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RESUMO 
 
PRINCIPAIS DEFINIÇÕES de gestão eletrônica de documentos (ged) 
A Gestão Eletrônica de Documentos é um conjunto de tecnologias que suportam e facilitam o controle, o 
armazenamento, o compartilhamento, a busca e a recuperação de documentos e informações a eles 
agregadas em meio digital. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais como: papel, microfilme, 
imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto, entre outros. 
A Gestão Eletrônica de Documentos é um conjunto de procedimentos informatizados com a finalidade de 
otimizar e racionalizar a gestão documental. 
 
 
A Gestão Eletrônica de Documentos é um conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não 
estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido em funcionalidades de captura, gerenciamento, 
armazenamento e distribuição. 
 
A Gestão Eletrônica de Documentos é a tecnologia que provê um meio de facilmente armazenar, localizar e 
recuperar informações existentes em documentos e dados eletrônicos durante o seu ciclo de vida. 
 
 
A Gestão Eletrônica de Documentos é uma somatória de todas as tecnologias que visam gerenciar informações 
de forma eletrônica, reforçando que não é necessário que os documentos estejam em meio eletrônico, mas – 
sim – que o tratamento dispensado a estes sejam concretizados com o uso destas tecnologias. 
A Gestão Eletrônica de Documentos é um conjunto de módulos interligados que permite a uma empresa gerenciar 
seus documentos em forma física ou digital. 
 
 
 
ETAPAS DESCRIÇÃO 
DIGITALIZAÇÃO 
Também chamada de escaneamento, trata-se do processo de conversão dos documentos em 
papel ou microfilme para uma imagem digital. Os documentos são convertidos em geral por 
meio de um equipamento chamado scanner – essa etapa engloba também a Preparação! 
Documentos, muitas vezes, precisam ser restaurados pela forma imprópria de armazenamento 
ou pelo constante manuseio do papel. Mesmo não havendo este trabalho de restauração, é 
necessário que todos os grampos, cola ou qualquer elemento que prejudique sua passagem no 
scanner sejam retirados. O processo de preparação consiste na organização dos documentos, 
na sequência definida pelo cliente. 
INDEXAÇÃO 
Trata-se da chave para a localização de documentos, sendo realizado com base em informações 
constantes no próprio documento para uma recuperação ágil de dados. Em outras palavras, ele 
permite criar um modo de arquivamento organizado e eletrônico, possibilitando a pesquisa 
futura de maneira simples e eficiente. A indexação é feita nomeando cada documento e 
indexando-o através de informações (metadados) obtidas do próprio documento como: títulos, 
nomes, datas ou outras identificações. 
 
ARMAZENAMENTO 
O sistema de armazenamento fornece uma forma confiável de guardar os arquivos eletrônicos 
em bancos de dados relacionais, CD-ROM e DVD, disco óptico de enorme capacidade de 
armazenamento, entre outros. 
 
https://t.me/kakashi_copiador
CONSULTA 
O sistema de consulta ou pesquisa usa informações sobre os documentos, através dos índices 
digitados (título ou o código de identificação) e o texto contido nos documentos, para encontrar 
imagens armazenadas na base de dados. 
 
ACESSO 
A pesquisa sobre um determinado documento deverá estar disponível para quem realmente 
necessite acessá-lo. Estes documentos eletrônicos poderão ser acessados por diversas chaves 
de busca, de qualquer estação de trabalho, seja localmente, pela Internet ou Intranet 
corporativa, através de um sistema de controle de acesso, que autoriza diferentes classes de 
usuários, que executam diferentes operações através de seus diversos níveis hierárquicos. 
 
 
VANTAGENS DA GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS 
Extrema velocidade e precisão na localização de documentos. 
Total controle no processo de negócio. 
Evita a redundância e duplicação física excessiva de documentos. 
Ilimitadas possibilidades de indexação e localização de documentos. 
Melhor qualidade no atendimento ao cliente, proporcionando respostas rápidas e precisas. 
Mais agilidade em transações entre empresas. 
Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando produtividade. 
Melhoria no processo de tomada de decisões. 
Automatização de Fluxos de Trabalho (Workflow). 
Maior velocidade na implementação de mudanças em processos. 
Obtenção de vantagem competitiva sustentável. 
Possibilidade de implementação de trabalho virtual, com redução de despesas. 
Erros podem ser facilmente identificados. 
Redução de custos com cópias, já que há disponibilização de documentos em rede. 
Pode realizar o tratamento das informações documentais. 
Permite acesso local ou remoto. 
Melhor aproveitamento de espaço físico. 
Disponibilização instantânea de documentos (sem limitações físicas). 
Automatização da distribuição (roteamento) de documentos. 
Evita extravio ou falsificação de documentos. 
Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos. 
Aproveitamento da base de informática já instalada na empresa. 
Integração com outros sistemas e tecnologias. 
Tecnologia viabilizadora de outras, como ERP, SCM, CRM e BI. 
Auxilia na Continuidade do Negócio. 
Facilita as atividades que envolvem colaboração entre pessoas e equipes. 
Eliminação de fraudes, principalmente em agências governamentais. 
 
funcionalidades DESCRIÇÕES 
Acessibilidade 
Facilita o acesso ao conteúdo em contraposição à dificuldade de acesso de documentos 
físicos. 
Armazenamento Permite a guarda de documentos digitais em dispositivos de memória não volátil. 
https://t.me/kakashi_copiador
 
Assinatura Digital 
Permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento. 
 
