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Aula 07
Arquivologia p/ Concursos - Curso
Regular (Com Videoaulas) 2021
Autor:
Ricardo Campanario
Aula 07
3 de Janeiro de 2021
03243277906 - Clovis Bernardoni Junior
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Sumário 
Arquivo Intermediário & Classificação Documental .................................................................................. 2 
1 - Considerações Iniciais ........................................................................................................................... 2 
2 - Arquivo Intermediário ........................................................................................................................... 4 
2.1 - Surgimento e importância ............................................................................................................. 4 
2.2 - Principais características ................................................................................................................ 5 
3 - Classificação, Avaliação e Seleção/Destinação ................................................................................ 8 
4 - Instrumentos de Gestão de Documentos ........................................................................................ 12 
4.1 - Plano de Classificação ................................................................................................................. 14 
4.2 - Tabela de Temporalidade ........................................................................................................... 26 
5 - Comissões de Avaliação e massas documentais acumuladas ..................................................... 40 
6 - Terminologia Arquivística Aplicada .................................................................................................. 44 
7 - Considerações Finais .......................................................................................................................... 52 
Questões Comentadas ................................................................................................................................. 53 
Gabarito .......................................................................................................................................................... 80 
Resumo ........................................................................................................................................................... 81 
 
 
Ricardo Campanario
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ARQUIVO INTERMEDIÁRIO & CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL 
1 - Considerações Iniciais 
Olá pessoal! 
Vamos em frente pois já estamos em nossa segunda metade do curso. 
Depois de praticamente esgotarmos os assuntos do Arquivo Corrente e da primeira idade do Ciclo de 
Vida dos documentos, hoje começaremos a falar do Arquivo Intermediário, o que estamos acostumados a 
chamar da segunda idade de acordo com a super cobrada Teoria das 3 Idades. 
Relembrando nosso caminho, note que depois de estudarmos os conceitos básicos da Arquivologia, 
dos documentos e dos órgãos de documentação, nas últimas aulas mergulhamos em diversos temas que 
tratam do documento no início de suas vidas, a chamada primeira idade. 
Estudamos as funções arquivísticas, os métodos de arquivamento, todo o processo de gestão de 
documentos e as atividades do protocolo. Tudo em detalhe. Fomos a fundo em tudo o que ocorre no arquivo 
corrente. 
Agora é hora de caminhar um pouquinho mais para frente. O documento praticamente esgotou as 
suas funções administrativas e devemos decidir o que fazer com ele. Será que ele pode ser eliminado? Se 
puder, precisa aguardar mais quanto tempo? E, nesse caso, aonde será arquivado? E na hora de eliminar, o 
que é preciso fazer? Alguém precisa autorizar e acompanhar o processo? 
E se o documento não puder ser eliminado? Como vou saber disso? Nesse caso, como e aonde devo 
guardá-lo? 
Pois é. Parece que logo após cumprir suas funções administrativas (aquelas para as quais o 
documento foi mesmo criado) tudo se acabou e não há mais nada a fazer, a não ser descartar o documento 
que já não serve mais para nada. Mas não é bem assim... 
Após esse primeiro período abre-se um novo mundo de possibilidades que englobam a análise da 
destinação final do documento, seu arquivamento até este momento derradeiro, e os instrumentos e órgãos 
que nos auxiliam nesse caminho. 
O documento agora está mais "velhinho". Digamos que amadureceu. Cumpriu seu papel enquanto 
jovem e agora precisa ser tratado com respeito e dignidade. Há um caminho a ser trilhado e, por mais que 
alguém possa não querer - em função de eventuais custos e empregos de recursos vistos como 
"desnecessários" - é também uma imposição legal. 
Vamos nos aprofundar neste tema. Importante fazer essa introdução para que você se situe no 
caminho que estamos percorrendo. 
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Começaremos falando dos arquivos intermediários e, logo em seguida, vamos entender como 
definimos o futuro (ou a destinação final) dos documentos. 
Aprenderemos também a construir e usar instrumentos como Planos de Classificação e Tabelas de 
Temporalidade, que já visitamos em aulas anteriores, mas ainda de maneira superficial. 
Como sempre, ao final da aula trarei mais uma vez termos do DBTA, relacionados ao tema, para 
debatermos e reforçarmos alguns conceitos, além de tocar em pequenos pontos que, eventualmente, não 
tenham sido enfatizados ao longo da aula. 
Relembro que ao longo da aula usaremos conceitos teóricos de estudiosos do tema, seguidos de 
explicações e exemplos e, ao final das discussões, geralmente teremos questões específicas sobre o assunto 
tratado, ajudando no entendimento e na fixação dos conceitos. 
Tento sempre trazer as questões mais recentes disponíveis, mas, às vezes, por razões pedagógicas, é 
necessário usar questões um pouco mais antigas para ilustrar alguns pontos específicos ou chamar atenção 
de algum conteúdo ou formato de cobrança da banca, especialmente aqueles de maior incidência. 
Abaixo seguem meus contatos para dúvidas e sugestões. Vamos em frente! 
Instagram: https://www.instagram.com/ricardocampanario 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ricardo Campanario
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2 - Arquivo Intermediário 
2.1 - Surgimento e importância 
Até a primeira metade do século XX tínhamos apenas duas idades de arquivos: a administrativa e a 
histórica. Dessa forma os documentos passavam diretamente de um estágio a outro, sem que houvesse 
qualquer transição entre eles. 
Dependendo da existência de espaço na instituição que mantinha a posse dos documentos, eles eram 
guardados as vezes por longos períodos em locais e condições inadequadas para a correta preservação. 
Quando esse espaço não existia, os documentos eram recolhidos de maneira intempestiva a arquivos 
permanentes, mesmo antes de terem cumprido seu papel administrativo por completo, congestionando 
esses espaços de custódia definitiva com documentos que ainda cumpriam seu papel primário. 
Com o avassalador crescimento da produção documental sobretudo a partir de segunda metade do 
século XX, a situação tornou-se insustentável. Nesse contexto surgiu a teoria da Idade Intermediária e a 
proposta de locais de guarda transitórios (antes da guarda definitiva ou da eliminação), formados por 
documentos que não estão mais em uso corrente. 
Hoje os arquivos intermediários são de reconhecida importância para toda a comunidade arquivística. 
A principal função do arquivo intermediário é propiciar um arquivamento transitório, ou 
seja, assegurar a preservação de documentos que não são mais movimentados e 
utilizados pela administração,mas que devem ser guardados temporariamente, 
enquanto aguardam o cumprimento dos prazos estabelecidos para a eliminação ou 
recolhimento definitivo a arquivo permanente. 
As despesas com as construções de depósitos intermediários são bem menores, se comparadas às 
dos depósitos tradicionais, isso porque não precisam ocupar locais nobres como os arquivos correntes e 
tampouco precisam ter as condições de utilização e preservação dos arquivos permanentes, pois são 
transitórios. 
Dessa forma, o principal ganho desse sistema é a significativa economia de recursos material e 
humano empregados, assim como a redução de espaço necessário, sobretudo em locais de alto custo por 
metro quadrado. 
O arquivo intermediário planejado nesse formato tem a vantagem dupla de centralizar e administrar 
os documentos que perderam sua utilidade corrente para a instituição. Evita ainda a eliminação sem 
controle, permitindo a implantação de uma verdadeira política de conservação de arquivos. 
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2.2 - Principais características 
Tão logo a conferência e transferência da documentação para o arquivo intermediário é realizada, 
deve-se proceder com a sua limpeza e, quando necessário, com a respectiva desinfestação. 
O documento ao ser transferido para o arquivo intermediário preserva a sua classificação, recebida 
ainda no arquivo corrente e tudo o que for a ele imputado, como marcas e notações, servirão exclusivamente 
para localização e consultas enquanto estiver temporariamente custodiado no arquivo intermediário. 
Como o documento permanece sob propriedade da entidade que originalmente a produziu, só a ela 
será permitido o acesso aos documentos, exceto no caso da autorização de terceiros. 
O arquivo intermediário deverá ser técnica e administrativamente submetido ao arquivo 
permanente, evitando a criação indiscriminada de depósitos e mantendo a uniformidade da política 
arquivística adotada. 
Considerando que a economia é a razão principal da criação dos arquivos intermediários, os custos 
de construção e dos equipamentos utilizados não devem superar em investimento o que é demandado por 
arquivos tradicionais. 
Veremos esse tema com mais profundidade ao longo do curso, mas detalhes como terrenos afastados 
do centro e de valor mais baixo, uso de equipamentos e/ou materiais simples e de custo não elevado devem 
ser observados no planejamento e construção do arquivo intermediário. 
Em relação à construção, suas linhas gerais devem prever conformidade com o volume estimado da 
massa de documentos esperada, instrumentos adequados de segurança e acesso rápido e fácil aos usuários, 
sejam eles os administradores, funcionários ou demais demandantes da informação custodiada. 
Por último, vamos as definições que temos para o arquivo intermediário: 
 
Para o DBTA: 
Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que 
aguarda destinação. 
Para o DTA a definição é muito parecida e recebe um acréscimo ao final: 
Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que 
aguardam em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final. 
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Finalmente, para Ieda Pimenta Bernardes e Hilda Delatorre, os arquivos intermediários são: 
Documentos originários do arquivo corrente, com pouca frequência de uso e que 
aguardam cumprimento de prazos de prescrição ou precaução no arquivo destinado à 
guarda temporária. 
 
