AULA 1 - CATERING E BANQUETES - TIPOS DE SERVIÇO E CARDÁPIOS

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CATERING E BANQUETES 
Profª. Me. Aline Guedes 
PLANEJAMENTO DE CARDÁPIOS 
O cardápio – ou menu – é um instrumento de vendas, portanto deve ser cuidadosamente pensado e elaborado 
Ao planejar o cardápio, é necessário estabelecer: 
• Qual tipo de cardápio? 
• Como será apresentado? 
• Qual será a margem de lucro? 
• Qual a previsão de saída? (em eventos, qual será a freqüência na utilização do cardápio) 
 
O CARDÁPIO É PLANEJADO BASEADO-SE NOS SEGUINTES ASPECTOS: 
 
• Intuição: Manifesta-se geralmente em modismos; 
• Informação: Objetiva e mensurável, obtida por meio de pesquisas e dados oficiais; 
• Utilização de novos produtos no mercado – Inovação; 
• Busca de novos hábitos alimentares – Valores Culturais; 
• Idade, sexo, poder aquisitivo e ocupação da clientela – Análise do público 
• Localização, clima; 
• Concorrência; 
• Custo da matéria-prima e dos equipamentos; 
• Escolaridade e formação profissional da mão de obra. 
CUIDADOS ESPECIAIS NO PLANEJAMENTO DE CARDÁPIOS 
• Conhecimentos culinários: Para que o cardápio apresente variedade de formas de cocção e riqueza 
de combinações entre pratos, apresentando uma seleção com originalidade; 
• Conhecimentos de serviço de restaurante/Buffet: Há certos pratos que exigem talheres e mise-en-
place especiais, podendo o restaurante não estar aparelhado para esse serviço ou os funcionários não 
estarem treinados; 
• Análise de Clientela: Para quem vou vender? Quem são os meus clientes? Trata-se de uma clientela 
habitual ou ela se renova? 
• Análise de vendas: Reflete as preferências da clientela em relação aos pratos que o restaurante/buffet 
oferece e indica os mais pratos mais rentáveis, os que devem ser mais trabalhados e os que devem ser 
retirados do cardápio; 
• Distribuição de pratos no cardápio: A localização do nome do prato influi em seu nível de vendas. 
Pesquisas revelam que no cardápio há uma zona nobre – o centro e o lado superior direito – e outra 
zona secundária; 
• Definição da colocação de preços: Os alimentos devem ser listados por ordem crescente dos preços 
à partir do mais barato; 
• Elaboração de um “ boneco”: Quem planeja um cardápio deve fazer um modelo para a execução 
dos serviços de arte final, evitando assim a perda de tempo e dinheiro; 
 
CUIDADOS ESPECIAIS NO PLANEJAMENTO DE CARDÁPIOS 
• Acompanhamento na arte final: Deve haver minuciosa revisão do texto, conferência no tamanho, 
tonalidade da cor e dobra. Um cardápio impresso com muitas falhas compromete a imagem do 
estabelecimento; 
• Fichas Técnicas: Teste das receitas; 
• Pesquisa de novos pratos: Pesquisa de novos ingredientes, criatividade – Ousadia; 
• Mercado abastecedor: Os ingredientes são fáceis de encontrar no mercado e baratos? 
• Custo: A seleção de um prato está diretamente ligada ao custo, isto é, qual o lucro que esse prato pode 
trazer ao restaurante/buffet? 
• Sazonalidade: Quais os produtos da época? Durante a estação, legumes, frutas, verduras, peixes e 
frutos do mar são de melhor qualidade e mais baratos; 
• Ofertas de mercado: O que a concorrência oferece para o mercado consumidor? Devo seguir a 
tendência? 
• Planejar para um período: O cardápio envelhece e deve ser atualizado sempre que se fizer 
necessário, pois a clientela percebe a preocupação na busca de novidades. No entanto, os pratos 
considerados “especialidade da casa” não devem ser alterados. Há restaurantes/buffet que conservam os 
seus “carros chef” por longos anos. 
•CONTINUAR DAQUI!! 
CUIDADOS ESPECIAIS NO PLANEJAMENTO DE CARDÁPIOS 
• Variedade nas formas de cocção: Um cardápio deve apresentar uma boa variedade de formas de 
cocção, permitindo ao cliente amplo leque de escolhas; 
• Variedade de guarnições: É importante que haja uma variedade de guarnições; deve-se ser criativo; 
• Variedade de cores: As pessoas comem primeiro com os olhos, portanto, deve-se levar em consideração 
a apresentação do prato e a variedade de cores; 
• Humor: Cuidado com o humor ao relacionar pratos à clientes homenageados; 
• Descrição X Identificação: Ao escolher um prato, o cliente não é obrigado a saber que filet de saumon 
à la florentine é um filé de salmão com espinafre. Quem vai explicar o prato? O responsável tem este 
conhecimento? 
• Seriedade e profissionalismo: Deve-se sempre estar atento aos pratos típicos ou clássicos que têm 
guarnições tradicionais. Deve-se ser vendido aquilo que realmente é oferecido. As improvisações nessa 
área são freqüentes e acabam prejudicando a imagem do restaurante. 
 Ex: Filé ao molho Madeira 
•As preparações do cardápio não podem nunca depender apenas do gosto pessoal de quem o está 
planejando; 
• Importante seguir o clima da estação: 
Dias quentes = Pratos leves / Vinhos leves e levemente refrigerados 
Dias frios = Pratos e vinhos encorpados 
• Evitar pratos semelhantes; 
• Cuidados com temperos picantes / Ingredientes gordurosos; 
 
