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FACULDADE FUTURA INFORMÁTICA APLICADA À CONTABILIDADE APOSTILA PORTUGUÊS II VOTUPORANGA – SP 1.1 Qual o conceito e os tipos de mudanças organizacionais1 Com a atual dinamicidade em que estão inseridas as organizações, as mudanças deixaram de ser acontecimentos esporádicos e se tornaram algo rotineiro. Tais acontecimentos são tão relevantes para um futuro próspero, que muitas empresas têm estipulado comissões específicas para cuidar da gestão da mudança em organizações, com profissionais capacitados na gestão e implantação de projetos. 1.2 O conceito A mudança organizacional é entendida como uma adequação às exigências do mercado, causada pela influência do ambiente externo ou do ambiente interno. Pode ser uma mudança planejada ou não, e vai buscar sempre a satisfação do cliente, a superioridade competitiva e a geração de lucros e perduração da empresa ao longo do tempo. 1.3 Tipos de mudança organizacional As mudanças organizacionais podem ser ocasionadas por diversos fatores, como o envelhecimento e perda de competitividade de um produto, a necessidade de atribuir melhores condições de trabalho aos colaboradores, a busca por processos mais eficientes, entre outros. As mudanças podem ser qualificadas como incremental, transformacional, evolucionária e revolucionária. A mudança incremental busca a implantação de melhorias aos processos existentes para, assim, atribuir maior capacidade de crescimento e sucesso a empresa. Esta é a mudança mais recorrente e a de mais fácil implementação, pois é natural e está sempre acontecendo. A mudança transformacional, por sua vez, implica em grandes 1 MARQUES, J. R. Qual o conceito e os tipos de mudanças organizacionais. Postado em 2 de janeiro de 2015. Disponível em: <https://www.ibccoaching.com.br/portal/rh- gestaopessoas/qual-conceito-tipos-mudancas-organizacionais/>. Acesso em: 01 junho 2018. AULAS DE 41 A 50 alterações nos processos da empresa, sendo reestruturada internamente para atender a uma nova estratégia. Usualmente utilizada diante de sérias crises ou da necessidade de se reposicionar no mercado, esse tipo de mudança afeta todos os âmbitos da empresa, funcionários, líderes, produtos e, por isso, pode ser de mais difícil assimilação pelos colaboradores. Há também a mudança que surge a partir de um propósito especial: a mudança evolucionária. O objetivo em questão é adequar a evolução da empresa às demandas do mercado, para que seu crescimento não gere problemas, as necessidades dos clientes sejam sempre atendidas e a empresa esteja sempre à frente de seus concorrentes. São implantadas gradualmente e facilitam a escolha de possíveis caminhos de atuação a serem seguidos pela organização no futuro. A mudança mais drástica e ousada é a revolucionária. Diante da necessidade de uma profunda alteração nos princípios base da empresa, na sua gestão, na sua atuação e nos produtos, para que a empresa sobreviva e cumpra com sua missão, essa mudança se faz imprescindível. Empresas com uma longa história são as que geralmente necessitam empreender esse tipo de mudança, garantindo a superação da má fase e o lucro para os investidores. Com a implementação dessa mudança, a empresa pode terminar parecendo outra: novos funcionários, novo modelo de gestão, novos objetivos e, inclusive, novos mercados de atuação. Constantes inovações tecnológicas, mudanças de perfis profissionais e a entrada frequente de novos empreendimentos no mercado obrigam as empresas a realizar frequentes mudanças. Para garantir o lucro dos investidores e perdurar ao longo do tempo, as organizações devem se moldar de acordo com o exigido. E a maleabilidade da empresa, bem como sua capacidade de gerir e implementar as mudanças, podem ser fator diferencial entre o sucesso e o fracasso. 1.4 Gestão da mudança organizacional: o que é e como deve ser feita2 Fonte: www.portal.blbbrasilescoladenegocios.com.br O que faz com que uma empresa resista à passagem do tempo? São muitos os aspectos que fazem com que uma organização continue firme e forte no mercado apesar de todas as pedras que possam aparecer no caminho. Além dos investimentos em infraestrutura, é preciso saber como administrar o patrimônio que realmente fará a diferença no resultado final: o capital humano. Mas como controlar um recurso tão independente quanto seus colaboradores? Para vencer essa batalha, é só você mergulhar de cabeça no mundo da gestão da mudança organizacional. Está preparado? 1.5 O processo de tomada de decisão em uma organização3 Considerando-se que todas as organizações são sistemas, isto é, um conjunto de partes que se encontram em constante interação e interdependência na execução de inúmeras funções para a consecução de um ou mais objetivos em prol da 2 http://portal.blbbrasilescoladenegocios.com.br/mudanca-organizacional/ 3 Extraído na íntegra do artigo: LOPES, P. D.; PERUCCHI, V. A relação entre informação, cultura organizacional e tomada de decisão em uma organização. Inf. Inf., Londrina, v. 20, n. 3, p. 229 - 247, set./dez. 2015. Disponível em: <http:www.uel.br/revistas/informacao/>. Acesso em: 04 junho 2018. sociedade, o processo de tomada de decisão faz parte do seu cotidiano, uma vez que é por intermédio dele que as ações a serem desenvolvidas são decididas. Fonte: https://contacerta.files.wordpress.com Hoppen (1992) percebe a organização como um sistema em constante mudança e