MANUAL REDACAO do IFRN

Prévia do material em texto

SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA 
DO RIO GRANDE DO NORTE (IFRN)
MANUAL DE
REDAÇÃO OFICIAL
DO IFRN
Natal, 2019
Reitor
Wyllys Abel Farkatt Tabosa
Comissão de Elaboração/sistematização
Annaterra Teixeira de Lima
Beatriz de Lucena Moreira
Maria Liliane Borges da Silva
Rodrigo Luiz Silva Pessoa
Revisão Linguística
Annaterra Teixeira de Lima
Design
Charles Bamam Medeiros de Souza
APRESENTAÇÃO 5
1 NORMAS GERAIS 6
1.1 CLAREZA E PRECISÃO 6
1.2 OBJETIVIDADE 7
1.3 CONCISÃO 8
1.4 COESÃO E COERÊNCIA 8
1.5 IMPESSOALIDADE 9
 1.6 FORMALIDADE E PADRONIZAÇÃO 9
2 NORMAS DA REDAÇÃO OFICIAL 11
2.1 PRONOMES DE TRATAMENTO 11
2.2 VOCATIVO 13
2.3 ENDEREÇAMENTO 14
2.4 FECHOS PARA COMUNICAÇÕES 16
2.5 SIGNATÁRIOS 17
2.5.1 CARGOS INTERINO E SUBSTITUTO 17
2.5.2 GRAFIA DE CARGOS COMPOSTOS 17
2.6 SIGLAS 18
2.7 NUMERAIS 19
2.8 USO DO HÍFEN 20
2.9 ABREVIATURAS 22
2.10 VÍCIOS DE LINGUAGEM E EXPRESSÕES 
DE USO RECOMENDÁVEL 22
3 TIPOS DE DOCUMENTOS 27
3.1 OFÍCIO 27
3.2 PORTARIA 33
3.3 DESPACHO 37
3.4 ATA 37
3.5 E-MAIL 39
REFERÊNCIAS 41
SU
M
Á
RI
O
APRESENTAÇÃO 
O Manual de Redação Oficial do Instituto Federal do Rio Grande do Norte (IFRN) foi 
elaborado para estabelecer um padrão na forma de comunicação da Instituição, a fim 
de facilitar o diálogo entre os seus servidores. Tendo em vista a dinamicidade intrínseca 
da linguagem e as dificuldades de comunicação decorrentes da disposição dos campi no 
estado, é natural que ocorram alguns desvios ao padrão quando tratamos de comunica-
ção oficial na esfera do serviço público. Entretanto, salientamos que, assim como dispõe 
o Manual de Redação Oficial da Presidência da República, essa esfera deve buscar um 
modelo padrão que seja compreensível a todos.
Sendo assim, este manual se apresenta como uma ferramenta de consulta aos 
servidores do IFRN, especialmente para aqueles que trabalham diariamente com a co-
municação oficial, expedindo documentos para os mais diversos propósitos. 
Este manual apresenta modelos de documentos expedidos com frequência no 
âmbito da Instituição (ofício, portaria, despacho, ata e e-mail), além de esclarecer al-
gumas questões de forma e de linguagem que podem oferecer dúvidas aos usuários, 
como o emprego de pronomes de tratamento e do hífen, por exemplo. 
Ao longo do texto, buscamos expressar as informações pretendidas de forma 
simples e concisa, para que você possa consultá-lo de maneira objetiva quando surgir 
alguma dúvida a respeito do que este guia se propõe a tratar. Para esse fim, o manual 
se divide em três capítulos.
O primeiro capítulo traz os princípios da comunicação oficial no serviço público, 
isto é, as diretrizes gerais que guiam a redação oficial; o segundo capítulo apresenta 
aspectos formais e linguísticos aos quais o redator deve estar atento no momento em 
que desenvolve o seu texto; e o terceiro capítulo expõe orientações e modelos de do-
cumentos mais utilizados para os fins de comunicação oficial no IFRN. 
Esperamos que o manual possa contribuir no desenvolvimento de suas ativida-
des de comunicação. Desejamos uma boa leitura! 
A comissão organizadora. 
5
M
an
ua
l d
e 
Re
da
çã
o 
do
 IF
RN
1 
NORMAS GERAIS
Neste capítulo, são apresentados os elementos fundamentais da redação oficial: 
clareza e precisão; objetividade; concisão; coesão e coerência; impessoalidade; e for-
malidade e padronização.
1.1 CLAREZA E PRECISÃO
O texto que você elabora em uma comunicação oficial deve ser claro e preci-
so, isto é, deve possibilitar uma compreensão imediata por quem está lendo. Evite a 
construção de expressões com dupla significação e desnecessariamente complexas e 
rebuscadas. 
EVITE OPTE POR
Frases longas e orações na ordem indireta.
Exemplo:
Ao chefe imediato, fez questão o servidor de 
apresentar, sem demora, resposta pronta ao 
que considerara injusto, por intermédio de de-
cisão estabelecida pelo superior, autoridade a 
qual, apesar de nota de insatisfação redigida, 
decidiu-se por manter o posicionamento inicial. 
Frases curtas e orações na ordem direta
Exemplo:
O servidor apresentou ao chefe imediato nota 
de insatisfação contra a decisão tomada. Ape-
sar disso, o chefe manteve a sua posição. 
 
6
EVITE OPTE POR
Palavras e expressões incomuns, regionalis-
mos e neologismos
Exemplos:
A reunião do colegiado transcorreu de forma 
loquaz e com bastantes desvios.
É urgente operacionalizar a emissão de Porta-
ria referente à formação do Comitê de Pesqui-
sa. Avexe esse processo!
Palavras e expressões simples (utilize lingua-
gem técnica apenas quando o contexto exigir)
Exemplos:
A reunião do colegiado ocorreu sem objetivida-
de nas falas dos participantes.
É urgente realizar a emissão de Portaria refe-
rente à formação do Comitê de Pesquisa. 
Heterogeneidade de tempos verbais
Exemplo:
Encaminho este processo ao Setor para aná-
lise e assinatura dos documentos enviados. 
Aguardamos posteriores providências.
Uniformidade nos tempos verbais
Exemplo:
Encaminhamos este processo ao Setor para 
análise e assinatura dos documentos envia-
dos. Aguardamos posteriores providências.
 1.2 OBJETIVIDADE
O seu texto também deve ser objetivo, ou seja, ir diretamente ao assunto, sem 
voltas e sem redundâncias. Assim, é preciso ter clareza da ideia principal e das ideias 
secundárias a serem desenvolvidas. Priorize as informações fundamentais para a cons-
trução do sentido da sua comunicação e elimine os excessos de palavras. 
EVITE OPTE POR
Encaminhamos este processo, que trata da 
progressão funcional do servidor João da Sil-
va ao Setor de Gestão de Pessoas, para de-
mais encaminhamentos e providências consi-
derando a progressão docente do servidor, a 
que seu deu encaminhamento neste proces-
so. Informamos, conforme avaliação realiza-
da, que o servidor efetivamente progrediu no 
período de interstício de avaliação. 
