AULA 7 E 8

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AULA 6- GERENCIAMENTO DOS RECURSOS HUMANOS DO PROJETO
Planejamento dos recursos humanos: O planejamento de recursos humanos consiste em: Identificar e documentar funções, responsabilidades e relações hierárquicas do projeto; Elaborar o plano de gerenciamento de pessoal. Fatores a considerar para o planejamento da equipe do projeto: Escassez ou limitação dos recursos e a necessidade de trabalhar com alternativas ou desenvolver opções; A rede de relacionamento do gerente de projetos na eficácia na seleção dos recursos; A recorrente reclamação dos envolvidos sobre a falta de informações sobre suas responsabilidades; A necessidade de designação de pessoas internas ou externas a organização do projeto. Outros fatores devem ser considerados para o planejamento da equipe do projeto, como: Tipo de organização; Fatores técnicos; Habilidades interpessoais; Localização da equipe; Influência das partes interessadas.
Plano de recursos humanos: Os requisitos dos recursos para a execução das atividades definidos no processo de planejamento do tempo são utilizados para o planejamento da equipe do projeto. Para tanto, é criado o plano de recursos humanos, que contempla: 
Plano de gerenciamento de pessoal – Contém o plano de mobilização e liberação de pessoal, calendário de recursos, necessidades de treinamento, reconhecimento e recompensas, normas de segurança do trabalho. Mobilização da equipe do projeto: • Pré-alocados e já definidos no termo de abertura do projeto; • Negociados com gerentes funcionais ou com outras equipes de gerenciamento de projetos dentro da organização; • Contratados, quando a empresa não possui pessoal interno necessário para executar o projeto; • Virtuais, no caso de os profissionais trabalharem em diferentes localidades, turnos ou horários. Consiste em negociar com eficácia os recursos humanos necessários ao projeto e revisar o planejamento do projeto com os novos membros. Desenvolvimento da equipe do projeto: O desenvolvimento da equipe visa aprimorar as competências e as interações entre os profissionais da equipe para aumentar o desempenho do projeto. Algumas técnicas utilizadas para auxiliar neste desenvolvimento são: Aprimoramento das habilidades profissionais; Treinamento formal ou informal; Aprimoramento das habilidades interpessoais através de atividades de formação de equipe; Reconhecimento e premiações; Regras básicas de convívio; Agrupamento (matriz integrada). A construção de uma equipe se dá em cinco etapas: Formação – quando a equipe se encontra e conhece o projeto; Conflito - quando a equipe começa a considerar o trabalho do projeto; Acordo - quando começa o trabalho em conjunto e ganho de confiança; Desempenho - quando a equipe ganha unidade; Dispersão - trabalho concluído, e a equipe se desliga do projeto. Á medida que os esforços de desenvolvimento da equipe são implementados, as avaliações de desempenho da eficácia da equipe do projeto, orientadas às tarefas e resultados, podem indicar a necessidade de treinamento, orientação, assistência, mentoria ou mudanças.
Gerenciamento da equipe do projeto: Acompanhar o desempenho da equipe; Fornecer feedback; Resolver problemas; Gerenciar conflitos; Gerenciar mudanças para otimizar o desempenho do projeto. Envolve: Realização da avaliação de desempenho (esclarecimento de papéis e responsabilidades, questões desconhecidas e criação de plano de desenvolvimento); Observação; Registro de questões; Utilização de técnicas de gerenciamento de conflitos (negociação, imposição, colaboração ou acomodação); Desenvolvimento de habilidades interpessoais. Esse gerenciamento é mais complexo, quando a equipe presta contas para o gerente funcional e para o gerente de projetos. 
Características do conflito: É natural e força uma busca de alternativa; É uma questão da equipe; A comunicação aberta ajuda na resolução; A resolução deve se concentrar em questões e não nas pessoas; A resolução deve se concentrar no presente e não no passado. Os conflitos são inevitáveis em um projeto. Originam-se por disputas por cronograma, prioridades, recursos, estilos de trabalho pessoais e personalidades. Quando bem gerenciados, agregam valor (produtividade e relacionamento). 
