Organizacao de Eventos - UNID3

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ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
CAPÍTULO 3 - EVENTOS: ONDE REALIZAR?
Paula Grechinski
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Introdução
O planejamento de um evento é dividido em três fases. Essas fases são o pré-evento, o evento e o pós-evento. No
pré-evento, realiza-se todo o trabalho que antecede o dia do evento. Por exemplo, a elaboração de cronogramas,
estratégias de divulgação em meios de comunicação, contato com fornecedores e patrocinadores, contratação de
equipes de mão-de-obra e prestadores de serviços, e a elaboração do projeto do evento como um todo.
Na fase do evento, que alguns autores também chamam de transevento, ocorre o evento em si. Nessa fase,
também é necessário um planejamento, que abrangerá o momento do início do evento até o seu final, e é
necessária a manutenção, o suporte e a supervisão contínuos.
Finalmente, a fase do pós-evento ocorre quando o evento acaba. Porém, ainda é necessário desmontar os
equipamentos, retirar o material, organizar e limpar o espaço, realizar manutenções e demais atividades que
certamente devem ter sido previstas desde a primeira fase do planejamento.
Neste capítulo, você vai obter informações sobre detalhes importantes da fase do pré-evento, como o processo
de identificação do público-alvo, local, data e duração de eventos, além da dinâmica de sua programação. Vamos
aprofundar o processo de concepção e planejamento de eventos, e você poderá analisar os itens necessários para
montar um projeto de evento.
Uma vez que o projeto de um evento deve apresentar o local onde ele ocorrerá, discutiremos também sobre isso.
Você já parou para pensar que a escolha do local do evento é muito importante para o sucesso dele? Tente
lembrar especificamente dos locais onde ocorreram os eventos dos quais você já participou. Algum era
inusitado? Moderno? Falaremos sobre isso no final deste capítulo.
Boa leitura!
3.1 Processo de identificação de público-alvo, local, data, 
duração dos eventos
O processo de identificação do público-alvo, local de realização do evento, escolha da data e sua duração ocorre
na primeira fase, no chamado pré-evento. Depois de estabelecidos os objetivos do evento ocorre a identificação
do público-alvo. Cesca (1997) diz que esse é o momento em que se determina a quem se destina o evento. Será
para o público interno? Externo? Misto? Quem se enquadra nessa classificação? Deve-se pensar também na faixa
etária, no nível de conhecimento, no preço, se os participantes levarão acompanhantes, e também em aspectos
geográficos e de localização.
Conhecer e caracterizar o público-alvo é fundamental, pois assim é possível planejar um evento que atenderá aos
perfis e interesses dos participantes. Ao saber quem é o seu público, também é possível dimensionar os esforços
que serão necessários para levar o evento ao seu conhecimento, definindo assim quais são os veículos de
comunicação que irão atingi-los. Além do mais, o perfil do público também determina a escolha do local, data e
duração do evento.
Sobre o local, Matias (2004) ensina que escolher corretamente o local do evento é um ponto fundamental para o
sucesso, e ele deve estar adequado aos objetivos e ao porte do evento. O local não refere-se apenas ao espaço
físico onde o evento acontecerá, mas também à localização geográfica (cidade, estado ou país).
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Figura 1 - Escolher a região adequada para o evento é importante para o seu sucesso.
Fonte: EM Karuna, Shutterstock, 2018.
Escolher a data e a duração certa para o evento é importante, pois é necessário analisar se existirão outros
eventos do mesmo setor acontecendo, para não sobrecarregar ou dividir o público. Também deve-se evitar
férias, feriados, datas festivas e comemorativas, acontecimentos importantes como eleições e jogos, e estar
atento a fatores climáticos e sazonais que podem impactar no evento e em despesas extras.
3.1.1 Dinâmica da programação do evento
A programação envolve tudo o que acontecerá no dia do evento: cerimônia de abertura, apresentação cultural,
coquetel, palestras, cursos, visitas técnicas, apresentações e encerramento etc.
Também é importante pensar em uma programação com atrações de entretenimento ou artísticas, e a
alimentação que será servida, seja ela um almoço, jantar, café da manhã, coquetel ou apenas um intervalo para
café. Matias (2004) afirma que as atividades paralelas da programação, como atrações sociais, culturais e
turísticas, são responsáveis pelo clima que se deseja passar para os participantes.
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Figura 2 - A programação cultural no contexto do evento também deve ser considerada.
Fonte: Kzenon, Shutterstock, 2018.
Nesse caso, é necessária uma programação específica de acordo com o público-alvo e objetivos do evento, e essa
programação pode ser direcionada apenas para os participantes do evento, ou também para seus
acompanhantes. Segundo Matias (2004), é importante estar atento a três pontos: evitar atividades que
coincidam com a programação científica ou técnica do evento; não programar um grande número de atividades;
e escolher locais e horários que não prejudiquem a programação principal.
São exemplos de programação cultural que complementam e são paralelas ao evento: coquetéis, shows, teatros, 
, saídas para compras, jantares, almoços e passeios noturnos.city tours
3.1.2 Processos de concepção de eventos
O momento inicial de concepção de eventos abrange a sua preparação e desenvolvimento, e é fundamental para
sua organização e sucesso.
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Figura 3 - A criatividade na concepção do evento pode torná-lo inesquecível.
Fonte: stockfour, Shutterstock, 2018.
Clique nas abas abaixo e conheça a concepção de eventos elaborada por Matias (2004)
 
As providências imediatas após a decisão de realizar o evento.
 
Serviços e atividades que devem ser executados antecipadamente.