Encaminhamos, ao setor de Gestão de Pes-
soas, o processo de progressão funcional 
do servidor João da Silva, para ciência do 
preenchimento dos formulários de avalia-
ção. Informamos que o servidor atingiu a 
pontuação mínima necessária no período 
de interstício da avaliação. 
 
7
M
an
ua
l d
e 
Re
da
çã
o 
do
 IF
RN
1.3 CONCISÃO
Outra característica da Redação Oficial é a concisão, o que significa dizer que ela 
deve transmitir o máximo de informações com o mínimo de palavras. Elimine palavras 
inúteis, redundâncias e trechos que nada acrescentem ao que foi dito. 
EVITE OPTE POR
Venho por meio deste
O objetivo deste é convidar
Tenho a enorme honra de comunicar
Vimos solicitar
Informamos
Convidamos
Comunicamos
Solicitamos
Anexo à presente cópia o documento
Anexa segue a cópia
Anexo o documento
Anexa a cópia
Em seu ofício datado de 8 de julho Em seu ofício de 8 de julho
A reunião ocorrerá no próximo dia 5 de 
maio do corrente ano
A reunião ocorrerá em 5 de maio de 2019
Aproveitamos a oportunidade para renovar 
nossos mais sinceros votos de estima e con-
sideração
Expressões dispensáveis
Sem mais para o momento
Colocamo-nos à disposição para dirimir 
eventuais dúvidas
Expressões dispensáveis: se houvesse mais 
para o momento, estaria no texto; se hou-
vesse alguma dúvida, pressupõe-se que o 
autor já deverá estar à disposição para res-
pondê-la
A solução definitiva para o problema A solução
1.4 COESÃO E COERÊNCIA
É importante que o seu texto tenha coesão e coerência, que são mecanismos de 
conexão, ligação e harmonia entre os elementos do universo textual. Desse modo, o 
seu texto será coeso e coerente se as palavras, frases e parágrafos estiverem entrela-
çados, dando continuidade uns aos outros, e estabelecerem uma unidade de sentido. 
A fim de estabelecer a coesão e a coerência no seu texto, você pode utilizar meca-
nismos como os de referência, substituição, elipse e uso de conjunção. 
8
1.5 IMPESSOALIDADE
Um atributo a que você precisa estar atento na sua escrita é o da impes-
soalidade. O conteúdo do seutexto deve estar isento de impressões indivi-
duais, pois a comunicação é elaborada em nome do serviço público e presta-
-se ao interesse geral dos cidadãos. Nesse sentido, busque dirigir-se, em sua 
redação, a um destinatário homogêneo e impessoal, não importando se ele 
for um cidadão, uma instituição privada, um órgão ou uma instituição públi-
ca. Ademais, elabore o seu texto com base em um assunto neutro, restrito a 
questões de interesse público e isento de qualquer tom particular ou pessoal. 
EVITE OPTE POR
Realmente acho que a proposta de 
compra de cadeiras novas é brilhante e 
deve acontecer.
Gostaria de solicitar ao meu querido 
Diretor de Administração a descentrali-
zação de recursos para emissão de em-
penho a fim de realizar a tão esperada 
aula externa para Recife/PE, no dia 06 
de junho de 2019.
Solicito a avaliação de progressão por 
mérito do servidor João da Silva, em ra-
zão do seu excelente e prodigioso tra-
balho no setor.
Em razão de demandas internas do se-
tor, concordamos com a compra de ca-
deiras novas.
Solicitamos ao Diretor de Administra-
ção descentralização de recursos para 
emissão de empenho, a fim de realizar 
aula externa em Recife/PE, no dia 6 de 
junho de 2019.
Solicitamos a avaliação de progressão 
por mérito do servidor João da Silva.
 1.6 FORMALIDADE E PADRONIZAÇÃO
Por fim, as suas comunicações administrativas devem obedecer a algu-
mas regras formais. Para obter formalidade e padronização na sua escrita, 
esteja atento aos seguintes pontos:
a. emprego de pronomes de tratamento adequados às diversas auto-
ridades;
b. civilidade e polidez no tratamento dado aos assuntos oficiais;
c. uniformidade das comunicações por meio da apresentação textual 
(digitação sem erros, uso de papéis uniformes, diagramação correta);
d. uso da norma culta da língua portuguesa.
9
M
an
ua
l d
e 
Re
da
çã
o 
do
 IF
RN
EVITE OPTE POR
 Caro diretor
 
Queria pedir que o senhor assinas-
se esses diplomas que a gente está 
enviando aí pra Reitoria. Por favor, a 
gente tá com pressa porque a forma-
tura dos alunos formando já vai ser na 
próxima semana.
Um abraço.
 
Att.,
 João da Silva
Senhor Diretor-Geral,
Remetemos ao Senhor, anexos, os di-
plomas dos discentes concluintes do 
Curso de Edificações para assinatura e 
posterior encaminhamento ao Gabine-
te da Reitoria.
Respeitosamente,
JOÃO DA SILVA
Secretário Acadêmico
10
2
NORMAS DA REDAÇÃO OFICIAL
Além das normas gerais apresentadas no Capítulo 1, a redação oficial 
possui características específicas relacionadas aos seus aspectos formais e 
linguísticos, tais como o emprego de pronomes de tratamento, do hífen e das 
abreviaturas, que serão abordados a seguir.
2.1 PRONOMES DE TRATAMENTO
Os pronomes de tratamento são formas usadas para dirigir-se às pes-
soas com quem se fala, em reverência ao cargo ou posição social que ocupam. 
Na redação oficial, esses pronomes são empregados: 
a. no vocativo, para dirigir-se ao destinatário; 
b. no corpo do texto, na forma abreviada ou por extenso; e 
c. no endereçamento utilizado no envelope da correspondência. 
De acordo com o disposto no art. 2º do Decreto Presidencial nº 9.758/2019, 
de 11 de abril de 2019, “o único pronome de tratamento utilizado na comuni-
cação com agentes públicos federais é ‘senhor’, independentemente do nível 
hierárquico, da natureza do cargo ou da função ou da ocasião”, conforme de-
talhamento a seguir.
DESTINATÁRIOS TRATAMENTO ABREVIATURA VOCATIVO ENDEREÇAMENTO 
Agentes públi-
cos do Poder 
Executivo
Senhor
Senhora
Sr.
Sra. 
Senhor + 
cargo
À/Ao + cargo ou 
setor)*
*O pronome de tratamento “Senhor” ou “Senhora” e o nome do destinatário poderão constar, 
desde que a mera indicação do cargo ou da função e do setor da administração seja insuficien-
te para a identificação do destinatário; ou que o expediente seja dirigido à pessoa de agente 
público específico.