São consultados, com maior frequência, pelo órgão produtor. 
 
Nessa fase, após o cumprimento dos prazos estabelecidos, executa-se a destinação final 
procedendo-se à eliminação, coleta de amostragem dos documentos que serão 
eliminados ou recolhimento ao arquivo permanente. 
 
(FUNDEP/Pref. Lagoa Santa-MG/Analista Administrativo/2019) Considerando o tema gestão de arquivos, 
analise o trecho a seguir. 
 Atualmente, o(s) arquivo(s) ______________ é(são) considerado(s) uma necessidade reconhecida por 
administradores e arquivistas. Sua função principal consiste em proceder a um arquivamento, por tempo 
determinado, assegurando a preservação de documentos que não são mais movimentados, utilizados pela 
administração e que devem ser guardados por período conveniente, aguardando o cumprimento dos 
prazos definidos pelas comissões de análises ou por processo de triagem, em que será decidido se o 
documento será arquivado para fins de prova ou pesquisa ou se será descartado. 
Assinale a alternativa que completa corretamente a lacuna anterior. 
a) morto 
b) correntes 
c) funcional 
d) intermediários 
Comentário: 
Trago esta questão por duas razões: primeiro porque o enunciado possui definição precisa do que acabamos 
de estudar: o arquivo intermediário. Além disso, uma das alternativas traz pegadinha típica das bancas, o 
uso da expressão "arquivo morto", que não mais existe. Não caia nessa! 
A alternativa D é a correta e é o gabarito da questão. 
Veja que o examinador traz na definição vários pontos que acabamos de estudar: necessidade reconhecida 
atualmente na arquivística, arquivamento por tempo determinado (ou temporário), preservação do 
documento enquanto aguarda o cumprimento do seu prazo de guarda e destinação final, entre outros. 
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Na letra A o examinador usa justamente essa expressão que não mais existe na arquivologia atual: "arquivo 
morto". Ao vê-la, saiba que a alternativa está errada. Exemplo semelhante, porém em outro tema, é o 
emprego do termo "confidencial" para indicar grau de sigilo de documento (veremos isso mais adiante). 
Também não existe. Fique atento!! 
A alternativa B fala de arquivo corrente. Esse já estudamos bastante e sabemos que não é lá que os 
documentos aguardam o cumprimento de seus prazos de guarda e decisões sobre sua destinação final. 
Na letra C, por fim, o examinador usa o termo arquivo "funcional", que sequer é uma nomenclatura oficial 
de arquivos. A essa altura não dá mais para ter esse tipo de dúvida. 
 
(CESPE/CADE/Agente Administrativo/2014) Com relação ao gerenciamento da informação e à gestão de 
documentos, julgue o item subsecutivo. 
A existência do arquivo intermediário é justificada pelos altos custos de manutenção dos documentos nos 
arquivos correntes 
a) Certo 
b) Errado 
Comentário: 
A afirmativa está CORRETA. 
Lembre-se do que estudamos logo no comecinho da aula: 
As despesas com as construções de depósitos intermediários são bem menores, se comparadas às dos 
depósitos tradicionais. Isso porque não precisam ocupar locais nobres como os arquivos correntes ocupam 
(junto aos locais de produção dos documentos) e tampouco precisam ter as condições de utilização e 
preservação dos arquivos permanentes, pois são transitórios. 
Dessa forma, o principal ganho desse sistema é a significativa economia de recursos material e humano 
empregados, assim como a redução de espaço necessário, sobretudo em locais de alto custo por metro 
quadrado. 
 
 
 
 
 
 
 
 
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3 - Classificação, Avaliação e Seleção/Destinação 
 
Encerrado o período de arquivamento na fase corrente, alguns documentos podem ser eliminados 
imediatamente, desde que assim estabelecido pela Tabela de Temporalidade da entidade a qual pertence. 
No entanto, mesmo entre esses documentos que deverão ser eliminados, uma boa parte deverá ser 
conservada por período mais longo emfunção de razões legais ou administrativas. 
Nesse caso, como já vimos, não se justifica a guarda junto aos órgãos produtores, a custos e emprego 
geral de recursos muito superiores do que se transferidos a um arquivo intermediário. 
Reforçando parte do que já vimos, os arquivos intermediários são responsáveis por: 
• Atender consultas feitas pelos órgãos depositantes. 
• Coordenar transferência de novos documentos aos seus depósitos. 
• Proceder a aplicação de tabelas de temporalidade por meio da seleção de documentos para 
eliminação ou recolhimento. 
• Coordenar o recolhimento de documentos permanentes para o arquivo de terceira idade (ou 
permanente). 
Para que tudo isso possa ocorrer, é necessário que os documentos sejam aceitos para a custódia 
intermediária somente quando tiverem seus conteúdos, prazos de guarda e data de eliminação e/ou 
recolhimento devidamente conhecidos. Só isso permitirá que o correto trabalho seja executado pelo arquivo 
intermediário. 
Assumindo que tudo isto está ok, caberá ao arquivo intermediário executar algumas de suas 
atividades de gestão de documentos que passam pela Classificação, Avaliação e Seleção/Destinação de 
documentos, especialmente as duas últimas. 
É nesse momento, e utilizando os instrumentos mais importantes que vamos estudar hoje (o Plano 
de Classificação e a Tabela de Temporalidade), que os profissionais do arquivo intermediário definem o 
destino final dos documentos, ou seja, para onde vão e quando. 
Antes de partir para os instrumentos de gestão de documentos, vamos relembrar rapidamente essas 
atividades pois já as estudamos: 
CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS 
Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob 
a qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos. 
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Existem alguns métodos de classificação, que devem ser conhecidos. São os métodos de classificação 
de Schellenberg. De acordo com o estudioso, há três elementos principais que devem ser considerados nesse 
processo de classificação (resultando nos três métodos de classificação): a ação ou atividade a que os 
documentos se referem (funcional), a estrutura do órgão que os produz (estrutural ou organizacional) e os 
assuntos dos documentos (por assuntos) . 
 
 
 
 
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS 
Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a 
destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. 
A tabela de temporalidade traz duas informações críticas para a atividade de avaliação, que estamos 
estudando: o prazo de guarda e a destinação final do documento. 
O prazo de guarda, em linhas gerais, é basicamente o período que o documento deverá ficar 
arquivado nos arquivos corrente e intermediário, cumprindo seus prazos prescricionais e precaucionais 
(falaremos disso com mais detalhes um pouco mais adianta). É a informação que diz exatamente quando 
aquele determinado documento deve ser eliminado ou recolhido para guarda permanente. 
 