• A empresa de eventos deve colocar à disposição do cliente um número de sugestões, no que se refere a 
variedade de produtos, preços e serviços, que possa atender os mais diversos tipos de clientes com 
relação a preço e paladar; 
• Importante apresentar cardápios completos: entrada, prato principal e sobremesa; 
• Importante que seja servido ao cliente exatamente o menu escolhido, sempre que falta algum produto e 
o buffet não puder substituí-lo, o cliente deve ser avisado com antecedência; 
• A redação do cardápio de eventos deve ser feita em língua portuguesa. Contudo pode haver exceção; 
• Por serem itens de marketing da empresa de eventos, os cardápios devem possuir informações da 
empresa como endereço, telefone, outros serviços; 
Cardápios para Eventos 
COMPOSIÇÃO DOS PRATOS 
A composição dos pratos deve ser pensada de forma equilibrada. 
No prato principal, devem constar, basicamente: uma carne, peixe ou ave, um legume ou verdura e um alimento 
que contenha amido (arroz, batata ou massa). 
SUGESTÕES PARA COMPOSIÇÃO DOS PRATOS 
• Escolher pratos que possam ser preparados com uma certa antecedência. Isso 
facilita o serviço, principalmente para grandes eventos; 
• Dar preferência a pratos com molhos, pois, podem ser servidos mais quentes; 
• Evitar pratos de massa em dias mais frios, pois é quase impossível servi-los 
quentes; 
• Evitar saladas verdes ou de folhas para uma quantidade muito grande de 
convidados, pois com o tempo a aparência desses produtos modifica-se; 
• Evitar repetir o mesmo produto ou cor de alimento num único menu; 
• Montar cardápios escolhendo os pratos de acordo com o gosto da maioria da 
clientela; 
FINGER FOOD´S, SALGADINHOS E CANAPÉS 
• Itens que dão um toque de fartura w refinamento ao cardápio; 
• Podem até mesmo substituir a refeição; 
• O prazer deve começar com os olhos; 
COMO ESCOLHER/ELABORAR? 
• A principal característica destes itens é a leveza; 
• Podem ser à base de peixes, legumes, frutas...; 
• Devem ser pensados como uma sucessão harmônica, já que antecedem o prato principal. 
• Para compor um cardápio é necessário pensar que um prato prepara a chegada do outro: os mais delicados 
abrem um conjunto que vai crescendo em intensidade até chegar aos sabores marcantes, que antecipam a 
sobremesa; 
• Caso o primeiro prato seja muito leve e venha seguido de outro muito pesado e com sabores muito 
diferentes, o ideal é servir um sorbet entre os dois para “zerar” o paladar. 
 Ex: Entrada de linguado ao vapor – Seguido de Carne assada no vinho 
Pode-se escolher uma entrada com sabor marcante que não seja tão distante do prato principal. 
• Finger food´s/salgadinhos/canapés podem ser frios ou quentes; 
• Receitas frias são mais simples e portanto podem ser combinadas com várias preparações de carnes e peixes; 
• Receitas quentes são preparações mais elaboradas e geralmente são as que dão fama ao autor por serem mais 
marcantes.A ARTE DE DECORAR E APRESENTAR UM PRATO 
CUIDE DA APRESENTAÇÃO, POIS UMA APARÊNCIA CATIVANTE PREDISPÕE DE MANEIRA POSITIVA À 
DEGUSTAÇÃO. 
 
• A decoração dos pratos é fator de grande importância e na maioria das vezes ajuda a identificar o estilo de quem atua na cozinha; 
• Atualmente tem prevalecido na decoração de pratos, a busca do essencial, a simplicidade e a desestruturação das formas; 
• A apresentação inspira-se sempre em ingredientes contidos na composição do prato; 
FUNDAMENTOS 
• Utilizando-se pratos redondos, deve-se posicionar o alimento na zona central e dispor ao redor, eventualmente o molho e juntar 
um elemento decorativo na parte superior; 
 
• Pratos retangulares ou quadrados, permitem a distribuição diferente do alimento: podem ser utilizadas linhas diagonais. 
 
TENDÊNCIA – MONTAGEM / DECORAÇÃO 
COQUETEL EM COPOS 
( Aperitivos servidos em copinhos e taças – Solução criativa – ar moderno ao evento) 
Creme de framboesa com caviar; 
Tartar de tomate com fromage blanc, pesto e torrada de brioche. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
TABELA PARA CÁLCULO DE QUANTIDADES DE CANAPÉS E SALGADINHOS PARA 
COCKTAIL 
N° de pessoas DURAÇÃO DO COCKTAIL (Em minutos) 
30 45 60 90 120 
NÚMERO DE PEÇAS POR PESSOA 
25-50 6 8 12 14 16 
50-100 5 7 11 13 15 
100-200 4 6 9 11 14 
200-300 3 6 9 11 13 
Mais de 300 3 5 8 10 12 
OBSERVAÇÕES 
• Tabela válida para um cocktail que não é seguido de jantar; 
• No caso de cocktail seguido de jantar, vale somente a terceira coluna da esquerda para a direita, pois esse cocktail deve 
durar no máximo 1 hora; 
• É necessário levar em consideração a idade, o tipo de clientela e o horário de serviço do cocktail; 
• Tabela válida para um serviço farto, podendo ser alterada dependendo das circunstâncias da empresa e do evento; 
• Tabela válida para um grupo de convidados com média de idade entre 35-45 anos, composto de homens e mulheres 
numa proporção equilibrada. 
TABELA PARA CÁLCULO DE QUANTIDADES DE ALIMENTOS 
Alimento Porção por pessoa 
Arroz ou Risoto (peso cru) 50g 
Massas 150 g (se for servida como 
acompanhamento) e 200 g (se for o 
prato principal) 
Aves com osso (pesadas para assar) 350g 
Carne para grelhar 150g – 200g 
Filés de Peixes (pratos cozidos) 125g 
Frutas frescas ou saladas de frutas 150g 
Sorvetes 150ml ou 1 bola 
Sopas quentes ou frias 175ml – 200ml 
Vegetais/Legumes (peso cru) 150g 
Docinhos 6 unidades 
Tipos de Serviço 
O tipo de serviço – Forma de Servir – deve ser determinado de acordo com 
o protocolo da ocasião. 
• Serviço à francesa; 
• Serviço à inglesa: direto ou indireto; 
• Serviço americano; 
• Serviço franco-americano. 
PRINCIPAIS TIPOS DE SERVIÇO: 
Tipos de Serviço 
SERVIÇO À FRANCESA 
O tipo de serviço mais requintado, exige que os convidados estejam sentados em sua 
mesa: 
• Os participantes nunca ficam com o local do prato vazio – Utilização de souplat; 
• Os copeiros ou garçons trocam os pratos na seqüência – Serviço pela esquerda e 
retirada pela direita; 
• Os pratos devem ficar à frente de cada convidado e devem ser correspondentes à cada 
refeição: Sopa ou creme / Entrada / Primeiro Prato... 
 