11
M
an
ua
l d
e 
Re
da
çã
o 
do
 IF
RN
Ainda nos termos do referido Decreto, está vedado o uso das seguintes 
formas de tratamento (e suas respectivas abreviaturas) nas comunicações ofi-
ciais entre agentes públicos federais do Poder Executivo1:
d. Vossa Excelência ou Excelentíssimo;
e. Vossa Senhoria;
f. Vossa Magnificência;
g. doutor;
h. ilustre ou ilustríssimo;
i. digno ou digníssimo; e
j. respeitável.
Na comunicação entre agentes públicos federais do Poder Executivo e 
agentes públicos do Poder Judiciário, do Poder Legislativo, do Tribunal de Con-
tas, da Defensoria Pública, do Ministério Público ou de outros entes federativos, 
o emprego dos pronomes de tratamento se dará conforme natureza do cargo. 
Alguns exemplos:
DESTINATÁRIOS TRATAMENTO ABREVIATURA VOCATIVO ENDEREÇAMENTO
Governador e Vi-
ce-Governador 
de Estado; Secre-
tário de Estado 
dos Governos Es-
taduais; Prefeitos 
Municipais; Se-
nador da Repú-
blica; Deputado 
Federal; Deputa-
do Estadual; Juiz, 
dentre outros. 
Vossa Exce-
lência 
V.Exa. Senhor 
+ 
cargo 
A Sua Excelência 
o Senhor 
Demais autori-
dades e particu-
lares 
Vossa Senho-
ria 
V.Sa. Senhor + 
cargo 
Ao Senhor/À Se-
nhora
Na redação oficial, o uso dos pronomes de tratamento exige atenção em 
virtude de certas peculiaridades. Veja algumas delas:
1 No caso de o agente público federal exigir o uso desses pronomes de tratamento, 
mediante invocação de normas específicas referentes ao cargo, deverá tratar o interlocutor 
do mesmo modo (art. 3º, § 1º, do Decreto Presidencial nº 9.758/2019).
12
2.2 VOCATIVO
O vocativo é um termo que indica invocação ao interlocutor. Nas comu-
nicações oficiais, utilize o vocativo sempre seguido de vírgula.
 ⇒ Para autoridades: Senhor ou Senhora e o cargo respectivo, 
seguidos de vírgula. 
Senhor Juiz,
Senhora Deputada,
Senhor Reitor,
 ⇒ Embora se refiram à segunda pessoa (tu/vós), a concordân-
cia deve ser feita sempre com a terceira pessoa (ele/ela), tanto no 
uso de verbos, quanto no de pronomes possessivos usados em 
relação aos pronomes de tratamento. Exemplo: 
Vossa Senhoria desempenhará suas (e não vossas) funções na Secre-
taria Municipal de Educação.
 ⇒ Use “Vossa” quando conversar com a pessoa, e Sua quando 
falar da pessoa. Exemplos: 
Senhor Juiz,
Informamos a Vossa Excelência que a reunião foi cancelada.
Sua Excelência, o Governador do Estado, confirmou presença no Se-
minário de Formação Docente.
 ⇒ A concordância do adjetivo deve ser feita com o sexo da pes-
soa a quem se refere.
Exemplos:
Vossa Excelência está atrasado para a reunião (se o interlocutor for 
homem).
Vossa Excelência está atrasada para a reunião (se o interlocutor for 
mulher).
13
M
an
ua
l d
e 
Re
da
çã
o 
do
 IF
RN
2.3 ENDEREÇAMENTO 
 O endereçamento das comunicações oficiais deve ser alinhado à mar-
gem esquerda da página e nele deverão constar as informações relativas a 
quem receberá o expediente.
k. O endereçamento de ofícios externos deverá conter:
l. vocativo (Ver subitem 2.2);
m. nome do destinatário do expediente (Ver subitem 2.1);
n. cargo do destinatário do expediente; e
o. endereço em duas linhas: na primeira, localidade/logradouro do 
destinatário; na segunda linha, CEP e cidade/unidade da federação, 
separados por espaço simples. A barra entre cidade e unidade da 
federação pode ser substituída por ponto ou pelo travessão.
 ⇒ Para particular: Senhor ou Senhora e o termo utilizado pela 
instituição para referir-se à pessoa a quem o expediente se di-
rige (servidor, aluno...). Você também pode utilizar Senhor ou 
Senhora seguido do nome do particular ou, ainda, utilizar o vo-
cativo Prezado Senhor ou Prezada Senhora.
Senhor servidor,
Senhor [Nome],
Prezado Senhor,
14
No endereçamento de ofícios internos deverão constar as seguintes in-
formações:
p. a) cargo ou setor do destinatário do expediente;
q. b) informação do setor ou unidade, caso a mera indicação do cargo 
não tenha sido suficiente para a identificação. Não é obrigatório in-
formar o CEP e a cidade/unidade da federação.Poderão constar nome do destinatário e o pronome de tratamento (Se-
nhor/Senhora) caso a indicação do cargo ou do setor seja insuficiente para a 
identificação do interlocutor ou, ainda, se trate de comunicação oficial dirigida 
a um servidor específico.
Exemplos:
 ⇒ Esfera Estadual
A Sua Excelência o Senhor[Nome]
Secretário de Estado da Educação e da Cultura
Centro Administrativo do Estado, Avenida Senador Salgado Filho, 
s/n, Lagoa Nova 
59064-901 Natal/RN
 ⇒ Esfera do Poder Executivo
Ao Coordenador-Geral de Gestão de Pessoas do Ministério da Edu-
cação
Esplanada dos Ministérios, Bloco “L”, Anexo I, 3º andar, Sala 312
70047-900 Brasília/DF
Exemplos:
À Coordenadora de Laboratórios
Diretoria Acadêmica de Recursos Naturais do Campus Natal-Central
Ao Coordenador de Desenvolvimento de Pessoal
Reitoria do IFRN
15
M
an
ua
l d
e 
Re
da
çã
o 
do
 IF
RN
2.4 FECHOS PARA COMUNICAÇÕES 
O Manual de Redação da Presidência da República, em sua 3ª edição, 
estabelece o emprego de somente dois fechos para todas as modalidades de 
comunicação oficial:
Quanto à formatação, o fecho das comunicações deve ser alinhado à 
margem esquerda da página e não deve ser numerado. 
 
Exemplo:
Ao Senhor
[Nome]
Coordenação de Administração Escolar do Campus Currais Novos
Nesse exemplo, o interlocutor não ocupa uma função comissionada ou 
cargo de direção.
 ⇒ Respeitosamente – para autoridades de hierarquia superior a do re-
metente, inclusive o Presidente da República;
 ⇒ Atenciosamente – para autoridades de mesma hierarquia ou de 
hierarquia inferior.
16
2.5 SIGNATÁRIOS
2.5.1 CARGOS INTERINO E SUBSTITUTO
De acordo com o Manual de Redação da Presidência (3ª edição), “interi-
no é aquele nomeado para ocupar transitoriamente cargo público durante a 
vacância; substituto é aquele designado para exercer as atribuições de cargo 
público vago ou no caso de afastamento e impedimentos legais ou regula-
mentares do titular” (BRASIL, 2018, p. 25). 