MÉTODOS DE CLASSIFICAÇÃO DE 
SCHELLENBERG
FUNCIONAL 
(ações do 
documento)
ORGANIZACIONAL 
(estrutura do órgão)
ASSUNTO 
(assunto do 
documento) 
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Atenção para não confundir a definição de prazo de guarda com a de prazo de eliminação que, 
segundo o DBTA, é o "prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos não 
considerados de valor permanente deverão ser eliminados". Veja que o prazo de guarda não prevê a 
eliminação obrigatória, como o prazo de eliminação. 
Essa diferença costuma ser cobrada em prova. Veremos em algumas questões mais adiante. 
Já a destinação final é outra informação trazida também pela tabela de temporalidade que aponta 
se o documento, após cumprido seu prazo de guarda, deverá ser eliminado (quando não tem valor histórico) 
ou deverá ser permanentemente custodiado (quando, aí sim, possui valor histórico). 
SELEÇÃO E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS 
SELEÇÃO - Separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de 
eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de 
temporalidade. 
DESTINAÇÃO - Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de 
documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação. 
- Eliminação: destruição após o cumprimento do prazo de guarda e não existência de valor 
secundário. 
- Transferência: envio dos documentos para arquivo intermediário para cumprimento do prazo de 
guarda e espera de sua destinação final. A Transferência pode ser permanente (realizada em intervalos 
irregulares) ou periódica (seguindo cronograma de intervalos regulares). 
- Recolhimento: envio dos documentos para arquivo permanente considerando que já cumpriu seus 
prazos de guarda e possui valor secundário, seja ele histórico, probatório ou informativo. O Recolhimento, 
por sua vez, pode ser sistemático (de acordo com cronograma), regular (sempre que ultrapassado o limite 
de uso primário) ou selvagem (sem qualquer critério). 
 
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Bem, após recordar cada uma dessas três etapas, vamos estudar mais a fundo os instrumentos de 
gestão de documentos que são utilizados nesse momento: o Plano de Classificação e a Tabela de 
Temporalidade. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
TIPOS DE DESTINAÇÃO
Eliminação Transferência
Permanente
Periódica
Recolhimento
Sistemático
Regular
Selvagem
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4 - Instrumentos de Gestão de Documentos 
 
O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo são instrumentos 
eficazes de gestão documental e os dois mais cobrados em provas. 
Estes dois instrumentos garantem a simplificação e a racionalização dos procedimentos de gestão, 
imprimindo maior agilidade e precisão na recuperação dos documentos e das informações. 
Além disso, permitem uma eliminação criteriosa de documentos desprovidos de valor que justifique 
a sua guarda e a preservação dos documentos de guarda permanente. 
O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo resulta da atividade de classificação 
que recupera o contexto de produção dos documentos de arquivo, agrupando-os de 
acordo com o órgão produtor, a função, a subfunção e a atividade responsável por sua 
produção ou acumulação. 
 
A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo resulta da atividade de 
avaliação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de seus valores 
administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza a sua eliminação ou 
determina a sua guarda permanente. 
Por fim, os dois instrumentos permitem a padronização da organização física do acervo e a aplicação 
da Teoria das Três Idades (ciclo vital dos documentos). Muitas vezes as bancas perguntam se a Tabela de 
Temporalidade se baseia no ciclo vital dos documentos ou na Teoria das Três Idades e a resposta é sim! 
Os dois documentos, aliados a sistemas informatizados são requisitos fundamentais para a gestão 
documental. Veja a ilustração a seguir, que resumo o que falamos. 
 
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Imagem extraída de "Gestão Documental Aplicada" - Ieda Pimenta Bernardes e Hilda Delatorre. 
 
 
(COPERVE/UFSC/Arquivista/2016) Assinale a alternativa que apresenta CORRETAMENTEos principais 
instrumentos de gestão documental. 
a) Plano de eliminação e tabela de temporalidade de documentos. 
b) Plano de destinação e inventário analítico. 
c) Plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos. 
d) Tabela de temporalidade de documentos e plano de avaliação. 
e) Plano de avaliação e inventário sumário. 
Comentário: 
Questão de fixação e apenas para demonstrar como as bancas cobram o simples conhecimento isolado dos 
2 instrumentos, ainda em entrar nos seus detalhes e utilizações. 
A alternativa C é a correta e é o gabarito da questão. 
Vimos até aqui que os dois instrumentos estudados são os principais instrumentos de gestão documental: o 
plano de classificação e a tabela de temporalidade. Essa questão não dá para perder. Mas, atenção, eles não 
são os únicos instrumentos. Há ainda o plano de classificação de acesso e de segurança, vocabulário 
controlado, tesauro e outros. Portanto, não se esqueça. Eles são os mais importantes, mas não os únicos! 
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Na letra A o examinador tenta confundir o candidato usando o termo plano de "eliminação" no lugar de 
"classificação". 
A alternativa B traz plano de "destinação" e inventário analítico. O plano de destinação existe. Segundo o 
DBTA é o "esquema no qual se fixa a destinação dos documentos". Porém, ambos estão errados e não 
respondem a questão colocada. Não se esqueça que a informação sobre a destinação final do documento 
vem da Tabela de Temporalidade. 
Na letra D a banca usa o mesmo artifício. Agora substitui o plano de "classificação" pelo de "avaliação", 
sempre jogando com palavras parecidas e relacionadas, para confundir mesmo. Fique atento! 
Por fim, na letra E as duas possibilidades não fazem parte dos instrumentos de gestão de documentos. 
 
4.1 - Plano de Classificação 
A ausência de normas, métodos e procedimentos de trabalho provocam o acúmulo desordenado de 
documentos, transformando os arquivos em meros depósitos de papéis, dificultando o acesso aos 
documentos e a recuperação de informações necessárias para a tomada de decisões no âmbito das 
instituições públicas e privadas. 
Isso afeta a principal função dos arquivos que é disponibilizar a informação correta, no momento 
correto para as pessoas corretas, ou seja, perde-se a eficácia do processo. 
Diante dessa realidade, a elaboração do Plano de Classificação assume uma importância relevante 
como ferramenta de gestão documental, exigindo, para sua elaboração, profundo conhecimento da 
estrutura e funcionamento do organismo produtor. 
O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo apresenta os documentos 
hierarquicamente organizados de acordo com a função, subfunção e atividade 
(classificação funcional), ou de acordo com o grupo, subgrupo e atividade (classificação 
estrutural), responsáveis por sua produção ou acumulação. 
 
Avançando nos conceitos iniciais, veja qual a definição atribuída a plano de classificação pelo DBTA: 
 
 
 
Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de 
arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma 
instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em 
arquivos correntes. 
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Segundo Ieda Pimenta Bernardes e Hilda Delatorre os principais objetivos e benefícios da classificação 
de documentos são: 
• Organização lógica e correto arquivamento de documentos. 
• Recuperação da informação ou do documento. 
• Recuperação do contexto original de produção dos documentos. 
• Visibilidade às funções, subfunções e atividades do organismo produtor. 
• Padronização da denominação das funções, atividades e tipos/séries documentais. 
• Controle do trâmite. 
• Atribuição de códigos numéricos. 
• Subsídios para o trabalho de avaliação e aplicação da Tabela de Temporalidade. 
O SURGIMENTO DOS DOCUMENTOS 
 
Vamos agora relembrar rapidamente um pouco do que já estudamos no início do curso sobre o 
nascimento dos documentos e sua relação com a organização e com o seu contexto de criação. 
Lembre-se que ao longo da função criação (que estudamos no protocolo), o documento é criado no 
decorrer do exercício das funções e atividades de um órgão público ou empresa privada. 
Nesse contexto os documentos são acumulados organicamente, de forma natural, 
independentemente da natureza ou do suporte da informação. Além disso, os documentos de arquivo 
caracterizam-se por sua unicidade e por serem provenientes de uma única fonte geradora, ou seja, do 
organismo que os produziram. 
O arquivo, portanto, é um conjunto indivisível de documentos que espelha a trajetória e o 
funcionamento do organismo produtor. 
Tudo isso é importante, nos prepara para os próximos passos e ajuda a revisar boa parte do que já 
estudamos por aqui, especialmente nas aulas iniciais. 
Indo adiante, o documento em seu contexto original de produção é pleno de significado, pois integra 
um conjunto de documentos que possibilita compreender as funções e atividades executadas pelo órgão 
produtor. Lembre-se do princípio da Organicidade! De acordo com ele os documentos de arquivo não têm 
importância em si mesmos, isolados, ainda que contenham informações aparentemente valiosas. 
Sendo assim, o profissional encarregado de realizar a classificação dos documentos deve conhecer 
profundamente as funções, atividades e estrutura da empresa para a qual está prestando serviços. 
 A classificação de um documento de arquivo exige uma rigorosa análise documental que deve partir, 
antes de qualquer coisa, da definição do objeto a ser analisado: o documento de arquivo e seu contexto. 
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Os documentos de arquivo são registros de informação, em qualquer suporte, produzidas, recebidas 
e mantidas por um órgão público ou empresa privada no exercício de suas atividades, que apresentam 
características próprias: 
• São produzidos, recebidos ou acumulados organicamente no exercício de funções e atividades de um 
órgão público ou empresa privada. 
 