acredita que as atividades das empresas em todos os seus níveis hierárquicos são essencialmente atividades de tomada de decisão e de resolução de problemas. Para Oliveira (2004, p.143): “o processo de tomada de decisão implica uma racionalidade objetiva que traz como consequência a necessidade de o tomador de decisão ajustar seu comportamento a um sistema integrado, por meio de uma visão ampla de alternativas que se lhe afiguram antes da tomada de decisão”. De acordo com Angeloni (2003), a tomada de decisão em uma organização tem exigido cada vez mais o trabalho em equipe. Na interação entre esses grupos deve existir um processo de comunicação que estimule o diálogo. Para Lousada e Valentim (2011, p. 148), a tomada de decisão é uma temática relevante na atualidade, “uma vez que as organizações necessitam, cada vez mais, de decisões acertadas, em um espaço de tempo mais reduzido”. A tomada de decisão é inerente ao trabalho de qualquer pessoa, Lousada e Valentim (2011, p. 163), compreendem que no “caso dos gestores, a tomada de decisão faz parte de sua função, ou seja, é tão importante quanto qualquer outra atividade sob sua responsabilidade”. Leitão e Nassif (2009, p. 150), concluem que a “informação mantém uma relação intrínseca com o processo decisório na medida em que é utilizada com o objetivo de auxiliar a compreender a situação e indicar um caminho a seguir”. Constata-se que o processo de tomada de decisão faz parte da rotina de qualquer organização nos seus diversos níveis, mas o que seria uma organização em sua essência? 1.6 Mudança organizacional: sempre em movimento 4 Não há nada mais prejudicial para uma empresa do que a persistência no ditado “em time que está ganhando não se mexe”. Toda organização é impactada pelo que acontece na economia e na sociedade. Ignorar esse fato é fazer com que sua empresa fique parada no tempo, perdendo em competitividade e acumulando estragos — você não quer isso, não é? A gestão da mudança organizacional atua exatamente para evitar esse problema. Com uma visão macro do negócio, essa administração incentiva o estudo das transformações externas e de que maneira o público internopode melhorar o seu dia a dia para que o público-alvo continue enxergando na sua empresa a solução perfeita. 1.7 Fale e faça acontecer5 Se sua empresa mantém um discurso de inovação, mas não o aplica na prática, ela está comprometendo a própria credibilidade diante da equipe e do mercado. Apesar da semente da inovação vir de fora, é no lado de dentro que ela germina e acontece de verdade. Para que isso se torne realidade, o primeiro passo é desenvolver uma cultura inovadora que estimule, prepare e evidencie os seus benefícios para os colaboradores em todas as esferas da empresa. Pegou o espírito da coisa? Então segura firme porque é ele que vai guiar o seu caminho daqui para frente. 4 http://portal.blbbrasilescoladenegocios.com.br/mudanca-organizacional/ 5 Ibidem 1.8 Ver para crer5 Antes de entendermos como desempenhar a gestão da mudança, é importante abrirmos um parêntese para destacar o papel do líder nesse processo. Tudo o que é novo assusta, principalmente quando isso tem potencial para colocar o nosso ganha-pão em risco. Mas se nós tivermos alguém em quem confiar, estaremos mais dispostos a adotar métodos que não conhecemos muito bem ou a compartilhar responsabilidades com outras pessoas. Esse alguém, como você deve ter adivinhado, é o líder. É ele quem vestirá a camisa da mudança e mostrará à equipe porque ela deve fazer o mesmo. No começo, será difícil convencer cada colaborador da sua importância para a inovação que a empresa pretende implantar. Por esse motivo, todos os gestores devem estar sincronizados com o propósito da mudança para que eles consigam passá-lo adiante da maneira mais clara e sincera possível. Só esse vínculo emocional manterá a equipe unida e motivada para fazer o novo se transformar em realidade. 1.9 Como implantar a mudança organizacional?7 Tudo começa com um processo de autoconhecimento empresarial, quando será necessário identificar os pontos falhos da organização e dos funcionários para, em seguida, saber o que precisa ser feito para corrigir os itens encontrados. Tenha em mente que esse é um trabalho que poderá afetar todos os setores da empresa: desde o departamento de recursos humanos até o de relacionamento com o cliente. Outro fator crucial para o bom desempenho da gestão da mudança é saber quando agir. E acredite: existe um momento certo para isso. Se sua empresa parece caminhar sem sair do lugar, fique atento: esse é o sinal de alerta para mudar o jogo. São três os pilares que vão sustentar com segurança esse novo jeito de gerenciar seu negócio. O primeiro é a comunicação, que atualizará seus colaboradores quanto aos próximos passos e sobre os resultados atingidos com o que já foi realizado — destacando a contribuição de cada um. 5 Ibidem. 7 Ibidem. Logo depois vem o alinhamento, que nada mais é do que o “caracrachá” entre metodologia e execução, desenvolvendo um clima de incentivo e transparência entre todos os envolvidos no processo — inclusive com o público-alvo, que passará a receber mensagens direcionadas para eles, com uma linguagem e veículos específicos, garantindo a eficácia na mensagem que a empresa deseja transmitir. Por último, mas não menos importante, está a capacitação. Depois de fazer o estudo das necessidades da empresa, será necessário qualificar os colaboradores para que eles possam desempenhar bem suas novas funções. Aliás, essa etapa do processo é a que pode ser usada como argumento para aqueles funcionários que ainda não entraram no barco. A capacitação da equipe demonstra que, em vez de buscar outro profissional no mercado, a empresa prefere valorizar e investir no seu time de colaboradores. 