Na identificação do signatário, esses termos devem ser utilizados após o 
nome do cargo, em minúsculo, dispensando o uso de hífen e vírgula. O cargo, 
por sua vez, deve ser flexionado no feminino, caso seja ocupado por pessoa 
do sexo feminino. 
No IFRN, admite-se o uso do termo “em exercício” para signatários que 
ocuparem um cargo de maneira interina ou substituta.
2.5.2 GRAFIA DE CARGOS COMPOSTOS
Use hífen em:
r. cargos formados pelo adjetivo “geral”: diretor-geral, secretário-geral, 
ouvidor-geral;
s. postos e gradações da diplomacia: primeiro-secretário, segundo-se-
cretário;
t. postos da hierarquia militar: tenente-coronel, capitão-tenente. Aten-
ção: nomes compostos ligados por preposição ficam sem hífen: ge-
Exemplo:
Coordenadora interino
Diretor-Geral substituto
Ministra de Estado interina
17
M
an
ua
l d
e 
Re
da
çã
o 
do
 IF
RN
neral de brigada, general de exército;
u. cargos que denotam hierarquia dentro de uma empresa: diretor-ad-
junto, diretor-executivo;
v. cargos formados por numerais: primeiro-ministro, primeira-dama;
w. cargos formados com os prefixos “ex” ou “vice”: ex-diretor, vice-reitor.
De acordo com o novo Acordo Ortográfico a letra maiúscula inicial é usa-
da, opcionalmente, em palavras usadas reverencialmente, por exemplo para 
cargos e títulos: o Assessor de Comunicação ou o assessor de comunicação. 
Porém, na grafia de cargos com hífen, todos os elementos hifenizados devem 
ser escritos de acordo com a escolha pelo uso de maiúscula ou minúscula. 
Exemplo: Diretor-Geral ou diretor-geral, em vez de Diretor-geral.
2.6 SIGLAS 
Escreva a designação da sigla por extenso quando esta aparecer pela pri-
meira vez no texto, independentemente do momento em que apareça na co-
municação (pode ser até mesmo no cabeçalho do texto) e, a seguir, coloque-a 
entre parênteses, como no exemplo: Sistema Unificado de Administração Pú-
blica (Suap). Uma vez referido por extenso no início do texto, o nome pode ser 
expresso exclusivamente por siglas desse ponto em diante.
Além disso, esteja atento à distinção entre siglas e acrônimos, pois há 
uma pequena diferença entre eles:
 ⇒ sigla: denominação de abreviatura de nomes a partir de suas 
iniciais, quando estas não formam um nome pronunciável. Ex-
presse cada letra separadamente durante a fala e grafe apenas 
com letras maiúsculas. 
Exemplo: IFRN, PRH, UFRN, DG etc.
 ⇒ acrônimo: também é uma denominação de abreviatura de no-
mes com suas iniciais, mas, diferentemente da sigla, formam 
um nome que possui sílabas pronunciáveis. Caso tenha a partir 
de quatro letras e seja pronunciável, escreva apenas a primeira 
letra maiúscula. 
Exemplo: Siape, Suap, Diare, Codepe etc.
18
 
Por outro lado, se o nome tiver menos de quatro letras, utilize a regra 
para siglas, isto é, grafe toda a expressão em letras maiúsculas. Exemplo: 
MEC.
2.7 NUMERAIS 
Os numerais possuem alguns usos relevantes nas comunicações ofi-
ciais. Nesses textos, geralmente são mais recorrentes os números cardinais 
e ordinais, que indicam numeração simples e ordenamento, respectivamen-
te. Com menor frequência, você também pode encontrar situações em que 
precise fazer uso de números multiplicativos (dobro, triplo, quádruplo etc.) 
ou fracionários (metade, um terço, um quarto etc.). 
 Quando estiver escrevendo um documento, você deve atentar para 
as seguintes observações:
x. os números de um a dez devem ser escritos por extenso, enquan-
to os de 11 em diante devem ser escritos em algarismos. A exceção 
para essa regra é o caso de “cem” e “mil”, que também são escritos 
por extenso;
neral de brigada, general de exército;
u. cargos que denotam hierarquia dentro de uma empresa: diretor-ad-
junto, diretor-executivo;
v. cargos formados por numerais: primeiro-ministro, primeira-dama;
w. cargos formados com os prefixos “ex” ou “vice”: ex-diretor, vice-reitor.
De acordo com o novo Acordo Ortográfico a letra maiúscula inicial é usa-
da, opcionalmente, em palavras usadas reverencialmente, por exemplo para 
cargos e títulos: o Assessor de Comunicação ou o assessor de comunicação. 
Porém, na grafia de cargos com hífen, todos os elementos hifenizados devem 
ser escritos de acordo com a escolha pelo uso de maiúscula ou minúscula. 
Exemplo: Diretor-Geral ou diretor-geral, em vez de Diretor-geral.
2.6 SIGLAS 
Escreva a designação da sigla por extenso quando esta aparecer pela pri-
meira vez no texto, independentemente do momento em que apareça na co-
municação (pode ser até mesmo no cabeçalho do texto) e, a seguir, coloque-a 
entre parênteses, como no exemplo: Sistema Unificado de Administração Pú-
blica (Suap). Uma vez referido por extenso no início do texto, o nome pode ser 
expresso exclusivamente por siglas desse ponto em diante.
Além disso, esteja atento à distinção entre siglas e acrônimos, pois há 
uma pequena diferença entre eles:
 ⇒ sigla: denominação de abreviatura de nomes a partir de suas 
iniciais, quando estas não formam um nome pronunciável. Ex-
presse cada letra separadamente durante a fala e grafe apenas 
com letras maiúsculas. 
Exemplo: IFRN, PRH, UFRN, DG etc.
 ⇒ acrônimo: também é uma denominação de abreviatura de no-
mes com suas iniciais, mas, diferentemente da sigla, formam 
um nome que possui sílabas pronunciáveis. Caso tenha a partir 
de quatro letras e seja pronunciável, escreva apenas a primeira 
letra maiúscula. 
Exemplo: Siape, Suap, Diare, Codepe etc.
19
M
an
ua
l d
e 
Re
da
çã
o 
do
 IF
RN
y. a mesma regra é válida para os números ordinais, isto é: primeiro, se-
gundo, terceiro... 11º, 12º, 13º;
z. ao escrever um documento que tenha artigos em sua composição, leia 
os dez primeiros utilizando números ordinais. Exemplo: art. 1º, art. 2º 
(lê-se artigo primeiro e artigo segundo). Do décimo primeiro em dian-
te, os artigos devem ser lidos em numeração cardinal. Exemplo: art. 
11, art. 12 (lê-se artigo onze e artigo doze);
aa. evite usar as abreviações “mi”, “bi” e “tri” para milhão, bilhão etrilhão;
ab. para nomes de cidades que contenham números, sempre utilize a for-
ma por extenso. Exemplo: Três corações;
ac. para a grafia de datas e horários, prefira sempre utilizar nomenclatura 
em algarismos e sem o número 0 à esquerda, ou seja, utilizar 5/3/2019 
em vez de 05/03/2019 ou cinco de março de dois mil e dezenove; tam-
bém utilize a mesma regra para horários, isto é, escreva 8h em vez de 
08h ou oito horas. Exceção: caso queira dar ênfase a alguma determi-
nada data simbólica, pode ser utilizada a descrição por extenso, como 
em “Sete de setembro” ou “Quinze de novembro”.