• Já nascem com valor probatório. Primeiro, porque testemunham o exercício de uma função/atividade 
e, segundo, porque podem asseguram direitos individuais ou coletivos. 
 
METODOLOGIAS PARA A ELABORAÇÃO DE UM PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 
Considerando o volume da produção documental, recomenda-se que o trabalho seja realizado, 
primeiramente, com os documentos resultantes do exercício das atividades-meio, pois nessas áreas já 
existem trabalhos que podem servir de referência e a legislação que fundamenta prazos prescricionais está 
mais disponível e é mais conhecida, ou seja, é mais simples e seguro começar a construir os planos de 
classificação por aqui. 
A atividade-meio é a ação, encargo ou serviço que um órgão leva a efeito para auxiliar e viabilizar o 
desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na produção e acumulação de documentos 
comuns nos vários órgãos e entidades, documentos estes de caráter instrumental e acessório. 
Exemplos de funções que podem ser consideradas atividades-meio: Organização e administração; 
Comunicação institucional; Gestão de recursos humanos; Gestão de bens materiais e patrimoniais; Gestão 
orçamentária e financeira; Gestão de documentos e informações; Gestão de atividades complementares, 
entre outras. 
Já a atividade-fim é a ação, encargo ou serviço que um órgão leva a efeito para o efetivo desempenho 
de suas atribuições específicas e que resulta na produção e acumulação de documentos típicos, de caráter 
substantivoe essencial para o seu funcionamento. 
Exemplos de funções que agrupam as atividades-fim: Cultura, Educação, Meio Ambiente, Saúde, 
Segurança Pública, Prestação de Serviços (médico, odontológico, consultoria, consertos...),Exploração de 
atividade econômica (fabricação de móveis, restaurantes, supermercados). 
MÉTODO ESTRUTURAL (OU ORGANIZACIONAL) 
A classificação estrutural representa, de acordo com o organograma, os vários níveis de divisão 
interna do organismo produtor: coordenadorias, departamentos, divisões, centros, setores e cada um 
dentro da estrutura executa determinadas atribuições. 
Se a atribuição de um setor for transferida para um outro ou, então, se um novo setor for criado e 
suas atribuições forem redistribuídas, todos os documentos deverão ser reclassificados para acompanhar a 
reestruturação. 
Atenção pois esse é um enorme retrabalho que pode ser criado ao longo do processo e que traz 
desvantagens ao método estrutural quando comparado ao método funcional. 
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As maiores desvantagens da classificação estrutural são: 
• estrutura muitas vezes não reflete na íntegra as funções da organização; 
• a estrutura está sujeita a constantes alterações, gerando retrabalhos; 
• um mesmo documento pode acabar tendo códigos distintos, bastando para isso estar 
relacionado a uma mesma função, porém em departamentos diferentes. 
Para exemplificar a classificação estrutural, vamos tomar como exemplo uma empresa que atua na 
área da construção civil. Ao longo de seu desenvolvimento, a empresa foi organizada em três Diretorias: 
Técnica, Comercial e Administrativa-Financeira. Essa foi a primeira divisão interna da empresa. 
Com o tempo o trabalho cresceu e uma nova estrutura foi introduzida. As Diretorias foram 
subdivididas em Gerências: 
• Diretoria Técnica subdividiu-se em Gerência Técnica e de Obras e em Gerência de 
Suprimentos. 
• Diretoria Comercial subdividiu-se em Gerência Comercial, Gerência de Orçamentos e Gerência 
de Contratos. 
• Diretoria Administrativa-Financeira subdividiu-se em Arquivo Central, Gerência Financeira e 
Gerência Administrativa e de Recursos Humanos. 
A esta altura as Gerências constituíram a segunda divisão interna da empresa. 
Mas, o volume de trabalho cresceu ainda mais, assim como a complexidade na gestão, e as Gerências 
precisaram se subdividir em setores de trabalho ainda mais específicos, que constituíram a terceira divisão 
interna da empresa. 
Pois bem, quando os documentos de uma Diretoria, Gerência ou Setor chegam ao arquivo, é preciso 
que eles sejam identificados de acordo com a sua origem (unidade produtora) para que não se misturem 
com os documentos de outra Diretoria, Gerência ou Setor. 
Por isso, o primeiro passo para se organizar corretamente um arquivo é o estudo da estrutura e do 
funcionamento da organização responsável pela produção e acumulação de documentos. Esse estudo das 
estruturas, funções e atividades é que permitirá elaborar um Plano de Classificação. 
Observe a seguir o plano de classificação da empresa que descrevemos acima, após todas as suas 
readequações de estrutura: 
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Os exemplos utilizados neste capítulo foram inspirados ou extraídos de "Gestão Documental Aplicada" - Ieda Pimenta Bernardes e Hilda Delatorre. 
O Plano de Classificação é a representação lógica da estrutura e do funcionamento da organização. 
Por isso, o arquivo organizado de acordo com a classificação proposta assemelha-se a um espelho que reflete 
a imagem da organização com toda fidelidade. 
Observando o Plano, identificamos as funções de natureza técnica que desencadeiam a realização de 
atividades-fim, ou seja, atividades que justificam a sua criação: edificação de obras públicas e particulares. 
Identificamos também as funções que se relacionam com a administração interna da empresa. Essas 
funções desencadeiam a realização de atividades-meio, pois constituem os instrumentos utilizados pela 
organização para atingir os seus fins. 
São as atividades auxiliares, comuns a todos os órgãos públicos e empresas privadas, geralmente 
identificadas como Orçamento e Finanças, Recursos Humanos, Material e Patrimônio, Comunicação, 
Atividades Complementares como transporte, manutenção, portaria, zeladoria, etc. 
O objetivo da classificação dos documentos, portanto, é facilitar a recuperação da informação ou do 
documento com economia de tempo e dinheiro. 
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Para alcançar esse objetivo, apesar do grande volume de documentos que a organização produz e 
recebe, torna-se necessário um Plano de Classificação que indique a família do documento, permitindo o 
seu correto arquivamento. 
A classificação permite a organização física dos documentos, mas também a sua organização lógica 
por meio da atribuição de códigos numéricos de identificação das famílias, ou seja, das funções e atividades 
geradoras dos documentos. Observe que no Plano os três primeiros números corresponderão sempre à 
unidade produtora dos documentos. 
Digamos que nos chegou ao arquivo um documento do Departamento de Pessoal. O código da 
unidade produtora do documento será 3.3.1, não é? Mas o Departamento de Pessoal realiza inúmeras 
atividades e produz vários documentos diferentes. Como organizá-los? 
Além de identificar o setor, é preciso identificar também as atividades realizadas pelo setor e os 
documentos produzidos em decorrência do exercício dessas atividades. 
Bem, de forma geral o que faz um Departamento de Pessoal? Seleciona candidatos, controla a 
frequência dos funcionários, promove cursos de treinamento, controla as férias e licenças, expede atestados 
e certidões. Dessa forma, essas atividades é que serão responsáveis pela produção dos documentos desse 
setor. Tomemos, novamente, o exemplo da Construtora. 
 
Note que, para organizar o documento, é preciso saber qual a atividade responsável por sua 
produção. Qual é o documento em questão? Digamos que seja a folha de ponto. 
Devemos responder então por quem e para que são produzidas as folhas de ponto. As folhas de ponto 
são produzidas pelo setor de Departamento de Pessoal para exercer a atividade de controlar a frequência 
dos funcionários. Mas para cumprir essa atividade, apenas as folhas de ponto são produzidas? Evidente que 
não. 
Vejamos, abaixo, os documentos gerados pela atividade de controlar a frequência dos funcionários. 
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Então, podemos afirmar: para arquivar corretamente as folhas de ponto e encontrá-las no arquivo com 
rapidez, quando o setor de Departamento de Pessoal solicitá-las, devemos classificar. 
as folhas de ponto com o código 3.3.1.2.6.
 