1.10 Quem sai ganhando nessa história?6 Todo mundo! Para os colaboradores, essa mudança renderá muitos benefícios diretos e indiretos, pois eles ganharão mais conhecimento em sua área, impulsionando o crescimento profissional, e verão seu esforço ser transformado em resultados reais. Já para a empresa, os rendimentos vão além do aspecto financeiro: ela terá uma equipe mais bem treinada, motivada e harmonizada, um produto ou serviço competente e, para fechar o pacote, um cliente satisfeito e disposto a fazer com que a fama de sua empresa se espalhe por aí. No âmbito empresarial, ainda há mais uma vantagem: como a empresa precisou se arriscar para tirar a ideia do papel, ela ganhou uma experiência valiosa para momentos de crise econômica. Muitas empresas não sobrevivem a essas fases por não saberem lidar com imprevistos. Já aquelas que investem na gestão da mudança organizacional pulam essa etapa e se concentram no mais importante: encontrar as oportunidades de negócio. Não espere os sinais do atraso ficarem evidentes para tomar uma atitude, nem acredite que seu negócio está imune a tudo e a todos. Quando o assunto é a saúde 6 Ibidem. organizacional, a gestão da mudança é o mecanismo que vai prevenir e desenvolver anticorpos para que a sua empresa tenha uma vida longa e próspera. 1.11 A relação entre informação e organização7 Uma das grandes revoluções pela qual o mundo passou foi a Revolução Científica, quando o ser humano sentiu a necessidade de buscar parâmetros para explicar os fenômenos da natureza. Outro grande passo da humanidade foi a Revolução Industrial, onde se buscou amplificar o poder de produção. Atualmente, o mundo vive a Revolução da Informação, consequência da necessidade de amplificar o poder do pensamento da sociedade para o levantamento de alternativas e tomadas de decisão que assegurem a escolha das melhores ações a serem implementadas para a preservação da espécie humana e uma melhor qualidade de vida. Segundo Resende (2006), a informação é todo o dado trabalhado, útil, tratado, com valor significativo atribuído ou agregado a ele e com um sentido natural e lógico para quem usa a informação. O dado é entendido como um elemento da informação, um conjunto de letras, números ou dígitos, que, tomado isoladamente, não transmite nenhum conhecimento. Para Choo (2006), a busca e o processamento da informação são fundamentais em muitos sistemas sociais e atividades humanas, pois as necessidades e usos da informação devem ser examinados dentro de um contexto profissional, organizacional e social dos usuários. Talvez essa seja a razão pela qual o uso da informação venha se tornando um componente cada vez mais importante da pesquisa nas áreas de recuperação da informação, sistemas de informação e tomada de decisão dentre outras. Os usuários obtêm informações de muitas e diferentes fontes formais e informais. As fontes informais, inclusive colegas e contatos pessoais, são quase sempre tão ou mais importante que as fontes formais, como bibliotecas e banco de dados on-line. Um grande número de critérios pode influenciar a seleção e o uso das 7 Extraído na íntegra do artigo: LOPES, P. D.; PERUCCHI, V. A relação entre informação, cultura organizacional e tomada de decisão em uma organização. Inf. Inf., Londrina, v. 20, n. 3, p. 229 - 247, set./dez. 2015. Disponível em: <http:www.uel.br/revistas/informacao/>. Acesso em: 04 junho 2018. fontes de informação. As pesquisas descobriram que muitos grupos de usuários preferem fontes locais e acessíveis, que não são, necessariamente, as melhores. Para esses usuários, a acessibilidade de uma fonte de informação é mais importante que sua qualidade. De acordo com Choo (2006, p. 97): [...] os executivos, por exemplo, não empreendem buscas abrangentes nem procuram as melhores soluções. Ao contrário, buscam a informação localmente, usando fontes conhecidas e quase sempre procurando soluções na vizinhança dos problemas. Os problemas sãoconsiderados resolvidos quando uma solução suficientemente boa é encontrada. Para Davenport (1998), há quatro modalidades de informações dentro das organizações: a) informações não estruturadas existentes dentro das organizações, mas, normalmente, não relacionadas a um processo formal de trabalho ou relacionadas, mas não tratadas pelo processo; b) capital intelectual ou conhecimento - abrangendo as competências individuais, as competências organizacionais e a retenção e disseminação do conhecimento; c) informações estruturadas em papel - como registros pessoais e arquivo- morto que evidenciam a importância da consciência do profissional em tratar adequadamente seus registros, atuando mesmo como um gerente de registros, tomando as medidas necessárias para o adequado armazenamento e disseminação do que foi importante e útil para a empresa e d) informações estruturadas em computadores que normalmente refletem o ambiente informacional das organizações. Pode-se concluir, com base nos pressupostos acima que: a informação faz-se presente em todas as etapas da vida humana, pois subsidia o processo decisório individualmente e dentro dos grupos sociais; suas fontes podem ser formais e informais e moldadas de forma estrutural dentro da organização, por intermédio do capital intelectual ou conhecimento e estruturadas em papel ou computadores. Consciente da relação entre informação e organização é importante que se analise a influência da cultura no ambiente organizacional, pois cada organização tem seus valores, normas e regras específicas de convivência e trabalho. 