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A elaboração do pré-projeto, apresentando em linhas gerais o que se pretende realizar.
 
Outras atividades necessárias para colocar o evento em prática.
Ao decidir realizar um evento, algumas providências são importantes. Matias (2004) descreve quatro serviços
iniciais, que antecedem o evento e devem ser providenciados imediatamente. São eles: identificar os órgãos
governamentais, entidades e empresas que terão interesse em patrocinar ou apoiar o evento; levantar nomes e
confirmar convidados, conferencistas e autoridades; definir responsabilidades; e abrir uma conta bancária
especial para o evento, sob responsabilidade da empresa organizadora.
Figura 4 - Um evento envolve sua concepção, planejamento, organização e execução.
Fonte: Shutterstock, 2018.
O planejamento do evento, assim como o próprio evento, deve ser um momento criativo. Um evento consiste no
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O planejamento do evento, assim como o próprio evento, deve ser um momento criativo. Um evento consiste no
encontro de pessoas para discutir ou desfrutar de algum interesse em comum. Por esse motivo, a criatividade e
inovação do profissional de eventos é fundamental para organizar um evento dinâmico, sinergético e que
possibilite relações sociais.
Sobre a criatividade em eventos, Melo Neto (2000) diz que é importante pensar formas de diversão para o
público. Ou seja, fugir de padrões, quebrando-os com imaginação. Por exemplo, os eventos não precisam ser
apenas funcionais, especializados, setoriais, convencionais e tradicionais. É possível pensar em eventos
multifuncionais, multiespecializados, temáticos, virtuais, interativos e experimentais.
A criatividade no momento da concepção do evento torna possível utilizar alternativas que atendam aos
objetivos do evento, contenham um diferencial, e ao mesmo tempo não saiam do orçamento previsto.
Escolhido o tema central do evento, que deve ser atual e de interesse do público-alvo, tem início o processo
criativo de pensar e realizar um evento. O conceito criativo do evento a ser realizado pode envolver
entretenimento, um fato importante, um acontecimento de destaque, momentos inesquecíveis ou simplesmente
a distração do público (MELO NETO, 2000).
3.2 Processo de planejamento e execução
Na fase de pré-evento ocorre o planejamento,momento em que se estabelecem estratégias para orientar as
ações futuras. Nessa fase define-se o projeto do evento, e é realizado o planejamento detalhado de todas as
atividades, incluindo o levantamento de despesas e receitas, e quais os fornecedores e profissionais que farão
parte do evento.
Martin (2003) considera o planejamento como uma espinha dorsal, que define os rumos que levarão ao sucesso
do evento como um todo. O pré-evento é, portanto, uma parte essencial de todo processo de organização de
eventos, e o ponto de partida para que o evento aconteça.
A base para orientar as ações no pré-evento serão sempre os objetivos que foram traçados no momento da
concepção do evento: onde eu quero chegar?
VOCÊ SABIA?
No decorrer deste capítulo, também estudaremos sobre espaços para eventos. A cenografia
pode ser um recurso muito interessante para recriar ambientes e customizar experiências. A
Casa Petra, espaço para eventos localizada em São Paulo, organiza entre 10 e 15 festas de
casamento por mês, e já montou, inclusive, uma vila cenográfica para agradar a noivos que
queriam relembrar o local onde se conheceram. Existem empresas especializadas em
cenografia para eventos, e esse pode ser um recurso que confere criatividade a ele. Tecnologia
e realidade virtual também são recursos criativos que apresentam crescimento e novidades
constantemente, o que os torna uma excelente alternativa.
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Figura 5 - O planejamento é essencial para alcançar os resultados desejados
Fonte: Stasique, Shutterstock, 2018.
Por exemplo, para desportistas, o objetivo do evento pode ser um jogo ou competição. Para o mundo
corporativo, uma oportunidade de compra e venda de produtos e serviços. Para artistas, um espetáculo. Sendo
assim, o conceito, visão e entendimento do evento estão totalmente relacionados ao seu objetivo, que só será
atingido com o planejamento adequado.
Os objetivos devem ser tangíveis, realizáveis e motivadores. Durante o planejamento, deve ocorrer uma
reavaliação constante e, se necessário, as estratégias podem ser alteradas, pois o planejamento é um processo
contínuo, dinâmico e mutável. O processo de planejamento e a execução do evento podem ser orientados pelos
seguintes verbos: criar, controlar, contratar, executar e negociar.
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Figura 6 - O sucesso do evento envolve estratégias de planejamento passíveis de execução.
Fonte: Minerva Studio, Shutterstock, 2018.
Martin (2003) declara que o pré-evento é uma fase essencial, quando ocorre a definição do projeto, o
planejamento das atividades, o detalhamento do orçamento, a decisão sobre fornecedores, quando são
equacionados os controles administrativos e financeiros, e tudo isso gira em função dos objetivos gerais e
específicos.
Para Meirelles (1999), o planejamento é uma fase fundamental para o desenvolvimento de qualquer atividade e,
em eventos, permite a racionalização das atividades e o gerenciamento dos recursos disponíveis. Sendo assim,
no momento de planejamento e execução de um evento é importante identificar e definir os aspectos elencados
abaixo, clique nos itens e confira.
• 
Objetivos.
• 
Tipo de evento mais adequado.
• 
Público-alvo, data, local e duração.
• 
Programação.
• 
Recursos financeiros, estruturais e humanos necessários.
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Análise de viabilidade.
• 
Cronograma.
• 
Plano de marketing.
