Fases, PMO e Gestão da Integração

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Gestão de projetos
Fases da Gestão de Projetos, 
PMO e Gestão da Integração
José Luís Dutra
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Gestão de Projetos
Gerenciar, administrar, coordenar ou gerir um projeto é a aplicação de técnicas, conhecimento e habilidades para garantir que um projeto tenha sucesso. E gerenciar um projeto envolve desde iniciá-lo até finalizá-lo, passando pelas etapas de planejamento, execução e atividades de controle.
É possível administrar alguns projetos utilizando apenas o bom senso. Entretanto, as empresas passaram a se tornar cada vez mais complexas obrigado ao gestores desenvolver inúmeras técnicas capazes de criar maior controle no resultado final dos projetos.
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- Atender as necessidades do negócio (demanda de mercado, avanço tecnológico, requisitos legais).
- Aumentar a eficiência operacional.
- Melhorar a satisfação do cliente.
PROJETOS
COMPETIÇÃO 
Que projetos selecionar e priorizar?
Métodos de Seleção de Projetos
Devem ser realistas, possíveis, flexíveis e fáceis de serem compreendidos.
São normalmente classificados em duas categorias:
Métodos de Medição de Benefícios; e
Modelos Matemáticos.
Em algumas organizações, a iniciação do projeto não ocorre formalmente até que o “business case” seja elaborado.
Os critérios usualmente adotados para abordar a avaliação e seleção de projetos são:
Análise custo/benefício (custos do projeto < vantagem financeira esperada)
Período de payback ( menor tempo de retorno do investimento)
Valor Presente Líquido –VPL (maior valor positivo)
Taxa Interna de Retorno –TIR ( maior taxa juro da rentabilidade)
Gestão de Projetos
Atualmente, a bibliografia referente ao assunto, aponta cinco fases como as principais na elaboração e execução de um projeto, a saber:
Iniciar
Planejar
Executar
Controlar
Finalizar
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GRUPOS DE PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETO
Processos de Iniciação
Processos de planejamento
Processos de Execução
Processos de Monitoramento e Controle
Processos de Encerramento
Ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act ) 
X 
Grupos de processos de gerenciamento de projetos
Os processos de gerenciamento de projetos são agrupados em 5 grupos
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Fases
Estrutura Geral do Guia PMBOK 
Os Cinco Grupos de Processos:
• Iniciação: define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto.
• Planejamento: define e refina os objetivos e planeja a ação necessária para alcançar os objetivos e o escopo do projeto.
• Execução: integra pessoas e outros recursos para realizar o plano de gerenciamento do projeto.
• Monitoramento e Controle: mede e monitora regularmente o progresso do projeto, identificando e corrigindo desvios dos seus objetivos.
• Encerramento: formaliza a aceitação do produto, serviço ou resultado e conduz o projeto ou uma fase deste a um final ordenado.
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Fases
• Iniciação : define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto.
Surgimento das idéias
Esclarecimento das necessidades do projeto 
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Stakeholders do projeto
As partes interessadas (stakeholders) formam uma constelação de pessoas e organizações envolvidas ou de alguma forma afetadas pelo projeto.
PROJETO
EQUIPE
CLIENTE
USUÁRIO
FORNECEDORES
POPULAÇÃO
CONTRIBUINTES
ADMINISTRAÇÃO SUPERIOR
GERENTES FUNCIONAIS
GERENTES FUNCIONAIS
PATROCINADORES
GOVERNO
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Fases
• Planejamento : define e refina os objetivos e planeja a ação necessária para alcançar os objetivos e o escopo do projeto.
 O gerente de projeto deve ser designado nesta fase 
Este processo compreende: 
	Esclarecer o problema ou a oportunidade 
	Prever os prazos
	Prever quais recursos serão necessários 
	Prever os custos 
	Montagem da equipe dentro ou fora da empresa (alocação fisica)
	
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Fases
• Execução : integra pessoas e outros recursos para realizar o plano de gerenciamento do projeto.
Realizar as atividades planejadas;
Liderar as pessoas do projeto;
Acompanhar a realização das atividades das pessoas do projeto.
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Fases
• Monitoramento e Controle mede e monitora regularmente o progresso do projeto, identificando e corrigindo desvios dos seus objetivos.
O objetivo deste processo é garantir que os objetivos serão realizados. 
Comparando as previsões com o desempenho real e implementando caso necessário ações corretivas ou de reforço. 
Avaliar o desempenho das pessoas
Acompanhar os prazos
Acompanhar os custos 
Verificar se as entregas dos fornecedores correspondem aos contratos efetuados
Avaliar a qualidade dos produtos entregues 
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Fases
• Encerramento : formaliza a aceitação do produto, serviço ou resultado e conduz o projeto ou uma fase deste a um final ordenado.