 
 
 
Esse é o método estrutural. Percorremos desde as razões da sua existência, características de sua 
composição até exemplos práticos da alocação de documentos em sua estrutura proposta. 
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O outro método que precisamos conhecer e que contrasta com o que estudamos agora em função das 
premissas utilizadas é o Método Funcional. Vejamos a seguir. 
MÉTODO FUNCIONAL 
A classificação funcional é a representação lógica das funções, subfunções e atividades do organismo 
produtor. 
Por isso, ela independe da estrutura e de suas mudançasno decorrer do tempo, o que de cara já 
confere uma vantagem em comparação ao método estrutural e seus previsíveis retrabalhos após cada 
alteração de estrutura da organização. 
A classificação funcional é a mais apropriada para órgãos públicos do Poder Executivo. Esses órgãos 
sofrem frequentes alterações em sua estrutura, de acordo com as mudanças periódicas e previsíveis do 
cenário político. Apesar de mais complexa, a classificação funcional é mais duradoura. 
Considerando-se que as estruturas podem mudar com alguma frequência e que as funções e 
atividades, em geral, permanecem estáveis, o Plano de Classificação funcional permite atualizações 
periódicas sem comprometer os códigos numéricos de classificação atribuídos aos tipos/séries documentais. 
Ao contrário da classificação estrutural, a classificação funcional tem grandes vantagens: 
• as funções e atividades permanecem inalteradas; 
• identifica a totalidade das funções e atividades do organismo produtor; 
• as atividades e documentos comuns às várias unidades da estrutura do organismo constarão 
uma única vez no Plano de Classificação. 
Assim como vimos graficamente a confecção da classificação estrutural até chegarmos ao documento 
referente a Folha de Ponto, veja a seguir como o mesmo processo acontece via classificação funcional. 
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Note que por meio do método funcional chegamos à classificação da mesma Folha de Ponto porém, 
seguindo um outro ordenamento lógico, baseado nas funções ou atividades da organização e não em sua 
estrutura funcional, como já havíamos observado anteriormente. 
Por fim, temos o método por Assunto, não muito utilizado, mas que é necessário conhecer. 
MÉTODO POR ASSUNTO 
Qualquer que seja o método de classificação adotado deve-se evitar a utilização do “assunto” tanto 
na identificação da função e da atividade, quanto na identificação do tipo/série documental. 
A identificação da função e atividade como “assunto” poderá causar dificuldades ao processo de 
avaliação, que deverá incidir sobre conjuntos documentais e não sobre assuntos ou unidades isoladas. 
Ainda, um mesmo tipo/série documental poderá ser associado a “assuntos” distintos, o que 
ocasionará dificuldades no momento da classificação. 
O “assunto” refere-se ao conteúdo informativo do documento e deverá ser identificado no momento 
da descrição, que é uma outra atividade da gestão documental. 
ETAPAS PARA ELABORAÇÃO DE UM PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 
O organismo produtor é a instituição ou entidade, pública ou privada, juridicamente constituída e 
organizada responsável pela execução de funções e atividades. 
Para cumprir a finalidade pela qual foi criado, o organismo produtor executa inúmeras atribuições. 
Essas atribuições apresentam-se distribuídas entre suas diversas unidades internas (Coordenadorias, 
Departamentos, Divisões, Centros, Setores). 
Para estudar a estrutura e o funcionamento do organismo produtor é necessário localizar as fontes de 
informação: documentos relacionados à sua criação e instalação, documentos de reformulação ou 
redirecionamento administrativo, organogramas, leis, decretos, regimentos, regulamentos, estatutos, 
relatórios de atividades, estatutos sociais, atas de reunião, planos de metas, projetos institucionais. 
O estudo da estrutura e do funcionamento do organismo produtor permite identificar o conjunto de 
atribuições relacionadas às atividades-fim e atividades-meio, e, a partir das atribuições identificar as funções, 
subfunções e atividades das quais decorrem a produção dos documentos. 
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ATRIBUIÇÃO DOS CÓDIGOS DE CLASSIFICAÇÃO 
No Plano de Classificação, o órgão produtor, as funções, subfunções, atividades e documentos 
apresentam-se hierarquicamente organizados e recebem códigos numéricos próprios. 
“O código de classificação é a referência numérica que associa o documento ao seu 
contexto de produção, e é composto das seguintes unidades de informação: órgão 
produtor; função; subfunção; atividade e série documental”. - São Paulo (Estado). Decreto 
estadual nº 48.897/2004, artigo 13. 
 
Veja abaixo um exemplo de estrutura, adotada pelo Estado de São Paulo. 
 
 
Como exemplo, no Estado de São Paulo o código de classificação da série documental é composto das 
seguintes unidades de informação: órgão produtor, função, subfunção, atividade, série documental. 
Órgão produtor: é o órgão público ou empresa privada juridicamente constituída e organizada 
responsável pela execução de funções e atividades. 
Função: corresponde ao conjunto das atividades que um órgão público ou empresa privada exerce 
para a consecução de seus objetivos. As funções podem ser diretas ou essenciais (atividades-fim) e indiretas 
ou auxiliares (atividades-meio). 
As funções indiretas ou auxiliares são as que possibilitam a infra-estrutura administrativa, financeira, 
de recursos humanos, de material e patrimônio, transporte e de comunicação, infra-estrutura necessária ao 
desempenho concreto e eficaz das funções essenciais. 
Subfunção: refere-se a um agrupamento de atividades afins, correspondendo cada subfunção a uma 
vertente da respectiva função. 
Atividade: ações, encargos ou serviços decorrentes do exercício de uma função. 
Veja abaixo ilustração do Plano de Classificação de Documentos da Administração Pública do Estado 
de São Paulo: Atividades-Meio, oficializado pelo Decreto nº 48.897/2004: 
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(CESPE/TCE-PA/Assistente Ministerial Controle Externo/2019) A classificação de documentos de arquivo é 
determinada 
a) pelo tema do documento. 
b) pelo assunto do documento. 
c) pelas funções e atividades da instituição. 
d) pelo ato de recebimento ou pela expedição. 
e) pela pertinência do conjunto documental. 
Comentário: 
Vimos ao longo do estudo sobre Planos de Classificação que a classificação dos documentos de arquivo é 
sempre determinada de preferência pelas funções ou atividades da instituição ou pela sua estrutura. E que, 
de preferência, não devem ser determinadas em função dos assuntos que envolvem os documentos. 
Sendo assim, vamos as alternativas: 
Na alternativa A o examinador fala em tema do documento. Essa classificação se aproxima da classificação 
por assunto e, definitivamente, não é a classificação indicada. 
Na letra B, o mesmo contexto, agora com o assunto do documento. Também não é o indicado. 
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A alternativa C é a correta e é o gabarito da questão. Consiste no uso das funções e atividades da instituição, 
aplicando-se o método de classificação funcional dos documentos. 
Na letra D o examinador "cria" novo critério, de recebimento ou expedição de documentos. Não faz sentido. 
Finalmente, na letra E atribui-se a classificação à "pertinência" do conjunto documental. Também não tem 
nada a ver com o que estudamos até aqui. Fuja disso. 
 
(CESPE/TJ-AM/Analista Judiciário/2019) Julgue o item subsequente, relativo a funções arquivísticas. 
De acordo com a literatura arquivística, os instrumentos de classificação de documentos devem ser 
elaborados com base nas funções da instituição. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentário: 
A afirmativa está CORRETA. 
Estaquestão reforça ainda mais o que vimos até agora. Os instrumentos de classificação (neste caso o Plano 
de Classificação) deve se basear nas funções e atividades da instituição e nunca nos assuntos ou temas dos 
documentos. 
 