Tipos de Serviço 
SERVIÇO À FRANCESA 
SERVIÇO À INGLESA DIRETO 
Tipos de Serviço 
No inglesa direto, o garçom coloca o prato vazio pelo lado direito do cliente e em seguida 
apresenta a travessa pelo lado esquerdo, servindo os alimentos com a ajuda de um “alicate” 
formado por um garfo e uma colher. 
• Serviço bastante rápido; 
• Exige grande habilidade do garçom; 
• Os garçons entram no salão, posicionam-se em suas praças e servem apenas ao comando do 
maitrê; 
• O serviço de retirada dos pratos também inicia ao comando do maitrê; 
SERVIÇO À INGLESA INDIRETO 
O garçom apresenta a travessa ao cliente pelo lado esquerdo. Em seguida, coloca a 
travessa sobre uma mesa de apoio (guéridon) e monta o prato. 
 
SERVIÇO À INGLESA DIRETO 
SERVIÇO À INGLESA INDIRETO 
Tipos de Serviço 
SERVIÇO AMERICANO 
Serviço composto de alimentos doces e salgados, dispostos em mesa buffet, onde 
os participantes ficam de pé. 
•Conhecido como buffet americano; 
• Não é prático devido à dificuldade dos convidados em sentar; 
• Gera dificuldades aos clientes no manuseio de talheres, copos e guardanapos; 
•Indispensável mesas de apoio. 
 
Tipos de Serviço 
SERVIÇO FRANCO-AMERICANO 
Semelhante ao buffet americano, com a diferenciação de haverem assentos 
disponíveis para todos os convidados. 
CARACTERÍSTICAS: 
• Mesa grande, central, organizada com entradas e pratos quentes; 
• Mesa individual com sobremesas; 
• Mesa individual com talheres, pratos, copos e guardanapos; 
• Os convidados se servem dos alimentos e os garçons servem as bebidas. 
 
ITENS INDISPENSÁVEIS NO CHECK LIST: 
• Treinamento de garçons; 
• Local do evento; 
• Menu escolhido; 
• Quantidade de convidados X Quantidade de mobiliário 
NOÇÕES DE BRIGADAS E SERVIÇO 
Gastronomia para Eventos 
• Uma cozinha é composta por profissionais com diferentes competências e responsabilidades; 
• As brigadas clássicas eram formadas por um profissional para cada item do menu, já que as cozinhas eram maiores; 
• A tendência atual é a racionalização de espaços, equipamentos e mão de obra; 
• Atualmente a cozinha basicamente se divide em três setores/profissionais: quente, frio e doce; 
SETORES ANEXOS À COZINHA 
• Recepção de mercadorias; 
• Almoxarifado (câmaras frigoríficas); 
• Copa limpa e copa suja; 
• Sala do chefe; 
• Câmara para lixo; 
• Despensa do dia (opcional) 
O TRABALHO DE UMA COZINHA PODE SER DIVIDIDO EM FASES: 
1. Planejamento; 
2. Mise em place – Abertura; 
3. Produção; 
4. Serviço; 
5. Fechamento (Controle) 
PLANEJAMENTO FÍSICO DE COZINHAS 
ESTRUTURA FUNCIONAL 
 TEMPERATURA E UMIDADE 
 
• Calor e umidade afetam o trabalho, o comportamento e o produto; 
• Coifas são localizadas sobre equipamentos que são fontes de calor para extrair calor, umidade e gordura do ar; 
• Poucas cozinhas tem ar condicionado, mas há exceções. Setores refrigerados podem ser: açougue, legumeria, 
confeitaria e garde manger. São refrigerados por causa do produto a ser manipulado e não pelo conforto do 
funcionário. 
ILUMINAÇÃO 
 
• Usar lâmpadas incandescentes ou fluorescentes “brancas”. Importante a fidelidade na reprodução da cor; 
• A intensidade luminosa deve ser grande 
RUIDOS 
 