Entregar o produto, ou o resultado combinado. 
Transferir o produto para a area de produção ou operacional da empresa.
Executar atividades administrativas como:
	Fechar as contas 
	Fechar os contratos 
	Desmobilizar a equipe
	Registrar as lições aprendidas 
	
 Áreas de Conhecimento
Anexo II: Processos de Gerenciamento de Projetos
Adaptado do Guia PMBOK© 5a. edição
 Integração
 Escopo
 Qualidade
Tempo
Custos
 Recursos
 Humanos
Comunicações
 Riscos
Aquisições
Partes
interessadas
Processos necessários para assegurar que os vários elementos do projeto sejam adequadamente coordenados. Composto do plano do projeto, visão da execução do plano e dos controles de mudança.
Processos utilizados para identificar o trabalho requerido para a construção do produto do projeto e sua conclusão com sucesso. Envolve a iniciação, planejamento e detalhamento do escopo.
Processos necessários para assegurar que o projeto irá satisfazer aos requisitos do cliente. Envolve o planejamento da qualidade, definição de normas e procedimentos para a garantia da qualidade e controle da qualidade do projeto.
Processos requeridos para assegurar que o projeto será concluído no prazo planejado. Envolve definição e sequenciamento das atividades, estimativas de duração das atividades, desenvolvimento e controle de cronograma.
Processos requeridos para assegurar que o projeto será concluído dentro da estimativa de custos aprovada. Envolve planejamento dos recursos, estimativa dos custos, orçamento e controle de custos.
Processos requeridos para tornar mais efetivo o trabalho das pessoas envolvidas com o projeto. Envolve a mobilização e o desenvolvimento da equipe.
Processos requeridos para assegurar o desenvolvimento, a coleta, a disseminação, o registro e o descarte das informações do projeto.
Processos necessários para, efetivamente, identificar, analisar e responder aos riscos do projeto.
Processos requeridos para orientar a aquisição de produtos e a contratação de serviços externos à organização. Envolve a seleção de fornecedores, gestão dos contratos e encerramento dos contratos.
Processos requeridos para tornar mais efetiva a interação com as partes interessadas (stakeholders) no projeto. Envolve a definição e a mobilização das partes interessadas.
 Descrição
Gestão de Projetos
O que se ganha ao aplicar as técnicas existentes de gerenciamento de projetos ao invés de utilizar o bom senso? 
Aumenta-se significativamente a probabilidade de seu projeto atingir os objetivos para o qual ele foi criado, dentro do prazo estipulado, e dentro do custo esperado. E isso já é um grande benefício, uma vez que é fato que a maioria dos projetos é concluída em atraso e com custo acima do previsto.
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Gestão de Projetos
As empresas atuais reconhecem que a gestão de projetos normalmente tendem a atravessar a empresa e envolver vários departamentos. Este impacto pode gerar desdobramentos no rendimento organizacional. Para solucionar a questão as empresas desenvolveram uma ferramenta de gestão chamada PMO (Project Management Office), ou Escritório de Projetos.
3.Escritório de Projetos (PMO)
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Gestão de Projetos
Segundo PMI (2004), um escritório de projetos é uma unidade organizacional que centraliza e coordena o gerenciamento de projetos sob seu domínio. De uma forma simples, podemos dizer que e uma área cuja função e melhorar o gerenciamento de projetos de uma organização.3.Escritório de Projetos (PMO)
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Gestão de Projetos
Recomenda-se que um PMO seja colocado próximo a presidência da organização agindo como uma assessoria especial para implementação estratégica.
3.Escritório de Projetos (PMO)
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Gestão de Projetos
Segue abaixo os objetivos básicos do PMO:
1) Promover reuniões regulares de um comitê de alto nível para governança do portfólio;
2) Facilitar a escolha do mix correto de projetos pelo comitê
3) Desenvolver e manter um sistema de informações gerenciais sobre projetos
4) Definir e manter uma metodologia de gerenciamento de projetos.
Promover treinamento e suporte em gerenciamento de projetos.
3.Escritório de Projetos (PMO)
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Gerenciamento da Integração
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Definição
O Gerenciamento de Integração do Projeto envolve os processos necessários para assegurar que os diversos elementos do projeto serão coordenados de forma adequada.
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Processos de Gerenciamento da Integração
Desenvolver o termo de Abertura do Projeto
Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto
Controle Integrado de Mudanças
Orientar e Gerenciar a Execução do Projeto
Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto
Encerrar Projeto ou Fase
Os processos do Gerenciamento da Integração estão para o projeto assim como a espinha dorsal está para o nosso corpo.
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Inúmeros projetos são iniciados sem nenhum rito formal de inauguração, ou seja, normalmente a empresa explica rapidamente o que pretende para o responsável do projeto e espera que este transforme em iniciativas as idéias transmitidas. 