4.2 - Tabela de Temporalidade 
O DESAFIO DA GUARDA OU ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS 
É comum termos, mesmo em casa, um acúmulo desordenado e desnecessário de documentos e papéis 
diversos em armários, escrivaninhas e gavetas. A pergunta que vem em seguida é: "Será que eu posso jogar 
fora esses documentos ou vou precisar deles em algum momento? Será que ainda são úteis para alguma 
coisa?" 
Exatamente ao nos fazermos essa pergunta nos colocamos diante do grande desafio da avaliação de 
documentos. 
Existem documentos que não podemos eliminar jamais porque comprovam fatos ou atos 
fundamentais para nossa existência civil e para nossa vida pessoal: certidão de nascimento, de casamento, 
de óbito, diplomas e certificados, histórico escolar, cédula de identidade, título de eleitor, carteira de 
motorista, carteira de trabalho, escrituras de imóveis, cartas, fotografias de família etc. 
Ao perder ou eliminar tais documentos, uma pessoa não tem como provar sua existência ou 
realizações, e, por isso, não pode exercer os seus direitos. 
No entanto, determinados documentos cumprem uma função importante durante um certo tempo e 
depois perdem o seu valor original e devem ser eliminados, sob pena de dificultarem o acesso a outros 
documentos com valor informativo e probatório relevantes. 
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Trata-se de documentos rotineiros que acumulamos em grande volume ao longo de nossa vida: notas 
fiscais, contas de água, luz, telefone, gás, carnês de prestações, recibos de pagamento, notas fiscais, extratos 
bancários, imposto de renda, convites etc. Por isso, de tempos em tempos, nos sentimos obrigados a realizar 
uma “limpeza” nas gavetas e armários. 
O grande desafio nesse momento é saber o que podemos e/ou devemos eliminar e quando, sem 
prejudicar nenhum de nossos direitos e sem destruir nossas melhores lembranças. 
Se você eliminar uma nota fiscal e depois desejar trocar ou consertar uma mercadoria, a loja não 
efetuará a troca e nem o conserto. Por quê? Porque a nota fiscal prova que aquela mercadoria de fato foi 
adquirida naquela determinada loja e sem essa prova, o seu direito de trocar ou consertar a mercadoria não 
poderá ser exercido. 
Em função disso, a nota fiscal somente poderá ser eliminada quando se esgotar o prazo de troca 
(previsto no Código de Defesa do Consumidor) ou o prazo da garantia (definido no certificado de garantia do 
produto). 
Se você não conhecer ou não souber como exercer os seus direitos, precisará da colaboração de um 
outro profissional que possa orientá-lo. Por isso, na Arquivologia, não decidimos sozinhos sobre os valores 
dos documentos. 
Nesse sentido, observamos que não é possível e nem desejável que todos os documentos sejam 
preservados. 
 
No entanto, a preservação e a eliminação dependem de uma análise prévia dos 
documentos que possa nos orientar sobre quais deles e quando devem ser eliminados. 
Esse trabalho de análise denomina-se avaliação de documentos e, nesse processo, 
geralmente precisamos contar com a colaboração de outros profissionais, de outras áreas 
do conhecimento. 
Nas organizações, públicas e privadas, a situação é bastante parecida. Da mesma forma, nos 
deparamos com documentos que devem ser preservados e outros que precisam ser eliminados quando seus 
valores tiverem se esgotado, para que não prejudiquem o restante do trabalho de gestão documental. 
Em geral devemos preservar tipos documentais relacionados ao funcionamento da instituição e as 
suas atividades-fim, tais como contratos sociais e alterações contratuais, metas e programas, propostas 
técnicas, projetos, etc. Esses documentos certamente precisam ser preservados para sempre, sob pena da 
empresa perder a sua “memória”. 
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Por outro lado, outros documentos possuem um valor fiscal que se esgota depois de cinco anos (de 
acordo com o Código Tributário Nacional), tais como notas fiscais, comprovantes de pagamento, 
comprovantes de recebimento, extratos bancários, etc. 
Esses documentos que têm seu prazo de guarda definido no Código Tributário (denomina-se prazo 
prescricional o prazo de guarda definido em lei), poderão ser eliminados, após os cinco anos, sem nenhum 
prejuízo para a empresa. 
O importante é perceber que a guarda do documento decorre do valor que ele possui. 
Analisar os valores dos documentos é uma atividade técnica da gestão documental denominada 
avaliação. 
A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo é o instrumento resultante da atividade de 
avaliação documental. 
A AVALIAÇÃO DOCUMENTAL 
A avaliação documental é um processo multidisciplinar de análise que permite a 
identificação dos valores dos documentos, para fins da definição de seus prazos de 
guarda e de sua destinação final (eliminação ou guarda permanente). 
Importante salientar ainda que a avaliação contribui decisivamente para a racionalização dos arquivos, 
para a agilidade e eficiência administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental. 
Vale lembrar, como já estudamos, que os valores primários ou imediatos relacionam-se ao motivo que 
determinou a produção do documento, considerando seu uso para fins administrativo, jurídico-legal e fiscal. 
Já os valores secundários ou mediatos relacionam-se ao potencial do documento como prova ou fonte 
de informação para a pesquisa em qualquer área do conhecimento (urbanismo, meio-ambiente, história, 
clínica médica etc.) 
 
Dentro desse contexto, a avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e 
definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu 
suporte material ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco ótico ou qualquer 
outro. 
Assim como a classificação, a avaliação deve ser realizada no momento da produção do documento, 
para evitar a produção e acumulação desordenadas. 
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A avaliação deve ser realizada dentro de parâmetros técnicos e jurídicos, a fim de se assegurar ao 
processo de análise a maior objetividade possível. 
Por isso, observa-se, de um lado, a legalidade (a conformidade dos prazos de guarda com a legislação 
vigente) e, por outro, a legitimidade (a elaboração multidisciplinar e coletiva de critérios). 
OBJETIVOS E BENEFÍCIOS DA AVALIAÇÃO DOCUMENTAL 
Os principais objetivos do processo de avaliação documental, estão listados abaixo: 
• Identificar os valores imediatos e mediatos dos documentos. 
• Definir os prazos de guarda e a destinação dos documentos. 
• Elaborar a Tabela de Temporalidade de Documentos. 
• Agilizar a recuperação dos documentos e das informações. 
• Reduzir a massa documental acumulada. 
• Liberar espaço físico. 
• Dar visibilidade e preservar os documentos de guarda permanente. 
• Autorizar a eliminação criteriosa de documentos. 
• Estimular a pesquisa e uso de dados retrospectivos. 
 
RAZÕES PARA A CRIAÇÃO DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS 
Vimos no início desta aula que com o Plano de Classificação garantimos a organização lógica e física 
dos documentos, recuperamos as informações em seu contexto original de produção e visualizamos as 
funções, subfunções e atividades do organismo produtor. 
Por essas razões, o Plano de Classificação precede e orienta a elaboração da Tabela de Temporalidade 
de Documentos. 
Porém, mesmo como Plano de Classificação, continuamos com os arquivos abarrotados de 
documentos e sem espaço para acomodá-los, pois diante do volume não é possível guardar a totalidade da 
produção documental. 
Desta forma torna-se necessário fazer a avaliação de documentos e consolidar os resultados dessa 
análise na Tabela de Temporalidade de Documentos, instrumento que autoriza a eliminação de documentos 
rotineiros, sem valor para a administração ou para a coletividade e que, ao mesmo tempo, garante a 
preservação de documentos com relevante valor informativo e probatório. 
 
 
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O QUE É A TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS 
 
A Tabela de Temporalidade é o instrumento de gestão, resultante da avaliação 
documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a 
destinação de cada série documental, determinando sua preservação ou autorizando a 
sua eliminação. 
Para o DBTA a Tabela de Temporalidade é: 
Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos 
e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou 
eliminação de documentos. 
A oficialização e efetiva aplicação da Tabela de Temporalidade permitirá ao órgão ou entidade 
preservar os documentos que possuam valor probatório e informativo relevantes e que sejam considerados 
de guarda permanente, ou ainda, eliminar com segurança, de acordo com os procedimentos técnicos e 
legais, aqueles documentos desprovidos de valor, sem que haja prejuízo à administração ou à sociedade. 
Em se tratando de documentos públicos ou considerados de interesse público, a Tabela de 
Temporalidade deverá ser encaminhada para aprovação da instituição arquivística pública em sua esfera de 
competência, de acordo com o que determina o artigo 9.º da Lei Federal n.º 8.159/1991. 
Veja abaixo: 
Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter 
público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua 
específica esfera de competência. 
Por ser um instrumento dinâmico de gestão, a Tabela de Temporalidade deve ser atualizada 
periodicamente: primeiro, porque com o passar do tempo, é provável que muitos documentos deixem de 
existir e outros novos sejam produzidos, segundo, porque a legislação ou as razões administrativas ou 
técnicas que justificaram alguns prazos de guarda podem sofrer alterações. 
METODOLOGIAS PARA A ELABORAÇÃO DA TABELA DE TEMPORALIDADE 
Vamos ver a seguir como é construída uma Tabela de Temporalidade de Documentos e em que tipo 
de informação se baseia e regula cada um dos campos disponíveis na tabela. 
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Tal análise segue as instruções do Manual "Gestão Documental Aplicada", do Arquivo Público do 
Estado de São Paulo, escrito por duas das arquivistas que mais têm nos servido de fonte ao longo desta aula: 
Ieda Pimenta Bernardes e Hilda Delatorre. 
CAMPOS DE INFORMAÇÃO DISPONÍVEIS 
Na Tabela de Temporalidade de Documentos deverão constar os seguintes campos de informação 
(veja abaixo na ilustração): 
• prazos de guarda (na unidade produtora e na unidade com atribuição de arquivo) 
• destinação (eliminação ou guarda permanente) 
• observações. 
 