O VOLUME DE RUIDOS É UM PROBLEMA FREQUENTE PARA OS RESTAURANTES. É BECESSÁRIO 
ISOLAR ACUSTICAMENTE A COZINHA DO SALÃO PARA EVITAR A PASDSAGEM DE RUIDOS 
INDESEJÁVEIS. 
• Separação de áreas barulhentas, como lavagem de louças e lavagem de panelas de outros setores; 
• Usar carpete, forro de gesso (ou acústico), plantas, cortinas e eventualmente forrações com tecidos nas paredes; 
• Usar portas duplas entre cozinha e salão; 
• Música ambiente no salão e cozinha, acalma e produz o ruído de fundo que abafa os outros ruídos; 
ERGONOMIA 
ÁREA DE TRABALHO 
CRIAR ESTAÇÕES DE TRABALHO PARA CADA FUNCIONÁRIO. LEVAR EM CONSIDERAÇÃO: 
• Quantidade de pessoas e espaço para movimentação; 
• Tipo e quantidade de equipamentos a serem utilizados; 
• Tipos de receitas a serem produzidas; 
• Espaço para armazenamento de matéria-prima e de produto pronto; 
• Vãos para abertura de portas, etc 
CIRCULAÇÃO 
• Levar em consideração a intensidade de tráfego entre estações de trabalho e setores da cozinha – quanto mais trânsito, 
maior o espaço necessário; 
• Considerar o tipo de trânsito: uma pessoa, uma pessoa com carrinho, pessoa com equipamento pesado; 
• Se as circulações forem estreitas demais, haverá problemas de tráfego atrapalhando o trabalho; 
• Se forem largos demais, obrigará a se dar passos extras que resultam em cansaço, tempo perdido e baixa produtividade; 
SUPERFICIE DE TRABALHO 
• Superfícies em contato com alimentos devem ser: lisas, estáveis, anti-corrosivas, não tóxicas, não absorventes e 
sobretudo, não devem contribuir para qualqueralteração do alimento; 
• Superfícies em contato com a água devem ser: lisas, com borda elevada, anti-corrosivas 
 
ESTAÇÃO DE TRABALHO (BASEADO NO ALCANCE HUMANO) 
Tentar arranjar todo o equipamento necessário para fazer as tarefas dentro do raio de alcance do funcionário, localizando o 
equipamento mais utilizado próximo, e o menos usado mais longe. 
 
HIGIENE 
Em todo bom estabelecimento de alimentação, mais homens/horas são gastos em limpeza do que em qualquer outra 
área. 
Uma instalação planejada para a higiene poderá diminuir a quantidade de horas gastas com limpeza. 
• PAREDES: Azulejos – pode se usar azulejos brancos ou de cores suaves para melhorar o ambiente; proteger paredes 
nos locais de circulação. 
• PISOS: Cerâmico, anti-derrapante, não poroso, de alta resistência; 
• TETO (FORRO): Pintura impermeável ( tinta acrílica, esmalte ou a base de óleo ), cores leves que reflitam a 
iluminação para baixo; 
Prever lavatórios para lavagem das mãos em todos os setores; 
Prever esguichos para limpeza de chão, com água quente e dosador de detergente. 
FACILITAR A SUPERVISÃO 
• Planejar estações de trabalho; 
•Localizar equipamentos em volta dos funcionários para minimizar a sua necessidade de movimento; 
LEMBRE-SE: Uma cozinha pequena é agradável, eficiente e mais barata, mas quando falta espaço pode ser um suplício. 
EFICIÊNCIA 
• Eliminar setores isolados (separar somente setores frios de quentes); 
• Usar, sempre que possível, alvenaria baixa, com janela; 
• Localizar a sala do chef no meio da cozinha. 
PREVER OS SEGUINTES COMPONENTES PARA CADA SETOR DA COZINHA: 
• Superfície de trabalho; 
• Cuba; 
• Superfície de corte; 
• Espaço para guardar utensílios; 
• Espaço para guardar equipamentos; 
• Espaço para estacionar carrinhos; 
• Espaço para armazenar matéria-prima temporariamente; 
• Espaço para circulação; 
TABELA PARA CÁLCULO DE BEBIDAS PARA ACOMPANHAR O JANTAR 
 
 
TIPO DE BEBIDA 
DURAÇÃO DO JANTAR (EM MINUTOS) 
60 90 120 150 180 
NÚMERO DE BEBIDAS POR PESSOA (EM ML) 
ÁGUA MINERAL SEM GÁS (1) 300 450 600 700 900 
ÁGUAS E REFRIGERANTES (2) 200 300 400 500 600 
CERVEJAS DIVERSAS (3) 600 750 900 1.050 1.200 
VINHO BRANCO (4) 200 250 300 350 400 
VINHO TINTO (5) 200 250 300 250 400 
ESPUMANTE (6) 100 150 200 200 300 
OBSERVAÇÕES 
(1) Jantar em que são servidos apenas água sem gás, vinho branco, tinto e espumante; 
(2) e (3) Jantar em que são servidos apenas água, refrigerantes e cervejas; 
(4) e (5) Jantar em que são servidos, para todos os convidados, água e dois tipos de vinho: branco e tinto. Se for o caso 
de um serviço em que é usado só um tipo de vinho, devem-se diminuir 20% das quantidades, ou seja, 320ml de 
vinho por pessoa; 
(6) Neste caso, o espumante é servido no final, junto com o bolo de casamento ou comemoração para brinde; 
(7) Esta tabela é válida para um grupo de convidados com média de idade entre 35 – 45 anos, composto de homens e 
mulheres numa proporção equilibrada. 
TABELA PARA CÁLCULO DE QUANTIDADE DE PESSOAL DE SERVIÇO (SALA, BAR E COZINHA) 
 
PROFISSIONAL 
JANTAR 
SUPERFINO A 
FRANCESA 
JANTAR 
NORMAL A 
FRANCESA 
JANTAR À 
FRANCO-
AMERICANA 
JANTAR À 
AMERICANA 
 
