Manuais Administrativos: Função e Importância

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PROF. RONNIE PM SOUZA
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Pesquisa e montagem de mapa mental
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O que são manuais organizacionais?
O que é manual administrativo?
Qual é a função de um manual?
Para que serve um manual de instrução?
Qual a importância dos manuais administrativos para as organizações?
Cite 5 passos para construir um manual administrativo fantástico
Manuais
OSM
Prof.: RONNIE PETERSON
Manuais 2
Introdução
“(...) todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, 
funções, atividades, políticas, objetivos, instruções e 
orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos 
executivos e funcionários da empresa, bem como a forma 
como estes devem ser executados, quer seja individualmente, 
quer seja em conjunto.”
(OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organização & Métodos. São Paulo: Atlas, 2002)
- São documentos elaborados com a finalidade de uniformizar os procedimentos que devem 
ser realizados nas diversas áreas da organização.
(ARAUJO, Luis César G. Organização, Sistemas e Métodos. São Paulo: Atlas, 2001)
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Manuais
Relatórios Formais, estruturados e interativos das 
responsabilidades, autoridades, comunicações e processo 
decisório inerentes a todas as unidades organizacionais, pelas 
suas chefias de mais pessoas da estrutura, quer sejam 
executados de forma individual ou em conjunto (OLIVEIRA, 
2006).
Manuais
Documentos elaborados dentro de uma organização com a 
finalidade de uniformizar os procedimentos que devem ser 
observados nas diversas áreas de atividades, sendo, portanto, 
um ótimo instrumento de racionalização de métodos, de 
aperfeiçoamento do sistema de comunicações, favorecendo, 
finalmente, a integração dos diversos subsistemas 
organizacionais, quando elaborados cuidadosamente, com 
base na realidade da cultura organizacional (POPPER, 1981)
Indicadores para o uso de manuais
• Divulgação 
• Coordenação
• Análise
• Treinamento
Objetivos
• Reunir informações de forma sistematizada, criteriosa e segmentada
• Ser instrumento de permanente consulta
• Ser uma ferramenta acessória, sem limitar a criatividade
• Divulgar instruções
• Proporcionar métodos que possibilitam a execução uniforme do serviço
• Atribuir competência aos setores
Manuais 7
Permitir a reunião de informações de forma sistematizada, criteriosa e
segmentada, atuando como instrumento facilitador da gestão de processos
organizacionais.
Razões Para Adoção de Manuais
Manuais 8
• Crescimento da organização - quando não é mais 
possível dar instruções particulares para cada empregado.
• Complexidade da Operação - quando não é mais 
possível dar explicações individuais. Nos Manuais estão 
previstos todos os casos.
• Alta taxa de Turnover - quando a rotatividade de pessoal 
é grande, torna-se impraticável o treinamento exaustivo de 
cada novo funcionário.
Vantagens
• Fontes permanentes de informações e consultas
• Facilitam a efetivação de normas, procedimentos e funções
• Propiciam coerência e continuidade na execução das tarefas
• Facilitam o treinamento de funcionários
• Novos
• Antigos (reciclagem)
• Permitem maior delegação de autoridade
• Descentralização
• Maior predisposição para assumir responsabilidades
• Permitem uma melhor visão de conjunto para os funcionários
• Constituem-se em um histórico administrativo
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Desvantagens
• Apesar de serem ponto de partida, não são solução para todos os tipos de 
problemas possíveis
• Custo normalmente alto
• Quando muito sintéticos, tendem a ser pouco úteis
• Quando muito detalhados, tendem a se desatualizar rapidamente
• Ignoram os aspectos informais
• Se incompletos ou malfeitos, causam mais problemas
• Inclusive devido a redações pouco claras, prolixas ou deficientes
• Em geral são pouco flexíveis
• Podem limitar a criatividade e o julgamento pessoal
Manuais 10
Tipos de manuais
• Manual de organização, manual de estrutura
• Manual de instruções, manual de normas e procedimentos
• Manual de formulários
• Manual de métodos operacionais
• Manual de normas (regimento, regulamento interno)
Indicações
• Dúvidas freqüentes do público-usuário
• Desconhecimento de uma determinada rotina
• Treinamentos
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Requisitos
• Necessidade real
• Diagramação estruturada e adequada às finalidades
• Um bom índice e sumário
• Ser flexível e possuir redação simples e clara
• Sofrer revisões e atualizações constantes
• Ser distribuído a todos os funcionários
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Manual de organização (funções)
• Caracteriza os aspectos formais das relações entre as diferentes 
unidades organizacionais
• Define os deveres e responsabilidades relacionados a cada um dos 
cargos de chefia ou assessoria
• Objetivos:
• Identificar, formal e claramente, como a organização está organizada
• Estabelecer os níveis de autoridade e as responsabilidades de cada unidade 
organizacional
• Conteúdo:
• Objetivos da organização
• Os diversos organogramas da organização
• Relação das funções a serem executadas pelas unidadesManuais 14
Manual de políticas e diretrizes
• Dar orientação aos executivos nas tomadas de decisão
• As políticas devem estar bem fundamentadas e consistentes, 
baseadas numa explicação das relações de trabalho da 
organização
• Objetivos:
• Oferecer condições para que os executivos concentrem-se em decisões 
que fujam aos padrões normais da organização
• Permitir um maior nível de delegação
• Conteúdo:
• Conjunto das diversas políticas existentes na organização: marketing, 
tecnologia, logística, recursos humanos, etc.