 
ETAPAS PARA A ELABORAÇÃO DA TABELA 
As informações necessárias para preencher os campos da Tabela de Temporalidade serão obtidas por 
meio da avaliação de documentos. 
Para compreender melhor o que é avaliação de documentos vamos a seguir analisar cada uma das 
seguintes etapas: 
 
 
 
 
 
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1. Identificação dos valores dos documentos: 
 
• Valor primário ou imediato (administrativo, fiscal e legal): O valor primário decorre da razão pela 
qual o documento foi gerado pela instituição, no exercício de suas atividades, destacando-se os 
valores administrativo, fiscal e legal. 
• Valor secundário ou mediato (probatórios, informativos, históricos e culturais): Alguns documentos, 
mesmo depois de esgotado seu valor primário, continuam tendo relevância probatória, informativa, 
cultural ou histórica e, portanto tornam-se importantes fontes de pesquisa, tanto para a 
administração quanto para a comunidade. 
 
2. Análise do ciclo de vida dos documentos 
 
Esta etapa compreende o estudo dos documentos desde a sua criação até a sua destinação final, 
permite identificar os valores e definir o tempo em que o documento deverá permanecer na unidade 
produtora (arquivo corrente) e na unidade com atribuições de arquivo (arquivo intermediário ou central), 
bem como se a sua destinação será a guarda permanente (arquivo permanente) ou a eliminação. 
 
3. Pesquisa da temporalidade dos documentos 
 
• Considerando a legislação específica: O objetivo desta etapa de trabalho é identificar o prazo de 
guarda do documento definido na legislação (prescrição). 
Para tanto, o primeiro passo é o levantamento da legislação que determina eventuais prazos de 
prescrição dos documentos produzidos/acumulados no exercício das atividades-meio e das 
atividades-fim. Por exemplo: Leis, Decretos, Resoluções, Portarias e outros atos normativos. 
• Considerando as necessidades administrativas: Para os documentos cujos prazos de guarda não são 
regulamentados por legislação específica deverão ser consideradas as necessidades administrativas 
do órgão/entidade, a fim de se definir os prazos de guarda (precaução) e a destinação dos 
documentos. 
Esse trabalho deverá contar com a colaboração dos representantes das áreas envolvidas, pois são 
eles que, como produtores ou acumuladores dos documentos, melhor conhecem sua área de 
atuação, suas normas, procedimentos, trâmites, rotinas e antecedentes. 
 
4. Definição dos prazos de guarda dos documentos: vigência, prescrição e precaução 
 
Realizada a pesquisa na legislação e o estudo das necessidades administrativas poderá ser 
preenchido o campo PRAZOS DE GUARDA (em anos) na Tabela: 
 
Com fundamento em legislação específica ou nas demandas administrativas para cada série 
documental deverá ser indicado o correspondente prazo de guarda, ou seja, o tempo de permanência de 
cada conjunto documental na unidade produtora e na unidade com atribuições de arquivo. 
Unidade Produtora: deve ser indicado o número de anos em que o documento deverá permanecer 
no arquivo corrente, cumprindo a finalidade para a qual foi produzido. 
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Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que se conservam junto às unidades 
produtoras em razão de sua vigência e da frequência com que são por elas consultados. 
Quando utilizamos o conceito vigência, na unidade produtora, estamos nos referindo ao 
intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais 
plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produção. Este intervalo de 
tempo deverá, sempre que possível, ser definido em anos e quando não for possível, 
recomenda-se o uso da palavra VIGÊNCIA. 
O registro da informação que explica o término da VIGÊNCIA deverá ser inserido no campo 
OBSERVAÇÕES, veja abaixo: 
 
 
Unidade com atribuições de Arquivo: deve ser indicado o número de anos em que o documento 
deverá permanecer na unidade com atribuições de arquivo cumprindo prazos prescricionais ou 
precaucionais (documentos intermediários). 
Consideram-se documentos intermediários aqueles com uso pouco frequente que aguardam prazosde prescrição e precaução nas unidades que tenham atribuições de arquivo. 
Os prazos considerados para a definição do tempo de guarda na Unidade com atribuições de arquivo 
são os seguintes: 
Prazo de Prescrição – intervalo de tempo durante o qual pode-se invocar a tutela do Poder Judiciário 
para fazer valer direitos eventualmente violados. O tempo de guarda dos documentos será dilatado sempre 
que ocorrer a interrupção ou suspensão da prescrição, em conformidade com a legislação vigente. Veja 
exemplo abaixo: 
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Prazo de Precaução – intervalo de tempo durante o qual guarda-se o documento por precaução, antes 
de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda permanente. Veja mais um exemplo na sequência: 
 
O prazo de guarda do documento na unidade com atribuições de arquivo, frequentemente, coincide 
com o seu prazo prescricional e precaucional e deve ser contado a partir do cumprimento do prazo de 
vigência na Unidade Produtora. 
É importante considerar que estes prazos podem ser interrompidos quando instaurada uma ação 
judicial ou por qualquer ato inequívoco ainda que extrajudicial, passando a se contar o prazo, novamente, a 
partir da data da decisão ou resolução do ato que a interrompeu. 
Por outro lado, uma simples consulta ao documento não interrompe a contagem do prazo previsto na 
unidade com atribuições de arquivo. 
 
 
 
 
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5. Destinação final: eliminação ou guarda permanente 
 
O último passo da avaliação é definir, em razão de seus valores, se a destinação de cada uma das séries 
documentais é a eliminação ou a guarda permanente. 
Entende-se por destinação a decisão decorrente da avaliação documental, que determina o seu 
encaminhamento. 
Eliminação: Os documentos destinados à eliminação são aqueles que já cumpriram seus prazos de 
guarda na unidade produtora e na unidade com atribuições de arquivo e não apresentam valor secundário 
que justifique a sua guarda. 
Documentos de guarda temporária são aqueles que, esgotados os prazos de guarda na unidade 
produtora ou nas unidades que tenham atribuições de arquivo, podem ser eliminados sem prejuízo para a 
coletividade ou memória do órgão público o empresa privada. 
 
Guarda permanente: Os documentos destinados à guarda permanente são aqueles cujas informações 
são consideradas imprescindíveis ao órgão produtor e para a comunidade. 
Esses documentos, além do valor administrativo, legal e fiscal, encerram também valor de prova e 
servem como fonte para a pesquisa e, portanto, devem ser definitivamente preservados. 
São exemplos de documentos de guarda permanente os constitutivos e extintivos de direitos, os que 
encerram orientações normativas, os que refletem a evolução social, econômica e administrativa da 
instituição, os que emanam da direção superior, como planos, projetos, programas e relatórios anuais, os 
que tratam de política de pessoal, dentre outros. 
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==62cfa==
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6. Preenchimento do campo Observações 
Este campo da Tabela é reservado para o registro dos atos legais e das razões de natureza 
administrativa que fundamentaram a indicação dos prazos propostos ou ainda informações relevantes 
sobre a produção, guarda ou conteúdo do documento. 
 
Veja a seguir um exemplo completo de Tabela de Temporalidade, com todos os campos que estudamos 
ao longo da aula: 
 
 
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(NC-UFPR/FPMA/Auxiliar Administrativo/2019) Fazem parte da configuração da tabela de temporalidade 
e destinação de documentos de arquivo, EXCETO: 
a) Assunto. 
b) Observações. 
c) Prazos de guarda. 
d) Tipo de arquivo. 
e) Destinação final. 
Comentário: 
Veja que a banca cobra exatamente o conhecimento da configuração da Tabela de Temporalidade. 
Vimos ao longo da aula que a Tabela traz todas as informações que derivam do Plano de Classificação e, na 
sequência, as informações resultantes da atividade de avaliação (veja abaixo). Portanto temos as 
informações do assunto do documento (resultado da classificação), os prazos de guarda, as informações 
sobre a destinação final (após o cumprimento dos prazos de guarda) e a coluna de observações. 
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Dessa forma a alternativa D é a correta e é o gabarito da questão. O "tipo do documento" é a única 
informação que não consta na Tabela de Temporalidade, conforme podemos ver acima. 
As alternativas A, B, C e E trazem exatamente os campos disponíveis na Tabela de Temporalidade, conforme 
estudamos. 
 
