos 
Além de serem bastante complexos, projetos de implantação de ERP apresentam alto custo e 
longa duração, afinal, envolvem muitas pessoas. Confira alguns passos que considero 
essenciais para uma boa implantação de sistema: 
1. Escolha 
Existem alguns pontos que você precisa levar em consideração na hora de escolher um ERP 
para a sua organização. É uma boa prática mapear os processos para entender como o 
negócio funciona e, somente depois, bater as necessidades da organização com os requisitos 
do sistema. Então, avalie a arquitetura da organização, levante os requisitos e os processos 
e, só depois, escolha o ERP mais adequado! 
2. Planejamento 
Depois de escolher o melhor fornecedor de ERP, você precisará planejar como vai realizar essa 
implantação. Há diversas formas de fazer isso. Você pode, por exemplo, planejar a 
implantação em ondas. Ou, então, decidir pelo big bang, que é quando implantamos tudo de 
uma única vez. Tendo definido qual direção será seguida, é feita a reunião de kick off e o 
projeto é lançado e divulgado, juntamente com a definição das entregas. 
3. Análise 
Aqui é o momento de mapear os processos existentes, identificando a situação atual da 
organização e estabelecendo as ligações entre os processos de negócio e o ERP. Esse 
trabalho de mapeamento é necessário para que a equipe do projeto e demais partes 
interessadas consigam compreender como a implantação será feita efetivamente. 
4. Realização 
Etapa em que a equipe começa a trabalhar com as especificações técnicas e configurar o 
sistema. Quando o ERP padrão não dá conta de atender a todas as necessidades, é possível 
pedir algumas customizações. Vale lembrar que é importante selecionar as personalizações 
mais importantes, para não sobrecarregar o sistema. Outro ponto fundamental nesse momento 
é realizar alguns testes, para garantir que o sistema realmente atenda às necessidades de 
negócio. 
5. Preparação 
Depois de testar se o ERP realmente funcionou, chegou a hora de capacitar as pessoas. 
Esses treinamentos são necessários para que os colaboradores aprendam a utilizar o novo 
sistema e consigam aproveitar integralmente todas as funcionalidades disponíveis. Capriche 
nessa etapa, afinal, se os colaboradores não se sentirem seguros para usar o novo sistema, o 
projeto não conseguirá atingir os objetivos desejados! 
6. Go live 
Momento da virada, ou seja, da troca efetiva do sistema. É considerado o momento mais 
crítico do projeto, especialmente aqueles que adotam o estilo big bang. Por isso, é importante 
se certificar de que o projeto teve uma boa gestão de mudanças e contou com as estratégias 
de comunicação certas para sensibilizar as pessoas e diminuir a resistência. 
Mapeamento de processos para ERP 
Antes da escolha do ERP: 
• Fornece uma visão interna de como os processos são feitos hoje; 
• Coloca a casa em ordem; 
• Analisa problemas e redundâncias nos fluxos atuais e identifica melhorias que podem 
ser introduzidas; 
• Evita a perpetuação de práticas incorretas para o novo sistema; 
• Permite a definição correta dos requisitos do sistema e, consequentemente, a criação 
de uma RFP contendo tudo o que precisa; 
• Possibilita a escolha da solução mais aderente à realidade do negócio da empresa. 
Durante a implantação do ERP: 
• Prepara a empresa para a implantação do novo sistema; 
• Declara as regras de negócio utilizadas pela empresa em seu modelo de negócio; 
• Demonstra ao consultor qual o processo executado na empresa; 
• Cria uma linguagem comum entre todos os participantes do projeto: analistas de TI, 
usuários, consultores; 
• Permite avaliar os pontos de gaps sistêmicos; 
• Serve de base para introdução de melhorias nos processos atuais baseadas nas 
funcionalidades do novo ERP; 
• Apresenta os pontos de integração entre as áreas; 
• Possibilita uma configuração adequada do sistema baseando-se nas regras de negócio 
e nos processos mapeados; 
• Serve de base para a confecção dos manuais de operação e das capacitações dos 
usuários. 
Depois da troca de ERP: 
• Mantém os processos atualizados e otimizados; 
• Traz agilidade nas adaptações de processos com foco na melhoria de performance da 
empresa. 
Erros comuns na implantação do ERP 
1. Escolher o ERP pela “grife” 
Nem sempre o software mais lembrado ou vendido será o adequado para a sua empresa. Dar 
uma chance para ERPs menos conhecidos vale a pena não só para o bolso, mas também 
para a adaptação dos colaboradores. Afinal, existem empresas menores que são focadas em 
mercados específicos, melhorando a usabilidade do sistema. Mais do que a marca, o 
importante é o conjunto de funcionalidades que o ERP oferece! Preste atenção para não ter 
de ficar customizando o sistema depois. 
2. Não envolver áreas de negócio na definição dos requisitos 
As áreas de negócio precisam participar ativamente do projeto de implantação de ERP. 
