05 unidade_5

Prévia do material em texto

Gestão de
Documentos
conteúdo Fernando Carlos da Motta Soares
André Reis Rocha
Cláudia Dias Geraldes
Débora Aparecida de Lima
Flávia Pires Ramos
Ívina Flores Melo Kuroki
Michelle Ribeiro Cortes
Eliminação,
 Assistência 
e LAI
colaboração
unidade 5
2
ELIMINAÇÃO, ASSISTÊNCIA E LAI 
Bem-vindo à quinta unidade do Curso de Gestão de Docu-
mentos. Trata-se da última unidade e nela você vai adquirir 
conhecimentos sobre a eliminação de documentos arqui-
vísticos, assistência técnica e Lei de Acesso à Informação.
UNIDADE 5
3
AULA 1 - Eliminação de documentos 
Nesta aula, você ficará sabendo quais os procedimentos para a correta 
eliminação de documentos arquivísticos, sempre embasado pela legisla-
ção em vigor.
Tendo visto em unidades anteriores como se faz uma transferência, você 
deve estar se perguntando: e com os documentos que devem ser elimi-
nados, como devo proceder? É o que veremos a seguir.
Em qualquer instituição, seja ela pública ou privada, a produção e o rece-
bimento de documentos são algo constante. Assim sendo, evidencia-se a 
necessidade de realização de procedimentos de descarte dos documen-
tos que não possuam valor primário e secundário. Isso além de facilitar 
a gestão de documentos como um todo, mantendo apenas aqueles que 
de fato devem permanecer na instituição, também favorece a disponibi-
lização de espaço físico para os novos documentos.
Após a classificação dos documentos (assunto tratado na Unidade 3), o 
usuário deve selecionar aqueles que são passíveis de eliminação.
Para a Arquivologia, a eliminação é a destruição de documentos que, 
após terem cumprido sua função administrativa, são considerados sem 
valor para guarda permanente. A eliminação se dará por meio de tritura-
ção, não sendo permitida a incineração de documentos públicos.
São passíveis de eliminação todos aqueles documentos que 
tenham a palavra ELIMINAÇÃO no campo “destinação final” 
na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos 
de Arquivo relativos às atividades-fim e meio do Ministério 
da Saúde.
Até aqui você já sabe o que é eliminação de documentos arquivísticos, 
mas como saber se um documento está em condições de ser eliminado? 
Vamos descobrir?
4
Para saber se um documento já pode ser eliminado, verifique o código 
dele, os prazos de guarda corrente e intermediário e destinação final. 
Para saber se os prazos já foram cumpridos, faça o seguinte cálculo: data 
do último documento inserido (última ação no documento/processo) + 
quantidade de anos indicados na fase corrente + quantidade de anos 
indicados na fase intermediária (esses dados são encontrados na Tabela 
de Temporalidade que foi assunto da unidade anterior).
Quadro 1 - Exemplo 1 de cálculo para conferir prazos cumpridos. 
Fonte: Criação da arquivista Flávia Pires Ramos
Para os casos dos códigos que envolvam prazos não exatos, como no 
caso daqueles que necessitam de “aprovação de contas”, “trânsito em 
julgado”, “enquanto vigora”, “data de conclusão do caso” etc., o usuário 
deverá contar os prazos para eliminação de acordo com a data da apro-
vação de contas, do trânsito em julgado, da conclusão do caso etc., e não 
da data do último documento inserido.
Quadro 2 - Exemplo 2 de cálculo para conferir prazos cumpridos. 
Fonte: Criação da arquivista Flávia Pires Ramos
5
Caso o documento já tenha cumprido o prazo de guarda corrente e inter-
mediário determinados pelo código de classificação, poderá ser elabora-
da a listagem de eliminação de acordo com o seguinte modelo:
Após o preenchimento da listagem de eliminação, o usuário deverá ano-
tar todos os NUP (Número Único de Protocolo) dos documentos/pro-
cessos que estão sendo eliminados. Para o repasse dessas informações, 
utiliza-se o modelo a seguir.
Quadro 3 - Modelo de anotação de NUP dos documentos eliminados. 
Fonte: Criação da arquivista Flávia Pires Ramos
Realizados esses passos, a área deverá entrar em contato com a assistên-
cia técnica, SEOGA para unidades de Brasília, ou o arquivista/responsá-
vel pela gestão de documentos nos Núcleos Estaduais, Distrito Sanitário 
Especial Indígena (DSEI), hospitais e institutos para repassar a listagem 
de eliminação.
Nesse contato, a área assistida será orientada a organizar a documenta-
ção a ser eliminada em caixas-arquivo e mantê-las no local indicado pelo 
assistente até a conclusão dos trâmites legais para trituração (método 
de eliminação utilizado na Administração Pública).
