A Preservação de Documentos Públicos Como Instrumento de Garantia do Acesso a Informação

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PÓS-GRADUAÇÃO EM GESTÃO PÚBLICA 
 
 
 
 
 
 
CLÁUDIA REGINA FILIPPI 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
A Preservação de Documentos Públicos Como 
Instrumento de Garantia do Acesso a Informação 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
VALINHOS - SP 
2019 
 
 
CLAUDIA REGINA FILIPPI 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
A Preservação de Documentos Públicos Como 
Instrumento de Garantia do Acesso a Informação 
 
 
 
Trabalho de Conclusão de Curso, sob a forma de 
Artigo Científico, apresentado a Universidade 
Candido Mendes (UCAM), como requisito obrigatório 
para a conclusão do curso de Pós-graduação Lato 
Sensu em Gestão Pública. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Valinhos - SP 
2019 
 
 
A preservação de documentos públicos como 
instrumento de garantia do Acesso a Informação 
 
 
Claudia Regina Filippi 
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RESUMO 
 
 
 
 Tendo como problema o que contribui para assegurar a ampla previsão legal da necessidade 
de preservação dos documentos, como forma de atender a prerrogativa dos órgãos públicos de 
transparência na gestão da informação. Tomam-se por base os iminentes riscos a que a maioria dos 
acervos estão expostos que comprometem a garantia de acesso, no caso de ocorrer à destruição do 
papel que registra essas informações. Aborda-se a partir dessa problemática, a previsão legal e 
possibilidades de punição ao não cumprimento e a partir daí, uma análise dos problemas mais 
comumente apresentados que colocam em risco o suporte da informação: o papel. Oferecendo 
possibilidades de soluções viáveis e que garantem a vida útil da informação a ser preservada para 
consulta atemporal. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Palavras-chave: 
Informação, Transparência, Preservação, Documento, Arquivo. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1
Formada em Administração de Empresas, atua na área pública há seis anos com projetos e atuação 
na área de Arquivo e Acesso a Informação. 
 
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INTRODUÇÃO 
 
 O documento público é o instrumento que possibilita o cumprimento das 
legislações acerca da transparência, principalmente a Lei Federal nº 12.527/11 
denominada Lei de Acesso à Informação. 
 Para que a informação seja sempre acessível, os órgãos públicos necessitam 
gerir seus acervos e protege-los contra ameaças, garantindo vida útil necessária ao 
documento, até mesmo quando este é de Guarda Permanente. 
 Para tanto, este Artigo foi desenvolvido com base na necessidade legal de 
guarda e preservação do documento público onde apresentei legislação pertinente 
dentro da Seção: A PREVISÃO LEGAL DA PRESERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS. 
Na Seção: A PRESERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS, abordo sobre as fases 
de vida do documento e a necessidade de ações e desenvolvimento de Planos de 
Preservação que assegurem o suporte da informação estável e saudável para 
consulta. 
Já na Seção FATORES DE RISCO AO ACERVO DOCUMENTAL E 
SOLUÇÕES, apresento um estudo feito junto a um arquivo público, o da Câmara 
Municipal de Valinhos, onde identifiquei os principais fatores de risco à preservação 
do documento e possíveis soluções para minimizar o risco ao documento público. 
A gestão dos documentos públicos é um processo arquivístico que procura 
intervir no ciclo de vida dos documentos, visando manter saudáveis as informações 
para consulta em todo ciclo de vida até a destinação final do documento, que pode 
ser a eliminação ou a guarda permanente. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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A PREVISÃO LEGAL DA PRESERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS 
A preservação dos documentos nos órgãos da Administração Pública visa 
possibilitar o acesso à informação atemporal. Seja por necessidade legislativa, 
administrativa ou histórica. Preservar é manter saudável o documento. 
Não existe o que preservar se não houver correta gestão dos documentos. A 
definição de documento pode ser considerada como “Unidade de registro de 
informações, qualquer que seja o formato ou o suporte.” (ARQUIVO NACIONAL, 
2005, p. 73) 
A Constituição Federal estabelece que é dever do poder público promover a 
proteção do patrimônio histórico-cultural e assegurar a gestão dos documentos 
públicos: 
Art. 216. Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza 
material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de 
referência à identidade, a ação, a memória dos diferentes grupos 
formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem: 
(...) 
IV - as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços 
destinados às manifestações artístico culturais; 
(...) 
§2º Cabe à administração pública, na forma da lei, a gestão da 
documentação governamental e as providências para franquear sua 
consulta a quantos ela necessitem. (CONSTITUIÇÂO FEDERAL, 1988, 
p.126) 
Já a Lei Federal nº 8.159/91 que dispõe sobre a política nacional de arquivos 
públicos e privados e dá outras providências, determina que cabe igualmente às 
administrações públicas institucionalizar por meio de legislação específica seus 
arquivos: 
Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção 
especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à 
administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos 
de prova e informação. 
(...) 
Art. 17 - A administração da documentação pública ou de caráter público 
compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal 
e municipais. (Brasil, 1991) 
Dentre as finalidades da gestão documental na administração pública 
encontra-se, além da preservação do patrimônio e de possibilitar um instrumento de 
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gestão necessário à eficiência pública, a de assegurar a transparência mediante o 
acesso à informação a todos. 
O acesso à informação encontra-se elencado no rol do art. 5º da Constituição 
Federal como direito fundamental: 
Artigo 5º – (...) 
XXXIII – todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de 
seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão 
prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas 
aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do 
Estado. (CONSTITUIÇÂO FEDERAL, 1988, p.14) 
Posteriormente, a Lei Federal nº 12.527/11 denominada Lei de Acesso à 
Informação regulou a matéria trazendo com principais inovações, a divulgação 
máxima; a não exigência de motivação; limitação das exceções, gratuidade da 
informação e transparência passiva. 
Art. 1o Esta Lei dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela 
União, Estados, Distrito Federal e Municípios, com o fim de garantir o 
acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 
3º do art. 37 e no . 
(...) 
 Art. 6o Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as 
normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a: 
I - gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e 
sua divulgação; 
II - proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade 
e integridade; e 
III - proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a 
sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de 
acesso. (Brasil, 2011) 
 