1.12 A influência da cultura no ambiente organizacional8 Se a cultura de um grupo é o resultado de sua aprendizagem acumulada, como descrever e catalogar o conteúdo dessa aprendizagem? Quaisquer grupos e teorias organizacionais distinguem dois importantes conjuntos de problemas com que todos os grupos, não importam seus tamanhos, devem lidar: (1) sobrevivência, crescimento e adaptação em seu ambiente e (2) integração interna, que permite o funcionamento diário e a capacidade de adaptar-se e aprender (SCHEIN, 2009). Para Hofstade (1991), a cultura é adquirida, não herdada. Ela provém do ambiente social do indivíduo, não dos genes. O estudo da cultura revela que os grupos humanos e categorias pensam, sentem e agem de forma diferente, mas não existem parâmetros científicos que permitam considerar um grupo intrinsecamente superior ou inferior a outro. É necessária a reflexão antes de se aplicar as normas de um indivíduo, grupo ou sociedade, a outros. O julgamento e a ação devem ser precedidos de informação sobre a natureza das diferenças culturais entre sociedades, suas raízes e consequências. De acordo com Davenport (1998), o comportamento informacional é uma dimensão inexplorada e vasta do gerenciamento informacional, qualquer ação de gestão da informação que não considera as pessoas como o fator determinante de sucesso está fadada ao fracasso. Sob o ponto de vista de Choo (1998), por meio da cultura informacional, forma-se uma lógica que dirige a atenção dos membros da organização. Desta forma, alguns dados são considerados, outros ignorados e incorporados à estratégia, aos sistemas, aos valores e as expectativas dos membros da organização. Grande parte dos aspectos relacionados à cultura informacional acaba se transformando em regras e rotinas que determinam formas para levar a cabo a coleta, a distribuição e o uso das informações. Em harmonia com as ideias delineadas de pesquisadores registradas nos parágrafos anteriores, conclui-se de forma embrionária que a cultura pode influenciar a estabilidade de um grupo; ela é adquirida e não herdada; que antes de se aplicar 8 Extraído na íntegra do artigo: LOPES, P. D.; PERUCCHI, V. A relação entre informação, cultura organizacional e tomada de decisão em uma organização. Inf. Inf., Londrina, v. 20, n. 3, p. 229 - 247, set./dez. 2015. Disponível em: <http:www.uel.br/revistas/informacao/>. Acesso em: 04 junhos 2018. normas a um indivíduo, grupo ou sociedade deve-se buscar informação sobre a natureza das diferenças culturais e que a cultura informacional pode interferir no ambiente organizacional. 1.13 A ingerência da informação no processo de tomada de decisão de uma organização9 Segundo Wilson (1997), a gestão da informação pode ser definida como a aplicação de princípios administrativos à aquisição, organização, controle, disseminação e uso da informação para a operacionalização efetiva de organizações de todos os tipos. Para Froehlich (1989), os cientistas, ou profissionais da informação podem ser considerados mediadores, educadores e facilitadores do processo de acesso e disseminação da informação, o que provoca mudanças na ordem social. Segundo Tarapanoff (2006) o principal objetivo da gestão da informação é identificar e potencializar recursos informacionais de uma organização ou empresa e sua capacidade de informação, ensinando-a a aprender e a se adaptar a mudanças ambientais. A informação é um fator determinante para a melhoria de processos, produtos e serviços, tendo valor estratégico em organizações. A ideia da informação como ferramenta estratégica evoluiu depois que a gestão da informação mudou seu foco inicial de gestão de documentos e dados para recursos informacionais, mostrando resultados em relação à eficiência operacional, evitando desperdício e automatizando processos. De acordo com Wilson (1997), gestão da informação preocupa-se com o valor, qualidade, posse, uso e segurança da informação no contexto do desempenho organizacional. De acordo com Mcgee e Prusak (1994), a estratégia é definida a partir da informação, avaliando as oportunidades ou ameaças existentes e a sua capacidade de acionar os seus ativos para responder aos novos desafios, tem sido a ocupação principal dos líderes e tomadores de decisão. 9 Ibidem. Para Lev (2004), com a intensificação do uso da informação para fins estratégicos, percebeu-se que o valor da empresa, na percepção do usuário e do mercado, incorpora aspectos “intangíveis”, tais como valor da marca, peso das patentes geradas, capacidade de inovação, talento dos funcionários em especial dos executivos e suas relações com os clientes, software, processos únicos, desenhos organizacionais e outros. Segundo Tarapanoff (2006, p. 28): “as organizações devem usar a informação para criar significado, construir conhecimento e tomar decisões. A criação do conhecimento representa inovação e vantagem competitiva”. Após análise das ideias transcritas acima, as seguintes conclusões parciais podem ser alcançadas: todos aqueles que são gestores da informação podem influenciar no processo de mudança social; a informação pode ser crucial para a análise e melhoria de processos, produtos e serviços em uma organização e também contribuir para a criação de significados, construção de conhecimento, tomada de decisões, inovação e vantagem competitiva no que concerne a decisões antecipadas e ações proativas. 