2.8 USO DO HÍFEN
O hífen deve ser primordialmente utilizado para:
a. ligar palavras compostas (como em guarda-chuva ou Diretor-Geral);
b. unir pronomes átonos a verbo (contar-lhe, por exemplo).
Após a reforma ortográfica da língua portuguesa de 2009, houve algu-
mas modificações no uso desse sinal, que ainda podem gerar dúvidas. Veja, a 
seguir, algumas regras gerais para o emprego do hífen:
SITUAÇÃO EXEMPLOS
Palavras compostas em que cada uma possui um 
significado independente, mas que, quando unidas, 
denotam outra definição.
Decreto-lei
Matéria-prima
Guarda-roupa
20
SITUAÇÃO EXEMPLOS
Adjetivos gentílicos (que indicam nacionalidade), 
quando advindos de nome de lugar composto.
Belo-horizontino
Norte-americano
Porto-riquenho
Palavras compostas acopladas a adjetivos como “ge-
ral”, “executivo” “chefe”, quando a expressão indica 
função, cargo ou órgão.
Diretor-Geral
Controladoria-Geral da 
União
Editor-Chefe
Palavras compostas com a expressão “bem” ou “mal” 
+ palavra iniciada por vogal ou “h”
Bem-estar
Mal-humorado
Bem-alinhado
Palavras compostas iniciadas com expressões “além”, 
“aquém”, “recém” ou “sem”
Além-mar
Aquém-mar
Recém-casado
Sem-vergonha
Palavras compostas pelos prefixos “ante”, “anti”, 
“contra”, entre”, “extra”, “infra”, “supra”, “ultra” entre 
outros, quando este forem seguidos de palavras que 
iniciem com “h” ou com a mesma vogal com que ter-
mina o prefixo. 
Caso não haja a ocorrência descrita na situação ante-
rior, não é necessário usar hífen após o prefixo.
Anti-higiênico
Super-humano
Anti-ibérico
Infraestrutura
Contracultura
Antitérmico
Palavras compostas com “ex” e “vice” Vice-Reitor
Ex-ministro
Ex-diretor
Palavras compostas com prefixo “pré”, “pós” e “pró”, 
quando a segunda palavra possui um significado so-
zinha.
Pré-vestibular
Pós-graduação
Pró-europeu
Também é válido mencionar que, para setores e cargos, a grafia, além de 
se dar com o hífen, deve ser padronizada com letras maiúsculas ou minúscu-
las no início de cada palavra que compõe a expressão. Você pode utilizar, por 
exemplo, “Pró-Reitoria” ou “pró-reitoria” no seu texto, mas não “Pró-reitoria” 
ou “pró-Reitoria”.
21
M
an
ua
l d
e 
Re
da
çã
o 
do
 IF
RN
2.9 ABREVIATURAS
 A fim de agilizar a comunicação oficial dentro da Instituição, você pode 
se utilizar de abreviaturas em expressões como unidades de medida (como 
tempo, espaço, peso etc.) ou pronomes de tratamento, quando pertinente 
(ver tabelas no subitem 2.1). 
 Para a escrita de abreviaturas em medidas, use apenas a forma singu-
lar, isto é, não flexione para a forma plural.
MEDIDA UTILIZE NÃO EXISTE
Tempo (em horas ou 
minutos)
Para horas – h (Ex.: 18h)
Para minutos – min 
ou não usar nada (Ex.: 
18h30min ou 18h30)
hs
hr
hrs
Espaço (em metros ou 
quilômetros)
Para metro – m (Ex.: 18m)
Para quilômetros – km 
(Ex.: 15km)
M
ms
Km
KM
Peso (em quilogramas 
ou gramas)
Para quilo – kg (Ex.: 50kg)
Para gramas – g (Ex.: 5g)
Kg
KG
kgs
G
gs
2.10 VÍCIOS DE LINGUAGEM E EXPRESSÕES 
DE USO RECOMENDÁVEL 
A elaboração de um texto oficial, conforme já mencionado neste manual, 
deve orientar-se pela norma padrão da língua. Isso implica dizer que sua reda-
ção deve priorizar a escolha de construções consagradas pela tradição linguís-
tica e evitar, por outro lado, “coloquialismos ou expressões de uso restrito a 
determinados grupos” (BRASIL, 2018, p. 95), repetições excessivas de palavras, 
cacófatos (encontro de vocábulos ou sílabas que formam sons indesejáveis), 
entre outros. Lembre-se: o seu texto é um documento oficial que precisa ser 
22
compreendido de maneira universal pelos leitores, cabendo a você, por meio 
da seleção de recursos linguísticos específicos, atingir a clareza e a transparên-
cia na construção de sentidos.
Assim, listamos algumas expressões cujo uso você deve evitar na cons-
trução do seu texto e outras mais recomendáveis.
 EXPRESSÕES RECOMENDAÇÕES
EXEMPLOS
EVITE OPTE POR
À medida que (sentido 
de proporção) 
Na medida em que (sen-
tido de causa)
Evite os cruza-
mentos “à medida 
em que” e “na me-
dida que”.
Utilize “à medida 
que” no sentido 
de proporção, e 
“na medida em 
que” no sentido 
de causa.
 Os preços 
deveriam 
diminuir à 
medida em 
que diminui 
a procura.
 
Na medi-
da que se 
esgotaram 
as possibi-
lidades de 
negociação, 
o projeto foi 
vetado pelo 
Pró-Reitor.
 Os preços de-
veriam dimi-
nuir à medida 
que diminui a 
procura.
 
Na medida 
em que se 
esgotaram as 
possibilidades 
de negocia-
ção, o projeto 
foi vetado 
pelo Pró-Rei-
tor.
A partir de Evite usar a 
expressão no 
sentido de “con-
siderando”, “com 
base’.
“A partir” deve ser 
empregado para 
indicar noção de 
tempo, demarcan-
do o início de uma 
contagem. 
A partir da 
opinião 
emitida pelo 
médico, a 
comissão 
elaborou 
um parecer 
conclusivo 
sobre a si-
tuação do 
aluno.
 
A Portaria 
mencionada 
entra em vi-
gor a partir 
de janeiro de 
2020.
23
M
an
ua
l d
e 
Re
da
çã
o 
do
 IF
RN
 EXPRESSÕES RECOMENDAÇÕES
EXEMPLOS
EVITE OPTE POR
Ambos Evite o emprego 
de expressões re-
dundantes, como 
“ambos dois”, 
“ambos os dois”, 
“ambos de dois”.
 Quando for pre-
ciso enfatizar a 
dualidade, utilize 
“todos os dois”.