•
•
•
•
•
•
•
•
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Plano de marketing.
• 
Check list geral do evento.
Além desses itens, pode haver outros de acordo com as necessidades do evento. Todos esses itens devem estar
organizados em um projeto, que quanto mais detalhado, melhor!
3.2.1 Modelos de projetos
O projeto é uma forma concreta de organizar as ideias do que se pretende realizar, e deve conter informações
que irão direcionar as atividades necessárias para a realização do evento.
Matias (2004) sugere uma sequência dos principais itens que devem compor um projeto de evento. Ressalta-se
que, dependendo do tipo do evento e de sua abrangência, os itens podem ser diferentes e apresentar maior ou
menor grau de detalhamento em função de sua relevância.
1.Definição do produto ou tema do evento: o tema deve ter uma relação direta com os assuntos que serão
abordados, pois é por meio do tema que se atrai o público-alvo.
2.Escolha do local: fundamental para a realização do evento, e sua adequação aos objetivos e porte do evento é
imprescindível.
3.Definição da data do evento: a data está totalmente ligada às possibilidades de sucesso do evento e às
preferências do público.
4.Elaboração da programação e calendário: apresentar temas atuais e de interesse do público, e distribuir as
atividades da programação em datas e horários.
5.Identificação e análise dos participantes: identificar as peculiaridades do público-alvo ou participantes em
potencial e os motivos que os levarão a participar do evento.
6.Estratégias de comunicação e marketing: meios de comunicação, mídias alternativas e mensagens a serem
utilizados para informar, sensibilizar e motivar o público-alvo.
7.Infraestrutura de recursos audiovisuais, materiais e serviços: analisar as necessidades do evento.
8.Serviço de transportes para participantes e convidados: buscar condições favoráveis de transporte aéreo,
terrestre ou aquaviário, e para os participantes.transfer
9.Hospedagem dos participantes e convidados: escolher e sugerir hotéis, considerando condições
socioeconômicas e culturais dos participantes.
10.Programação social, cultural e turística: opcionais e paralelas à programação principal do evento, porém
importantes para dinamizar as atividades e entreter o público.
11.Agência de viagem e turismo: agilizam a prestação de serviços de transportes, hospedagem e atividades
sociais, culturais e turísticas.
12.Recursos financeiros: prever, organizar e controlar as entradas e saídas de recursos.
13.Cronograma básico: distribuição ordenada das atividades e providências em determinado espaço de tempo.
Além desses itens, também pode ser necessário prever a contratação de alguns serviços. Clique nas abas abaixo e
conheça mais sobre eles.
•
Decoração
Providenciar arranjos ornamentais, painéis de apresentação e de patrocinadores, mastros para
bandeiras, mesas, rebaixamento de teto e outros.
•
Tradução e interpretação
Contratação de pessoal técnico e especializado, e equipamentos de escuta e transmissão de
•
•
•
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Contratação de pessoal técnico e especializado, e equipamentos de escuta e transmissão de
tradução simultânea.
•
Assessoria de imprensa
Para a cobertura jornalística e distribuição de material informativo, além de assessoria aos
jornalistas.
•
Segurança e vigilância
Contratar empresa especializada, uniformizada e treinada de acordo com o tipo do evento.
•
Montagem de instalações
Pode ser necessário realizar a montagem ou alterações nas instalações de hotéis, terminais
receptivos ou outros espaços.
•
Sinalização
Placas, faixas indicativas, painéis e placas de orientação, banners, outdoors e outros.
Para ajudar a montar o projeto do seu evento, na sequência apresentamos um modelo de roteiro que pode ser
seguido.
•
•
•
•
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Figura 7 - Roteiro para projeto.
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Figura 7 - Roteiro para projeto.
Fonte: Elaborado pela autora, 2018.
O projeto pode também conter anexos com modelos de carta-convite, material de divulgação, ficha de inscrição,
certificado, formulários em geral e o regulamento do evento.
A existência de um projeto é importante tanto para o planejamento do evento em si, quanto para embasar a
captação de recursos junto a patrocinadores e apoiadores.
Após escrever o projeto, tente responder às seguintes perguntas em relação ao evento: por quê? Para quem?
Para quantos? Onde? Quando? Quanto tempo durará? O que acontecerá? Quem apoiará? O que precisa contratar?
Como ficarão sabendo? Quanto posso gastar? Quanto preciso angariar? Quanto pagarei? Qual a programação?
Tem coerência?
Se você conseguir responder a essas perguntas, é possível que seu projeto esteja contemplando as principais
informações necessárias para seguir para a próxima fase:a execução. Mas antes de partirmos para a execução do
evento, é importante escolher bem o local onde ele irá ocorrer, assunto que você verá a seguir.
3.3 Processo de escolha de locais para eventos
A definição do local ocorre na fase de planejamento e elaboração do evento, e deve ser pensada com atenção,
pois é fundamental para o sucesso do evento. Esse processo de escolha não se refere apenas ao espaço físico
onde o evento vai acontecer, mas também ao país, estado ou cidade. Para saber mais sobre esta escolha, clique
nas setas abaixo.
Para a escolha de um local ou cidade-sede de um evento, Matias (2004) considera os seguintes elementos:
infraestrutura de hospedagem e alimentação; facilidade de acesso aéreo, terrestre ou aquaviário; existência de
oferta turística; concentração de público-alvo; preço dos serviços turísticos; conveniência para patrocinadores e
poder público; e a existência de um local que atenda aos objetivos do evento, pois nem todas as cidades
apresentam opções e estrutura para a realização de eventos.