2 SISTEMAS DE SUPORTE A DECISÃO10 A necessidade dos Sistemas de Apoio à Decisão (SAD) ou Sistemas de Suporte à Decisão (SSD) surgiu em decorrência de diversos fatores, como, por exemplo: • Competição cada vez maior entre as organizações; • Necessidade de informações rápidas para auxiliar no processo de tomada de decisão; • Disponibilidade de tecnologias de hardware e software para armazenar e buscar rapidamente as informações; • Possibilidade de armazenar o conhecimento e as experiências de especialistas em bases de conhecimentos; • Necessidade de a informática apoiar o processo de planejamento estratégico empresarial. 10 http://www.profdamasco.site.br.com/SistemasApoioDecisaoApostila.pdf2.1 Definições Conceitualmente podemos definir SAD ou SSD como aplicações responsáveis pela captura e elaboração das informações dentro de uma base de dados, que sejam pertinentes no processo de tomada de decisões. Através de um bom sistema de banco de dados, é possível transformar uma grande base de dados em vantagem competitiva elaborando um sistema que atue no sentido de agrupar informações que demonstrem alterações de padrões. Os SAD são SI computadorizados que fornecem aos gerentes apoio interativo de informações durante o processo de tomada de decisão. São projetados para serem sistemas de resposta rápida que são iniciados e controlados por usuários finais gerenciais. Os SAD são capazes de apoiar diretamente os tipos específicos de decisões e os estilos e necessidades pessoais de tomada de decisão de cada gerente. Os SAD utilizam: • Modelos analíticos • Bancos de dados especializados • Os próprios insights e apreciações do tomador da decisão • Processos interativos de modelagem baseados em computador para apoiar a tomada de decisões semiestruturadas e não estruturadas por parte de cada gerente. 2.2 Informação, decisões e administração O tipo de informações requeridas pelos gerentes está diretamente relacionado com o seu nível gerencial e o grau de estrutura de decisão que eles enfrentam. Dessa forma, os níveis de tomada de decisão gerencial que devem ser apoiados pela tecnologia da informação em uma organização bem-sucedida são: Fonte: <http://www.profdamasco.site.br.com/SistemasApoioDecisaoApostila.pdf> a) Nível Estratégico: Normalmente, um conselho de diretores e um comitê executivo do presidente e principais executivos desenvolvem as metas globais, estratégias, políticas e objetivos da organização como parte de um processo de planejamento estratégico. Eles monitoram o desempenho estratégico da organização e sua direção geral no ambiente político, econômico e competitivo dos negócios. Decisões estratégicas são aquelas que determinam os objetivos da organização como um todo, seus propósitos e direção. As decisões tomadas nesse âmbito determinarão como a empresa se relacionará com o ambiente. Tarefa exclusiva da alta gerência. Ex.: Fabricar certo produto Decisões Não Estruturadas - Envolvem situações de decisão onde não é possível especificar de antemão a maioria dos procedimentos de decisão a serem seguidos. Tomadores de decisão estratégica Exigem relatórios mais resumidos, especiais e não programados, previsões e inteligência externa para apoiar suas responsabilidades de planejamento não estruturado e de tomada de políticas. b) Nível Tático: Cada vez mais os gerentes intermediários, desenvolvem planos de curto e médio prazo, programações e orçamentos e especificam as políticas, procedimentos e objetivos para as subunidades da organização. Eles também distribuem recursos e monitoram o desempenho de suas subunidades organizacionais, como departamentos, divisões, equipes de processo e outros grupos de trabalho. São as decisões tomadas em um nível abaixo do estratégico. Tomadas pela gerência intermediária, como gerentes de divisão ou departamento. Mais específicas e concretas do que as decisões estratégicas e mais voltadas para a ação. Ex.: os tipos específicos do produto que serão fabricados. Decisões semiestruturadas Alguns procedimentos de decisões podem ser pré-especificados, mas não o suficiente para levar a uma decisão definitiva recomendada. Tomadores de Decisão Tática – Exigem informações tanto em nível operacional como em nível estratégico para apoiar suas responsabilidades de tomada de decisões semiestruturadas. c) Nível Operacional: Os membros das equipes alto gerenciadas ou supervisores desenvolvem planos de curto prazo como os programas de produção semanal. Eles dirigem o uso dos recursos e o desempenho das tarefas de acordo com procedimentos e dentro dos orçamentos e programações que eles definem para as equipes e outros grupos de trabalho da organização. São tomadas no nível mais baixo da empresa e se referem ao curso de operações diárias. Podem estabelecer cronograma de produção e determinar nível de matéria- prima ideal. Ex.: meta de produzir 500 unidades do produto por hora. Decisões estruturadas Envolvem situações em que os procedimentos a serem seguidos quando é necessária uma decisão pode ser especificada de antemão. Tomadores de decisão operacional Exigem relatórios internos mais pré-especificados enfatizando comparações detalhadas de dados históricos e atuais que apoiem suas responsabilidades mais estruturadas em operações diárias. 