 A PRESERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS 
 
A informação pública é registrada em documentos, e para que o acesso a 
essa informação possa ser garantido, é necessário que as instituições pensem em 
Planos de Preservação para seu acervo documental, em primeiro lugar através do 
conhecimento da natureza destes, que em sua grande maioria são constituídos por 
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Constituicao/Constituicao.htm#art5xxxiii
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Constituicao/Constituicao.htm#art37%C2%A73ii
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Constituicao/Constituicao.htm#art37%C2%A73ii
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livros, mapas, fotografias, obras de arte, revistas, manuscritos etc. e que utilizam, em 
grande parte o papel como suporte da informação. 
Cassares, p.13 nos diz: Conhecendo-se a naturezados materiais 
componentes dos acervos e seu comportamento diante dos fatores aos quais estão 
expostos, torna-se bastante fácil detectar elementos nocivos e traçar políticas de 
conservação para minimizá-los. 
O papel pode sofrer inúmeros danos físicos e químicos que resultam na perda 
da informação registrada, em curto, médio ou longo prazo. A preservação deve 
oferecer ferramentas para mantê-lo estável. 
A manutenção preventiva visa minimizar os fatores existentes que causam ou 
aceleram a deterioração. 
O ciclo de vida de um documento segundo Bernardes, 1998 corresponde a: 
1a. idade- CORRENTE São documentos vigentes, frequentemente consultados; 2a. 
idade - INTERMEDIÁRIO Atingiram o final da vigência; documentos que aguardam 
prazos longos de prescrição ou precaução e são raramente consultados estão 
aguardando a destinação final: eliminação ou guarda permanente e 3a. idade - 
PERMANENTE São documentos que perderam a vigência administrativa, porém são 
providos de valor secundário ou histórico-cultural. 
O período crítico para a degradação do papel é o corrente, nesta fase os 
danos mais comuns são físicos: rasgos, amassos, metalização (grampos, clipes, 
bailarinas) e falta de suporte correto, que acarretam a perda da informação 
registrada. 
 
 FATORES DE RISCO AO ACERVO DOCUMENTAL E SOLUÇÕES 
 
 O acervo documental é exposto a diversos fatores de risco, onde 
corretamente implantado um Plano de Preservação, podem ser minimizados ou 
eliminados, garantindo assim a vida útil dos documentos, principalmente os de 
guarda permanente. 
Um estudo realizado junto ao Arquivo da Câmara Municipal de Valinhos, 
órgão do Poder Legislativo na cidade do interior de São Paulo, que possui um 
arquivo pequeno, principalmente pelo fato do município ter sido criado em 1953, 
tendo menos de 70 anos de acervo, onde foram identificados os principais fatores de 
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risco, os danos que podem causar e a possível solução, que pode ser considerado 
comum a muitos acervos de documentos, são estes: 
 
ALTA TEMPERATURA OU VARIAÇÕES BRUSCAS 
A alta temperatura acelera a reação química gerada por microrganismos, 
causando perdas totais ou irreparáveis ao papel. A variação brusca causa 
craquelamento da tinta, ondulações nos papéis e capas, assim como dano as 
emulsões fotográficas. 
Como forma de controle e prevenção, sugere-se aquisição de termômetro 
para controle ambiental e manutenção da temperatura em nível estável. 
 