Caso não haja nenhum arquivista ou outra pessoa responsável pelas 
orientações em unidades fora de Brasília, enviar e-mail para arquivonu-
cleos@saude.gov.br.
Modelo de listagem de eliminação
6
Eliminação de documentos:
É a destruição de documentos que, na avaliação, foram 
considerados sem valor para a guarda permanente. Cabe 
ressaltar que as eliminações de documentos de órgãos 
e/ou entidades do poder executivo federal deverão ser 
autorizadas pelo Arquivo Nacional, conforme disposto 
no artigo 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. 
A não observância estará sujeita às sanções penais e 
pecuniárias, conforme legislação em vigor, a saber:
Artigo 314 do Decreto-Lei nº 2.848, de 7 de dezembro 
de 1940 (Código Penal Brasileiro).
Artigo 72 do Decreto nº 6.514, de 22 de julho de 2008 
(BRASIL, 2018).
“Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por 
instituições públicas e de caráter público será reali-
zada mediante autorização da instituição arquivística 
pública, na sua específica esfera de competência” 
(BRASIL, 1991).
Art. 314 - Extraviar livro oficial ou qualquer documento, 
de que tem a guarda em razão do cargo; sonegá-lo ou 
inutilizá-lo, total ou parcialmente:
Pena - reclusão, de um a quatro anos, se o fato não 
constitui crime mais grave (BRASIL, 1940).
Art. 72. Destruir, inutilizar ou deteriorar:
I - bem especialmente protegido por lei, ato administra-
tivo ou decisão judicial; ou
II - arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, ins-
talação científica ou similar protegido por lei, ato admi-
nistrativo ou decisão judicial:
Multa de R$ 10.000,00 (dez mil reais) a R$ 500.000,00 
(quinhentos mil reais) (BRASIL, 2008).
7
Figura 4 - Principais passos do processo de eliminação de documentos 
Fonte: Criação do conteudista
Chegamos ao fim desta aula, que nos trouxe importantes informações 
acerca da eliminação de documentos. Na próxima, vamos falar um pou-
co sobre a assistência técnica arquivística. Espero você lá!
8
AULA 2 - Assistência técnica 
Agora, vamos à segunda aula desta unidade. Nela vamos conhecer um 
pouco mais sobre a assistência técnica arquivística.
Inicialmente, vamos conhecer os conceitos:
• Assistência: ato de assistir; meio de auxílio ou socorro; interven-
ção ou ajuda especializada.
• Assistência técnica: acompanhamento, por pessoa com conheci-
mento técnico, em uma atividade ou obra para garantir que o seu 
objetivo final seja atingido.
Agora, veremos como se dá a assistência técnica arquivística no Ministé-
rio da Saúde.
Trata-se de uma atividade realizada pelo Serviço de Orientação e Gestão 
Arquivística do Ministério da Saúde (SEOGA/DIDOC/ARQUIVO/CGDI/SAA/
SE) para as unidades de Brasília-DF. O SEOGA apresenta em seu quadro 
de pessoal arquivistas e técnicos de arquivo.
Já a assistência nas unidades dos Núcleos Estaduais, DSEI, institutos e 
hospitais é realizada pelos seus arquivistas ou pelo representante desig-
nado pela Coordenação de Arquivo para dar assistências às unidades 
que não possuem arquivista no quadro de pessoal.
No caso de Brasília, as visitas são agendadas preferencialmente por 
e-mail a ser encaminhado para o endereço arquivocentral@saude.gov.
br com cópia para as chefias do arquivo intermediário e da unidade soli-
citante. Nas demais unidades da federação, o contato deverá ser com 
a pessoa responsável nos Núcleos Estaduais. Caso não haja arquivistas 
nas unidades, deve-se enviar um e-mail para arquivonucleos@saude.
gov.br.
9
Agora que já conhecemos um pouco mais sobre a assistência técnica, 
vamos saber quais são as atribuiçõesdos assistentes.
Cabe à equipe técnica:
• trabalhar por unidade/assistido;
• acompanhar todo o processo de gestão arquivística da unidade 
assistida;
• apresentar os instrumentos de consulta e de orientação para a 
gestão dos documentos;
• administrar os formulários para acompanhamento de transfe-
rências ou eliminação;
• fazer gestão no SEI dos processos digitais que contêm as guias 
encaminhadas pelas unidades assistidas;
• orientar quanto à triagem dos documentos de arquivo originais, 
das cópias e vias;
• solicitar e orientar a classificação dos documentos;
• informar sobre as decisões da Comissão Permanente de Avalia-
ção de Documentos Arquivísticos – CPADA;
• conferir previamente no Arquivo Setorial os documentos 
que serão transferidos e que constam na guia criada no SEI pela 
unidade assistida;
• orientar o assistido a fazer a solicitação de agendamento da trans-
ferência por e-mail, que deverá ser encaminhado para a unidade 
responsável pelo arquivo intermediário com cópia para as chefias 
das unidades envolvidas;
• solicitar a comprovação de aprovação das contas para os códigos 
e assuntos com prazo financeiro;
• indicar o local onde as caixas de transferências serão entregues. 