2.3 Modelagem analítica O uso de um SAD envolve um processo interativo de modelagem analítica. Um gerente utiliza um pacote de software SAD em sua estação de trabalho para fazer consultas, dar respostas e emitir comandos. Isto é diferente das respostas por demanda de sistemas de relatórios de informações, já que os gerentes não estão solicitando informações pré-especificadas. Pelo contrário, eles estão explorando alternativas possíveis. Eles não precisam especificar antecipadamente suas necessidades de informações. Em vez disso, utilizam o SAD para encontrar as informações que precisam para ajudá-los a tomar uma decisão. Análise do tipo What If (E Se?) O usuário final introduz mudanças nas variáveis ou relações entre variáveis e observa as mudanças resultantes nos valores de outras variáveis. Exemplo 1: E se reduzíssemos a propaganda em 10%? O que aconteceria com as vendas? Exemplo 2: E se houver uma redução de 10% no volume de resíduos dispostos no aterro sanitário? O que acontecerá com a vida útil do aterro? Análise de sensibilidade É um caso especial de análise supositiva. Normalmente, o valor de uma única variável é alterado repetidas vezes e as mudanças resultantes sobre as outras variáveis são observadas. Por isso, a análise de sensibilidade é, na verdade, um caso de análise supositiva envolvendo mudanças repetidas em apenas uma variável de cada vez. Normalmente, a análise de sensibilidade é utilizada quando os tomadores de decisão estão em dúvida quanto às premissas assumidas na estimativa do valor de certas variáveis-chaves. Exemplo 1: Vamos reduzir a propaganda em 1.000 reais repetidamente de forma que possamos entender sua relação com as vendas. Exemplo 2: Supor um aumento de 10% ao mês no volume de plásticos repetidos vezes para analisar a demanda para um mercado futuro. Análise de Busca de Metas: Inverte a direção da análise realizada na análise de sensibilidade. Em lugar de observar como as mudanças em uma variável afetam outras variáveis, a análise de busca de metas fixa um valor alvo para uma variável e, em seguida, altera repetidas vezes as outras variáveis até que o valor alvo seja alcançado. Exemplo 1: Experimentemos aumentos na propaganda até que as vendas atinjam 1 milhão de reais. Exemplo 2: Qual deve ser a taxa de desvio que a coleta seletiva deve proporcionar para que a vida útil do aterro sanitário seja incrementada mais 5 anos? Análise de otimização É uma extensão mais complexa da análise de busca de metas. Em lugar de fixar para uma variável um valor específico, a meta é encontrar o valor ótimo para uma ou mais variáveis-alvo, dadas certas limitações. Em seguida, muda-se uma ou várias outras variáveis repetidas vezes, sujeitas às limitações especificadas, até que sejam descobertos os melhores valores para as variáveis alvo. Exemplo 1: Qual o melhor montante de propaganda, considerando nosso orçamento e escolha de mídia? Exemplo 2: Descobrir qual a quantidade de resíduos sólidos recicláveis que a coleta seletiva deve conseguir para garantir uma remuneração média de R$ 400,00aos cooperados, considerando os preços de vendas atuais dos resíduos. 2.4 Etapas no processo de tomada de decisão Uma análise das funções do administrador revela que todo gerente toma decisões durante a realização de seus trabalhos. Assim a tomada de decisões é função comum ao administrador. O processo de tomada de decisão é a sequência de eventos abordados pela administração para solucionar problemas em seus negócios, um processo sistemático que segue uma sequência: • Análise situacional • Estabelecimento de padrões de desempenho • Geração de alternativas • Avaliação das consequências • Teste piloto e implementação • Avaliação e feedback. Fatores de solução de problemas Objetivos de decisão, Alternativas aumentadas, Competição, Criatividade, Ações sociais e políticas, Aspectos internacionais, Tecnologia, Pressão de tempo. 2.5 Características de um SAD • Lidar com grandes quantidades de dados de diferentes fontes • Prover flexibilidade de relatório e de apresentação • Oferecer orientação gráfica e de texto • Suportar análise de drill down • Executar análises complexas e sofisticadas • Realizar comparações usando pacotes de softwares adequados • Executar análise de sensibilidade, simulações e “atingir meta” 2.6 Comparação SIG e SAD Diferenças entre esses dois tipos importantes de sistemas: 2.7 Processamento analítico on-line (OLAP)11 É a capacidade dos sistemas de informação gerencial e de apoio à decisão que permite aos gerentes e analistas examinarem e manipularem interativamente enormes quantidades de dados detalhados e consolidados, a partir de múltiplas perspectivas. O OLAP envolve: Consolidação: Envolve a agregação de dados. Isto pode envolver simples anexações ou agrupamentos complexos envolvendo dados inter-relacionados. 