ARMAZENAGEM EM CAIXA DE PAPELÃO 
Para que tenha durabilidade o papel precisa ser alcalino como a folha sulfite, 
por ser ácido, o papelão transfere a acidez ao acervo. O papelão também aumenta o 
risco de ataques biológicos e por microrganismos, visto que é feito de material 
metabolizado por estes agentes. Para prevenção, o ideal é que o documento seja 
armazenado em caixa de material conhecido como poliondas. 
 
ARMAZENAGEM OU TRANSPORTE INADEQUADO 
A compressão excessiva do papel quebra as moléculas de celulose, fazendo 
que diminua o tempo de vida. As dobras são permanentes, não há meios das fibras 
do papel voltarem à posição original. O ideal seria colocar as caixas na vertical e 
fazer suportes para que os papeis fiquem perfeitamente encaixados. E para o 
transporte, o carrinho de transporte evita possíveis acidentes. 
 
COLOCAÇÕES DE FITAS ADESIVAS OU COLAS IMPROPRIAS. 
As fitas adesivas quebram as moléculas de celulose do papel e escurecem as 
áreas que as recebem, só é possível retirar fitas adesivas com produtos químicos 
prejudiciais à saúde. Neste caso, o ideal é no Plano de Preservação prever a não 
utilização destes materiais e a substituição por fitas e colas próprias para papeis de 
arquivo. 
 
 
 
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METALIZAÇÃO 
A colocação de clipes, grampos e suportes metálicos, pode produzir oxidação 
do papel, havendo o risco de perda total da informação registrada neste, além de 
contaminar papeis que estejam em contato. Neste caso, a prevenção de utilização 
de materiais metálicos em documentos e a substituição por elementos de plástico, e 
no caso de necessidade, cuidar para proteger o documento com invólucros de 
polipropileno sobre o metal. 
 
ALIMENTOS 
Restos ou rastros de comida, mesmo que humanamente imperceptível, 
atraem insetos e roedores responsáveis por danos irreparáveis ao acervo. Uma 
solução seria proibir alimentos dentro de arquivos e estabelecer hábitos e rotinas 
para evitar alimentos em contato com os documentos no período corrente, como por 
exemplo, não guardar comida dentro das salas de trabalho que contenham arquivos 
correntes, não comer próximo a realização de tarefas junto aos processos. 
Necessário trabalhar isso em todo prédio, criando hábitos e práticas que evitem a 
proliferação de agentes que atacam papel como ratos e baratas. 
 
EXTREMOS DE UMIDADE NO AMBIENTE 
A alta umidade associada a microrganismos destrói o acervo principalmente 
por bolor, cujo responsável é um fungo que metaboliza a celulose. A baixa umidade 
quebra as moléculas de celulose, tornando o papel quebradiço. A solução seria 
semelhante ao controle de temperatura, aquisição de aparelho para controle da 
umidade ambiental, e intervenção em caso de registro de extremos, com medidas 
como desumidificador, ventilador, sílica gel para manter a estabilização diária. 
 
POEIRA, POLUENTES E SUJEIRA 
Poeira e sujeira trazem microrganismos que aceleram a deterioração, por isso 
é necessário manter uma rotina correta de limpeza, sem agua em excesso, e 
utilizando álcool a 70% e aspirador de pó. Poeira associada à água pode gerar 
ácidos e gases tóxicos tanto ao ser humano quanto ao acervo. 
 
 
 
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CRIMES: ROUBO, FURTO E VANDALISMO. 
Outro fator de risco que pode ser minimizado com implantação de políticas de 
consulta ao acervo e medidas de segurança ao local de acervo são os crimes como 
roubo, furto ou vandalismo. 
 
CONTAMINAÇÃO BIOLÓGICA POR INSETOS E ROEDORES 
Pragas e Roedores podem causar danos físicos e contaminação biológica por 
fungos, que podem ter graves consequências sobre o acervo, causando a perda do 
suporte ou como nos diz Cassares (2000, p.25) sobre os documentos danificados 
por esses agentes biológicos, são levados a um processo de deterioração que 
progressivamente resultará na perda total. 
 Para minimizar a possibilidade desses ataques é necessário no Plano de 
Preservação prever a limpeza periódica e intervenções físicas em portas, janelas e 
possíveis ralos e entradas. A higienização e observação periódica do acervo e no 
caso de identificação de algum ataque deve-se contratar serviço especializado na 
intervenção e eliminação junto a arquivos. 
 