Para exemplificar a importância da escolha do local do evento, vamos pensar em alguns exemplos de destinos
nacionais mais indicados para determinados tipos de eventos.
O Nordeste do Brasil (BA e CE) tem investido na internacionalização, com eventos voltados para o público
europeu e latino-americano. Portanto, esses destinos podem atender necessidades de turistas estrangeiros e
possivelmente estarão bem preparados para eventos voltados ao público estrangeiro. Brasília (DF) é
considerada a cidade dos eventos esotéricos, pois realiza feiras, seminários e congressos com essa temática.
Segundo Alvares (2000), os eventos apresentam importância para o desenvolvimento socioeconômico de um
local, pois são capazes de estimular o turismo, gerar empregos diretos e indiretos, e atrair novos investimentos
para a localidade, que passa a ser mais divulgada.
VOCÊ QUER LER?
Em seu livro “Organização de Eventos”, Cleusa Cesca (1997) detalha outros itens que podem
constar em um projeto de eventos, como estratégias para atingir aos objetivos; implantação do
projeto e fatores condicionantes; ferramentas de acompanhamento e controle; e avaliação e
fechamento. Para aprofundar um pouco mais esse conteúdo, recomendamos a leitura, que
pode servir como base para você se orientar quando fizer seu próprio projeto.
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para a localidade, que passa a ser mais divulgada.
Curitiba, a capital paranaense, é considerada um destino adequado para festivais e eventos relacionados à arte.
Destaca-se o maior museu da América Latina, o Museu Oscar Niemeyer (MON), conhecido pelos curitibanos
como Museu do Olho devido ao design do seu edifício projetado pelo arquiteto Oscar Niemeyer.
Gramado (RS), é reconhecida por seus eventos de cinema. O Festival de Cinema de Gramado ocorre sempre na
primeira quinzena do mês de agosto. Esse evento tem acompanhado todas as fases do cinema nacional,
premiando com a estátua Kikito (que representa o deus da alegria) os melhores longas e curtas-metragens
nacionais e estrangeiros (FESTIVAL DE CINEMA DE GRAMADO, 2018). O evento é considerado o maior festival
de cinema ininterrupto do Brasil, e está em sua 46ª edição. A sua realização contribuiu para que Gramado
passasse a atrair artistas, estudantes, pesquisadores de cinema, imprensa e público em geral, interessados em
debater assuntos relacionados a essa arte.
VOCÊ SABIA?
A Chapada dos Veadeiros está localizada na região centro-oeste do estado de Goiás. Sua
principal cidade, Alto Paraíso, fica a cerca de 240km de Brasília, e é considerada um dos
principais centros energéticos do planeta, e um destino místico e esotérico do Brasil. Isso se dá
porque a região fica em cima de uma placa de cristal, e aflora do solo uma grande quantidade
de cristais de quartzo e outras pedras. Muitos grupos esotéricos, filosóficos e espirituais
passaram a residir na região, que conta com mais de duas mil cachoeiras catalogadas, um
atrativo a mais para os turistas que visitam a região (SANTANA, 2015).
VOCÊ O CONHECE?
Oscar Niemeyer (1907-2012) é o nome mais importante da arquitetura brasileira. Seus
projetos tornaram-se ícones de arquitetura, e seu estilo único com formas simbólicas e
monumentais é reconhecido internacionalmente. Ele foi o responsável pela arquitetura dos
edifícios públicos de Brasília, a convite do então presidente Juscelino Kubitschek, em 1953,
incluindo a Catedral e o Congresso Nacional (FUNDAÇÃO OSCAR NIEMEYER, 2018).
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Joinville (SC) é considerada a capital nacional da dança por realizar o maior festival de dança do planeta em
número de participantes e diversidade de gêneros de dança, segundo do , o livro dos recordesGuiness Book
(FESTIVAL DE DANÇA DE JOINVILLE, 2018).
Campina Grande (PB) é a capital nacional do forró. Isso porque durante o mês de junho, quando ocorrem as
festas típicas de São João no Nordeste do Brasil, a cidade oferece um evento único: um passeio de trem com
duração de 1h40 onde o passageiro pode dançar um autêntico forró pé-de-serra. Os vagões têm estrutura com
bares, banheiros, equipe médica e seguranças.
Observe que as cidades, estados e até países podem apresentar naturalmente uma vocação para determinado
tipo de evento, ou investir para o desenvolvimento e consolidação de sua imagem como destino ideal para algum
segmento. Vale a pena refletir sobre o quanto a imagem positiva de um evento pode resultar em benefícios para
o lugar que o sedia.
Depois de estabelecido o destino onde ocorrerá o evento, é o momento de escolher a estrutura física que o
abrigará. Matias (2004) alerta para alguns aspectos do entorno, como a acessibilidade; o trânsito; o serviço de
transporte público; hospedagem em diferentes categorias; o atendimento; a sinalização; serviços de alimentação;
a localização próxima da concentração do público e de pontos turísticos; a oferta de compras diversas;
segurança; e serviços ou opções de lazer nos arredores.
Observadas as condições do entorno, o espaço físico deve ser analisado. Segundo Matias (2004), alguns aspectos
são importantes. Conheça mais sobre eles, clicando nas abas a seguir.
Estacionamento 
Existência de estacionamento compatível com a capacidade do local. Se não houver
estacionamento no local do evento, contratar manobristas ou negociar valores com
estacionamentos próximos.
Tamanho do
local
Tamanho do local, com capacidade para acomodar os participantes com conforto e
segurança, além de infraestrutura adequada e acesso para portadores de necessidades
especiais.