11 http://www.profdamasco.site.br.com/SistemasApoioDecisaoApostila.pdf Drill-Down: O OLAP pode seguir na direção inversa e automaticamente exibir os dados detalhados que compõem os dados consolidados. Relatórios que podem ser detalhados em níveis. Ex: relatório geral de vendas nacional pode ser detalhado por região ou por estado, etc. Slicing and Dicing (“fatiar em cubos”): Possibilidade de considerar os bancos de dados a partir de diferentes pontos de vista. Geralmente é executado ao longo de um eixo de tempo a fim de analisar tendências e descobrir padrões. Aplicações do OLAP: • Acessam quantidades muito grandes de dados. • Analisam as técnicas entre muitos tipos de elementos dos negócios. • Comparam dados agregados por períodos de tempo hierárquicos. • Apresentam dados em diferentes perspectivas. • Envolvem cálculos complexos entre elementos de dados. • São capazes de responder rapidamente aos pedidos do usuário para que os gerentes possam adotar um processo de tomada de decisão sem que sejam impedidos pelo sistema. 2.8 O que é o OLAP (processamento analítico online)?12 Os bancos de dados OLAP facilitam as consultas de inteligência comercial. OLAP é uma tecnologia de banco de dados que foi otimizada para consulta e relatório, em vez de processamento das transações. Os dados de origem do OLAP são bancos de dado OLTP (Online Transactional Processing) que são comumente armazenados em depósitos de dados. Os dados OLAP são derivados desses dados históricos, e agregados em estruturas que permitem análise sofisticada. Os sistemas OLTP e OLAP se diferenciam em diversos outros aspectos. Vejamos13: 12 http://support.office.com/pt-br/article/vis%C3%A3o-geral-do-olap-processamentoanal%C3%ADtico- online-15d2cdde-f70b-4277-b009-ed732b75fdd6 13 Extraído na íntegra: https://canaltech.com.br/business-intelligence/o-que-significa-oltp-e-olapna- pratica/ Fonte: www.canaltech.com.br Em resumo podemos dizer que a grande diferença está no fato de que um está direcionado ao funcionamento dentro do ambiente operacional (OLTP) e o outro com foco essencialmente gerencial (OLAP). Fonte: https://canaltech.com.br/business-intelligence/o-que-significa-oltp-e-olap-na-pratica/ Com as diferenças mostradas, percebemos que não se trata de um conceito ser melhor que o outro, mas sim de conceitos complementares e com objetivos distintos dentro da organização. Cabe à empresa se posicionar e utilizar ambos da melhor forma possível para conciliar desempenho operacional e o resultado estratégico da organização. Os dados OLAP também são organizados hierarquicamente e armazenados em cubos em vez de tabelas. Trata-se de uma tecnologia sofisticada que usa estruturas multidimensionais para fornecer acesso rápido aos dados para análise. Essa organização facilita, para um relatório de tabela ou gráfico dinâmico, a exibição de resumos de alto nível, como totais de vendas para um país ou região, bem como a exibição dos detalhes referentes aos locais em que as vendas são particularmente altas ou baixas. Os bancos de dados OLAP foram criados para acelerar a recuperação de dados. Como o servidor OLAP, não o Microsoft Office Excel, calcula os valores resumidos, é necessário enviar menos dados para o Excel quando você cria ou altera um relatório. Essa abordagem permite que você trabalhe com quantidades muito maiores de dados de origem do que seria possível se os dados estivessem organizados em um banco de dados tradicional, em que o Excel recupera todos os registros individuais e, em seguida, calcula os valores resumidos. Os bancos de dados OLAP contêm dois tipos básicos de dados: medidas, que são dados numéricos, as quantidades e médias que você usa para tomar decisões comerciais estando bem informado, e dimensões, que são as categorias que você usa para organizar essas medidas. Os bancos de dados OLAP ajudam a organizar os dados por muitos níveis de detalhe, usando as mesmas categorias com as quais você está familiarizado para analisar os dados. As seções a seguir descrevem cada componente mais detalhadamente: Cubo: Uma estrutura de dados que agrega as medidas por níveis e hierarquias de cada uma das dimensões que você deseja analisar. Os cubos combinam várias dimensões, tais como tempo, geografia e linhas de produtos, com dados resumidos, tais como números de vendas ou de inventário. Os cubos não são "cubos" no sentido estritamente matemáticos porque eles não necessariamente possuem lados iguais. Entretanto, eles são uma metáfora apropriada de um conceito complexo. Medida: Um conjunto de valores em um cubo que são baseados em uma coluna na tabela de fato do cubo e que são geralmente valores numéricos. Medidas são os valores centrais do cubo que são processados, agregados e analisados. Exemplos comuns incluem vendas, lucros, receitas e custos. Membro: Um item em uma hierarquia que representa uma ou mais ocorrências de dados. Um membro pode ser exclusivo ou não exclusivo. Por exemplo, 2007 e 2008 representam membros exclusivos no nível de ano de uma dimensão de tempo, ao passo que janeiro representa membros não exclusivos no nível de mês, porque pode haver mais de um janeiro na dimensão de tempo se ela contiver dados de mais de um ano. Membro calculado: Um membro de uma dimensão cujo valor é calculado durante o tempo de execução através de uma expressão. Valores de membro calculado podem ser derivados de outros valores de membros. Por exemplo, um membro calculado, Lucro, pode ser determinado pela subtração do valor do membro, Custos, do valor do membro, Vendas. Dimensão: Um conjunto de uma ou mais hierarquias organizadas de níveis em um cubo que um usuário entende e usa como a base para a análise de dados. Por exemplo, uma dimensão geográfica talvez inclua níveis para País/Região,Estado/Província e