Preservação de Documentos e SIGADOC

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“Gestão de Documentos (convencionais, híbridos e 
digitais) e o uso do SIGADOC”
SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTÃO
SECRETARIA ADJUNTA DE PATRIMÔNIO E SERVIÇOS
SUPERINTENDÊNCIA DE ARQUIVO PÚBLICO
Módulo 4 - Aula 2: A Preservação de Documentos de 
Guarda Permanente
Nesta aula nos aprofundaremos em dois objetos de especial relevância pública
dos documentos de guarda permanente: a guarda e a relação dela com a
difusão da informação contida no documento.
Desejamos um ótimo estudo e colocamo-nos à disposição no fórum de
discussão para tirar as dúvidas.
Prezado (a) aluno (a),
Além da guarda do documento, a instituição de
arquivo deve se preocupar com a preservação.
A preservação envolve atividades de conservação,
armazenamento e, se preciso, restauração dos
documentos.
PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
A conservação diz respeito às
medidas preventivas de
controle e manutenção das
condições ideais à
sobrevivência do documento.
Trata-se de uma ação indireta
no documento, procurando
mantê-lo o mais próximo
possível do estado físico em
que foi criado.
A preservação compreende os
procedimentos e medidas
adotados, ininterruptamente,
com a finalidade de assegurar a
integridade dos documentos,
independente do suporte,
protegendo-os dos agentes de
deterioração e da ação do
tempo.
Restauração é o conjunto de
procedimentos adotados com
o objetivo de recuperar a
informação em documentos
deteriorados por meio de
intervenções diretas sobre os
danos.
Impedir que o
documento se
degrade, o intuito
é mantê-lo em
seu estado
original.
OBJETIVO
AÇÃO
PRESERVAÇÃO CONSERVAÇÃO RESTAURAÇÃO
EVITAR
DETER A 
DEGRADAÇÃO
REPARAR
Interromper o
processo de
deterioração do
documento, impedir
o aumento de
danos.
Recuperar o
documento
degradado, reaver
seu estado físico
e suas
informações.
Procedimentos
em estruturas
físicas do acervo,
como nos
edifícios, móveis e
etc.
Pequenas
intervenções,
controle do
ambiente, do
manuseio, do
acesso e etc.
Intervenções
diretas no
documento
alterando sua
estrutura.
Desse conjunto, a atividade mais simples de ser executada é a de 
Pequenos Reparos (veremos melhor este ponto na próxima aula).
Sem preservação, não há 
acesso aos documentos.
A falta de zelo com os documentos, combinada com a não aplicação da
política de gestão de documentos, ou com a aplicação desta de maneira
parcial, trazem como consequência perdas significativas do acesso à
informação.
Massa documental acumulada sem devida classificação, 
acondicionamento e organização.
Preservação é uma prática diária. Precisa ser
estrategicamente pensada;
Em um primeiro momento, deve-se dar conta dos
problemas gerais do acervo;
Em uma segunda etapa, basta seguir as boas práticas.
O sucesso da preservação possibilita acesso à informação. Afinal,
mantendo o acervo organizado, em formato planejado e acessível,
o caráter público da guarda é uma realidade para todo e qualquer
cidadão.
Dentro de critérios similares aos dos documentos de suporte
analógico, majoritariamente em suporte de papel, os
documentos digitais também carecem de organização.
Afinal, não basta tê-los em versão digital, ou criá-los em
versão digital, é necessário garantir a eles os tratamentos que
assegurem acessibilidade e autenticidade, em todas as fases
de seus ciclos de vida, visto serem mais suscetíveis às
alterações e às obsolescências tecnológicas.
Você, porventura, tem
acesso aos arquivos
salvos nos disquetes que
um dia utilizou? E quanto
aos seus CDs, pendrives
etc.?