Carimbo Digital de 
Tempo (Timestamp) 
Permite a autenticação do documento por meio do registro do tempo. 
 
COLD/ERM 
Permite que relatórios sejam gerados e gerenciados digitalmente, podendo fazer anotações 
sem afetar o documento original. 
Compressão 
Técnica usada para reduzir o número de bits em um arquivo de imagem digital, como JPEG 
e Tiff. 
Controle de Versão 
Permite identificar o autor e as sequências de diferentes versões de um documento – 
admitindo auditorias. 
Conversão 
Permite a migração que pode se configurar de diversas formas, tais como: conversão de 
dados, mudança de formato, etc. 
Categorização 
Possibilita a organização de documentos, páginas web e outros conteúdos em agrupamentos 
lógicos. 
Colaboração 
Permite aos usuários trabalharem o mesmo conteúdo em um ambiente comum. 
 
Digitalização de 
Documentos 
Permite converter documentos do meio físico para o digital (ex: do papel para o eletrônico). 
Gestão do 
Conhecimento 
Permite identificar os conhecimentos da empresa para os organizar e divulgar. 
 
 
principais 
TECNOLOGIAS 
DESCRIÇÕES 
DOCUMENT 
IMAGING (DI) 
Também chamado de Document Scanning, trata-se de uma tecnologia que permite a conversão 
do meio físico para o meio digital (em geral, com scanners), possibilitando que relatórios sejam 
gerados e gerenciados de forma digital, sem se descuidar do controle da qualidade, da indexação 
e da disponibilização aos usuários. 
DOCUMENT 
MANAGEMENT 
(DM) 
Tecnologia que permite o gerenciamento das atividades de criação, revisão, aprovação e descarte 
de documentos eletrônicos. Permite também o controle de informação, segurança, busca, check-
in, check-out e versionamento, além do acesso físico e indexação dos documentos. 
CAPTURE 
Tecnologia que permite a captura de documentos e formulários (físicos ou digitais), acelerando 
processos de negócio, e transforma em informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de serem 
integradas a todas as aplicações de negócio. 
 
WORKFLOW/ 
BPM 
Tecnologia que permite controlar e gerenciar processos dentro de uma organização, garantindo 
que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas e no tempo definido. Organiza tarefas, 
prazos, trâmites, documentos e sincroniza a ação das pessoas – permite automatizaro processo 
de negócio (totalmente ou em parte). 
COLD/ERM1 
Conhecida como Gerenciamento Corporativo de Relatórios, trata páginas de relatórios, incluindo 
a captura, indexação, armazenamento, gerenciamento e recuperação de dados. Permite que 
relatórios sejam gerados e armazenados de forma otimizada em meios de baixo custo (Ex: CD-
ROM), e que sejam feitas anotações, mantendo-se sua forma original. 
 
1 Computer Output to Laser Disk / Enterprise Report Management 
https://t.me/kakashi_copiador
OCR (OPTICAL 
CHARACTER 
RECOGNITION) 
Tecnologia que permite reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem. Ela também 
possibilita digitalizar uma folha de texto impresso e obter um arquivo de texto editável. 
 
 
OPTICAL MARK 
RECOGNITION 
(OMR) 
Tecnologia que permite reconhecer marcações especiais, como checkbox, radiobutton, pontos, 
entre outros. Por exemplo: o gabarito preenchido de uma prova é "lido" por um software que 
utiliza a tecnologia OMR para detectar qual alternativa foi marcada pelo candidato. 
RECORD AND 
INFORMATION 
MANAGEMENT 
(RIM) 
Tecnologia responsável por gerenciar o ciclo de vida de um documento, independente da mídia 
em que se encontre. Também gerencia a criação, armazenamento, processamento, manutenção, 
disponibilização e descarte dos documentos, sob controle de categorização de tabelas de 
temporalidade. 
COMPUTER 
OUTPUT 
TO MICROFILM 
(COM) 
Tecnologia responsável pela saída direta de computador em microfilme. Ele é responsável pela 
emissão de microfichas. 
 
 
Processamento 
de relatórios 
Tecnologia que permite reconhecer as informações e relacioná-las com os campos em bancos de 
dados, automatizando o processo de digitação. Para tal, ela utiliza o ICR/OCR. 
 
 
HCR (HANDPRINT 
CHARACTER 
RECOGNITION) 
Tecnologia voltada ao reconhecimento de caracteres manuscritos para conversão em código 
ASCII. Se a imagem do documento não possui palavras digitadas, mas manuscritas, ainda assim 
é possível reconhecê-las por meio dessa tecnologia. 
 
ICR 
(INTELLIGENT 
CHARACTER 
RECOGNITION) 
Tecnologia que inclui a capacidade de aprender fontes durante o processo ou usar o contexto para 
fortalecer probabilidades de reconhecimento correto ou reconhecer caracteres manuscritos. 
 
 
 
 
https://t.me/kakashi_copiador