Expositores Área livre e espaço para expositores.
Facilidades
audiovisuais
Facilidades audiovisuais, incluindo a possibilidade de instalar e operar serviços de tradução
simultânea.
Serviços Boas condições de funcionamento de serviços de água, luz, telefone, internet e recolhimento
CASO
O turismo em Gramado
A cidade de Gramado, apesar de pequena, é provavelmente o principal destino turístico do Rio
Grande do Sul. Esse destino da serra gaúcha tem investido constantemente em atrações e tudo
o que possa incentivar o turismo. Desse modo, sua principal fonte de renda é o turismo.
A atração turística em Gramado teve início com um atrativo natural, assim como as demais
cidades da região: o frio da serra gaúcha. Porém, a cidade destaca-se hoje porque investiu em
atrações, embelezamento, sinalização e principalmente em eventos. Dessa forma, o turismo
deixou de ser sazonal – apenas no inverno – e Gramado tem hoje uma movimentação turística
durante o ano todo.
Um dos principais eventos dessa cidade, além do Festival de Cinema de Gramado que ocorre
em agosto, é o Natal Luz, que ocorre no mês de dezembro e, atualmente, é o maior evento de
Natal do Brasil.
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Serviços Boas condições de funcionamento de serviços de água, luz, telefone, internet e recolhimento
do lixo.
Outros aspectos
Condições e dimensionamento do local de vendas de ingressos, sanitários em número
suficiente (incluindo serviço de higiene e limpeza) e área de alimentação.
Se for necessário, serviços de alimentos e bebidas para atender ao evento, eespaço para secretaria, salas de
apoio (sala VIP, sala de imprensa, e outras), depósito etc.
3.3.1 Características dos espaços modernos
Vivemos uma era de tecnologia e contínuos avanços tecnológicos. Nesse sentido, ao organizar um evento não é
possível ignorar esse contexto. Sendo assim, os espaços modernos de eventos devem atender às necessidades
das pessoas que os ocupam, possibilitando o acesso à interatividade e tecnologia. Clique nas abas abaixo e
aprenda mais sobre o tema.
•
Interatividade
Os espaços modernos, hoje, são também interativos, e permitem às pessoas atuarem e
participarem daquele momento que estão vivendo, não sendo mais passivas e apenas
espectadoras. Acima de tudo, o público hoje tem interesse em se envolver no processo, trocar e
estabelecer intercâmbios, percorrer e experimentar os espaços, e em tantas outras formas de
interação.
•
Tendência
Promover a interação é uma tendência e a característica dos espaços modernos, portanto, ela deve
ser considerada no planejamento do evento, assim como na escolha do local e concepção de seu
layout. O público, hoje, é bastante adepto às redes sociais e comunicação instantânea, por exemplo,
e possibilitar amplo e fácil acesso à internet faz com que ele seja coautor do evento.
•
Diferentes ambientes
Além da tecnologia, um espaço moderno deve possibilitar a realização de eventos com diferentes
dimensões e propósitos, apresentando diferentes ambientes.
Uma nova tendência tem sido a realização de eventos em espaços de . O propósito original de umcoworking
espaço de é o compartilhamento de espaço de escritório. Porém, devido às características modernas ecoworking
recursos disponíveis, eles também têm sido procurados por empresas para realização de eventos e dinâmicas de
interação.
3.3.2 Tipos de locais (hotéis urbanos)
Os hotéis urbanos são aqueles localizados em grandes centros. Por estarem bem localizados, geralmente em
região central, são uma boa escolha de local para a realização de um evento. De acordo com Alvares (2000), a
maioria dos hotéis não produz eventos, apenas realiza a captação e oferece seus serviços de hospedagem, salões,
restaurantes e demais espaços para a realização de eventos.
A maior parte dos hotéis urbanos conta com infraestrutura completa e moderna, além de oferta em serviços de
•
•
•
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A maior parte dos hotéis urbanos conta com infraestrutura completa e moderna, além de oferta em serviços de
alimentos e bebidas, limpeza, segurança e recursos humanos capacitados. Para Alvares (2000), o hotel deve
utilizar todo o seu potencial de recursos humanos qualificados e espaço físico bem aproveitado, para assim
captar eventos.
Os hotéis também apresentam algumas facilidades para os participantes, como a possibilidade de se hospedar no
próprio local onde o evento irá ocorrer. A desvantagem desse tipo de espaço, contudo, é que há um alto custo
para alugar as instalações de um hotel, justamente devido às vantagens mencionadas. Ainda assim, na cidade de
São Paulo, 80% dos eventos ocorrem em hotéis urbanos.
Segundo Alvares (2000), os eventos são uma alternativa para os hotéis manterem sua taxa de ocupação alta
mesmo em períodos de baixa temporada, gerando lucros, desse modo, e consolidando a imagem da empresa.
3.3.3 Análise de plantas baixas e tabelas de capacidades
Analisar a planta baixa do local escolhido para o evento e a tabela de capacidade do ambiente é importante para
a disposição do espaço e sua decoração. Projetar o layout (palavra em inglês que significa planta baixa) do
evento é importante para otimizar os espaços, reduzir custos e tornar o evento viável.
Inicialmente, é importante escolher um local que ofereça a infraestrutura adequada para a proposta do evento,
integrando o projeto à estrutura já existente. Caso não seja possível, é importante buscar um local onde seja
necessário o menor número de intervenções possíveis, pois a instalação de equipamentos para adequação do
espaço pode gerar custos altos.
Alguns itens devem ser observados. Clique nos itens para conhecê-los.