Afinal, quem vai usar o sistema de gestão no dia a dia são elas, não é mesmo? Por isso, é 
fundamental que a área de TI consiga entender as dores latentes e elaborar 
requisitos baseados em necessidades reais, não em suposições. Assim, é possível 
elaborar, uma solicitação de proposta completa e certeira. 
3. Estabelecer contratos inexatos com o fornecedor de ERP 
Pode parecer preciosismo, mas um contrato bem-escrito pode eliminar muitas dores de 
cabeça no futuro. Esse documento é muito importante, pois garante o alinhamento de 
expectativas entre a empresae o fornecedor de ERP, formalizando as 
responsabilidades dos dois lados. Ao trazer essa clareza, evitamos que a empresa exija uma 
coisa para a qual o fornecedor não se preparou ou, então, que o fornecedor deixe de entregar 
algo que a empresa precisa por falta de comunicação. 
4. Não modelar os processos de acordo com o novo sistema 
Ao mapear e otimizar os processos que serão atendidos pelo ERP, eliminamos gaps e 
garantimos que a transição entre o modelo de trabalho atual e a incorporação do novo 
sistema será menos dolorosa para todos. Outros benefícios são: o estabelecimento de uma 
linguagem comum, facilidade na parametrização do ERP, colaboradores mais engajados nos 
treinamentos e eliminação de barreiras na comunicação. 
5. Subestimar o tempo e os recursos necessários ao projeto de ERP 
Não dá para implantar um ERP da noite para o dia: esse projeto 
demanda esforço, tempo e dinheiro! Se quiser fazer do jeito certo, precisará 
envolver recursos de toda a organização. A área de TI dificilmente conseguirá implantar o 
ERP sozinha! É preciso contar com pelo menos uma pessoa especializada em gestão de 
projetos, uma pessoa especializada em gestão de mudanças e, é claro, um ou 
mais usuários-chave por área de negócio! 
6. Exagerar nos pedidos de customizações 
Quando você escolhe um ERP baseado na “grife” e não nas necessidades do negócio, é 
comum que seja necessário realizar uma série de customizações. A princípio, você pode até 
achar que não há nenhum problema. Todavia, a longo prazo, um elevado número de 
customizações pode acarretar em lentidão no sistema e até na inviabilidade de atualizar o 
ERP. Recomendo que você personalize apenas os relatórios e transações muito 
específicas do negócio. Evite mexer no core system. 
7. Falhar na identificação e na gestão dos stakeholders 
Uma implantação de ERP, logicamente, envolve um grande número de pessoas. Dessa 
forma, é preciso prestar muita atenção no gerenciamento das partes interessadas. É preciso 
identificar os principais stakeholders do projeto e entender quais o nível de engajamento e 
de influência de cada um deles. A partir dessas informações, será possível elaborar 
estratégias adequadas para preparar as pessoas para as mudanças. 
8. Trazer dados com “lixo” do sistema antigo 
Ao migrar de um sistema para outro é comum que seja necessário trazer alguns dados do 
sistema antigo para o sistema novo. No entanto, o que muitas empresas fazem é levar todo o 
lixo do ERP atual para o futuro sistema que será instalado. É muito importante fazer um filtro e 
selecionar apenas os dados indispensáveis ao negócio. O excesso de informações pode 
comprometer o desempenho do sistema. Nesse sentido, uma saída é o ERP antigo ficar 
sempre disponível para você consultar quando necessário. 
9. Confiar apenas na gestão do fornecedor 
Normalmente, os fornecedores já designam um gerente de projetos para conduzir a iniciativa 
de troca de ERP. No entanto, é fundamental ter um “representante” dos interesses do 
cliente envolvido no projeto. Não é que o fornecedor vai enganar o cliente, mas com certeza 
fará a gestão do projeto do ponto de vista dele. Portanto, é preciso ter alguém para cobrar as 
pessoas e gerenciar os recursos do ponto de vista da empresa contratante. 
10. Ter um processo de gestão de mudanças ineficiente 
A troca de ERP obrigará as pessoas a mudarem o seu jeito de trabalhar. Sendo assim, é 
absolutamente normal que, no início, as pessoas fiquem insatisfeitas. Afinal, há uma grande 
margem de incerteza envolvida no projeto. Portanto, é necessário pensar em estratégias de 
comunicação para diminuir a resistência e acelerar a passagem por esse estágio de 
mudança. 
11. Não ter as pessoas certas, nos lugares certos e totalmente dedicadas 
Lembra que eu te falei para envolver as áreas de negócio no projeto? As iniciativas de troca 
de ERP exigem a participação dos melhores profissionais da sua empresa, isto é, os grandes 
conhecedores do negócio! Não adianta muito selecionar uma pessoa que acabou de entrar e 
ainda está entendendo o processo e a cultura da empresa. Envolva os colaboradores que estão 
há mais tempo e são fundamentais para o negócio.