Técnicas de gerenciamento de conflito: Colaboração: trata-se da construção de uma alternativa que incorpore as diversas soluções; Acomodação: é um acordo onde as partes cedem um pouco para alcançarem uma solução; Força: uma parte de maior autoridade impõe a outra seu ponto de vista. Reconciliação: permite que a solução encontrada traga algum grau de satisfação entre as partes; Retirada: é uma forma de fugir momentaneamente do problema. 
Os tipos de poder do gerente de projeto: Formal: É delegado pela organização em função do cargo que exerce; Recompensatório: Tem poder para recompensar, inclusive financeiramente, a equipe; Penalizatório: Refere-se ao poder de demitir ou afastar um determinado membro da equipe; Referencial: Quando se trata de um profissional que é um exemplo a ser seguido por uma ou mais de suas características.
AULA 8 – GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO E DAS PARTES INTERESSADAS.
A importância da comunicação para o projeto: Você já parou para analisar como uma comunicação eficiente e eficaz pode contribuir para o sucesso de um projeto? A falha de comunicação nos projetos é considerada um dos maiores problemas e representa uma ameaça para seu sucesso. O gerente de projetos passa a maior parte do seu tempo se comunicando com as diversas partes interessadas do projeto, notadamente com os membros de sua equipe. A comunicação adequada permite que diferentes interesses, aspectos culturais e entendimentos do trabalho do projeto sejam compreendidos de forma clara e os objetivos do projeto sejam atingidos. Para isso, no planejamento, gerenciamento e controle da comunicação é levando em consideração a imprevisibilidade de suas necessidades. O gerenciamento das partes interessadas tem como foco a comunicação contínua e permanente, de modo a não perder qualquer oportunidade de interpretar as necessidades, expectativas e desejos dos envolvidos com o projeto. Por vezes, depara-se com interesses conflitantes. A meta é obter o engajamento das partes interessadas, de modo que o projeto atinja os objetivos planejados.
Planejamento das comunicações: O planejamento das comunicações abrange a determinação das necessidades de comunicação de todas as partes interessadas e a definição da abordagem a ser utilizada. Além disso, o planejamento adequado da comunicação envolve identificar: O que precisa ser comunicado? Informações como: Termo de abertura do projeto; Plano de gerenciamento do projeto; Relatórios de status do projeto; Relatórios de desempenho do projeto; Registro de riscos; Mudanças solicitadas; Mudanças aprovadas e rejeitadas; Lições aprendidas e demais informações relevantes. Quem deve ser comunicado? Todas as partes interessadas, como: patrocinador, cliente, parceiros, gerentes funcionais, equipe do projeto, fornecedores, comunidades e escritório de projetos. Como deve ser comunicado? A comunicação pode ser: Escrita ou oral; Formal (relatórios, documentos, apresentações) ou informal (e-mails, memorando); Interna (equipe do projeto) ou externa (cliente, público, empregados da organização, diretoria); Vertical (entre nível da gerência e seus subordinados) ou horizontal (entre pares).Existem diversos meios de transmissão das informações como, por exemplo: reuniões, e-mail, videoconferência, ferramentas de colaboração e ferramentas eletrônicas de gerenciamento de projeto.