• 
Instalações hidráulicas
Quantidade de sanitários, localização de torneiras, água fria e quente, chuveiros, bebedouros etc.
• 
Energia elétrica
Quadros de distribuição, luminárias, lâmpadas, interruptores, tomadas, tipo e tensão de energia
elétrica etc.
• 
Bombeiros
Extintores, hidrantes, mangueiras.
• 
Saídas
Saídas de emergência.
• 
Dimensionamento de aberturas de portas e janelas
Que possibilitem a passagem de mobiliário, painéis ou outro tipo de estrutura e equipamento
necessário para o evento.
• 
Dimensionamento de acessos
Elevadores, escadas, rampas.
• 
Internet
Acesso a rede sem fio de internet.
É importante verificar as condições das instalações e equipamentos, e caso não estejam em perfeito estado,
certamente será necessário providenciar a manutenção com tempo hábil antes do evento.
Ao analisar o layout, pense em como distribuir os objetos; como deixar o espaço físico mais agradável, sem
•
•
•
•
•
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Ao analisar o layout, pense em como distribuir os objetos; como deixar o espaço físico mais agradável, sem
deixar espaços vazios ou aglomerados; qual o melhor lugar para o palco; onde pode ser a área de circulação;
entre outros detalhes que devem ser observados, anotados e desenhados. A tabela de capacidades irá te ajudar
nessa tarefa, pois contém informações sobre as dimensões do ambiente onde ocorrerá o evento e o número de
pessoas que ele é capaz de acomodar.
Um ambiente pode ser configurado para atender ao público em diferentes formatos. As configurações mais
comuns são o formato (os participantes são acomodados em cadeiras, com visibilidade para um palcoauditório
ou púlpito); formato (mesas e cadeiras organizadas em fileiras, separadas por um corredorespinha de peixe
central), formato ou escolar (mesas e cadeiras), formato em U (disposição que facilita a interaçãoacadêmico
entre os participantes), entre outras configurações.
Como exemplo, vamos imaginar que você escolheu um hotel para sediar seu evento, e esse hotel conta com cinco
espaços para eventos, com diferentes capacidades e dimensões. Elaboramos um modelo de tabela de
capacidades com algumas informações básicas. As colunas Config. 1, 2 e 3 referem-se à capacidade de pessoas
(pax) que podem ser acomodadas em diferentes configurações (Config. 1* formato de auditório; Config. 2*
formato acadêmico ou escolar; ou Config 3* formato com mesas para refeição).
Quadro 1 - Modelo de capacidades em eventos.
Fonte: Elaborado pela autora, 2018.
Ao analisar a tabela de capacidades, você poderá escolher qual a opção de disposição e formato para organizar o
salão de acordo com o seu evento. Outras informações podem ser incluídas nessa tabela, como quais os recursos,
serviços e equipamentos disponíveis no ambiente.
Durante o processo de análise do espaço, tenha em mãos um croqui (desenho) do lugar onde vai ocorrer o
evento, especificando a estrutura física, os móveis e as pessoas. Anote a necessidade de adequações e melhorias
para viabilizar o processo e garantir o conforto e a segurança das pessoas.
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Figura 8 - A análise do local do evento pode envolver projetos de layout.
Fonte: Maksym Dykha, Shutterstock, 2018.
Couto (1996) cita alguns fatores que influenciam e podem determinar um layout, levando em conta a
operacionalidade e funcionalidade, a economia, a segurança, a higiene e a aparência do espaço:
• quantidade e variedade de matéria-prima para distribuir no espaço;
• instrumentos, ferramentas e utensílios que podem ser utilizados;
• disposição das pessoas nos postos de trabalho;
• transporte interno dos materiais entre os departamentos, estocagem e linha de produção;
• espaço para estocagem temporária ou permanente;
• serviços de manutenção, inspeção e expedição;
• a estrutura física do local e suas características internas;
• a possibilidade de realização de mudanças, expansão e flexibilidade do espaço.
Outros aspectos também devem ser analisados ao considerar a planta baixa do local do evento, como a
movimentaçãode pessoas e dos objetos, propiciando um fluxo contínuo sem empurrões, aglomeramentos ou
distanciamentos, pois essas situações podem comprometer o sucesso do evento. Ainda sobre a movimentação, é
importante reduzir ao mínimo sua necessidade, pois movimentação em excesso e percorrer longas distâncias
pode fazer com que os participantes se cansem e percam tempo; ou até resultar em espaços isolados e
monótonos, por estarem mais distantes (COUTO, 1996).
•
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•
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Analisar a planta baixa do local é importante tanto por questões de segurança quanto por questões de bem-estar
e conforto. A tabela de capacidades estará relacionada às características e propósitos do evento, além de também
garantir a segurança em função do limite de pessoas que o espaço acomoda.
É necessário imaginar todo o contexto e pensar em tudo o que será necessário no dia do evento, adequar o
mobiliário e estruturas, melhorar o fluxo de circulação, deixando o espaço compatível com as necessidades e
objetivos do evento.
3.4 Tipos de locais para eventos
Os meios de hospedagem são locais que realizam muitos eventos. Os resorts, por exemplo, podem oferecer
custos mais baixos para a utilização do espaço para eventos do que hotéis. Essa tem sido uma forma de incentivo
para conquistar novos hóspedes nesses empreendimentos. Para os participantes, o diferencial está na atmosfera
de relaxamento que um resort oferece, nas opções de entretenimento e lazer diferenciadas, e na sensação de
fuga da rotina, além do fato de poder levar a família. Comumente localizados em locais com belezas naturais, é
possível aliar esse atrativo aos objetivos do evento.