Ambos os 
dois servi-
dores assi-
naram a ata.
Ambos os 
servidores 
assinaram a 
ata.
Anexo
Em anexo
Ao utilizar o adje-
tivo “anexo”, faça 
a concordância 
com a palavra a 
que ele se refere. 
Já expressão “em 
anexo” não varia.
Envio os 
documentos 
anexo a este 
e-mail.
Envio os do-
cumentos 
anexos a este 
e-mail
Envio, em 
anexo, os 
documentos 
referentes ao 
projeto.
Ao nível de
Em nível de
Evite o cruzamen-
to “a nível de”.
Utilize a expres-
são “ao nível de” 
com o sentido de 
“à mesma altura 
de”, e “em nível 
de” com sentido 
de “nessa instân-
cia”.
A nível de 
avaliação, as 
turmas de 
Ensino Mé-
dio decep-
cionaram os 
professores
Em nível de 
avaliação, as 
turmas de 
Ensino Médio 
decepciona-
ram os profes-
sores.
Aquela cidade 
se encontra 
ao nível do 
mar. 
24
 EXPRESSÕES RECOMENDAÇÕES
EXEMPLOS
EVITE OPTE POR
Enquanto Evite o uso da 
construção “en-
quanto que”. 
Enquanto 
que a Chefe 
de Gabinete 
finalizava a 
elaboração 
do ofício 
o servidor 
interessado 
ligou duas 
vezes per-
guntando 
pelo docu-
mento.
Enquanto a 
Chefe de Ga-
binete finaliza-
va a elabora-
ção do ofício o 
servidor inte-
ressado ligou 
duas vezes 
perguntando 
pelo docu-
mento.
Onde Use o conector 
“onde” para fa-
zer retomada de 
lugares físicos, 
espaciais ou geo-
gráficos. 
A reunião 
onde o as-
sunto foi 
tratado en-
cerrou-se às 
17h.
O encon-
tro onde 
aconteceu 
a discussão 
entre os 
gestores 
está regis-
trado em 
ata.
A reunião em 
que o assunto 
foi tratado 
encerrou-se 
às 17h.
O encontro no 
qual aconte-
ceu a discus-
são entre os 
gestores está 
registrado em 
ata.
Junto o(a) Evite o emprego 
desse termo na 
acepção das pre-
posições “com”, 
“a”, “de”, “em”. 
Declarei os 
meus rendi-
mentos do 
exercício de 
2018 junto 
à Gestão de 
Pessoas.
O problema 
será resol-
vido junto à 
Diretoria.
Declarei meus 
rendimentos 
à Gestão de 
Pessoas.
O problema 
será resolvido 
com a Direto-
ria.
25
M
an
ua
l d
e 
Re
da
çã
o 
do
 IF
RN
 EXPRESSÕES RECOMENDAÇÕES
EXEMPLOS
EVITE OPTE POR
O(a) mesmo(a) A expressão “o(a) 
mesmo(a)” pode 
gerar ambiguida-
de na frase. Evite 
o seu uso, elimi-
nando-aou subs-
tituindo-a por ter-
mo equivalente.
Assinei, na 
semana 
passada, o 
ofício en-
viado pelo 
Diretor. O 
mesmo tra-
tava de so-
licitação de 
cooperação 
técnica.
Assinei, na 
semana pas-
sada, o ofício 
enviado pelo 
Diretor. O 
documento 
tratava de 
solicitação de 
cooperação 
técnica.
26
3 
TIPOS DE DOCUMENTOS
No intuito de facilitar a consulta às orientações para a escrita das co-
municações oficiais, foram reunidos neste capítulo exemplos de alguns dos 
documentos mais expedidos no IFRN, como o ofício e a portaria.
3.1 OFÍCIO
Até a publicação da 2º Edição do Manual de Redação da Presidência da 
República, havia uma distinção entre memorando, aviso e ofício, que se dife-
renciavam em função de algumas especificidades formais e funcionais. O me-
morando, por exemplo, era uma modalidade de comunicação eminentemente 
interna no âmbito da Administração Pública, trazendo o destinatário identifi-
cado apenas pelo cargo e não apresentando vocativo; já o ofício deveria ser 
utilizado para comunicações com órgãos externos, apresentando necessaria-
mente identificação completa do destinatário, com nome, cargo e endereço. 
Com objetivo de uniformizar as formas de comunicação oficial, facili-
tando-lhes a elaboração nos contextos informacionais, a partir da 3ª Edição 
do referido Manual de Redação, adotou-se nomenclatura e diagramação úni-
cas para essas formas – o padrão ofício. Isso quer dizer que você pode abolir 
aquela distinção anterior, bastando utilizar o termo ofício, bem como a sua 
estrutura padrão, para as três hipóteses (memorando, aviso e ofício). 
No âmbito do IFRN, em substituição ao memorando, utilizam-se dois mo-
delos de ofícios para as comunicações: o interno e o externo. O ofício interno 
tramita dentro da Instituição, isto é, entre setores de um mesmo campus, entre 
Diretorias de campi diferentes etc. Já o ofício externo, como o próprio nome 
sugere, é uma comunicação dirigida a um órgão externo e continua sendo 
expedido apenas pelo Reitor, por Diretores-Gerais, Pró-Reitores, gestores sis-
27
M
an
ua
l d
e 
Re
da
çã
o 
do
 IF
RN
têmicos da Reitoria e gestores responsáveis pelas Diretorias e Coordenações 
dos campi.
 Para elaborar ofício, é importante compreender as partes que o es-
truturam. Veja, a seguir, um exemplo de ofício externo. Observe que ele se 
destina a um interlocutor da esfera estadual:
28
a. Cabeçalho
b. Identificação do expediente
c. Local e data do documento 
d. Endereçamento
e. Assunto
f. Texto
g. Fecho
h. Identificação do signatário
i. Numeração das páginas 
A partir do ano de 2018, o IFRN implantou os módulos de Documentos e 
Processos Eletrônicos no Sistema Unificado de Administração Pública (Suap), 
em atendimento ao Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, que dispõe 
sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo 
no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal dire-
ta, autárquica e fundacional. Assim, quando um novo documento é criado, o 
Suap gera, automaticamente: cabeçalho, identificação do ofício, local e data, 
numeração das páginas e identificação do signatário. 
 Em contrapartida, você deve inserir as informações referentes às se-
guintes partes componentes do ofício, de cordo com a tabela a partir da pági-
na seguinte:
29
M
an
ua
l d
e 
Re
da
çã
o 
do
 IF
RN
PARTE COMPONENTE DESCRIÇÃO
Endereçamento Ofícios internos
A primeira linha é formada pelo cargo ou setor referente 
a quem se dirige o expediente. Na segunda linha, expli-
citam-se informações referentes ao setor de destino do 
ofício, quando a mera indicação do cargo não tenha sido 
suficiente para a identificação. Não é obrigatório informar 
o CEP e a cidade/unidade da federação.