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Manual do empregado
• Particularmente importantes em médias e grandes organizações, 
principalmente nos níveis mais baixos destas
• Observar a aparência e diagramação para maior motivação
• Objetivos:
• Permitir uma boa interação entre o funcionário e a organização
• Explicitar os direitos e deveres do novo funcionário
• Facilitar o treinamento do novo funcionário
• Conteúdo:
• Breve resumo histórico da organização
• Atividades desenvolvidas e objetivos da organização
• Descrição do regime de autoridade
• Descrição do sistema de incentivosManuais 16
Manual de instruções especializadas
• Agrupa normas e instruções de aplicação específica a determinada atividade ou 
tarefa
• “Manual do vendedor”
• “Manual da telefonista”
• Recomendável quando há um número de funcionários nas funções especificadas 
que justifique seu uso
• Objetivos:
• Melhor treinamento de um grupo específico do funcionários
• Tornar-se um guia de trabalho e consulta para o grupo de funcionários
• Conteúdo:
• Tarefas básicas inerentes ao cargo
• Sua interação com outros cargos da organizaçãoManuais 17
Manual de normas e procedimentos
• Descrevem as atividades que envolvem as diversas unidades
• Detalham como as atividades devem ser executadas
• Objetivos:
• Proporcionar uma execução uniforme dos serviços descritos
• Atribuir às unidades organizacionais, competência para definir as orientações a 
serem incluídas no manual
• Conteúdo:
• Normas: indicação de quem executa (ou pode executar) os diversos trabalhos 
do processo administrativo
• Procedimentos: indicação de como são executados os diversos trabalhos do 
processo administrativo
• Formulários: definição dos documentos e sua forma de utilização
• Fluxogramas: gráficos dos diversos procedimentos descritosManuais 18
Manual de métodos Operacionais 
(sequência administrativa)
• Relato com os passos, as unidades os cargos 
envolvidos e o tempo de execução de cada tarefa.
• Fluxograma pode ser anexado.
Processo
• Devem ser melhor detalhados e detalhados no 
manual.Formulários
• Quantificação
• A medida do tempo fica a critério.Volume
• Por onde segue o processo? Distância? Como ver a 
seqüência?
• Layout .
Espaço físico
• Busca da melhor execução
• Registro de todas as informações relevantes.
Supervisão
Recomendações finais
• O manual é elaborado para quem não sabe, ou tem dúvidas
• Deve conter todas as orientações necessárias, inclusive as óbvias
• Aconselha-se elaborar o manual com folhas soltas (ou eletronicamente) 
para facilitar a atualização
• O manual não é um documento comum. Sua entrega deve ser feita pela 
própria gerência
• Atenção com a estética, inclusive redação e apresentação
• A elaboração do manual deve ser adaptada às características da 
organização
• O manual perderá sua utilidade se as mudanças forem transmitidas 
apenas de forma verbal, ele precisa ser atualizado
Manuais 20
Recomendações finais
• Conteúdo deve subsidiar os trabalhos de cada pessoa na 
organização.
• Constante divulgação e atualização, inclusive pela intranet.
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Cuidados com o manual
• Estrutura
• Apresentação
• Sumário
• Codificação numérica ou 
alfanumérica
• Gráficos explicativos
• Utilização virtual
• Forma de impressão do texto
• Qualidade do papel
• Cor do papel
• Formato da folha-padrão
• Capa do manual
• Divisórias
• Linguagem escrita