Alguns resorts realizam seus próprios eventos, como o Rio Quente Parques & Resorts, um complexo turístico e
hoteleiro localizado no município de Rio Quente, a 27km de Caldas Novas (GO). Segundo Alvares (2000), em
1986 o dono do empreendimento desafiou os funcionários da gerência a buscar soluções para os períodos de
baixa ocupação. A solução foi a criação de eventos culturais e gastronômicos, que atraíram habituais e novos
hóspedes.
VOCÊ QUER LER?
O artigo de Gonçalves Junior et al. (2009) apresenta, segundo o próprio título explica, um
“Estudo de em espaços para eventos: o caso do Centro de Negócios do Sebrae do Ceará”.layout 
Os autores abordam a análise de plantas baixas e tabelas de capacidades dentro de um estudo
de caso, trazendo o conteúdo teórico para a realidade.
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Figura 9 - A escolha do local adequado para o evento é fundamental.
Fonte: nav, Shutterstock, 2018.
Para conhecer mais sobre este tema, clique nas setas abaixo.
Segundo Alvares (2000), na hotelaria os eventos contribuem para aumentar a receita da empresa, pois geram
mais ocupação e, consequentemente, mais lucratividade. De qualquer forma, os eventos na hotelaria devem
incluir atitudes empreendedoras e criativas, buscando a inovação e investimentos em diferenciais que possam
adequar esse produto turístico às necessidades dos consumidores (ALVARES, 2000).
Restaurantes e bares oferecem infraestrutura adequada para refeições, portanto, são locais procurados para
eventos que têm a alimentação como foco. São espaços mais informais que hotéis, e a escolha por um local assim
ocorre geralmente devido ao diferencial do ambiente ou do próprio menu do estabelecimento.
Se o entretenimento é o objetivo principal do evento, as casas de espetáculo, teatros e cinemas são espaços
adequados, pois permitem a realização de shows de música, performances, danças, teatros, entre outras
apresentações artísticas. Esses espaços contam com estrutura de palco, iluminação e som que podem ser
utilizados para o evento. A vantagem é que esses locais acomodam um grande número de pessoas em diferentes
formações: acomodadas em mesas, sentadas na plateia ou em uma pista livre. Serviços de decoração, chapelaria,
manobristas e DJ podem estar inclusos ou serem sugeridos pela casa; e no caso da necessidade de servir algum
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manobristas e DJ podem estar inclusos ou serem sugeridos pela casa; e no caso da necessidade de servir algum
tipo de alimentação, não haverá problema em contratar uma empresa terceirizada.
As dependências de empresas também são locais utilizados para a realização de eventos, mas, nesse caso, os
serviços para atender ao público participante deverão ser contratados. Realizar um evento na empresa, caso haja
um espaço ideal para o evento proposto, pode ser positivo, pois é um ambiente com o qual os participantes já
estarão familiarizados e se sentirão confortáveis.
A seguir, dando sequência aos seus estudos sobre organização de eventos, você conhecerá outros tipos de locais.
Fique atento.
3.4.1 Outros tipos de locais (centros de convenções, pavilhões, buffets etc.)
Os centros de convenções são espaços preparados para abrigar eventos do tipo convenção, além de reuniões e
outros eventos com ou sem exposições paralelas. Esses espaços contam com áreas diversificadas, e geralmente
têm estacionamento próprio e equipamentos de audiovisual. Comparados com espaços de hotéis, os centros de
convenções apresentam custo mais baixo. A única desvantagem é que no valor da locação está incluso apenas o
espaço dos auditórios, sem contar serviços como limpeza, segurança e outros.
Já os pavilhões de feiras apresentam áreas amplas, livres de colunas e com pé direito alto, portanto, abrigam
eventos maiores e mais complexos como feiras, salões, exposições, mostras e, atualmente, formaturas de grande
porte. Geralmente estão localizados longe das áreas centrais das cidades, e com fácil acesso. A desvantagem é a
mesma observada nos centros de convenções: a locação resume-se ao espaço em si, sem contar os serviços
necessários que deverão ser contratados à parte.
Finalmente, os salões de buffet são adequados para eventos comemorativos, sejam eles sociais ou de negócios.
Apresentam estrutura de buffet para atender menus simples ou requintados, e acomodam um grande número de
pessoas. Geralmente oferecem serviços de decoração, chapelaria, manobrista e DJ, estando esses serviços
incluídos no valor do aluguel.
3.4.2 Os espaços inusitados como diferenciais
Qualquer local pode sediar um evento, e dependendo do tipo de evento, quanto mais inusitado, melhor! No caso
de locais cujo uso principal não é a realização de eventos, podem ser necessárias algumas adaptações, mas isso
não será difícil para os profissionais criativos e com uma equipe empenhada. Inclusive, já existem no mercado
empresas especializadas em promover eventos em locais incomuns.
Dentre os lugares inusitados para a realização de eventos, podemos citar museus, circos, navios, hangares de
aeroportos, fábricas desativadas, parques, ruas e avenidas, motéis, cemitérios e uma infinidade de outros
espaços. Você já participou de um evento em algum lugar inusitado? Se não, consegue imaginar um evento
ocorrendo em um espaço fora do comum? Que tipo de evento seria, e em que local aconteceria? Clique nas abas e
aprenda mais sobre este tema.
Espaço
VOCÊ QUER VER?