(CESPE/PGE-PE/Assistente de Procuradoria/2019) Acerca da gestão de documentos, julgue o item que se 
segue. 
 O prazo de prescrição é estabelecido na tabela de temporalidade e é fundamentado em estimativas de 
uso. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentário: 
A afirmativa está ERRADA. 
 Ao olharmos a definição de prazo de guarda no DBTA encontramos a previsão para a utilização das 
"estimativas de uso". 
Vejamos "prazo de guarda" no DBTA: "Prazo, definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas 
de uso, em que documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim 
do qual a destinação é efetivada". 
Note portanto que a utilização do "tempo de uso" para o prazo de guarda estaria correta, mas não para o 
prazo de prescrição (ou prescricional) que é o período em que ainda se pode tutelar direito junto ao Poder 
Judiciário. 
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Para o próprio DBTA a prescrição é: "Extinção de prazos para a aquisição ou perda de direitos contidos nos 
documentos”, portanto não fundamentado em estimativas de uso. 
 
(AOCP/UFPB/Arquivista/2019) Assinale a alternativa que apresenta o conceito de Tabela de 
Temporalidade, conforme o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. 
a) Instrumento no qual consta o registro de informações sobre documentos eliminados após terem cumprido 
o prazo de guarda. 
b) Instrumento legal que define e formaliza o recolhimento de documentos ao arquivo permanente. 
c) Instrumento legal que define e formaliza a transferência de documentos ao arquivo intermediário. 
d) Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de 
guarda, tendo em vista a transferência, o recolhimento, o descarte ou a eliminação de documentos. 
e) Listagem descritiva do acervo adotada em arquivos permanentes. 
Comentário: 
Veja nesta última questão de aquecimento que as bancas cobram também o conhecimento literal da 
definição da tabela de temporalidade. 
Segundo o DBTA a TTD é: instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina 
prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de 
documentos, ou seja, literalmente a definição trazida por uma das alternativas da questão. 
Dessa forma a alternativa D é a correta e é o gabarito da questão. 
A alternativa A fala em registro de informações sobre documentos eliminados. Não é isso que a TTD faz... 
Na letra B fala-se de instrumento que formaliza o recolhimento de documentos. Também não é isso.A TTD 
até indica o momento do recolhimento via prazos informados, mas não o formaliza. 
Na alternativa C o examinador usa o mesmo cenário, mas agora atribui o mesmo papel à transferência de 
documentos, no lugar do recolhimento. Também não é isso. 
Por último, a letra E é ainda mais distante do que seria possível para confundir o candidato. Fala em listagem 
do acervo. Longe disso. 
 
 
 
 
 
 
 
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5 - Comissões de Avaliação e massas documentais acumuladas 
 
Devemos começar esta parte da aula recorrendo ao Decreto 4.073/2002, que regulamenta a Lei 8.159 
de 1991, conhecida por Lei Nacional dos Arquivos. 
Além de regulamentar toda a composição e funcionamento do Conarq e do SINAR, como já estudamos, 
o Decreto cria ainda as Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, órgãos responsáveis por 
orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no 
seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a 
eliminação dos destituídos de valor. 
Veja abaixo o texto, na íntegra, do artigo 18, que trata especificamente deste tema: 
Capítulo IV 
DA GESTÃO DE DOCUMENTOS 
DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL 
Seção I 
Das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos 
 Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída 
comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de 
orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida 
e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos 
para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor. 
 § 1o Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e 
selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das 
entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de 
temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ. 
 § 2o Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da tabela referida no 
§ 1o serão submetidos às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos 
e das entidades geradores dos arquivos, que estabelecerão os prazos de guarda e 
destinação daí decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional. 
 § 3o Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e selecionados pelos 
órgãos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de 
temporalidade e destinação, elaboradas pelas Comissões mencionadas no caput, 
aprovadas pelo Arquivo Nacional. 
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O QUE SÃO AS COMISSÕES DE AVALIAÇÃO E QUAL O SEU PAPEL? 
 
As Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos são grupos permanentes e 
multidisciplinares responsáveis pela elaboração e aplicação, em suas respectivas áreas 
de atuação, de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos. 
Devem integrar as Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos profissionais de diferentes 
áreas como as áreas jurídica, administração geral, orçamentária e financeira, protocolo e arquivo, 
informática e de áreas específicas de atuação do órgão, entidade ou empresa. 
Às Comissões de Avaliação cabe, também, propor critérios para orientar a seleção de amostragens dos 
documentos destinados à eliminação. 
Para garantir a efetiva aplicação dos Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de 
Documentos, as Comissões de Avaliação deverão solicitar as providências necessárias para sua inclusão nos 
sistemas informatizados utilizados nos protocolos e arquivos de seus respectivos órgãos ou entidades. 
As Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos deverão receber orientação técnica na área 
arquivística das unidades de Arquivo Central e, em se tratando de documentos públicos, também das 
instituições arquivísticas públicas em suas respectivas esferas de competência. 
Para executar a atividade de avaliação dos documentos as Comissões Permanentes de Avaliação de 
Documentos poderão solicitar a nomeação de grupos de trabalho auxiliares ligados às diversas áreas de 
atuação do organismo produtor, por ser um trabalho de grande complexidade e responsabilidade. 
MASSAS DOCUMENTAIS 
O grande desafio no momento de avaliar massas documentais acumuladas nos arquivos centrais ou 
intermediários, especialmente nos do setor público, é que o critério predominante de arquivamento dos 
processos administrativos ainda é o sequencial numérico/cronológico, de acordo com o número recebido 
no protocolo no momento da autuação. 
Essa prática resulta na mistura de documentos gerados no exercício de funções e atividades distintas, 
tornando difícil a recuperação do contexto original da produção. 
A avaliação de documentos arquivados em sequência numérica implica basicamente na análise de 
documento por documento, o que é bastante trabalhoso face à massa documental acumulada com o 
decorrer do tempo. 
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É frequente, por isso, a eliminação sem critério ou mesmo o acúmulo de documentos por períodos 
indefinidos, sem que ocorra o devido processo de eliminação. Ainda, e igualmente grave, muitas vezes é feita 
a reprodução do acervo em outros suportes, sem a prévia identificação e avaliação dos conjuntos 
documentais. 
O que se busca, nessa visão de curto prazo é a liberação de espaço. Contudo, esse procedimento pode 
representar um investimento inútil quando incidir sobre documentos rotineiros, repetitivos, desprovidos de 
valor informativo ou probatório, que poderiam ser eliminados, conservando-se deles apenas pequenas 
amostragens. 
Por isso, a avaliação deve preceder qualquer processo de reprodução de documentos, seja pela 
microfilmagem, seja pela digitalização. 
Vale lembrar que documentos digitalizados, embora possuam valor legal de acordo com a 
Lei 13.874/2019, precisam ter seus originais preservados quando de guarda permanente, 
mesmo após a respectiva digitalização ou microfilmagem. 
 
 
(DIRPS/UFU/Auxiliar Administração/2017) Com relação ao que dispõem as políticas de arquivos públicos 
e privados, é correto afirmar que 
a) à exceção das fundações públicas, todas as entidades da Administração Pública constituirão comissão 
temporária de avaliação de documentos. 
b) no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, cabe à comissão temporária de 
avaliação de documentos identificar os documentos para a guarda permanente. 
c) no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, cabe à comissão permanente de 
avaliação de documentos identificar os documentos para a guarda permanente e eliminar os destituídos de 
valor. 
d) a fim de identificar e eliminar os documentos destituídos de valor, os órgãos e entidades públicas devem 
constituir uma comissão temporária de avaliação de documentos. 
Comentário: 
A alternativa C é a correta e é o gabarito da questão. 
É exatamente o que vimos até aqui. Na Administração Pública Federal, cabe à Comissão Permanente de 
Avaliação de Documentos a identificação da destinação final dos documentos, com base na Tabela de 
Temporalidade. A destinação, trazida pela alternativa da questão, pode ser a eliminação ou a guarda 
permanente, como já estudamos. 
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Na alternativa A, as fundações públicas não são uma exceção.