TRÂMITE DE ARQUIVAMENTO
DE DOCUMENTOS PERMANENTES
FASE 
CORRENTE
FASE 
INTERMEDIÁRIA
GUARDA 
PERMANENTE
FASE 
PERMANENTE
ELIMINAÇÃOX
Documentos 
analógicos
Documentos 
Digitais
Arquivo Setorial
Repositório 
Digital 
Arquivístico 
Confiável (RDC-
Arq)
Para a guarda permanente de
documentos analógicos, o
procedimento implica no
recolhimento ao arquivo
setorial/central.
No caso dos digitais, o
documento, previamente
classificado, é recolhido
(arquivado) em outro sistema
informatizado, que recepciona
todos os metadados
correspondentes, mantendo sua
confiabilidade, autenticidade e
acessibilidade.
Metadados: Dados estruturados e codificados, que
descrevem e permitem acessar, gerenciar, compreender
e/ou preservar outros dados ao longo do tempo.
Se o documento é a unidade
de registro de informações,
em qualquer que seja o
suporte, ou o formato, o
documento digital diz respeito
àquele que é codificado em
dígitos binários, acessível por
meio de sistema
computacional.
Igual aos demais, os
documentos digitais são
submetidos a um código de
classificação, previsto
anteriormente e indexado no
momento de sua elaboração
no sistema.
A preservação digital trata de
garantir a manutenção de todos
os metadados de produção do
documento digital, sua cadeia de
custódia, litigantes e trâmite.
É necessário, para tanto, um
sistema informatizado, que
recepciona o documento de valor
de guarda permanente,
permitindo o seu tratamento
técnico: arranjo arquivístico, sua
descrição e seu acesso. De forma
a assegurar a manutenção da
autenticidade e da relação
orgânica.
DOCUMENTO DIGITAL E REPOSITÓRIO DIGITAL 
ARQUIVÍSTICO CONFIÁVEL (RDC - Arq)
Preservação 
Digital
Já a difusão depende da preservação. Nos trabalhos em acervos, é ela uma
consequência da boa qualidade da política de preservação, seja qual for o
suporte do documento (se analógico ou digital), partindo do ponto
fundamental de que para se ter acesso à informação, antes de mais nada, é
necessário que a informação exista e esteja acessível.
Difusão = Divulgação, Propagação, 
Democratização das informações
É interessante esclarecer que em Mato Grosso a guarda permanente de
documentos públicos deve ser assegurada pelas instituições setoriais de
Arquivos, sob orientação e em parceria com a Superintendência de
Arquivo Público (SAP).
As instituições setoriais devem manter seus arquivos permanentes
seguindo orientação técnica, garantindo o intercâmbio de informações
sobre os respectivos acervos, conforme decreto nº 1.654 de 29 de agosto
de 1997.
GUARDA DE DOCUMENTOS EM MT
O que é preciso fazer para recolher os documentos 
para a guarda permanente?
✓ Selecione os documentos que já cumpriram o prazo de guarda na fase
intermediária;
✓ Preencha o Termo de Recolhimento, disponível em:
http://www.apmt.mt.gov.br/site/instrumentos-tecnicos/;
✓ Registre em Sistema Informatizado a localização e outras informações
necessárias referentes ao Documento/Processo de guarda permanente.
REFERÊNCIAS
Arquivos Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo; relativos às 
atividades-meio da administração pública/ Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 
2001. Disponível em 
http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes/cctt_meio.pdf. Acesso em: 
17/06/2019.
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do 
Estado, 1998.
CONARQ. Diretrizes para a Implementação de Repositórios Arquivisticos Digitais Confiáveis –
RDC-Arq: Rio de Janeiro | 2015. Disponível em : https://www.gov.br/conarq/pt-br/centrais-de-
conteudo/publicacoes/conarq_diretrizes_rdc_arq_resolucao_43.pdf . Acesso em 17/03/2022
SCHELLENBERG, T. R. Arquivos Modernos: Princípios e Técnicas. Rio de Janeiro: FGV, 1973.