Cidade. Ou, uma dimensão de tempo talvez inclua uma hierarquia com níveis para ano, trimestre, mês e dia. Em um relatório de tabela dinâmica ou relatório de gráfico dinâmico, cada hierarquia se torna um conjunto de campos que você pode expandir e recolher para revelar níveis mais baixos ou mais altos. Hierarquia: Uma estrutura em árvore lógica que organiza os membros de uma dimensão de forma que cada membro tenha um membro pai e zero ou mais membros filhos. Um filho é um membro no próximo nível inferior em uma hierarquia que está diretamente relacionada ao membro atual. Por exemplo, em uma hierarquia Tempo que contém os níveis Trimestre, Mês e Dia, janeiro é um filho de Tri1. Um pai é um membro na próxima hierarquia superior que está diretamente relacionado ao membro atual. O valor pai é geralmente uma consolidação dos valores de todos os seus filhos. Por exemplo, em uma hierarquia Tempo que contém os níveis Trimestre, Mês e Dia, Tri1 é o pai de janeiro. Nível: Em uma hierarquia, os dados podem ser organizados em níveis de detalhe inferiores e superiores, tais como níveis Ano, Trimestre, Mês e Dia em uma hierarquia Tempo. 2.9 Recursos do OLAP no Excel14 O OLAP é uma tecnologia usada para organizar grande bancos de dados comerciais e oferecer suporte à inteligência comercial. Os bancos de dados OLAP são divididos em um ou mais cubos, e cada cubo é organizado e projetado por um administrador de cubo para se ajustar à forma que você recupera e analisa os dados de forma que seja mais fácil criar e usar os relatórios de tabela dinâmica e os relatórios de gráfico dinâmico que de que você precisa Dados de recuperação OLAP: Você pode se conectar a fontes de dados OLAP assim como faz a outras fontes de dados externos. Você pode trabalhar com bancos de dados criados com a versão do Microsoft SQL Server OLAP Services 7.0, 14 http://support.office.com/pt-br/article/vis%C3%A3o-geral-do-olap-processamentoanal%C3%ADtico- online-15d2cdde-f70b-4277-b009-ed732b75fdd6 versão do Microsoft SQL Server Analysis Services 2000 e a versão do Microsoft SQL Server Analysis Services 2005, os produtos do servidor OLAP da Microsoft. Excel também pode trabalhar com produtos OLAP de terceiros que são compatíveis com OLE-DB para OLAP. Você pode exibir dados OLAP somente como um relatório de tabela dinâmica ou gráfico dinâmico ou em uma função de planilha convertida de um relatório de tabela dinâmica, mas não como um intervalo de dados externos. Você pode salvar relatórios de tabela dinâmica OLAP e relatórios de gráfico dinâmico em modelos de relatório e você pode criar arquivos de Conexão de dados do Office (ODC) (. odc) para conectar- se aos bancos de dados OLAP para consultas OLAP. Quando você abre um arquivo ODC, o Excel exibe um relatório de tabela dinâmica em branco, que está pronto para dispor. Criando arquivos de cubo para uso offline: Você pode criar um arquivo de cubo offline (.cub) com um subconjunto dos dados de um banco de dados de servidor OLAP. Use arquivos de cubo offline para trabalhar com dados OLAP quando você não estiver conectado à sua rede. Um cubo permite que você trabalhe com quantidades de dados maiores do que poderia em um relatório de tabela dinâmica ou relatório de gráfico dinâmico, e agiliza a recuperação dos dados. Você só poderá criar arquivos de cubo se usar um provedor OLAP, tal como o Microsoft SQL Analysis Services Server versão 2005, que oferece suporte a esse recurso. Ações de servidor: Uma ação de servidor é um recurso opcional, mas úteis que um administrador de cubo OLAP pode definir em um servidor que usa um membro de cubo ou medir como um parâmetro em uma consulta para obter detalhes no cubo, ou para iniciar outro aplicativo, como um navegador. Excel suporta URL, relatório, conjunto de linhas, Drill Through e expandir a ações de servidor de detalhe, mas não suporta proprietário, instrução e conjunto de dados. KPIs: Um KPI é uma medida calculada especial que é definida no servidor que permite controlar "indicadores chave de desempenho" incluindo status (o valor atual reunir um number? Específico) e tendência (o que é o valor ao longo do time?). Quando elas são exibidas, o servidor pode enviar ícones relacionados que são parecidos com o novo ícone do Excel definido para indicar acima ou abaixo níveis de status (como um ícone de parada light) ou um valor é tendências para cima ou para baixo (como um ícone de seta direcional). Formatação do servidor: Administradores de cubo podem criar membros e medidas calculados com cor formatação, formatação de fonte e as regras de formatação condicional, que podem ser designadas como uma regra de negócio padrão corporativo. Por exemplo, um formato de servidor para lucro pode ser um formato de número de moeda, uma cor de célula de verde se o valor for maior que ou igual a 30.000 e vermelho se o valor for menor que 30.000 e um estilo de fonte em negrito se o valor for menor que 30.000 e regular ser maior que ou igual a 30.000. Para obter mais informações, consulte projetar o layout e o formato de um relatório de tabela dinâmica. Idioma de exibição do Office: Um administrador de cubo pode definir traduções para dados e erros no servidor para usuários que precisam ver as informações da tabela dinâmica em outro idioma. Esse recurso é definido como uma propriedade de conexão de arquivo e a definição de país/região do computador do usuário deve corresponder ao idioma de exibição.