COCKTAIL 
MAÎTRE 1/50 1/100 1/100 1/100 1/100 
GARÇOM 1/10 1/16 1/30 1/30 1/30 
BARMAN 1/50 1/80 1/150 1/150 1/80 
AJUDANTE DE 
BARMAN 
1/100 1/100 1/200 1/200 1/160 
CHEF DE 
COZINHA 
1/50 1/100 1/100 1/100 1/100 
COZINHEIRO 1/30 1/80 1/80 1/80 1/100 
AJUDANTE DE 
COZINHA 
1/30 1/80 1/80 1/80 1/100 
CONFEITEIRO 1/100 1/100 1/200 1/200 _________ 
AJUDANTE DE 
CONFEITARIA 
1/100 1/100 1/200 1/200 __________ 
OBSERVAÇÕES: 
• Tabela válida quando se trata de profissionais acostumados e treinados em serviços de buffet de grandes empresas; 
• Considerar que os números são sempre aproximados. 
Planejamento e Organização de Eventos 
A realização de um evento pode ser dividida em três fases: O Pré-Evento, Evento e Pós Evento. 
Na fase de pré-evento, é feito o planejamento, que incluí uma série de atividades relacionadas 
 com a preparação do evento 
• Permite ganhar tempo nas outras etapas da realização do evento; 
• Evita o desperdício; 
• Permite diminuir os imprevistos e facilita sua resolução quando aparecem; 
• Reduz a quantidade de esforço necessários nas outras etapas; 
• Permite atingir os objetivos propostos. 
 
Para começar a planejar um evento é necessário responder às seguintes perguntas: 
• O que é? – Que tipo de evento deve ser feito para alcançar seu objetivo? 
• Para quem? – A quem interessará o evento? Como atingir o público alvo? 
• Por quê? – Qual o objetivo a ser alcançado? 
• Quem? – Quem vai realizar o evento? Quem serão os parceiros? Quem serão os patrocinadores? Quem serão os concorrentes? 
Quem dará apoio ao evento? 
• Como? – Como será feito o evento? Como será feita a divulgação? Como será feita a negociação com os parceiros? 
• Quando? – Qual a melhor data? Qual o tempo de duração? Quando se inicia as inscrições ou a venda de ingressos? 
• Onde? – Qual será o melhor local para a realização do evento? 
• Quanto? – Quanto custará o evento? Qual a estimativa de patrocínio? Qual será a arrecadação com as inscrições ou venda de 
ingressos? Qual é a estimativa de lucro? 
 
Planejamento e Organização de Eventos 
A ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS É SOBRETUDO UM TRABALHO DE PARCERIA, ONDE VÁRIAS PESSOAS E, OU EMPRESAS 
 TRABALHAM JUNTAS PARA ATINGIR SEUS OBJETIVOS. 
Participantes dos eventos: 
• O Organizador; 
• O cliente promotor: Espera custos financeiros e econômicos baixos, deseja a melhor produção e a melhor 
técnica possíveis; 
• O público participante: Tem expectativa de adquirir novos conhecimentos e se atualizar, realizar bons 
negócios, confraternizar e fazer amizades, obter conforto, bem-estar,a preços razoáveis; 
• O núcleo receptor sediante: Espera uma ação positiva dos eventos sobre seu mercado turístico. 
• O patrocinador: Espero como retorno do seu investimento a divulgação de sua imagem e empresa junto 
aos seus clientes potenciais. 
AO FAZER O PLANEJAMENTO DE UM EVENTO, É PRECISO TER EM MENTE AS EXPECTATIVAS DOS PARTCIPANTES 
DO EVENTO, DE FORMA A DESENVOLVER ATIVIDADES QUE PERMITAM ATENDÊ-LAS. 
Planejamento e Organização de Eventos 
Conteúdo do Planejamento 
O planejamento deve conter informações completas e detalhes sobre os seguintes itens: 
 OBJETIVOS 
 Deve-se indicar o que se pretende alcançar com o evento, de forma clara e precisa, em determinado tempo e 
como será feita a avaliação dos resultados. 
Cada atividade do evento será planejada com o intuito de se chegar ao objetivo definido. 
Exemplos de objetivos: 
 Lançamentos de novos produtos, troca e divulgação de informações, treinamento, atualizações, discussão de 
planos etc. 
 
TIPO DE EVENTO 
Deve-se escolher dentre os diversos tipos de eventos o mais adequado para que sejam atingidos os objetivos, 
atendendo aos anseios dos participantes. 
 