INCÊNDIOS E INUNDAÇÕES 
 O fogo pode consumir todo o acervo, assim como a agua, que além da 
destruição pode proliferar microrganismos. Para evitar esse tipo de risco, é 
necessário que a elétrica e hidráulica da sala seja periodicamente vistoriada, e se 
façam manutenções preventivas, além de evitar que as salas de acervos estejam em 
áreas com riscos de enchentes. 
 
LUZ SOLAR OU ARTIFICIAL 
 O acervo não deve ficar exposto à luz solar, e as lâmpadas devem ser 
adequadas que não emitam radiação UV, pois causam oxidação além de desbotar e 
amarelar as tintas e papeis. Para isso devem-se usar lâmpadas com tecnologia LED. 
É necessário colocação de filtros de luz nos vidros. 
 
 
 
 
 
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CONSIDERAÇÕES FINAIS 
 
 A intenção deste artigo foi de apresentar a exigência legal de zelo pelo 
documento público como forma de preservação da transparência nas ações do 
governo, e discorrer sobre os principais riscos que se encontram em nossos 
Arquivos Públicos, assunto que vem ganhando importância e destaque cada vez 
maiores desde a Lei da Transparência (Brasil, 2011), assim também como a adoção 
de medidas punitivas por parte dos agentes fiscalizadores sobre a má gestão do 
documento público. 
 Junto ao Arquivo Público da Câmara Municipal de Valinhos, cidadedo interior 
do estado de São Paulo, além de conhecer os principais fatores de risco, pude traçar 
metas e planos que podem minimizar em médio e longo prazo esses problemas, 
sendo que considero a falta de conhecimento e resistência sobre o assunto o maior 
de todos. 
 Para tanto, verifica-se que normatizações internas e simples sobre a Gestão 
do Documento, desde o seu nascimento até o recolhimento para guarda permanente 
são necessárias para trazer conhecimento e boas práticas; adaptações e 
adequações no espaço físico e nos materiais de acondicionamento do acervo; 
implantação de Plano de Preservação coordenada por grupo de gerenciamento de 
riscos; implantação de checagem de limpeza e segurança. Medidas simples e de 
baixo custo que iniciam um processo de conscientização e preservação da memória, 
para que as informações registradas nos documentos públicos possam ser 
acessadas quando necessário, para boas praticas de gestão pública e 
transparência. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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REFERÊNCIAS 
 
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário Brasileiro de Terminologia 
Arquivística. Rio de Janeiro: 2005. 
 
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. São Paulo: 
Arquivo do Estado, 1998. Como fazer, 1. Disponível em: 
<http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/texto_pdf_10_Como_Avaliar_Documento
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BRASIL. Constituição (1988). Constituição da República Federativa do Brasil. 
Brasil, DF: Senado Federal, 1988. 
 
BRASIL. Lei n° 8.159, de 08 de janeiro de 1991. República Federativa do Brasil, 
Brasília, DF. Disponível em: 
<http://www.planalto.gov.br/CCIVIL_03/LEIS/L8159.htm>. Acesso em: 21 mar.. 
2019. 
 
BRASIL. Lei n° 12.527, de 18 de novembro de 2011. República Federativa do Brasil, 
Brasília, DF. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-
2014/2011/lei/l12527.htm>. Acesso em: 09 jan. 2019. 
 
BRASIL. Ministério da Justiça. Arquivo Nacional. Gestão de documentos: conceitos 
e procedimentos básicos. Rio de Janeiro, 1993. (Série Publicações Técnicas, n. 47). 
 
CASSARES, Norma Cianflone. Como Fazer Conservação Preventiva em 
Arquivos e Bibliotecas. São Paulo: Arquivo do Estado, 2000. 
 
NOSSA CIDADE: HISTÓRIA. Desenvolvido pela Câmara Municipal de Valinhos. 
Disponível em: http://www.valinhos.sp.gov.br/nossa-cidade/historia. Acesso em 21 
de março de 2019. 
http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/texto_pdf_10_Como_Avaliar_Documentos_de_Arquivo.pdf
http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/texto_pdf_10_Como_Avaliar_Documentos_de_Arquivo.pdf
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm
http://www.valinhos.sp.gov.br/nossa-cidade/historia