(a entrega deverá ser realizada pelo assistido e pode ser recebida 
pelo assistente ou por outro técnico do serviço);
• conferir todas as caixas antes da formalização da transferência.
10
Figura 5 - Competências do SEOGA 
Fonte: Criação do conteudista
Chegamos ao fim desta aula, em que você aprendeu sobre a assistência 
técnica arquivística. Na próxima aula, conheceremos um pouco sobre a 
Lei de Acesso à Informação. Até lá!
11
AULA 3 - Lei de Acesso à Informação – LAI 
Nesta aula, vamos conhecer um pouco sobre a LAI e o acesso aos docu-
mentos de arquivo.
O que é mesmo a LAI?
Trata-se da Lei nº 12.527/2011 que regulamenta o direito constitucional 
de acesso às informações públicas. Essa norma entrou em vigor em 16 
de maio de 2012 e criou mecanismos que possibilitam, a qualquer pes-
soa, física ou jurídica, sem necessidade de apresentar motivo, o recebi-
mento de informações públicas dos órgãos e entidades.
A LAI vale para os três poderes da União, Estados, Distrito Federal e Muni-
cípios, inclusive para Tribunais de Conta e Ministério Público. Entidades 
privadas sem fins lucrativos também são obrigadas a dar publicidade 
a informações referentes ao recebimento e à destinação dos recursos 
públicos por elas recebidos.
No Governo Federal, a Lei de Acesso à Informação foi regulamentada 
pelo Decreto nº 7.724/2012.
12
Para garantir a efetividade do acesso à informação pública, a legislação 
sobre direito à informação prevê um conjunto de padrões estabelecidos 
com base nos melhores critérios e práticas internacionais. Entre esses 
princípios, destacam-se:
• O acesso é a regra, o sigilo, a exceção (divulgação máxima).
• O requerente não precisa dizer por que e para que deseja a informação 
(não exigência de motivação).
• As hipóteses de sigilo são limitadas e legalmente estabelecidas (limita-
ção de exceções).
• O fornecimento da informação deve ser gratuito, salvo o custo de 
reprodução quando houver (gratuidade da informação).
• Deve ser realizada a divulgação proativa de informações de interesse 
coletivo e geral (transparência ativa).
• A criação de procedimentos e prazos facilitam o acesso à informação 
(transparência passiva).
Uma boa gestão de documentos se reflete no cumprimento da LAI, por 
isso é importante que todos estejam empenhados em realizar uma efi-
ciente gestão de documentos, de modo a garantir o acesso à documen-
tação pública.
13
Figura 6 - Princípios do acesso à informação 
Fonte: Criação do conteudista
Esta foi a última aula da última unidade do nosso curso. Nela aprende-
mos um pouco sobre a LAI no contexto da gestão de documentos.
14
ENCERRAMENTO
Chegamos ao fim do Módulo: Curso de Gestão de Documentos. Foi 
muito bom estar com você na aventura que é aprender, adquirir novos 
conhecimentos.
Este é um bom momento para voltarmos àquelas perguntas feitas lá início 
do curso. Peço que você pense novamente quantas vezes você já se pegou 
olhando para caixas-arquivo cheias de documentos e se perguntou: “O 
que isto está fazendo aqui?”, “Será que posso descartar essa papelada?”, 
“Será que posso mandar para o Arquivo Central?”, “Somos obrigados a 
guardar estes documentos?”. Tenho certeza de que agora você está apto 
a responder a esses questionamentos de forma segura e a multiplicar o 
conhecimento adquirido junto aos seus colegas de trabalho.
Você aprendeu neste curso a forma correta de gerir a documentação 
pública seguindo a legislação, gerando economia para o governo, garan-
tindo a preservação documental, a publicidade dos atos administrativos 
e o acesso às informações necessárias à tomada de decisões.
Parabéns pela conclusão desse importante módulo! Desejamos que 
você tenha aproveitado da melhor maneira possível e que aplique no 
seu dia a dia de trabalho os conhecimentos adquiridos.
Desejamos sucesso e esperamos encontrá-lo em um próximo módulo.