 
Planejamento e Organização de Eventos 
TIPOLOGIA DE EVENTOS DE ACORDO COM OS OBJETIVOS 
TIPO DE EVENTO OBJETIVOS 
Ciclo de Palestras Palestras com um fim determinado, pronunciadas por professores ou 
especialistas no assunto. 
Conferência Conhecer fatos, sugestões e busca de soluções para problemas comuns, por 
meio de uma exposição realizada por uma autoridade no assunto e dirigida a 
um grande número de pessoas. 
Congresso Estudar e discutir temas de interesses diversos de uma determinada área de 
atuação, visando a debater assuntos que interessam a um determinado ramo 
profissional. 
Debate Defender um ponto de vista já conhecido do público participante, realizada 
entre dois oradores, contando com um mediador. 
Encontro Reunir profissionais de determinadas áreas técnicas, para exposição, 
informação e possíveis resoluções de conduta a serem tomadas para 
determinado tipo de problema de classe. 
Feira Expor produtos industriais, técnicos ou científicos a serem comercializados. 
Fórum Obter mais informaçõessobre o tema em questão. 
Mesa Redonda Discutir opiniões próprias ou alheias sobre assuntos controvertidos, reunindo 
um grupo de técnicos e ou conhecedores do assunto em questão, com 8 a 10 
pessoas no máximo. 
Painel Esclarecer assuntos diversos, sendo dirigido por profissionais de alta 
competência. 
Palestra Fornecer informações inéditas sobre temas polêmicos. 
Planejamento e Organização de Eventos 
TIPOLOGIA DE EVENTOS DE ACORDO COM OS OBJETIVOS 
TIPO DE EVENTO OBJETIVOS 
Seminário Fornecer e somar informações de assuntos já pesquisados, sendo dividido nas 
fases de Exposição, Discussão e Conclusão. 
Simpósio Discutir assuntos específicos, sendo liderado por uma pessoa com experiência 
e capacidade de liderança, para dirigir os trabalhos e convidar os especialistas 
que irão responder às perguntas. No simpósio podem ser incluídos diferentes 
tipos de eventos como mesa redonda, palestra, conferência etc. O tempo de 
duração é menor que do congresso, sendo geralmente durante um fim-de-
semana. 
Workshop Análise de certas áreas específicas, podendo ser realizado isoladamente ou 
dentro de outro evento. Constitui-se de uma parte teórica, não muito extensa, e 
trabalhos práticos. 
Shows, inaugurações, 
banquetes, homenagens 
etc. 
Objetivos diversos. 
Planejamento e Organização de Eventos 
Conteúdo do Planejamento 
LOCAL 
Refere-se tanto à localização em termos de região e cidade, quanto ao espaço onde será realizado o evento. 
NA ESCOLHA DA REGIÃO, CONSIDERAR: 
• Facilidade de acesso; 
• Atrações turísticas; 
• Condições de hospedagem; 
• Existência de patrocinadores e custos. 
NA ESCOLHA DO ESPAÇO, CONSIDERAR: 
• Adequação ao tipo de evento; 
• Capacidade; 
• Condições de acomodações dos participantes; 
• Possibilidades de instalação de serviços auxiliares e de apoio; 
• Realização de eventos paralelos. 
Planejamento e Organização de Eventos 
Conteúdo do Planejamento 
DATA 
É preciso considerar as condições da região, no que se refere a clima, sazonalidade etc., e também a 
programação de eventos em nível regional, nacional ou internacional (dependendo da abrangência do evento), 
para evitar que a data escolhida coincida com a ocorrência de outros eventos da mesma natureza. 
 
PROGRAMA 
É a elaboração de material escrito contendo horários, datas, temas e informações sobre as atividades que serão 
desenvolvidas durante o evento. É necessário fazer uma previsão precisa dos horários e do tempo de duração 
das atividades. 
 
PÚBLICO 
São as pessoas a quem se destina o evento. 
É importante caracterizar o público, identificando aspectos como escolaridade, situação sócio-econômica, faixa 
etária, sexo etc. 
O tipo e a quantidade de participantes dependem do objetivo do evento, dos recursos financeiros da instituição, 
da importância do tema e da política da instituição. 
 
Planejamento e Organização de Eventos 
Conteúdo do Planejamento 
ESTRATÉGIAS DE COMUNICAÇÃO 
Devem constar do planejamento as formas de promover e divulgar o evento, definindo os meios de comunicação 
que serão usados para atingir o público alvo. As estratégias de comunicação mais usadas são: 
• Propaganda em revistas, jornais, televisão e rádio; 
• Noticia ou reportagem gratuita em revistas especializadas, rádio e televisão; 
• Cartazes; 
• Mala direta, atingindo diretamente os participantes em potencial; 
• Entrevista pessoal, contactando diretamente o participante; 
• Convites pessoais, enviados para um público determinado, geralmente autoridades. 
 
RECURSOS 
São todos os recursos humanos, materiais e físicos que serão utilizados no evento. 
• HUMANOS: Inclui a equipe organizadora e todas as pessoas contratadas especialmente para o evento; 
• AUDIOVISUAIS: Serviços de som (microfones e amplificadores), imagem (telões, projetores e circuitos 
fechados de TV), gravação e painéis (quadros, painéis etc); 
• MATERIAIS, INSTALAÇÕES E SERVIÇOS: Deve ser feita uma previsão da quantidade necessária de salas de 
apoio, sala de espera, secretaria, serviço de fotografia, bufê, decoração, serviços gráficos etc. 
 
Planejamento e Organização de Eventos 
Conteúdo do Planejamento 
ORÇAMENTO PREVISTO 
Deve ser feito detalhadamente: 
• LEVANTAMENTO DE TODOS OS CUSTOS E DESPESAS; 
• DEFINIÇÃO DE FONTES DE RECEITA; 
• CONTROLE DE FLUXO DE CAIXA (ENTRADAS E SAÍDAS DE DINHEIRO); 
 
VENDAS 
É preciso estudar formas de recursos extras, além daqueles já conseguidos com o promotor, como a cobrança de 
taxas de inscrição, venda de espaço para anunciantes e expositores, doações, auxílio do poder público, eventos 
paralelos etc. 
 
TRANSPORTE DE PARTICIPANTES 
Pode ser feito contrato com empresas de transporte (aéreo, terrestre, marítimo), para o deslocamento dos 
participantes para o local do evento e, ou dentro da cidade. 
 
RECEPÇÃO E SERVIÇOS PRESTADOS AOS PARTICIPANTES 
Inclui a recepção feita por pessoal treinado e serviços como telefonia, secretaria e assistência médica. 
 