A definição da frequência da distribuição da informação depende do tipo de informação, meio, tamanho do projeto e da disponibilidade do destinatário. A frequência pode ser semanal, mensal, diária, no início ou no encerramento do projeto. Agora que você já conheceu um pouco sobre o planejamento das comunicações, leia sobre o plano de gerenciamento das comunicações, disponível aqui. A seguir, conheceremos o modelo de comunicação.Vamos lá! Na fase de iniciação do projeto, por ocasião da identificação das partes interessadas, diversos dados são levantados, tais como: nome, cargo, função, grau de interesse no projeto, posicionamento em relação ao projeto, nível de poder na organização e grau de influência. Estes dados devem ser considerados no planejamento das comunicações. Modelo de comunicação: O modelo de comunicação é divido em três partes: Emissor: O emissor codifica a mensagem com cuidado, determina o melhor método de comunicação e confirma o recebimento da mensagem. Mensagem: Para a codificação da mensagem, o emissor deve saber que cerca de 50% das comunicações são não verbais, mas sim maneirismos físicos. Também ajudam a transmitir a mensagem aspectos paralinguísticos, tais como o volume e tom de voz. Receptor: Cabe ao receptor decodificar a mensagem com cuidado e confirmar que ela foi entendida. Inclui usar a escuta ativa e observar o emissor para captar gestos físicos e expressões faciais. A análise dos requisitos de comunicação passa pelo dimensionamento dos seus canais. O número total de canais de comunicação é calculado pela fórmula n.(n-1) /2, em que n é o número de partes interessadas do projeto e mostra a complexidade das comunicações do projeto. Assim, um projeto que envolva 10 partes interessadas terá {10- (10-1)}/2=45 canais de comunicação. Gerenciamento das comunicações: As informações são distribuídas conforme o plano de gerenciamento das comunicações desenvolvido durante o planejamento do projeto. Porém, podem surgir necessidades de comunicações não planejadas. Estima-se que o gerente de projeto ocupe a maior parte do seu tempo com comunicação, dentre elas participando de reuniões. Na prática, distinguimos basicamente os seguintes tipos de reuniões: Reuniões de progresso: Geralmente são realizadas para coletar informações sobre o status do projeto, atividades já realizadas, entregas atrasadas, riscos ativos, novos riscos identificados, bem como identificar e propor ações preventivas e/ou corretivas. São realizadas obedecendo aos parâmetros do ciclo de controle do projeto. Reuniões de apresentação do desempenho atualizado do projeto: Para o patrocinador e demais gerentes executivos da organização. Reuniões de lições aprendidas: Correspondem à coleta de informações ao longo do projeto como resultado de sucesso ou fracasso do trabalho. Estas informações são documentadas e servem como base de informações históricas para outros projetos. As seguintes regras devem ser obedecidas para a realização de uma reunião: Defina e cumpra o prazo da reunião; Agende reuniões recorrentes sempre o mesmo dias da semana e horário; Tenha um objetivo claro para a reunião; Estabeleça uma pauta e a distribua com antecedência. Observe, também, algumas técnicas para uma comunicação eficaz: Realimentação de feedback e eliminação de barreiras à comunicação; Escolha dos meios de comunicação (oral, escrita, formal, informal, pessoalmente, e-mail); Estilo de redação (voz ativa ou passiva, estrutura das frases, palavras); Técnicas de gestão de reuniões (preparação agenda, tratamento conflitos); Técnicas de apresentação (linguagem corporal, recursos visuais). Controle das comunicações: Algumas informações são coletadas e distribuídas para relatar o desempenho do projeto, como por exemplo: atividades concluídas no período avaliado, resultado das variações do desempenho (percentual de desvio de prazo e custo), mudanças aprovadas no período, situação dos riscos, situação das entregas, problemas e plano de ações corretivas e preventivas, bem como as atividades previstas para serem executadas no próximo período. Gerenciamento das partes interessadas: O gerenciamento das partes interessadas visa identificar as pessoas e organizações impactadas pelo trabalho do projeto ou com o seu resultado, conhecer suas necessidades e expectativas e estabelecer abordagens de envolvimento que permitam alinhamento e engajamento destas partes interessadas com os objetivos do projeto. No idioma inglês, as partes interessadas são denominadas stakeholders. A análise das partes interessadas é levada a efeito em três etapas: 1- Identificaçãodos stakeholders: Na primeira etapa é realizada a Identificação de todas as partes interessadas e suas informações relevantes.(ex.: responsabilidades, departamento, expectativa e nível de influência). 2- Identificação e classificação dos impactos potenciais: Na segunda etapa ocorre a Identificação e classificação do impacto potencial que cada parte interessada pode gerar para o projeto. Os modelos de classificação podem ser: Poder x interesse; Poder x influência; Influência x impacto. 3- Avaliação das reações: Na terceira e última etapa, acontece a Avaliação de como as partes interessadas reagem ou respondem em diversas situações visando planejar como influenciá-los para garantir seu suporte e mitigar impactos potenciais negativos. As informações que podem ser coletadas durante a identificação e análise das partes interessadas são, por exemplo: nome, cargo, papel ou função no projeto, informações de contato, principais interesses no projeto, nível de influência, nível de autoridade, impacto no caso de os interesses não serem atendidos e estratégias definidas para minimizar os riscos negativos. Quanto mais cedo você identificar as partes interessadas, menor o risco impacto negativo no projeto.