Exemplos:
Ao Chefe de Gabinete 
Direção-Geral do Campus Macau
Ao Pró-Reitor de Ensino
Ofícios externos para membros do Poder Executivo Federal
A primeira linha apresenta o cargo ou o setor do destina-
tário. A segunda linha, por sua vez, apresenta a localidade/
logradouro de envio do ofício. A terceira, o CEP e a cidade/
unidade da federação. 
Observação: Tanto nos ofícios internos quanto nos exter-
nos poderão constar o pronome de tratamento “Senhor/
Senhora” e o nome do destinatário, caso a indicação do 
cargo ou do setor seja insuficiente para a identificação do 
interlocutor ou, ainda, se trate de comunicação oficial diri-
gida a um servidor específico.
Exemplo:
Ao Reitor da Universidade Federal da Paraíba
Campus I, Cidade Universitária
58051-900 João Pessoa/PB
30
PARTE COMPONENTE DESCRIÇÃO
Endereçamento Ofícios externos para outros poderes e outros entes fede-
rativos
Deve conter o vocativo, com emprego dos pronomes de 
tratamento conforme natureza do cargo, seguido do nome 
e do cargo do destinatário, bem como do endereço em 
duas linhas: na primeira, localidade/logradouro do destina-
tário; na segunda linha, CEP e cidade/unidade da federa-
ção, separados por espaço simples. A barra entre cidade 
e unidade da federação pode ser substituída por ponto ou 
pelo travessão.
Exemplos: 
Ao Senhor 
[Nome]
Diretor-Geral do Instituto de Desenvolvimento Sustentá-
vel e Meio Ambiente
Av. Nascimento de Castro, 2127, Lagoa Nova
59056-450 Natal/RN
A Sua Excelência o Senhor
[Nome]
Senador do Estado do Rio Grande do Norte
Senado Federal, Praça dos Três Poderes, Anexo 1
70165-900 Brasília/DF
Assunto Dá uma ideia geral do que trata o documento.
Exemplo:
Assunto: Emissão de portaria.
Atenção: a frase que sucede os dois pontos deve ser ini-
ciada por letra maiúscula, finalizada com ponto final e des-
tacada em negrito. Fique atento também para as seguin-
tes orientações: não utilize verbos no campo do assunto 
e elabore uma proposição que tenha, de preferência, de 
quatro a cinco palavras. 
No IFRN, abaixo do campo “assunto”, também menciona-
mos o número do processo ao qual o ofício externo está 
relacionado, a fim de facilitar uma posterior identificação.
Exemplo:
Referência: Caso responda a este Ofício, favor indicar ex-
pressamente o Processo nº 12345.001111.2019-00.
31
M
an
ua
l d
e 
Re
da
çã
o 
do
 IF
RN
PARTE COMPONENTE DESCRIÇÃO
Texto do 
documento
Contempla o conteúdo que você pretende transmitir ao 
destinatário. Não se esqueça de explicitar o objetivo de 
sua comunicação, detalhar o assunto e, se necessário, di-
vidir suas ideias em parágrafos distintos.
Fecho Deve ser “atenciosamente”, se você estiver se dirigindo a 
uma autoridade hierarquicamente inferior ou igual em re-
lação ao cargo que você ocupa, ou “respeitosamente”, se 
houver uma relação de superioridade com o destinatário.
Fique atento às diferenças estruturais entre ofício interno e externo, que 
aparecem especificamente na parte destinada ao endereçamento do docu-
mento. 
Veja, a seguir, um exemplo de ofício interno com os elementos estru-
turais apresentados neste manual. Não se esqueça de que, após o fecho, a 
assinatura eletrônica é gerada automaticamente pelo Suap, mediante uso de 
matrícula e senha do usuário ou token (este último está em fase de implemen-
tação no IFRN). 
 
32
3.2 PORTARIA
De acordo com o Manual de Redação da Presidência da República (3ª edi-
ção), “a Portaria é um instrumento pelo qual os Ministros ou outras autoridades 
expedem instruções sobre a organização e o funcionamento de serviço, sobre 
questões de pessoal e outros atos de sua competência” (BRASIL, 2018, p. 147). 
A Portaria é composta pelas partes preliminar, normativa e final, confor-
me quadro-resumo a seguir:
PARTE COMPONENTE DESCRIÇÃO
Texto do 
documento
Contempla o conteúdo que você pretende transmitir ao 
destinatário. Não se esqueça de explicitar o objetivo de 
sua comunicação, detalhar o assunto e, se necessário, di-
vidir suas ideias em parágrafos distintos.
Fecho Deve ser “atenciosamente”, se você estiver se dirigindo a 
uma autoridade hierarquicamente inferior ou igual em re-
lação ao cargo que você ocupa, ou “respeitosamente”, se 
houver uma relaçãode superioridade com o destinatário.
Fique atento às diferenças estruturais entre ofício interno e externo, que 
aparecem especificamente na parte destinada ao endereçamento do docu-
mento. 
Veja, a seguir, um exemplo de ofício interno com os elementos estru-
turais apresentados neste manual. Não se esqueça de que, após o fecho, a 
assinatura eletrônica é gerada automaticamente pelo Suap, mediante uso de 
matrícula e senha do usuário ou token (este último está em fase de implemen-
tação no IFRN). 
 
33
M
an
ua
l d
e 
Re
da
çã
o 
do
 IF
RN
PARTE COMPONENTE RECOMENDAÇÃO
Parte preliminar Composta por epígrafe e preâmbulo. 
Epígrafe: “parte do ato que o qualifica na ordem jurídi-
ca e o situa no tempo, por meio da denominação, da 
numeração e da data, devendo ser grafadas em maiús-
culas e sem ponto final” (BRASIL, 2018, p. 135).
Exemplo: 
PORTARIA Nº 31/2019-DG/NC/RE/IFRN
Preâmbulo: contempla a “declaração do nome da au-
toridade, do cargo em que se encontra investida e da 
atribuição constitucional em que se funda, quando for 
o caso, para promulgar o ato normativo e a ordem de 
execução ou mandado de cumprimento, a qual pres-
creve a força coativa do ato normativo” (BRASIL, 2018, 
p. 135).
Exemplo: 
O DIRETOR-GERAL DO CAMPUS SÃO PAULO DO PO-
TENGI DO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊN-
CIA E TECNOLOGIA DO RIO GRANDE DO NORTE, no uso 
de suas atribuições delegadas por meio da Portaria nº 
47/2019-Reitoria/IFRN, de 11 de julho de 2018, publica-
da no Diário Oficial da União, de 13 de julho de 2018, 
resolve:
Parte normativa
(desenvolvimento)
Apresenta as normas que regulam o objeto.
Exemplo: 
I – ALTERAR A LOTAÇÃO, com efeitos a partir de 15 
de outubro de 2018, do servidor abaixo relacionado, 
pertencente ao Quadro Permanente desta Instituição, 
ocupante do cargo de Técnico de Tecnologia da Infor-
mação.
34
PARTE COMPONENTE RECOMENDAÇÃO
Parte final Pode ser composta por (I) disposições sobre medidas 
necessárias à implementação da parte normativa e (II) 
revogação e vigência dos atos normativos.