Planejamento e Organização de Eventos 
Conteúdo do Planejamento 
HOSPEDAGEM DOS PARTICIPANTES 
• MEIOS DE HOSPEDAGEM: Hotel, alojamentos, albergues e associações. Os preços das diárias devem ser 
determinados antecipadamente e informados aos participantes. O local de hospedagem deve ser próximo ao 
local do evento ou de fácil acesso; 
• RESERVA ANTECIPADA: Deve ser feita uma estimativa do número de participantes, para que sejam feitas 
reservas antecipadas, para a data do evento; 
• CONFIRMAÇÃO DE RESERVAS: O participante deve fazer a confirmação da reserva, de acordo com as 
informações contidas no programa e no formulário de inscrição do evento. 
 
ATIVIDADES SOCIO CULTURAIS 
Incluem coquetéis, jantares, reuniões e passeios. 
 
TREINAMENTO DO PESSOAL 
Um programa de treinamento deve ser planejado para preparar a equipe que vai trabalhar no evento, de forma, 
de forma a garantir um bom padrão de qualidade dos serviços desenvolvidos durante o evento. 
 
CRONOGRAMA 
Deve ser elaborada uma representação gráfica indicando os prazos de execução das diversas fases e atividades 
da organização do evento. Para cada atividade deve ser indicado um responsável. Os prazos devem ser 
avaliados periodicamente, para que sejam feitos ajustes de forma a não prejudicar o andamento das ações; 
Planejamento e Organização de Eventos 
Elaboração do Projeto 
• Título - Nome do evento, tipo e assunto do evento Ex: Seminário Mineiro de Horticultura Orgânica; 
• Memorial - Descrição de todas as atividades – técnicas, sociais, culturais, turísticas etc, que fazem parte do evento; 
• Objetivos gerais - O que se espera alcançar de mais amplo com o evento; 
• Objetivos específicos - O que se espera alcançar de forma mais exclusiva e específica com o evento em questão; 
• Identificação – Nomes do promotor e do organizador do evento, local e data da realização do evento; 
• Justificativa – Identificação dos motivos (científicos, econômicos, políticos, sociais, culturais etc), que mostram a importância do 
evento; 
• Público – alvo - Perfil e número de participantes. O número de participantes deve ser calculado com base no número de 
participantes em eventos anteriores, sempre considerando a média mínima, nunca a média máxima; 
• Conteúdo do evento – Indicação dos assuntos-chave que serão tratados e a programação preliminar do evento, ou seja, uma 
proposta do cronograma do evento, incluindo todas as atividades que serão desenvolvidas; 
• Participações prováveis – Indicação dos interessados na realização do evento, incluindo: patrocinadores e apoio, agência de 
turismo oficial escolhida para fazer os serviços de recepção e tours e agência aérea oficial para transporte dos participantes; 
• Recursos Necessários – Descrição dos recursos humanos e materiais, com informações sobre a quantidade e a qualidade; 
• Divulgação – Meios de divulgação que serão utilizados como circulares, correspondência, fichas de inscrição, material gráfico, 
chamadas em rádio, TV e revistasespecializadas; 
• Orçamento preliminar – Cálculo dos gastos para a realização do evento, incluindo despesas e receitas. Ao calcular as despesas, 
deve-se considerar os preços mais altos encontrados no levantamento dos custos; 
• Cronograma financeiro básico – Previsão de desembolso e das entradas de recursos financeiros para cumprir os compromissos, 
desde o período de planejamento e execução até o fim do evento. 
 
 
 
 
Planejamento e Organização de Eventos 
Check List 
O CHECK LIST É UMA RELAÇÃO DAS ATIVIDADES NECESSÁRIAS PARA A REALIZAÇÃO DO EVENTO, 
COM OS RESPECTIVOS RESPONSÁVEIS E OS PRAZOS DE ENTREGA. 
ITENS RESPONSÁVEL DATA DE APRESENTAÇÃO 
DA TAREFA 
Definição do tema 
Definição da data 
Contratação do local de realização 
Programação Financeira 
Preparação de material gráfico 
Estratégia de divulgação e promoção 
 Contratação de profissionais 
Contratação de transporte 
Segurança 
Decoração Geral 
Eventos sociais 
Serviços médicos 
Alimentação 
Check List de Execução de Evento 
Data: ____/____/_____ 
INFORMAÇÕES BÁSICAS: 
EVENTO: N° 
PERÍODO: N° DE PARTICIPANTES: 
ATIVIDADES SOLICITADO AGUARDANDO PROVIDENCIADO 
DECORAÇÃO: 
Toalha 
Sobre toalha 
Arranjo 
Copo de café 
Balinhas de hortelã 
Guardanapo 
Lata de lixo 
Açucareiro 
Adoçante 
Garrafa de café doce 
Garrafa de café Amargo 
Colher ou mexedor 
MATERIAL DO EVENTO 
Folder 
Cartazes de divulgação 
Pastas 
Crachás (em ordem alfabética) 
Datas Planejamento O que deve ser feito 
4 a 5 semanas antes Escolher do local, do tema do evento e do 
cardápio; 
Elaborar a lista de convidados. 
Reservar o local; 
Enviar os convites; 
Providenciar os equipamentos 
necessários para a realização do 
mesmo. 
2 a 3 semanas antes Elaborar lista de compras das matérias-primas 
necessárias para a elaboração do cardápio; 
Compra ou locação de utensílios, se necessário. 
Encomendar flores e bebidas; 
Preparar as preparações que podem ser 
congeladas. 
1 semana antes Verificar os convidados que comparecerão ao 
evento; 
Planejar a arrumação da mesa. 
Verificar o pré-preparo do cardápio; 
Enviar a roupa de mesa para a 
lavanderia; 
Limpar a prataria, se necessário. 
3 dias antes Verificar as porcelanas e os talheres; certificando-
se que serão suficientes 
Verificar o pré-preparo do cardápio; 
Higienizar os pratos e copos. 
1 dia antes Atualizar a programação; 
Verificar a relação de outras tarefas 
Verificar o preparo do cardápio; 
Iniciar a arrumação das mesas. 
Cerca de 8 horas antes do 
evento 
Fazer a lista de tarefas para cada ajudante da 
equipe contratada 
Arrumar as flores e bebidas; 
Verificar o preparo do cardápio. 
1 hora antes do evento Fazer um check-list Finalizar os pratos quentes que 
compõem o cardápio; 
Organizar as entradas e drinks. 
Exemplo de cronograma das atividades para preparação de um evento – 
Eventos Sociais - Alimentos & Bebidas 
Planejamento e Organização de Eventos 
Realização do Evento 
DEPENDENDO DO TAMANHO DO EVENTO, É NECESSÁRIO QUE O ORGANIZADOR TRABALHE COM UMA EQUIPE DE 
COORDENADORES, DIVIDIDOS EM DIFERENTES EQUIPES DE TRABALHO. 
ETAPAS DA REALIZAÇÃO DO EVENTO 
 