O filme “Assim é a vida” (2017) mostra o trabalho de um profissional de eventos e sua equipe
para organizar um grande casamento em um imponente castelo do século XVII. Apesar dos
trinta anos de experiência, e com tudo planejado, algumas coisas inesperadas acontecem no
grande dia.
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aprenda mais sobre este tema.
Espaço
Escolher o espaço onde será realizado o evento pode parecer um grande desafio, mas a criatividade, aliada à
técnica, podem garantir destaque para o evento e, consequentemente, para o profissional que o organiza. A
experiência de participar de um evento em um espaço não convencional possivelmente será inesquecível para o
público.
Desafio
Imagine, por exemplo, assistir a uma peça de teatro inspirada em um clássico da literatura. Porém, imagine essa
apresentação ocorrendo em um local inusitado, como um vagão de trem em movimento. A peça intitulada “O
Enigma” é inspirada na obra “Assassinato no Expresso do Oriente”, de Agatha Christie, e é encenada em uma
litorina de luxo da empresa Serra Verde Express, que realizapasseios turísticos de trem entre a capital e o litoral
do estado do Paraná.
Perceba que o público pode participar da história de suspense e mistério, ajudando a desvendar o enigma sobre
o assassinato que ocorre no trem (TEATRO BARRACÃO EM CENA, 2018). Certamente, um evento inovador e
único.
Realizar um evento em um local inusitado pode ser uma escolha, um diferencial. Mas pode acontecer de não
haver no município um local que atenda às necessidades, o que obriga a organização a usar a criatividade e
buscar um local diferente, adaptando-o e adequando-o para a realização do evento. Nesse caso, é importante que
a proposta inusitada e inovadora seja escolhida racionalmente, dentro da previsão de custos, e fundamentada
em dados e informações técnicas.
Perceba que a criatividade na elaboração do projeto de um evento torna-o mais atrativo, despertando o interesse
do público em participar de algo que será único e memorável.
VOCÊ QUER VER?
Desde 2003, o pianista Arthur Moreira Lima percorre o Brasil com o projeto “Um piano pela
estrada” (REDE SCANIA, 2018), único no Brasil. Tal projeto consiste em levar música a locais
onde dificilmente aconteceria um concerto de música clássica. O palco é o próprio caminhão,
que também transporta todos os equipamentos de som, amplificação, iluminação, telão,
camarim com ar-condicionado, cadeiras para a plateia e, claro, o piano de cauda. O local do
evento geralmente é uma praça no centro da cidade visitada. Você poderá ver como ocorre
esse evento no link <https://www.youtube.com/watch?v=ZGFkGKQRFNI>.
VOCÊ SABIA?
No ano de 2004, a cidade de São Paulo realizou um evento para comemorar os seus 450 anos.
Esse evento foi um show que ocorreu na esquina das Avenidas Ipiranga e São João. Às 00h00,
Caetano Veloso cantou a música Sampa, que homenageia justamente essas duas Avenidas da
capital paulista, um exemplo de proposta inusitada que aproveitou o momento e local
oportunos.
http://<https://www.youtube.com/watch?v=ZGFkGKQRFNI>.
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Síntese
Chegamos ao fim deste capítulo, e nesse momento você já compreende o início do planejamento de eventos, que
envolve o processo de concepção do evento, a delimitação de objetivos, identificação do tema, do público-alvo,
da data e duração do evento, entre outras informações importantes que constarão no projeto do evento. Você
também já está apto a reconhecer os espaços mais apropriados para realização de diferentes tipos de eventos.
Neste capítulo, você teve a oportunidade de:
• perceber que existem muitos elementos no processo de concepção, planejamento, organização, 
produção e coordenação de diferentes tipos de eventos;
• compreender que o público-alvo, o local, a data e a duração devem estar de acordo com os objetivos do 
evento;
• entender que a programação apresenta tudo o que irá ocorrer durante o evento, e é pensada na fase do 
pré-evento;
• analisar o quanto é fundamental fazer um projeto para organizar as ideias, e apresentá-lo para futuros 
patrocinadores;
• estudar o planejamento, que ocorre na fase de pré-evento, e que nesse momento é importante usar a 
criatividade e a sensibilidade para antecipar riscos e prever problemas, para assim saná-los 
antecipadamente;
• analisar a importância de pensar no layout do espaço, para garantir a viabilidade e sucesso do evento no 
local escolhido;
• compreender que a escolha do local está totalmente ligada ao sucesso do evento, e que existem muitos 
tipos de locais que atendem a diferentes tipos de eventos.
Bibliografia
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http://teatrobarracaoencena.com.br/espetaculos/o-enigma/
http://teatrobarracaoencena.com.br/espetaculos/o-enigma/
	Introdução
	3.1 Processo de identificação de público-alvo, local, data, duração dos eventos
	3.1.1 Dinâmica da programação do evento
	3.1.2 Processos de concepção de eventos
	3.2 Processo de planejamento e execução
	3.2.1 Modelos de projetos
	Decoração
	Tradução e interpretação
	Assessoria de imprensa
	Segurança e vigilância
	Montagem de instalações
	Sinalização
	3.3 Processo de escolha de locais para eventos
	3.3.1 Características dos espaços modernos
	Interatividade
	Tendência
	Diferentes ambientes
	3.3.2 Tipos de locais (hotéis urbanos)
	3.3.3 Análise de plantas baixas e tabelas de capacidades
	3.4 Tipos de locais para eventos
	3.4.1 Outros tipos de locais (centros de convenções, pavilhões, buffets etc.)
	3.4.2 Os espaços inusitados como diferenciais
	Síntese
	Bibliografia