Exemplo:
II – REVOGAR, com efeitos a partir de [dia] de [mês] 
de [ano], a concessão de vantagens pessoais eventual-
mente recebidas pelo servidor mencionado, em razão 
de sua localização de exercício anterior, dentre as quais 
Auxílio Transporte e Adicional de Insalubridade ou de 
Periculosidade.
III – DETERMINAR à Coordenação de Gestão de Pes-
soas do Campus de lotação anterior do servidor que 
efetue as disposições constantes dos itens I e II desta 
Portaria no Sistema de Administração de Recursos Hu-
manos do Governo Federal (Siape).
Veja alguns desses elementos no modelo de Portaria na página a seguir.
35
M
an
ua
l d
e 
Re
da
çã
o 
do
 IF
RN
36
3.3 DESPACHO
 Despacho é o pronunciamento de um ente administrativo diante de 
uma demanda que lhe é dirigida em um processo, podendo ter caráter decisó-
rio ou de encaminhamento. No âmbito do IFRN, você pode elaborar dois tipos 
de despachos no Suap: 
a. Despacho simples: Breve texto incorporado ao histórico do proces-
so sem a necessidade de produção de um novo documento. Não é 
necessário utilizar vocativo ou fecho. Esse tipo de despacho deve ser 
utilizado quando não emitir uma decisão;
b. Despacho detalhado: Texto com informações mais detalhadas so-
bre o processo a que faz referência, gerado na forma de um novo 
documento no Suap. Nesse caso, o despacho apresentará vocati-
vo, fecho e poderá ser constituído de mais de um parágrafo. Esse 
tipo de despacho, mais circunstanciado, deve ser emitido, inclusive, 
quando se tratar de decisão e, neste caso, será assinado somente 
pela chefia do setor.
3.4 ATA
Ata é o registro dos acontecimentos de uma reunião. No IFRN, utilizamos 
dois tipos de atas, a depender das especificidades da reunião a ser documen-
tada, bem como do regimento do respectivo colegiado. A ata detalhada apre-
senta um registro minucioso de todas as falas e acontecimentos. A ata síntese, 
por outro lado, contém informações resumidas sobre os principais pontos dis-
cutidos na reunião e seus respectivos encaminhamentos. Em ambos os casos, 
quanto ao tempo verbal a ser utilizado, opte pelo uso do pretérito perfeito do 
indicativo (isto é, formas como “falou, apresentou, fez...”). Após elaborada e 
aprovada, a ata deve ser subscrita pelos seus participantes.
37
M
an
ua
l d
e 
Re
da
çã
o 
do
 IF
RN
38
3.5 E-MAIL
 O e-mail pode ser considerado uma ferramenta de comunicação oficial 
e, portanto, assim como o ofício, deve seguir linguagem compatível com essa 
comunicação. Sendo assim, você deve estar atento aos aspectos linguísticos e 
formais ao escrever um e-mail institucional, seguindo os princípios apresenta-
dos ao longo deste manual. 
 A ferramenta do e-mail, por ser mais flexível, tornou-se um dos princi-
pais meios de comunicação utilizados na administração pública e, consequen-
temente, no IFRN. Esteja ainda atento ao seu valor documental, o qual, segun-
do a Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, só é atribuído em 
duas situações: 
a. caso o remetente possua certificação digital que ateste sua identida-
de; ou
b. caso o destinatário reconheça o e-mail como válido, mesmo sem cer-
tificação digital. No entanto, nessa situação, se houver algum ques-
tionamento, o remetente deve repetir o ato por meio de documento 
físico assinado.
Quanto à sua estrutura, o e-mail deve estar de acordo com as seguintes 
recomendações:
CAMPO RECOMENDAÇÃO
Assunto Deve ser claro e específico, de forma que o destinatário 
possa facilmente reconhecer do que se trata. Exemplo: 
em vez de enviar um e-mail apenas com o assunto “Re-
união”, mencione algo mais específico, como “Convoca-
ção para reunião do Grupo Gestor”
Local e data São desnecessários, pois é possível obter essas informa-
ções do próprio sistema.
Saudação inicial/voca-
tivo
Caso se trate de uma autoridade, dirija-se a ela com o 
respectivo pronome de tratamento. Aos demais desti-
natários, é preferível iniciar a saudação com “Prezado” 
seguido do nome ou cargo ocupado pela pessoa.
39
M
an
ua
l d
e 
Re
da
çã
o 
do
 IF
RN
CAMPO RECOMENDAÇÃO
Fecho Assim como no padrão da comunicação oficial, utilize 
“Atenciosamente” para destinatários em posição hie-
rárquica igual ou inferior, e “Respeitosamente” para 
aqueles em posição hierárquica superior. Não utilize ex-
pressões que denotam pessoalidade, como “abraços”, 
“saudações”, “cumprimentos” etc.
Assinatura A assinatura deve conter as seguintes informações: 
nome do servidor, cargo, setor e telefone de contato. 
Exemplo:
José da Silva
Revisor de textos
Editora IFRN
(84) XXXX-XXXX
Anexos Avalie a necessidade de enviar anexos no e-mail antes 
de fazê-lo. Envie apenas o que for essencial para o en-
tendimento da mensagem.
 Além das questões estruturais, também observe as seguintes reco-
mendações:
a. não utilize fontes com detalhamento gráfico (colorida, com imagens 
ou com artes);
b. sempre que possível, utilize-se do recurso de confirmação de leitura;
c. não utilize fundos ou papéis de parede; 
d. para evitar manifestações pessoais ou emocionais, evite utilizar emo-
ticons;
e. apesar de ser uma ferramenta presente na internet, não utilize ex-
pressões ou abreviaturas que acontecem na linguagem dessa esfera, 
como “naum”, “vc”, pq” etc.
40
REFERÊNCIAS
BRASIL. Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. Diário Ofi-
cial da União. Brasília, 2001. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/cci-
vil_03/MPV/Antigas_2001/2200-2.htm>. Acesso em: 6 mai. 2019.
______. Presidência da República. Manual de Redação da Presidência da Re-
pública. 3. ed., rev., atual. e ampl. Brasília: Presidência da República, 2018.
______. Decreto nº 9.758, de 11 de abril de 2019. Diário Oficial da União. Bra-
sília, 2015a. Disponível em: < http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-
2022/2019/decreto/D9758.htm>. Acesso em: 22 abr. 2019.
______. Senado Federal. Secretaria de Comunicação Social. Manual de Comu-nicação da Secom. Disponível em: <https://www12.senado.leg.br/manualde-
comunicacao>. Acesso em: 8 abr. 2019.
CUNHA, C.; CINTRA, L. Nova Gramática do Português Contemporâneo. 5 ed. 
Rio de Janeiro: Lexikon, 2008.
PERINI. Mário A. Gramática descritiva do português. 4. ed. São Paulo: Ática, 
2005.
41
M
an
ua
l d
e 
Re
da
çã
o 
do
 IF
RN