• Inicialmente é necessário nomear um coordenador geral do evento para supervisionar o trabalho das equipes; 
• Importante a utilização de mapas, fichas, cronogramas r programações para coordenar as ações de todas as equipes. 
 
COMISSÕES OU EQUIPES DE TRABALHO 
COMISSÃO EXECUTIVA 
• Controla datas e horários; 
• Controla locais de escolha dos eventos; 
• Contrata serviços necessários; 
• Fiscaliza o funcionamento dos serviços disponíveis; 
• Providencia serviços especiais para participantes, como tradução simultânea; 
• Administra os serviços da secretaria: pessoal, telefone, fax, copiadora; 
• Administra terceirização de serviços: transporte, alimentação, som, iluminação etc. 
Planejamento e Organização de Eventos 
COMISSÃO DE FINANÇAS 
• Controla orçamentos; 
• Elabora e mantém planilha de custos; 
• Decide sobre aspectos econômicos; 
• Estima custos financeiros de instalação e manutenção. 
 
COMISSÃO DE MARKETING 
• Define o mercado a ser atingido; 
• Define as ações para a identificação do evento, divulgação e fixação da imagem e da marca do evento. 
 
COMISSÃO DE RECEPÇÃO E HOSPITALIDADE 
• Padroniza os serviços de recepção; 
• Estabelece normas de atuação para guias e recepcionistas; 
• Coordena os serviços de guias e recepcionistas; 
• Presta assistência a participantes especiais e a seus familiares. 
Planejamento e Organização de Eventos 
Prazos para montagem de Eventos 
OS PRAZOS PARA REALIZAÇÃO DE EVENTOS VARIAM BASTANTE DEPENDENDO DO TIPO DE EVENTO E ABRANGÊNCIA 
TIPO DE EVENTO PRAZO 
Congressos Internacionais 1 ano 
Congressos nacionais 1 ano 
Congressos regionais 6 meses 
Seminários locais 3 meses 
Reuniões locais 45 dias 
Feiras ou exposições internacionais 1 ano 
Feiras ou exposições nacionais 1 ano 
Feiras ou exposições regionais 6 meses 
Festas ou comemorações formais 3 meses 
Festas ou comemorações (acima de 1.000 pessoas) 3 meses 
Festas ou comemorações (até 500 pessoas) 1 mês 
Festas ou comemorações simples 10 dias 
PRAZOS MÉDIOS PARA ESTRUTURAÇÃO E MONTAGEM DE DIVERSOS TIPOS DE EVENTOS 
Planejamento e Organização de Eventos 
Pós Evento 
O PÓS EVENTO É UM IMPORTANTE INSTRUMENTO QUE IRÁ AUXILIAR NA REALIZAÇÃO DOS PRÓXIMOS EVENTOS 
O RELATÓRIO FINAL REALIZADO PELOS COORDENADORES DEVE FOCAR: 
• Verificar o grau de satisfação dos participantes; 
• Verificar a eficiência dos serviços prestados e dos resultados obtidos; 
• Destacar o cumprimento dos objetivos propostos e informar sobre as dificuldades ou facilidades na execução; 
• Os pontos positivos e negativos do evento; 
• Gráficos, tabelas de todos os dados colhidos durante a realização do evento. 
ITENS QUE DEVERÃO CONSTAR NO RELATÓRIO DE PÓS EVENTO: 
• Introdução; 
• História do evento; 
• Comissão Organizadora; 
• Identificação do Evento (Ficha técnica: Local, data, horário, objetivos); 
• Programa preliminar e final; 
• Cronograma de ação (Check List); 
• Sistemas de divulgação; 
• Perfil de realização (Número de participantes, Acontecimentos fora do previsto); 
• Considerações finais; 
• Propostas para o próximo evento 
Procedimentos de Pós Evento 
• Enviar formulário de avaliação para ser preenchido pelo cliente; 
•Enviar carta de agradecimento logo após o evento; 
•Enviar cartões de Natal por ocasião dessa data; 
• Enviar flores ou cartões de cumprimentos por ocasião do aniversário dos clientes ou 
de casamento; 
• Enviar, temporariamente, folhetos e outros impressos de propaganda e marketing da 
empresa; 
• Manter contatos telefônicos temporariamente, quando se tratar de clientes mais 
conhecidos e amigos; 
• Convidar temporariamente, os clientes VIP´S para um cocktail no buffet; 
• Oferecer pernoites com champagne nos aniversários de casamento dos clientes, 
procedimento que pode ser usado por hotéis que trabalham com serviços de buffet.