4.Termo de Abertura
Trata-se de um documento que serve como elo entre as operações rotineiras da organização empreendedora do projeto e a aprovação do início das atividades do projeto.
Gestão DA INTEGRAÇÃO
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Gestão DA INTEGRAÇÃO
Apos diversos fracassos, as empresas passaram formalizar o inicio dos projetos, oferecendo aos seus responsáveis o mínimo de detalhamento necessário para iniciar a operação juntamente com a delegação de autoridade essencial para utilizar os recursos da organização. 
4.Termo de Abertura
Chamamos de Project Charter ou termo de abertura este documento que contem os detalhes principais do projeto e que fosse assinado por um representante da organização capaz de respaldar estruturação do projeto.
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São informações usualmente presentes em um Termo de Abertura:
Título que propicie uma identidade ao projeto, que facilite a comunicação;
Patrocinador, gerente do projeto e equipe básica;
Mapa de influência das partes interessadas;
 Retorno sobre o investimento e metas traduzidas por meio de indicadores;
O objetivo ou justificativa do projeto, 
Escopo e não escopo do projeto;
Os requisitos que satisfazem as necessidades dos interessados (stakeholders);
Ligações com outros projetos (internos ou externos à organização);
O cronograma resumido em marcos;
As premissas e restrições organizacionais;
A identificação dos riscos;
Um orçamento sintetizado.
Recomenda-se que o conteúdo textual do Termo NÃO contenha expressões que traduzam AMBIGUIDADE e ABSTRAÇÃO.
Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto
(Project Charter)
Um dos resultados do Processo de Iniciação;
Estabelece as responsabilidades do gerente de projeto, dos gerentes funcionais, ou de linha e da equipe;
Deve ser emitido por um gerente externo ao projeto de uma hierarquia adequada às necessidades do projeto (alta administração);
Confere ao gerente de projeto autoridade adequada;
Sua aprovação autoriza formalmente o projeto;
O patrocinador deve procurar garantir que o projeto seja consistente com os objetivos organizacionais e apoiar a equipe na superação de obstáculos;
No Brasil também é conhecido como contrato do projeto, proposta de projetos, solicitação de projeto autorizada, termo de referência.
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Descrição do Processo
	Entradas
	-Contrato (quando aplicável)
-Declaração do trabalho do projeto
-Fatores ambientais da empresa¹
-Ativos de processos organizacionais²
	Ferramentas e Técnicas
	-Métodos de seleção de projetos
-Metodologia de Gerenciamento de Projetos³
-Sistema de informações do gerenciamento de projetos
-Opinião especializada
	Saídas
	-Termo de abertura do projeto
Integração com o Gerenciamento do Escopo Gerenciamento de custos
¹Tudo aquilo que constitui o ambiente da organização a ser considerado na fase inicial do projeto, tal como cultura organizacional, infraestrutura, pessoal existente, sistemas de informações do gerenciamento do projeto, etc...
²Políticas, procedimentos, planos e diretrizes, formais e informais, tais como: política de segurança, critérios de medição de desempenho, meios de comunicação permitidos, procedimentos para aprovar e emitir autorizações de trabalho
³Pode se tratar de uma norma ou padrão de trabalho adotado pela equipe para o gerenciamento do projeto. 
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Contrato 
Sempre que existir o envolvimento de mais de uma organização em um projeto, a relação entre as partes deverá ser formalizada.
Declaração do Trabalho do Projeto (DT)
É uma descrição dos produtos ou serviços que serão fornecidos pelo projeto;
Em projetos internos à organização, o iniciador do projeto ou o patrocinador fornece a DT com base nas necessidades de negócios (pág. 95 PMBOK), tais como treinamento necessário ou demanda do mercado, por exemplo, e nos requisitos ou condições do produto ou serviço, descritos de acordo com a necessidade de negócios ou outro estímulo que provocar a necessidade. (Observação: esta DT deverá ser encaminhada aos fornecedores do produto ou serviço para que eles possam determinar se são capazes de fornecer o produto ou serviço).
Em projetos externos à organização, a DT, com base também nas necessidades de negócios e nos requisitos do produto ou serviço, geralmente é recebida do cliente, em geral, em forma de um documento de licitação ou outra modalidade de concorrência, como uma solicitação de proposta, uma solicitação de informações, etc... (Exemplo: MEC (cliente) através do PRODOCÊNCIA lança um edital (DT) com uma solicitação de proposta. Professores da UFRRJ (equipe de projeto) montam um projeto que será financiado pela FINEP (patrocinadora)). 
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Processos de 
Planejamento
Processos de 
Execu
ç
ão
Processos de 
Inicia
ç
ão
Processos de 
Encerramento
Processos de Monitoramento
e Controle